Eitem ar yr agenda

Derbyn adroddiad gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Uchelgais Economaidd a Chymunedol (copi ynghlwm) i ystyried a chynnig sylwadau ar yr achos busnes llawn ar gyfer gwasanaeth cynllunio rhanbarthol mewn argyfwng cyn ei gyflwyno i’r Cabinet gyda golwg ar sicrhau y bydd y gwasanaeth rhanbarthol arfaethedig yn darparu’r lefel ofynnol o wasanaeth ar gyfer y Cyngor a thrigolion y Sir.

11.20 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan Gyfarwyddwr Corfforaethol: Uchelgais Economaidd a Chymunedol (CC:UECh), a oedd yn cyflwyno’r achos busnes llawn dros sefydlu Gwasanaeth Rhanbarthol i Gynllunio Rhag Argyfwng (GRhGRhA) ac yn ceisio sylwadau ynglŷn â’r argymhellion perthnasol, wedi ei gylchredeg ynghyd â phapurau’r cyfarfod.

Datganodd y Cynghorydd D.I. Smith, yr Aelod Arweiniol â chyfrifoldeb am y Gwasanaeth, gysylltiad personol a rhagfarnus â’r eitem hon gan adael y cyfarfod cyn i’r eitem gael ei thrafod.

Eglurodd y CC:UEChi i 6 Chyngor Gogledd Cymru ymgymryd â gwaith i werthuso buddion sefydlu GRhGRhA.  Roedd yr adroddiad yn amlinellu’r gwaith sydd wedi ei gyflawni ac yn amlinellu argymhellion yr achos busnes terfynol dros sefydlu Gwasanaeth Rhanbarthol a fydd yn cael ei gyflwyno ger bron y Cabinet ym mis Mawrth 2013.  Roedd crynodeb o’r trefniadau presennol wedi cael eu hamlinellu yn Atodiad 1.

Roedd Prif Weithredwyr y chwe Chyngor wedi comisiynu gwaith i ddatblygu a phrofi achos busnes dros wasanaeth sengl, gydag is dimau rhanbarthol, a phresenoldeb swyddog o fewn pob Awdurdod i sicrhau arbenigedd a gwybodaeth leol a pharhad gwasanaeth lleol.  Roedd y Compact rhwng Llywodraeth Cymru a Llywodraeth Leol yn argymell y dylai cynllunio rhag argyfwng fod yn wasanaeth cydweithio rhanbarthol ac mae’r achos busnes terfynol, Atodiad 2 yr adroddiad, wedi ei seilio ar ddadansoddiad llawn o gostau a buddion sefydlu GRhGRhA.  Roedd argymhelliad i fabwysiadu Gwasanaeth Rhanbarthol gyda:  -

·       Strwythur isranbarthol - dwy ganolfan yn gyfrifol am 3 Chyngor yr un

·      Y naill ganolfan yn cael ei harwain gan Reolwr Rhanbarthol a'r llall gan Ddirprwy

·      Swyddog Cynllunio Rhag Argyfwng ym mhob Awdurdod Lleol

·      polisïau, prosesau a chynlluniau cyffredin ac adnoddau wedi eu rhannu o fewn un strwythur rheoli.

Manylai’r adroddiad ynglŷn â chyfrifoldebau’r swyddog lleol a swyddogion y canolfannau isranbarthol, a byddai’r GRhGRhA yn cael ei gomisiynu gan fwrdd gweithredol o swyddogion comisiynu, fyddai a throsolwg drosto.  Roedd yr achos busnes yn nodi y byddai’r model newydd yn cynnig rhagor o wytnwch, arbenigedd a chysondeb amgenach, modd o rannu arfer da, a chynhwysedd a gallu gwell.  Byddai’n ehangu ar y cyswllt gyda phrif ymatebwyr eraill trwy’r Fforwm Lleol Cymru Gydnerth ac yn cynnig rhagor o gynhwysedd ar gyfer gweithio gyda rheolwyr gwasanaeth ledled pob Awdurdod Lleol i gryfhau trefniadau ymateb.  Roedd y cynigion yn awgrymu cyfanswm arbedion o hyd at £75,000 am 10% o’r gost, gydag arbedion pellach posibl wrth fod yn dyblygu llai.

Roedd Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru wedi cynnig £35k o’r Gronfa Wella i roi cymorth i Ogledd Cymru reoli’r newid i fod yn Wasanaeth Rhanbarthol, gyda Chyngor Sir y Fflint yn ymddwyn fel Awdurdod Arweiniol ar gyfer y prosiect.

Darparwyd yr ymatebion canlynol i gwestiynau a materion a godwyd gan Aelodau:-

- Eglurodd y CC:UECh y byddai hyblygrwydd a lefelau cyfathrebu yn gwella wrth sefydlu GRhGRhA.  Dylai hyn wella’r trefniadau o safbwynt Sir Ddinbych, gan y byddai un swyddog wedi ei leoli yn y Sir o dan y Gwasanaeth newydd bwriedig.  O dan y drefn bresennol, roedd yr holl swyddogion ar gyfer Sir Ddinbych wedi eu lleoli yn Sir y Fflint.

-  Dywedwyd wrth yr aelodau y cawsai unrhyw ddigwyddiad mawr ei reoli ar sail Gogledd Cymru.   Cafwyd cadarnhad fod cynlluniau ymateb ac adfer yn eu lle ac y byddai gwasanaethau Sir Ddinbych yn rhan o’r broses.

- Cafwyd cadarnhad gan y CC:UECh na fyddai sefydlu GRhGRhA yn disodli’r cynlluniau adfer presennol, ond yn hytrach yn cryfhau ar y trefniadau hynny ac yn gwella ar y gwytnwch sydd ei angen i’w rhoi ar waith.

- Eglurodd y swyddogion na fyddai sefydlu’r GRhGRhA yn cynhyrchu arbedion sylweddol, a chadarnhau na fyddai lleihad sylweddol o ran adnoddau staffio.

Roedd y rhesymau y seiliwyd yr argymhellion arnynt dros sefydlu ac ymuno â GRhGRhA, rhai a fydd yn cael ei rhoi ger bron y Cabinet, wedi cael eu hamlinellu yn yr adroddiad ynghyd ag amserlen y prosiect.  Byddai gofyn i'r Cabinet ddirprwyo awdurdod i’r Prif Weithredwr, mewn ymgynghoriad â’r Aelod Arweiniol, i gymeradwyo trefniadau manwl y newid at y gwasanaeth newydd ac ymgymryd â’r holl dasgau sy’n angenrheidiol er mwyn sefydlu’r gwasanaeth newydd.

Roedd crynodeb o’r broses ymgynghori a gynhaliwyd a manylion unrhyw oblygiadau ariannol neu risgiau posibl wedi cael eu cynnwys yn yr adroddiad.  Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd D. Simmonds, cytunodd y CC:UECh i geisio eglurhad mewn perthynas â chynnwys Sefydliad Cenedlaethol Brenhinol y Badau Achub yn rhan  o’r broses ymgynghori ar gyfer y GRhGRhA bwriedig.  O fod wedi ystyried yr adroddiad a’r achos busnes terfynol dros sefydlu’r Gwasanaeth Rhanbarthol i Gynllunio Rhag Argyfwng bwriedig, yn amodol ar gadarnhad y bydd ymgynghori, wedi neu yn cael ei gynnal â Sefydliad Cenedlaethol Brenhinol y Badau Achub ynglŷn â’r cynigion, a chyda’r bwriad o ddarparu gwasanaeth gwytnach i drigolion Sir Ddinbych PENDERFYNODD y Pwyllgor wneud argymhelliad i'r Cabinet:-

(a)Eu bod yn mabwysiadu’r achos busnes terfynol i sefydlu Gwasanaeth Rhanbarthol i Gynllunio Rhag Argyfwng ar y sail sydd wedi ei nodi ym mharagraff 4.13 yr adroddiad i’r Pwyllgor Archwilio Partneriaethau ar 14 Mawrth 2013, a

(b)bod awdurdod i gymeradwyo trefniadau manwl y newid at y gwasanaeth newydd ac i ymgymryd â’r holl dasgau sy’n angenrheidiol er mwyn sefydlu’r gwasanaeth newydd yn cael ei ddirprwyo i’r Prif Weithredwr, mewn ymgynghoriad â’r Aelod Arweiniol.

RHAN II

EITHRIO’R WASG A’R CYHOEDD

PENDERFYNWYD dan ddarpariaethau Adran 100a(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972 i wahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitemau a ganlyn, ar y sail ei bod yn debygol y bydd gwybodaeth eithriedig yn cael ei datgelu, fel y'i diffinnir ym mharagraffau 14 ac 15 Atodlen 12a Deddf Llywodraeth Leol 1972.