Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a Gwasanaethau Democrataidd (copi’n amgaeedig) ar y Adroddiad Blynyddol ar Rannu Pryderon.

Roedd adroddiad gan y Swyddog Monitro, a oedd yn darparu gwybodaeth sy’n ymwneud â gweithredu’r polisi yn ystod y flwyddyn ddiwethaf cyn ac ar ôl mabwysiadu’r Polisi a adolygwyd yn ddiweddar wedi’i ddosbarthu o’r blaen. 

Roedd yr adroddiad wedi ei gyflwyno yn unol â Pholisi Rhannu Pryderon y Cyngor, a oedd yn cynnwys gofyniad bod y Swyddog Monitro yn cyflwyno adroddiad i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol o leiaf unwaith y flwyddyn ar weithrediad y Polisi ac unrhyw newidiadau mewn ymarfer a gyflwynwyd o ganlyniad i bryderon a godwyd o dan y Polisi.

Roedd y Cyngor wedi cymeradwyo Polisi Rhannu Pryderon wedi'i ddiwygio a'i ddiweddaru yn ddiweddar a oedd yn cynnwys gofyniad, o leiaf bob blwyddyn, y dylai’r Swyddog Monitro, mewn fformat dienw adrodd ar weithrediad y Polisi ac unrhyw newidiadau i ymarfer a gyflwynwyd o ganlyniad i bryder a godwyd o dan y Polisi hwn.

Roedd yr adroddiad yn mynd i'r afael â phryderon a godwyd o dan y polisi ers 1 Ebrill 2015 hyd yma.  Roedd Atodiad 1 yn nodi natur y pryderon hynny a sut yr oeddent wedi derbyn sylw. 

Bu dau o bryderon a godwyd o dan y Polisi yn ystod y cyfnod dan sylw.  Roedd y cyntaf yn ymwneud â datgeliad anawdurdodedig o wybodaeth gyfrinachol oherwydd nad oedd y wybodaeth wedi ei chadw'n ddiogel.  Gwnaed newidiadau i'r arfer o fewn yr Adran dan sylw i sicrhau bod y risg o ddigwyddiad o'r fath yn cael ei leihau yn y dyfodol.  Roedd yr ail bryder yn ymwneud â honiadau a wnaed gan gyn-weithiwr mewn perthynas ag arferion sy'n ymwneud â rheoli llety gofal ychwanegol.  Roedd ymchwiliad wedi cael ei gynnal ond ni wnaed penderfyniad ynglŷn â’r canlyniad eto.  Nid oedd unrhyw batrwm na thema wedi deillio o'r pryderon a godwyd.

Roedd y Polisi diwygiedig, ynghyd â Pholisïau eraill cysylltiedig â gweithiwr a gytunwyd arnynt, wedi cael eu fformatio ac wedi eu cyfieithu’n ddiweddar.  Byddai'r tudalennau mewnrwyd AD newydd yn cael eu lansio erbyn diwedd mis Gorffennaf, ac fel rhan o'r lansiad y bwriad oedd i ganolbwyntio ar hyrwyddo polisïau newydd gan gynnwys y Polisi Rhannu Pryderon newydd.  Byddai Partneriaid Busnes Adnoddau Dynol yn hyrwyddo'r Polisi o fewn eu gwasanaethau cleient mewn cyfarfodydd rheoli a byddai rheolwyr yn derbyn gwybodaeth yn uniongyrchol. 

Roedd AD yn edrych ar y posibilrwydd o gael cyflwyniad y Polisi mewn fformat e-ddysgu i godi ymwybyddiaeth.  Byddai ymwybyddiaeth o'r Polisi ymhlith staff ac eraill yn allweddol i'w lwyddiant, a'r gobaith oedd y byddai lansiad cydgysylltiedig yn cyflawni hyn.  Byddai’r Polisi Rhannu Pryderon yn cynorthwyo’r Blaenoriaethau Corfforaethol drwy helpu i foderneiddio'r Cyngor drwy sicrhau bod rheolwyr a gweithwyr yn ymwybodol o'u rhwymedigaethau yn unol â deddfwriaeth ac arfer da.  Eglurwyd y byddai trefniadau rhannu pryderon cadarn yn helpu i gefnogi llywodraethu da ar draws y Cyngor.

Yn absenoldeb Polisi Rhannu Pryderon cadarn ac effeithiol a Gweithdrefn yr oedd gweithwyr a thrydydd partïon sy’n ymgysylltu â'r Cyngor yn gyfarwydd â hwy, byddai perygl na fyddai pryderon ynghylch camarfer yn dod i sylw'r Cyngor.  Roedd yn hanfodol bod gweithwyr yn deall y byddent yn cael eu diogelu pe baent yn codi pryder gyda’r gred resymol bod eu hadroddiad wedi ei wneud er budd y cyhoedd.

Eglurodd yr HLHRDS y byddai'r partneriaid busnes AD yn hyrwyddo'r Polisi o fewn eu gwasanaethau eu hunain, a byddai cynnwys y Polisi Rhannu Pryderon yn cael ei drosi i fformat e-ddysgu er mwyn galluogi mynediad ar gyfer ei ddefnyddio fel ymarfer ymwybyddiaeth.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Mr P. Whitham, rhoddodd yr HLHRDS gadarnhad y byddai'r Polisi Rhannu Pryderon yn berthnasol i drydydd partïon, cyrff allanol, ymgynghorwyr a byddai ar gael i gontractwyr a staff asiantaeth.  Eglurodd y byddai'r Polisi yn cael ei roi ar y Rhyngrwyd a fyddai'n berthnasol i unrhyw un sy'n gweithio i, neu gyda'r Cyngor. 

Mewn ymateb i ymholiad gan y Cadeirydd, eglurwyd na fyddai'n orfodol i gwblhau pro-forma wrth godi pryderon.  Cytunodd yr HLHRDS y gallai crynodeb o’r materion a godwyd gael ei gynnwys mewn Adroddiadau Blynyddol Rhannu Pryderon yn y dyfodol a allai gynnwys manylion neu eglurhad ar gyfer mynd ar drywydd materion a godwyd neu beidio. 

Darparodd yr HLHRDS ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd E A Jones ynghylch yr agwedd risg i'r Awdurdod mewn perthynas â chamymddwyn.  Amlygodd y Cynghorydd Jones agweddau cadarnhaol y Polisi Rhannu Pryderon o ran gwella enw da'r Cyngor, a darparu amddiffyniad i unigolion a'u lles.

PENDERFYNWYD:-

(a)          bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr Adroddiad Rhannu Pryderon a bod

(b)          crynodeb o’r materion a godwyd yn cael ei gynnwys mewn Adroddiadau Blynyddol Rhannu Pryderon yn y dyfodol, yn cynnwys eglurhad ar gyfer mynd ar drywydd materion a godwyd neu beidio. 

     (GW i weithredu)