Eitem ar yr agenda

Cael adroddiad (mae copi ynghlwm) gan y Swyddog Monitro a oedd yn gofyn am farn y Pwyllgor o ran y dull mwyaf priodol o ddarparu cyfarwyddyd i Aelodau Etholedig o ran eu defnydd o gyfryngau cymdeithasol.

Dosbarthwyd copi o adroddiad y SM gyda’r papurau pwyllgor, a oedd yn gofyn i Aelodau am eu barn ynglŷn â’r dull mwyaf addas o ddarparu canllawiau i aelodau etholedig ynglŷn â defnyddio cyfryngau cymdeithasol. Dosbarthwyd copi o ddrafft Cyfryngau Cymdeithasol: Canllaw Cyflym i Gynghorwyr Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC) yn y cyfarfod.

Eglurodd y SM bod defnyddio cyfryngau cymdeithasol ym mhob agwedd ar fywyd wedi dod yn ddull cyfathrebu ac ymgysylltu sy’n cael ei dderbyn. Bu awydd cynyddol ymysg pob rhan o gymdeithas i gael gwybodaeth a chyfathrebu trwy wahanol fathau o gyfryngau cymdeithasol fel Twitter, Facebook ac ati. Roedd cyfryngau cymdeithasol yn derm sy’n disgrifio ffyrdd hawdd o gyhoeddi gwybodaeth ar y rhyngrwyd ac mae’r term yn cael ei ddefnyddio’n gyffredinol i ddisgrifio sut mae unigolion, cwmnïau a chyrff eraill yn rhannu gwybodaeth a chreu trafodaethau ar-lein.

Mae hwylustod y dull hwn o rannu gwybodaeth a’r nifer cynyddol o bobl sy’n defnyddio cyfryngau cymdeithasol i gael gwybodaeth yn golygu byddai’r ffordd mae Cynghorau a Chynghorwyr yn rhyngweithio â’r cyhoedd yn newid.

Eglurodd er bod nifer o fanteision i ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol, roedd peryglon hefyd os nad yw pobl yn ofalus. Cyfeiriodd y canllawiau ar y Cod Ymddygiad droeon at ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol gan atgoffa Aelodau fod y Cod Ymddygiad yn berthnasol i’w gweithgareddau ar-lein yn yr un modd ag y mae'n berthnasol i agweddau eraill o’u rôl ac roedd nifer o awdurdodau wedi darparu canllawiau i Aelodau ynglŷn â defnyddio cyfryngau cymdeithasol. Roedd y dogfennau hyn yn amrywio o fod yn wybodaeth ategol i’r Cod Ymddygiad a chyngor yr Ombwdsmon i ddogfennau mwy cyfannol a oedd yn rhoi cyngor ynglŷn â’r defnydd posibl y gellir ei wneud o gyfryngau cymdeithasol ac adrannau penodol ar faterion posibl yn ymwneud ag ymddygiad.

Roedd potensial i ymgysylltu i raddau helaethach trwy’r cyfryngau cymdeithasol pe byddai’r Cyngor yn mabwysiadu polisi o ddarlledu ei gyfarfodydd ar y we. Roedd tystiolaeth anecdotaidd yn awgrymu bod darlledu ar y we’n ffordd i gysylltu â rhannau o’r gymuned sy’n dibynnu ar dderbyn eu gwybodaeth ar-lein ac efallai’n dymuno cyfathrebu â’r Cyngor a’r Cynghorwyr trwy'r cyfryngau cymdeithasol. Darparwyd hyfforddiant i Aelodau Etholedig ar ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol ac roedd copi o’r deunyddiau hyfforddiant wedi eu cynnwys yn Atodiad 1 i’r adroddiad. Paratowyd canllawiau i Aelodau Etholedig yn 2010 ynglŷn â defnyddio cyfryngau cymdeithasol ac roedd copi o’r canllawiau wedi ei atodi yn Atodiad 2 i’r adroddiad.

Amlygodd y Cadeirydd bwysigrwydd sicrhau bod Cynghorwyr yn cael eu gwneud yn ymwybodol y byddai'r wybodaeth a roddwyd yn y cyfryngau cymdeithasol yn y parth cyhoeddus. Awgrymodd y dylai rhaglenni hyfforddiant gynnwys cyngor ar ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol ac y dylid defnyddio’r hyfforddiant i atgoffa Cynghorwyr fod y Cod Ymddygiad yn berthnasol hefyd i weithgareddau ar-lein. Eglurodd y SM bod hyfforddiant cyfryngau cymdeithasol wedi ei ddarparu o'r blaen a chytunodd i gysylltu â'r Tîm Cyfathrebu Corfforaethol ynglŷn â’r defnydd o gyfryngau cymdeithasol gan Gynghorwyr. Hysbyswyd y Pwyllgor nad oedd Sir Ddinbych ar hyn o bryd â gwaharddiad ar Gynghorwyr yn defnyddio cyfryngau cymdeithasol yn ystod cyfarfodydd. Dim ond â gwaharddiadau ar amharu ar gyfarfodydd yr oedd Rheolau Sefydlog yn ymdrin, a doedd dim cyfeiriad at gyfryngau cymdeithasol. Eglurodd y SM pe cyflwynwyd gwe-ddarlledu efallai y bydd angen adolygu Rheolau Sefydlog y Cyngor ac o bosib asesu'r ddarpariaeth o hyfforddiant i’r Aelodau er mwyn osgoi unrhyw broblemau posibl. 

Ystyriodd a chadarnhaodd y Pwyllgor rinweddau cyflwyno protocol ar y defnydd o gyfryngau cymdeithasol ac yn dilyn trafodaeth fanwl:-

PENDERFYNWYD – bod y Swyddog Monitro, ar y cyd â'r Tîm Cyfathrebu Corfforaethol, yn llunio dogfen protocol i'w ystyried gan y Pwyllgor Safonau gan ddefnyddio'r canllawiau CLlLC a ddosbarthwyd.

(G. Williams i Weithredu)