Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Cwynion Corfforaethol (copi wedi’i amgáu) sy’n rhoi trosolwg o'r adborth a gafwyd drwy bolisi adborth cwsmeriaid Sir Ddinbych 'Eich Llais' yn ystod y cyfnod 01.04.14 – 31.03.15.

 

 

Roedd adroddiad gan y Prif Reolwr Cymorth Busnes, a oedd yn rhoi trosolwg o’r adborth a gafwyd drwy bolisi adborth cwsmeriaid Sir Ddinbych ‘Eich Llais’ yn ystod y cyfnod 1 Ebrill 214 i 31 Mawrth, 2015, wedi’i ddosbarthu’n flaenorol.

 

Cyflwynodd y Cynghorydd H.C. Irving yr adroddiad a oedd yn cynnwys trosolwg o faint a math yr adborth a dderbyniwyd yn ystod 2014/15 er mwyn galluogi'r Pwyllgor i gytuno bod gan y cyngor system gadarn yn ei lle ar gyfer ymdrin ag adborth cwsmeriaid.  Roedd hefyd yn rhoi gwybodaeth am Adroddiad Blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a’r llythyr ategol.

 

Eglurwyd bod y cyfrifoldeb am gwynion corfforaethol wedi ei drosglwyddo oddi wrth y Pennaeth Cwsmeriaid a Chymorth Addysg at y Prif Reolwr - Cymorth Busnes, a'r tîm a oedd yn rheoli cwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol.

 

Eglurodd y Prif Reolwr Cymorth Busnes bod yr adroddiad wedi cynnal ei ffurf, fel y cytunwyd yn flaenorol gan y Pwyllgor, a gwahoddodd sylwadau’r Pwyllgorau o ran a oedd y wybodaeth a ddarparwyd yn briodol ac yn ddigonol i alluogi'r Pwyllgor i sicrhau bod y broses yn gadarn ac yn addas i'w diben.   

 

Roedd crynodeb o'r adroddiad a'r Penawdau ar gyfer 2014/15, Atodiad 1, yn cynnwys: -

 

·                 Cofnodwyd cyfanswm o 411 o gwynion - gostyngiad o 19% o gymharu â chyfanswm y flwyddyn flaenorol o 510 cwyn. Roedd newidiadau yn y modd y cofnodwyd cwynion yn rhannol gyfrifol am hyn.

 

·                 Y perfformiad cyffredinol ar gyfer y flwyddyn oedd bod 91% o gwynion cam 1 wedi derbyn ymateb o fewn terfynau amser Eich Llais.  Nid oedd hyn yn cyrraedd y targed corfforaethol o 95%.

 

·                 Y perfformiad cyffredinol ar gyfer y flwyddyn oedd bod 84% o gwynion cam 2 wedi derbyn ymateb o fewn terfynau amser Eich Llais.  Nid oedd hyn yn cyrraedd y targed corfforaethol o 95%.

 

·                 Cynyddodd y nifer o gwynion a ddeliwyd yn llwyddiannus â nhw ar gam 1 i 93%.

 

·                  Cofnodwyd cyfanswm o 708 o gwynion - gostyngiad o 5% o'i gymharu â'r flwyddyn flaenorol lle cafwyd 749 cwyn.

 

·                 Cofnodwyd cyfanswm o 76 o awgrymiadau - cynnydd o 13% o'i gymharu â chyfanswm y flwyddyn flaenorol o 67 o awgrymiadau.

 

Cadarnhawyd bod 29 o gwynion wedi eu gwneud i'r Ombwdsmon yn ystod 2014/15 a oedd yn uwch na chyfartaledd Awdurdodau Lleol Cymru, fel y nodwyd yn Atodiad 2. Roedd un adroddiad Adran 21 wedi'i gyhoeddi ynghylch ymchwiliad Amddiffyn Oedolion Diamddiffyn.  Roedd Atodiad 3 yn rhoi crynodeb o'r gŵyn.

 

Roedd dwy gŵyn bod Aelodau wedi torri eu cod ymddygiad wedi cael ei wneud yn ystod 2014/15. Roedd y ddwy gŵyn wedi eu cau yn dilyn ystyriaeth gychwynnol, fel y nodwyd yn Atodiad 4.

 

Amlygodd Mr P. Whitham bwysigrwydd ymgorffori manylion tueddiadau yn yr adroddiad, a darparu cymariaethau yn ymwneud a gwybodaeth bresennol a gwybodaeth flaenorol.

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd J.A. Davies, cadarnhawyd bod nifer y canmoliaethau a dderbyniwyd bob blwyddyn yn uwch na nifer y cwynion, a chydnabuwyd y gellid hefyd dysgu gwersi o'r ganmoliaeth a dderbyniwyd.

 

Mynegodd y Cadeirydd bryder ynghylch elfen bosibl o ddyblygu gwaith gan fod y mater hwn wedi cael ei ystyried gan y Pwyllgor Archwilio Perfformiad, ac awgrymodd y dylid ystyried pa un yw'r dull adrodd mwyaf priodol.  Darparodd y Pennaeth Archwilio Mewnol fanylion Cylch Gorchwyl y Pwyllgor, ac eglurodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democratiaeth y byddai'r Pwyllgor yn gofyn am sicrwydd bod y system yn cael ei monitro’n gadarn ac yn briodol. 

 

Cytunodd y Pwyllgor y byddai adroddiadau yn y dyfodol yn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio Perfformiad, a chytunodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democratiaeth y dylid diwygio Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn unol â hynny.  Cyfeiriwyd at yr eitem, Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol – Diweddariad i’r Cylch Gorchwyl, a oedd wedi’i chynnwys ar raglen gwaith i'r dyfodol y Pwyllgor i'w ystyried yng nghyfarfod mis Tachwedd.  

 

Awgrymodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democratiaeth y byddai'n briodol, pe bai’r Pwyllgor Archwilio Perfformiad yn canfod tuedd a oedd yn fater corfforaethol yn hytrach na mater gwasanaeth, i’r mater gael ei gyfeirio, gan Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion y Pwyllgorau Archwilio, i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol i’w ystyried.  Cytunodd yr Aelodau y dylid gofyn i'r Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion y Pwyllgorau Archwilio ddarparu nodyn briffio blynyddol ar dueddiadau yn ymwneud â chwynion a dderbyniwyd.

 

Cyfeiriodd Cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru, AV at y Datganiad Llywodraethu Blynyddol a oedd yn cynnwys darparu sicrwydd a gyflwynwyd i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.  Roedd y rhain yn cynnwys llawer o feysydd ac yn ymgorffori'r broses gwyno.

 

Yn dilyn trafodaeth bellach:-

 

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol:-

 

(a)            yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad.

(b)            yn cytuno y byddai adroddiadau yn y dyfodol yn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio Perfformiad, ac y dylid diwygio Cylch Gorchwyl y Pwyllgor yn unol â hynny.

(c)            yn cytuno y dylai Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion y Pwyllgorau Archwilio gyfeirio unrhyw duedd a ganfuwyd, a oedd yn fater corfforaethol yn hytrach na mater gwasanaeth i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol i’w ystyried, ac

(d)            yn gofyn i'r GCIGA ddarparu nodyn briffio blynyddol ar dueddiadau yn ymwneud â chwynion a dderbyniwyd.

        (TW, COG, GW i Weithredu)