Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Uchelgais Economaidd a Chymunedol (copi’n amgaeedig), sy'n adolygu'r amgylchiadau yn ymwneud â Gwasanaethau Hamdden Clwyd.

 

 

Roedd copi o adroddiad gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol Uchelgais Economaidd a Chymunedol wedi ei ddosbarthu eisoes.

 

 Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Uchelgais Economaidd a Chymunedol yr adroddiad a oedd yn adolygu'r amgylchiadau a arweiniodd at Hamdden Clwyd Cyf yn rhoi'r gorau i fasnachu yn 2014, a nodi'r gwersi a ddysgwyd er mwyn lleihau'r risg o amgylchiadau tebyg rhag digwydd yn y dyfodol.

 

  Roedd y Pennaeth Archwilio Mewnol wedi adolygu'r trefniadau ar gyfer llywodraethu a monitro perfformiad sefydliadau hyd braich.  Roedd yr adroddiad yn nodi'r canfyddiadau, casgliadau ac argymhellion o'r adolygiad a gomisiynwyd gan y Cabinet, a osodwyd o fewn yr argymhellion a wnaed gan y Pennaeth Archwilio Mewnol er mwyn gwella llywodraethu cyffredinol o sefydliadau hyd braich.  Roedd llinell amser o hanes Hamdden Clwyd Cyf wedi cael ei amlinellu yn yr adroddiad adolygu.

 

 Eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Uchelgais Economaidd a Chymunedol ar y dechrau nid oedd y gwaith papur cyfreithiol yn sefydlu Hamdden Clwyd Cyf wedi trin sut i ddelio â sefyllfaoedd problemus, a bu absenoldeb clir o ddisgwyliadau perfformiad ac eglurder.

 

Roedd y penderfyniad gwreiddiol i sefydlu Hamdden Clwyd Cyf wedi cael ei seilio ar arfarniad o opsiynau yn seiliedig ar nifer o ragdybiaethau allweddol.  Fodd bynnag, daeth yr adolygiad i'r casgliad na chafodd hyn ei ddilyn drwodd i'r ddogfennaeth ffurfiol yn sefydlu'r cwmni neu ei berthynas â'r Cyngor, ac roedd hyn wedi cyfrannu at wendidau yn y trefniadau monitro ac archwilio a’i gwneud yn anodd i'r Cyngor i reoli ei berthynas â'r Cwmni.  Teimlwyd bod trefniadau archwilio a monitro wedi cael eu drysu a bod llwybrau adrodd lluosog yn debygol o fod wedi cyfrannu at ddiffyg dilyniant.

 

Amlinellodd y Pennaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden y rheswm pam fod y Cwmni wedi bod yn destun cymaint o archwilio sy'n gwrthdaro.  Esboniodd fod y trefniadau hyd braich ac yn wir y gwasanaeth Hamdden yn ei gyfanrwydd wedi cael ei basio o gwmpas yr Awdurdod ar sawl achlysur yn ystod cyfnod amser y cwmni, a oedd wedi golygu sawl Pennaeth Gwasanaeth gwahanol â chyfrifoldeb drosto ac o ganlyniad yn gorfod adrodd i'r gwahanol Bwyllgorau Archwilio.  Mynegodd y Pennaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden y farn fod y problemau wedi deillio o'r testun a’r cyfrifoldeb yn dilyn Penaethiaid a Chyfarwyddwyr yn adrodd i wahanol Bwyllgorau Archwilio.  Teimlai y byddai'r trefniadau archwilio newydd yn sicrhau nad oedd hyn yn digwydd yn y dyfodol gan nad oeddent yn seiliedig ar gyfarwyddiaeth, a byddai rhaglenni yn cael eu monitro a'u trafod gan Gadeiryddion ac Is-gadeiryddion.

 

Yn fwy diweddar o fewn y Cyngor mae dulliau mwy cadarn o ddatblygu achosion busnes a rheoli prosiectau a risg yn golygu ei bod yn annhebygol y byddai amgylchiadau tebyg yn codi rŵan. Mae rheoli risg wedi’i ymgorffori yn fwy cadarn o fewn y Cyngor ac mae canolbwyntio cliriach ar reoli perfformiad yn arferol bellach. Nododd yr adolygiad fod y berthynas gyda Hamdden Clwyd Cyf wedi’i rheoli’n fwy cadarn yn y camau diweddarach hyn, gyda monitro rheolaidd ar waith a chamau gwella wedi’u nodi a’u dilyn ymlaen. Roedd y penderfyniadau a wnaed gan y Cabinet ym mis Ionawr a Mawrth 2014 wedi’u hysbysu i raddau helaeth o ganlyniad i’r dull mwy cadarn hwn. Pwysleisiwyd bod y system Archwilio gyfredol yn lleihau risgiau posibl a bod y Grŵp cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion yn darparu modd o reoli unrhyw ddyblygu, nad oedd ar gael yn y gorffennol, a bod hyn yn darparu rheolaeth ychwanegol yn y system.

 

Eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Uchelgais Economaidd a Chymunedol bod argymhellion ar gyfer gwelliannau pellach wedi eu hamlinellu yn yr adroddiad adolygu a oedd yn gysylltiedig ag adolygiad cyffredinol y Pennaeth Archwilio Mewnol o drefniadau cyffredinol ar gyfer sicrhau bod sefydliadau hyd braich yn cael eu llywodraethu a’u perfformiad yn cael ei fonitro’n briodol.

Roedd yr adroddiad yn cynnwys argymhellion i wella

trefniadau goruchwylio, archwilio a monitro’r Cyngor, gan osgoi dibyniaeth ar gyfarwyddwyr a benodwyd i’r bwrdd gan y Cyngor fel yr unig ddull o lywodraethu ac enwebu pwyllgorau perthnasol yn y Cyngor i ystyried trefniadau llywodraethu a pherfformiad perthnasau hyd braich o’r fath.

 

Teimlai'r Cadeirydd y dylai'r materion sy'n deillio o'r trafodaethau a'r casgliadau fod yn canolbwyntio ar y dyfodol.  Fodd bynnag, teimlai y byddai'n bwysig ystyried llinell amser y digwyddiadau a’r gwersi a ddysgwyd.

 

Diolchodd y Cynghorydd P.C. Duffy i'r Pennaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden am y gwaith a wnaeth.   Mynegodd bryder na fu dim cynllun busnes ystyrlon na chytundeb prydles yn ei lle ar y dechrau, a chyfeiriodd at y diffyg archwilio, ymyrraeth neu wiriadau mewn perthynas â pherfformiad dros gyfnod hir o amser.

 

Ymatebodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd i gwestiynau oddi wrth Aelodau ac eglurodd mai’r agwedd gyllido o’r cytundeb a wnaed oedd yr agwedd fwyaf amhriodol o'r ddogfennaeth.

 

 Eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Uchelgais Economaidd a Chymunedol yr ymddengys nad oedd unrhyw linellau cyfrifoldeb clir, a thra mynegwyd pryderon roedd y Pwyllgorau priodol yn ymddangos i fod yn fodlon ar sicrwydd a gafwyd ynglŷn â gweithrediad y Cwmni.  Mewn ymateb i bryderon a fynegwyd gan Aelodau, amlinellodd yr anawsterau yr oedd Cyfarwyddwyr y Bwrdd a benodwyd gan y Cyngor yn eu hwynebu.  Roedd yr adolygiad wedi cynnwys argymhellion i wella trefniadau goruchwylio, archwilio a monitro’r Cyngor er mwyn osgoi dibyniaeth ar gyfarwyddwyr bwrdd a benodwyd gan y Cyngor fel yr unig ddull o lywodraethu ac enwebu Pwyllgorau perthnasol o fewn y Cyngor i ystyried llywodraethu a pherfformiad perthnasau hyd braich fel y cyfryw.  Eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Uchelgais Economaidd a Chymunedol fod yna fanteision i benodi Cynghorwyr fel Cyfarwyddwyr ar Fyrddau Cwmnïau hyd braich, fodd bynnag, nid ar gyfer monitro agweddau perfformiad a chyllid Cwmni yn unig.  Teimlodd y Cynghorydd H.Ll.   Jones, Aelod Arweiniol dros Dwristiaeth, Hamdden ac Ieuenctid, y gallai’r Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Archwilio gyfrannu at y broses o archwilio Cwmnïau hyd braich.  Cyfeiriwyd at rolau a chyfrifoldebau Cynghorwyr, Cyfarwyddwyr y Bwrdd ac Aelodau'r Cabinet.  Amlygodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Uchelgais Economaidd a Chymunedol bwysigrwydd yr angen i reoli unrhyw wrthdaro o ran buddiannau a allai godi, a chyfeiriwyd at ddyletswydd statudol Cyfarwyddwyr Cwmnïau.

 

Amlinellwyd yr anawsterau a gafwyd gan swyddogion wrth fynd i'r afael â'r problemau a brofwyd gan y Pennaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden, a chyfeiriwyd yn arbennig at agwedd wleidyddol y broses.  Rhoddodd hefyd fanylion y goblygiadau a'r canlyniadau a ddeilliodd o'r argymhellion yn Adroddiad Archwilio Cymru  2008.

 

Mewn ymateb i gwestiwn oddi wrth y Cadeirydd, cytunodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Uchelgais Economaidd a Chymunedol i ddarparu manylion am y meini prawf a'r broses ar gyfer asesu’r gwerth rhent ardrethol a masnachol ar gyfer adeiladau megis Canolfan Nova, Prestatyn.

 

Cymeradwyodd y Pwyllgor gais gan y Cadeirydd ar gyfer cyflwyno adroddiad i gyfarfod mis Mai 2015 o'r Pwyllgor i gynnwys:-

 

·                 Atgyfnerthu rôl Aelodau Etholedig ar Fyrddau Cwmnïau hyd braich a chynnwys y gwaith a wnaed gan y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd a Phennaeth Archwilio Mewnol mewn perthynas â Cwmnïau hyd braich.

·                 Y gwaith a wnaed gan y Pennaeth Archwilio Mewnol, i gynnwys y fframwaith i’w gweithredu ym mis Gorffennaf 2015, gyda diweddariad am weithredu’r argymhellion y cytunwyd arnynt.

·                 Diweddariad gan y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol ar rôl Aelodau ar Fyrddau Cwmnïau hyd braich perthnasol.

 

Amlygodd yr Aelodau hefyd yr angen am ddarparu hyfforddiant i Aelodau mewn perthynas â Chwmnïau hyd braich.  Amlygodd y Pennaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden yr angen i enwebeion i'r Byrddau perthnasol feddu ar y set sgiliau angenrheidiol a'r ddealltwriaeth i ddiwallu ac ymgymryd â gofynion y swydd.

 

Cyfeiriodd y Cadeirydd at bwysigrwydd atgyfnerthu’r angen i sicrhau rôl y Pwyllgorau Archwilio perthnasol o ran monitro Cwmnïau hyd braich.  Cytunodd y Pwyllgor fod y mater hwn yn cael ei gyfeirio at y Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion i'w ystyried.

 

PENDERFYNWYD - yn amodol ar y sylwadau uchod, bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol:

 

(a)            derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad.

(b)            cytuno bod adroddiad pellach yn cael ei gyflwyno i gyfarfod Mai 2015 o’r Pwyllgor, yn cynnwys yr wybodaeth a'r manylion y gofynnwyd amdanynt gan Aelodau.

     (IB a GW i Weithredu)