Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd (copi'n amgaeedig) am Aelodau sy’n cynrychioli’r cyngor ar gyrff allanol.

 

 

Dosbarthwyd copi o adroddiad gan Bennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

 

Eglurodd Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd y gallai Aelodau fod ar nifer eang o gyrff allanol a oedd yn cynnwys sefydliadau cymunedol, ymddiriedolaethau elusennol, clybiau chwaraeon a hamdden, cwmnïau a chymdeithasau tai. Gallai Aelod gael ei benodi i eistedd ar y cyrff hyn gan y Cyngor neu mewn achosion eraill, gallent gael eu penodi’n annibynnol heb unrhyw ymwneud gan y Cyngor.

 

Roedd Aelodau a benodid i eistedd ar gyrff allanol gan y Cyngor yn cael eu trin yn wahanol o dan y Cod Ymddygiad i’r rhai a benodid yn annibynnol heb unrhyw ymwneud gan y Cyngor i’r graddau yr oedd datgan cysylltiad dan sylw, gan gyfeirio’n benodol at y diffiniad o gysylltiadau sy’n rhagfarnu ac eithriadau. Gallai unrhyw Aelod a benodid i gorff allanol gan y Cyngor elwa ar indemniti gan y Cyngor mewn rhai amgylchiadau, ac ni fyddai hyn yn berthnasol i Aelod a benodid yn annibynnol heb ymwneud gan y Cyngor. Gallai presenoldeb Aelodau mewn cyfarfod o gorff allanol, pe bai wedi ei benodi gan y Cyngor, gael ei gydnabod fel presenoldeb gan Aelod i bwrpas Deddf Llywodraeth Leol 1972, wrth benderfynu a fyddai Aelod yn cael ei ddiarddel oherwydd diffyg presenoldeb. Teimlai Mr P. Whitham na fyddai Aelod wedi ei benodi gan yr ALl, neu’n annibynnol, i gorff allan yn cael ei ystyried gan y Cyngor yn lle hyn.

 

Byddai rôl Aelod mewn perthynas â chorff allanol yn amrywio yn dibynnu ar y corff. Byddai rhai Aelodau’n dod yn gyfarwyddwyr cwmnïau, yn ymddiriedolwyr i ymddiriedolaethau elusennol, yn aelodau o bwyllgorau rheoli gyda’r gallu i wneud penderfyniadau neu byddent yn gallu bod yn arsylwyr neu gynrychiolwyr heb unrhyw allu i wneud penderfyniadau. Roedd gwahanol rwymedigaethau cyfreithiol yn perthyn i’r gwahanol rolau a gallent fod â gwahanol lefelau o indemniti. 

 

Roedd gan Aelodau rôl bwysig o ran cynrychioli’r Cyngor ar gyrff allanol a gallai’r Cyngor elwa fel a ganlyn o ymwneud Aelodau:-

 

·                     Darparu gwybodaeth, sgiliau ac arbenigedd, na fyddai ar gael fel arall.

·                     Sicrhau atebolrwydd lleol neu gyfreithlondeb democrataidd wrth benodi cynrychiolydd etholedig.

·                     Sicrhau y gellir cynnal perthynas dda â’r corff.

·                     Darparu prosiect partneriaeth sy’n galw am fewnbwn gan gyrff neu grwpiau cymunedol eraill.

·                     Diogelu buddsoddiad neu ased y Cyngor, h.y. os yw’r Cyngor yn darparu grant neu arian i ddarparu gwasanaeth.

·                     Denu cyllid allanol na fyddai ar gael i’r Cyngor ar ei ben ei hun.

 

Er mwyn sicrhau bod cynrychiolaeth o’r Cyngor ar gyrff allanol yn dal yn berthnasol ac yn sicrhau’r manteision a amlinellwyd, dylai’r rhai a benodir ddarparu gwybodaeth ac adroddiadau’n achlysurol i’r Cyngor ar weithgareddau’r sefydliad. Byddai hefyd yn bwysig sicrhau bod y Cyngor yn ymwybodol o’r defnydd a gâi ei wneud o’r cyllid yr oeddent wedi ei ddarparu.

 

Roedd nifer o ddulliau o adrodd yn ôl wedi eu hamlinellu. Roedd rhai Aelodau’n adrodd yn ôl trwy nodiadau briffio rheolaidd a chylchlythyrau Aelodau, roedd eraill yn adrodd yn ôl yn fwy ffurfiol naill ai trwy adroddiadau i’r Cabinet, y Pwyllgor Archwilio, y Cyngor neu’r Cyngor Anffurfiol. Roedd yr adroddiad yn awgrymu na fyddai’n addas mabwysiadu un dull i bawb, gan fod rhai cyrff allanol yn cael effaith fwy sylweddol ar y Cyngor nag eraill. Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cynghorydd M.Ll. Davies, eglurodd Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd mewn achosion lle’r oedd mwy nag un Aelod wedi ei benodi i gorff allanol, y gellid dod i gytundeb bod un Aelod yn adrodd yn ôl i’r Cyngor, ac y gellid anfon copïau o gofnodion cyfarfodydd y corff allanol trwy e-bost. 

 

Roedd rhestr o Aelodau a benodwyd ar gyrff allanol wedi ei chynnwys yn Atodiad 1. Roedd rhai cyrff allanol yn cael mwy o effaith ar gymunedau a blaenoriaethau’r Cyngor nag eraill, gyda rhai’n derbyn cymorth ariannol sylweddol gan y Cyngor ac eraill yn cael llai neu ddim o gwbl. Wrth ystyried gofynion adrodd eglurwyd y gallai Aelodau ystyried y fforwm a’r amlder mwyaf addas ar gyfer adroddiadau. 

 

Roedd arferion ALl eraill yn amrywio. Nid oedd gan nifer o ALl unrhyw fecanwaith ffurfiol i Aelodau adrodd ar eu gweithgareddau, tra bod eraill yn gofyn i Aelodau gwblhau adroddiadau templed proforma a gâi eu dosbarthu er gwybodaeth i gyd Gynghorwyr neu eu gosod mewn un lleoliad yr oedd gan Gynghorwyr fynediad iddo. Mewn rhai achosion roedd ALl yn categoreiddio cyrff allanol y penodwyd Aelodau iddynt ac roedd ganddynt wahanol ofynion adrodd yn dibynnu ar y categori yr oedd y corff allanol wedi ei osod ynddo.

 

Roedd enghreifftiau o gategorïau a ddefnyddiwyd mewn mannau eraill yn cynnwys:-

 

·                    Cyrff sy’n gosod praesept y mae’r Cyngor yn ei gasglu

·                    Cyrff y mae’r Cyngor yn talu tanysgrifiad i fod yn aelod ohono

·                    Cyrff sy’n derbyn grant neu gymorth ariannol arall gan y Cyngor

·                    Yr holl gyrff allanol eraill

 

 

Gallai cynrychiolwyr ar gyrff allanol orfod cwblhau adroddiadau proforma blynyddol a allai fod yn destun adroddiad corfforaethol i’r Cabinet pan mae'n ystyried penodiadau i gyrff allanol. Os oedd gan y Cyngor fwy nag un cynrychiolydd ar gorff, gellid paratoi un adroddiad y cytunwyd arno. Gallai ALl ofyn am adroddiadau ychwanegol, manylach ar gyfer rhai cyrff neu gategorïau o gyrff a nodi fforwm ar gyfer yr adroddiadau hynny i gyfarfodydd o’r Cyngor.

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd M.L. Holland, cadarnhaodd Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd fod yn rhaid i ALl gael trefniadau i Aelodau gyflwyno Adroddiadau Blynyddol ar eu gweithgareddau, ond nid oedd yn fandadol i’r adroddiadau hynny gael eu cwblhau. Roedd adroddiad proforma wedi ei ddarparu ar gyfer yr adroddiadau hynny a gellid dosbarthu adroddiad blynyddol ar broforma cyrff allanol gydag Adroddiadau Blynyddol Cynghorwyr er mwyn gallu eu cwblhau’r un pryd. Cadarnhaodd Mr P. Whitham y byddai’n anfon awgrymiadau ymlaen i ystyried eu cynnwys yn y proforma.

 

Eglurodd Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd nad oedd cynrychiolwyr ar gyrff allanol yn cael eu penodi o anghenraid i weithredu er budd y Cyngor yn unig. Byddai gan Ymddiriedolwyr a Chyfarwyddwyr ddyletswyddau cyfreithiol i’r cyrff hynny y penodwyd hwy’n aelodau ohonynt. Gallai Aelodau a benodid i’r cyrff hynny gael eu hymrwymo gan rwymedigaethau cyfrinachedd i’r corff allanol perthynol, a allai arwain at beidio â chynnwys rhai agweddau o fusnes y corff mewn adroddiad.

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd, rhoddodd Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd fanylion y Mesur Llywodraeth Leol Drafft, a oedd yn nodi bod gan ALl ddyletswydd i gynnwys proses graffu ar gyrff dynodedig yn eu trefniadau gweithredol, ac amlinellodd y broses ymgynghori ar gyfer nodi cyrff dynodedig.  

 

Cyfeiriodd Mr P. Whitham at gategoreiddio adroddiadau a’r persbectif o safbwynt risg llywodraethu a allai gynnwys materion yn ymwneud ag agweddau ariannol ac enw da’r Awdurdod. Cyfeiriodd hefyd at berthnasedd pecyn cymorth y bartneriaeth a llywodraethu partneriaeth yn gyffredinol.

 

Gofynnwyd i’r Pwyllgor ystyried y materion a amlinellwyd yn yr adroddiad a nodi eu dewisiadau er mwyn ymgynghori’n llawnach â’r holl Aelodau etholedig. Yn ystod y drafodaeth a ddilynodd cytunwyd gofyn i Bennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democratiadd gategoreiddio’r Cyrff Allanol perthynas a chyflwyno adroddiad pellach yng nghyfarfod fis Ionawr, 2014 o’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.

 

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn:-

 

(a)           derbyn a nodi cynnwys adroddiadau Aelodau ar eu gweithgareddau gyda chyrff allanol,  a

(b)          Gofyn i Bennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd baratoi adroddiad pellach, yn categoreiddio’r Cyrff Allanol perthynol, i’w gyflwyno yng nghyfarfod fis Ionawr, 2014 o’r Pwyllgor.

   (GW i weithredu)