Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Busnes, Cynllunio a Pherfformiad (copi wedi ei amgáu) ar hunanasesu trefniadau llywodraethu a gwelliant y Cyngor ar gyfer 2013/14.

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol ynglŷn â’r adroddiad hunanasesu ar drefniadau llywodraethu a gwella'r Cyngor ar gyfer 2013/14 wedi ei ddosbarthu ymlaen llaw.

Roedd y Pwyllgor wedi cymeradwyo Datganiad Llywodraethu Blynyddol y Cyngor yn flaenorol.  Fodd bynnag, roedd yr adroddiad hwn yn disodli’r broses honno drwy gyfuno’r hunanasesiad llywodraethu a’r hunanasesiad corfforaethol a wnaed yn flaenorol.

Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol ei bod yn arfer da i ymgynghori'n eang ar yr hunanasesiad gydag aelodau etholedig ac uwch reolwyr ac mai hyn yw cychwyn y broses honno.  Ystyrid bod datblygu 'datganiad llywodraethu blynyddol' a oedd yn rhan o Ddatganiad Cyfrifon y Cyngor yn arfer da.  Fodd bynnag, roedd rhywfaint o ddyblygu rhwng yr hunanasesiad yr oedd ei angen ar gyfer y datganiad llywodraethu blynyddol a'r hunanasesiad corfforaethol a oedd yn canolbwyntio’n fwy ar welliant parhaus.  Mae’r dogfennau bellach wedi cael eu cyfuno i ddarparu dull arloesol er mwyn arbed adnoddau a darparu dull cydgysylltiedig o hunanasesu.

Roedd ymgynghori’n digwydd gydag aelodau etholedig ac uwch reolwyr ynglŷn â fersiwn ddrafft, a elwir yn 'Darparu llywodraethu da a gwelliant parhaus'.  Fersiwn ddrafft gynnar oedd hon ac roedd gwaith yn mynd rhagddo arni ac roedd angen trafodaeth bellach yn ei chylch, yn enwedig gyda’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth.  Bydd y fersiwn derfynol yn cael ei llofnodi gan y Prif Swyddog Gweithredol a’r Arweinydd erbyn 30 Mehefin 2014, a bydd yn cael ei chyflwyno ger bron y Pwyllgor hwn ynghyd â'r Datganiad Cyfrifon.  Roedd manylion am gyfraniad yr hunanasesu at y Blaenoriaethau Corfforaethol, a'r broses ymgynghori, wedi cael eu hymgorffori yn yr adroddiad.

Eglurodd y Pennaeth Archwilio mewnol fod gwaith yn cael ei wneud ar hyn o bryd mewn perthynas â chynhyrchu Polisi Gwrth-dwyll a Llygredd a sut y byddai’n cael ei weithredu yn y dyfodol, a fyddai'n ymgorffori newidiadau yn ymwneud â'r Ddeddf Llwgrwobrwyo.

Rhoddodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd wybod i’r Pwyllgor nad oedd y Polisi Rhannu Pryderon wedi ei fabwysiadu’n ffurfiol eto.  Eglurodd fod Model Cyfansoddiad Cymru Gyfan  bellach wedi ei baratoi, a oedd yn cynnwys Polisi Rhannu Pryderon, a byddai'n cael ei archwilio a’i gymharu yn erbyn fersiwn ddrafft y Cyngor o Bolisi Rhannu Pryderon a fyddai'n cael ei gyflwyno i'r Cyngor eleni fel rhan o'r adolygiad cyffredinol.

Yn ystod y drafodaeth a ddilynodd, codwyd y materion canlynol gan Mr P. Whitham a chafwyd ymateb iddynt:-

-                  Cyfeiriwyd at Dudalen 97 yr adroddiad a gofynnwyd am eglurhad ynghylch a oedd datblygu prosiectau allweddol yn cynnwys Gwasanaethau Caffael ac Adeiladu neu beidio.

-                  Mewn ymateb i gwestiwn gan Mr Whitham ynghylch darparu manylion ar ganllawiau’r Cyngor ar gyfer adolygu Polisïau, eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol iddynt fod wedi bwriadu cynnal adolygiad cyffredinol o Fframwaith Polisi’r Cyngor.

-                  Cyfeiriwyd at "adolygu'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol ddwywaith y flwyddyn", Tudalen 103 yr adroddiad, ac awgrymwyd y dylai hyn ddangos bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol wedi eu cynnwys.

-                  Mynegwyd pryder na wnaed cyfeiriad at Reoli Gwybodaeth fel maes o wendid llywodraethu arwyddocaol, ac awgrymwyd y dylid cynnwys cyfeiriad at Hawl i Wybodaeth, Rhyddid Gwybodaeth a Diogelu Data ar dudalen 103 yr adroddiad.  Amlygwyd hefyd yr angen am ddarparu hyfforddiant mewn perthynas â Rheoli Gwybodaeth, a'r risgiau sy'n gysylltiedig.  Cytunodd y Pwyllgor y dylid gofyn i Grŵp  y Cadeiryddion a’r Is-gadeiryddion edrych ar y posibilrwydd o archwilio arfer gorau wrth ddelio â cheisiadau rhyddid gwybodaeth.

Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaeth Cyfreithiol a Democrataidd bod y Rheolwr Gwybodaeth Gorfforaethol wedi ysgrifennu at bob Pennaeth Gwasanaeth yn gofyn am wybodaeth ynglŷn â derbyn ceisiadau ailadroddus.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd G.M. Kensler, eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd y gellid archwilio’r posibilrwydd o ddatblygu modiwlau e-ddysgu ar gyfer Aelodau Etholedig ac y gallai hynny brofi’n fuddiol. 

Cyfeiriodd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru at sut mae’r adroddiad wedi cael ei ysgrifennu ac eglurodd bod gofynion penodol gan Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA) y mae’r Llywodraeth wedi eu defnyddio i orchymyn cydymffurfiaeth a chynhwysiant o fewn y ddogfen.  Cyfeiriodd y Pennaeth Archwilio Mewnol at adroddiad y llynedd ac at y gwelliant o ran Adnoddau Dynol, ac yn enwedig, Rheoli Gwybodaeth.  Cyfeiriodd hefyd at feysydd y dynodwyd bod angen eu gwella yn y Cynllun Gweithredu y gellid eu cynnwys mewn Atodiad i fersiwn derfynol yr adroddiad.

Yn dilyn trafodaeth bellach:

PENDERFYNWYD - yn amodol ar y materion a godwyd gan yr Aelodau, bod y Pwyllgor yn nodi cynnwys a dull gweithredu newydd yr hunanasesiad cyfunol.