Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden (copi ynghlwm) sy’n nodi manylion y newidiadau allweddol a fu fel rhan o ailstrwythuro’r Tîm Cyrchfannau, Marchnata a Chyfathrebu, a’r model gweithredu newydd ar gyfer y tîm. Mae’r adroddiad yn gofyn am arsylwadau Aelodau am y dull newydd.

Cafodd copi o adroddiad Pennaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden ei gylchredeg gyda phapurau’r cyfarfod.

Cyflwynodd Arweinydd Tîm Cyfathrebu a Rheoli Ymgyrchoedd yr adroddiad a oedd yn nodi’r prif newidiadau o ran ailstrwythuro Tîm Cyrchfan, Marchnata a Chyfathrebu Sir Ddinbych, model gweithredu newydd ei dîm a’r ffyrdd y bydd y gwasanaethau’n cael eu darparu gan y tîm i gyrraedd lefel gwell o berfformiad yn unol â gofynion y Cyngor. Cadarnhawyd y byddai’r adroddiad adolygu llenyddiaeth yn dilyn yn ddiweddarach oherwydd anawsterau yn ymwneud â’r rhaglen ddigwyddiadau a blaenoriaethau eraill dros yr haf.

Y peth allweddol sy’n cymell newid y gwasanaeth yw’r angen i ddarparu gwell perfformiad economaidd yn Sir Ddinbych trwy well marchnata a chyfathrebu, gan arwain at gynnydd mewn gweithgareddau economaidd, buddsoddiad a chreu swyddi. Y gofyniad allweddol arall ar gyfer newid yw'r angen i sicrhau adnoddau digonol ar gyfer y tîm newydd i sicrhau bod y perfformiad uwch yn bosibl ei gyflawni, gyda chapasiti’r tîm presennol eisoes wedi ei nodi fel mater i’w ystyried.

Crynhodd Arweinydd Tîm Twristiaeth, Marchnata a Digwyddiadau y prif egwyddorion ar gyfer newid (gwelwch Atodiad 2). Bydd cylch gwaith a strwythur y tîm newydd yn sicrhau bod gwell ffocws ar ddatblygu rheoli cyrchfan a marchnata cyrchfan gyda rhyngwynebau allweddol wedi eu cytuno i adlewyrchu’r strwythur ac amcanion tîm Datblygu Economaidd a Busnes. Bydd y tîm newydd yn gallu darparu gwasanaeth gwell a mwy effeithlon, yn bennaf trwy well trefnau gwerthuso a rheoli perfformiad, a gwell cydlyniad. Mae costau’r ailstrwythuro yn cynnwys costau rheoli prosiect a lwfans o £26 mil sydd wedi ei neilltuo ar gyfer yr adolygiad fel cost unigol o gyllideb 2011/12. Bydd y tîm wedi ei ailstrwythuro yn darparu gwasanaeth mwy cyflawn ac wedi ei deilwra i wasanaethau eraill trwy gyflwyno gwasanaeth rheoli cyfrif a rheoli ymgyrch, a fyddai’n cynhyrchu incwm i gyfrannu at ymestyn y cylch gwaith. Cynhaliwyd ymgynghoriad llawn a ffurfiol gyda staff a gwasanaethau sy’n cael eu heffeithio’n uniongyrchol gan y newid ac ymgynghorwyd hefyd gyda’r Pwyllgor Gwaith Corfforaethol, yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth a’r Cyngor trwy roi cyflwyniadau i bob un ohonynt. Mae’r Pennaeth Gwasanaeth hefyd wedi bod ar gael i aelodau ar sail un i un.

Mewn ymateb i bryderon a fynegwyd gan y Cyng. H.O. Williams, cefnogodd Arweinydd Tîm Cyfathrebu a Rheoli Ymgyrchoedd y sylwadau yn ymwneud â phwysigrwydd mynd i’r afael ag unrhyw doriad mewn cyfathrebu rhwng swyddogion ac Aelodau, a chyfeiriodd yn benodol at yr angen i wella'r ffordd rydym ni’n lledaenu gwybodaeth i Aelodau Lleol o ran gweithgareddau yn eu Wardiau. Amlygodd fanteision Aelodau Etholedig yn defnyddio'r cyfryngau cymdeithasol fel arf ar gyfer cyfathrebu gyda’r cyhoedd a chyfeiriodd at yr anfanteision posib. Teimlodd y Cyng. C.L. Guy mai un gwendid yw methu cyfathrebu gyda’r cyhoedd nad ydynt yn defnyddio'r we nac yn darllen Llais y Sir. Teimlodd ei bod hi'n bwysig targedu pobl ifanc drwy rwydweithiau cymdeithasol fel Facebook neu drwy ymweld â cholegau ac ysgolion.  

Cytunodd Pennaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden i gylchredeg manylion staff Cyrchfan, Marchnata a Chyfathrebu i’r Aelodau. Rhoddodd hefyd fanylion ynglŷn â sut gall yr Awdurdod ddefnyddio’r cyfryngau cymdeithasol, Facebook a Trydar, i gyfathrebu â’r cyhoedd a hyrwyddo gwaith y Cyngor. Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd, eglurwyd y byddai’r Swyddog Cyfathrebu Corfforaethol yn diweddaru cyfrifon cyfryngau cymdeithasol y Cyngor yn ddyddiol. 

Cytunodd Arweinydd Tîm Cyfathrebu a Rheoli Ymgyrchoedd i gysylltu â’r Gwasanaethau Cefn Gwlad gyda phryderon ynglŷn â’r angen i  wella arwyddion yn yr Ardal o harddwch Naturiol Eithriadol (AHNE) a'r angen i staff yr AHNE gysylltu ag Aelodau Etholedig ar faterion sy'n peri pryder.

Cadarnhawyd na fyddai logo’r Cyngor yn newid. Fodd bynnag, byddai brand y llenyddiaeth gorfforaethol yn cael ei adolygu gyda’r tonau lliw ar waelod dogfennau'n cael eu tynnu. Holodd y Cyng. M.Ll. Davies ynglŷn â pham nad oes staff dwyieithog mewn mannau cyswllt â’r cyhoedd e.e. derbynfeydd. Dywedodd fod hyn yn ymddangos yn groes i bolisi iaith y Cyngor. Cytunodd y swyddogion i edrych i mewn i’r mater. Awgrymodd hefyd y dylid cael cerddoriaeth gefndir Cymraeg mewn adeiladau cyhoeddus a busnesau twristiaeth er mwyn hyrwyddo'r diwylliant Cymreig a Chymreictod y sir. Dywedodd Pennaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden y bydd oriel lluniau'r Aelodau yn cael ei diweddaru cyn bo hir.

Mynegodd y Cadeirydd ei werthfawrogiad i’r staff am eu gwaith yn ystod yr Eisteddfod Genedlaethol, cyfeiriodd yn benodol at gyfraniad Ruth Williams (Prif Swyddog Adfywio a Strategaeth y Cyngor gynt) i lwyddiant y digwyddiad.

PENDERFYNWYD – yn amodol ar y materion a godwyd gan yr Aelodau, fod y Pwyllgor yn cefnogi’r dull newydd a’r ymrwymiad cadarnhaol o ran y broses o newid.