Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) ar yr adroddiad Archwilio Mewnol diweddar ar y prosiect Amddiffynfeydd Arfordirol a gafodd sgôr sicrwydd 'Isel'.

 

 

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol, a oedd yn nodi'r adroddiad Archwiliad Mewnol diweddar ar y prosiect Amddiffyn Arfordirol a gafodd sgôr sicrwydd 'Isel', eisoes wedi'i ddosbarthu.

 

Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol fod y Pwyllgor yn derbyn adroddiad cynnydd Archwilio Mewnol ar gyfer pob cyfarfod a oedd yn cynnwys manylion yr adroddiadau Archwilio Mewnol a gyhoeddwyd.  Roedd y rhain fel rheol yn adroddiadau sicrwydd 'Uchel' neu 'Canolig'.  Fodd bynnag, pan fydd adroddiad sgôr sicrwydd ‘Isel’ neu ‘Na’ yn cael ei gyhoeddi, roedd y Pwyllgor yn derbyn adroddiad, yn rhan o’i raglen i sicrhau ei fod yn gwbl ymwybodol o’r sefyllfa ac yn cael cyfle i drafod y gwelliannau i’w gweithredu gyda’r rheolwr perthnasol.  Roedd yr adroddiad Archwilio Mewnol llawn wedi’i gynnwys yn Atodiad 1.

 

Eglurodd yr Uwch Archwilydd fod archwiliad cymhleth a oedd wedi'i wneud wedi canolbwyntio'n bennaf ar agwedd caffael y prosiect.   Roedd rhestr wirio archwilio contractau wedi cael ei lunio gyda chyfraniad gan y Gwasanaeth Caffael Cydweithredol sy'n ymwneud â'r meysydd canlynol:-

 

·                                   Pwyllgor Llywodraethu

·                                   Cyn-dendro

·                                   Cyllido

·                                   Tendro

·                                   Rheoli’r contract

Cadarnhaodd yr Uwch Archwilydd nad y cylch gorchwyl oedd rhoi sylwadau ar lwyddiant Cam 3 cynllun Amddiffyn Arfordir Gorllewin y Rhyl, ac esboniwyd mai dyma oedd y prosiect cyntaf i gael ei adolygu gan ddefnyddio'r rhestr wirio.    Cyfeiriodd at y materion canlynol a meysydd a amlygir yn y Cynllun Gweithredu, Atodiad 1, a oedd yn cynnwys:-

 

-               Yr angen i ystyried hanes y rhaglen waith, a oedd yn cynnwys Camau 1 a 2, a dau gontract sydd wedi cynyddu cymhlethdod yr archwiliad.

-               Diffyg argaeledd cadarnhad ysgrifenedig o amserlen Llywodraeth Cymru i gwblhau'r gwaith amddiffyn rhag llifogydd, a oedd wedi'i gwblhau yn ôl-weithredol ar ddiwedd yr adolygiad.

-               Nid oedd modd cael dogfennau contract gyda’r prif gontractwr tan Awst 2015, gan godi pryderon yn ymwneud â sylwadau cytundebol.

-               Materion corfforaethol wedi eu hamlygu mewn perthynas â rôl y cyllid, caffael a materion cyfreithiol.

 

Darparodd y Pennaeth Priffyrdd a Gwasanaethau Amgylcheddol (HHES) yr wybodaeth ganlynol sy'n ymwneud â'r prosiect:-

 

-               Roedd Sir Ddinbych wedi cydweithio'n agos â Llywodraeth Cymru i amddiffyn nifer sylweddol o gartrefi ar gyllideb resymol a rhad gan ddefnyddio datrysiad arloesol i fynd i'r afael â'r problemau a wynebir.

-               Manylwyd ar y deunyddiau a ddefnyddiwyd a oedd wedi ei nodi gan Sir Ddinbych.

-               Roedd y rhaglen waith wedi ei wneud mewn tri cham hylaw mawr.  Roedd gwaith wedi cychwyn yng Ngorllewin y Rhyl, ac nid Splash Point, gan fod Camau 1 a 2 wedi cael ei nodi fel meysydd risg uchel.

-                 Cafwyd cadarnhad er bod fframwaith Asiantaeth Cefnffyrdd wedi cael ei ddefnyddio, ni chawsant eu cynnwys yn y broses gaffael 

-               Roedd y gwaith a wnaed yn Nwyrain y Rhyl yn gynllun dros dro i ddarparu diogelwch ar gyfer yr ardal, a byddai cynllun llawer mwy yn cael ei gynnal.

-               Cafodd manylion yn ymwneud â'r broses dendro eu darparu, cyfeiriwyd yn benodol at dderbyn a llofnodi contractau.  Hysbyswyd yr aelodau bod caffael nawr yn digwydd yn electronig a thynnwyd sylw at y ffaith fod yr agwedd amseru o’r broses yn hanfodol mewn perthynas â chychwyn y gwaith.

 

Amlinellodd Pennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a’r Gwasanaethau Democrataidd bwysigrwydd ac amseriad agwedd amseru’r broses ddogfennaeth, a chadarnhawyd, er bod llythyrau o fwriad yn dal i gael eu defnyddio, nid oeddynt yn cymryd lle contract ffurfiol.  Eglurodd Pennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a’r Gwasanaethau Democrataidd ei bod yn bwysig i sicrhau nad yw gwaith yn cychwyn ar y safle cyn cwblhau'r broses gaffael electronig. 

 

Rhoddodd y Rheolwr Rhaglen Caffael sicrwydd y byddai'r CPR diwygiedig yn mynd i'r afael â'r materion o bryderon a godwyd, a Phennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a Gwasanaethau Democrataidd y byddai cyfranogiad cynnar y Gwasanaethau Cyfreithiol a Chaffael yn hanfodol yn y dyfodol.

 

Yn ystod y drafodaeth a ddilynodd cytunodd yr Aelodau, yn dilyn y dyddiadau cwblhau a nodwyd ym mis Hydref, 2016, y dylai adroddiad cynnydd gael ei gyflwyno i'r Pwyllgor ym mis Ionawr, 2017 mewn perthynas â Chynllun Amddiffyn Arfordir Rhyl.

 

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol:-

 

(a)          yn derbyn ac yn nodi adroddiad yr Archwiliad Mewnol.

(b)          yn cadarnhau'r gweithrediad effeithiol y Cynllun Gweithredu, o fewn y terfynau amser y cytunwyd arnynt, a

(c)          chytuno bod adroddiad cynnydd yn cael ei gyflwyno i gyfarfod o’r Pwyllgor ym mis Ionawr 2017.

     (SP, IB, LH i Weithredu)