Eitem ar yr agenda

Roedd copïau o adroddiad gan Reolwr y Gwasanaethau Democrataidd wedi eu cylchredeg efo’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Craffu ar y Cyd

Esboniodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd fod Adran 58 Mesur Llywodraeth Leol 2011 yn grymuso Gweinidogion Cymreig i wneud rheoliadau i ganiatáu i ddau neu fwy o Awdurdodau Lleol benodi Cyd-bwyllgor Trosolwg a Chraffu ac i roi canllawiau statudol y bydd yn rhaid i’r Cydbwyllgorau Trosolwg a Chraffu eu hystyried wrth ymarfer eu swyddogaethau.  Roedd Adran 5 hefyd yn grymuso’r Gweinidogion Cymreig i roi canllawiau statudol y bydd yn rhaid i’r Awdurdodau Lleol eu hystyried wrth wneud trefniadau ar gyfer cynhyrchu adroddiadau blynyddol dan Adran 5.

Roedd Llywodraeth Cymru’n cynnal ymarferiad ymgynghori’n gyfredol i gael barn ar y Cydbwyllgorau Craffu, Atodiad 1, a chynhyrchiad Adroddiadau Blynyddol gan Aelodau, Atodiad 2.  Gellid trosglwyddo unrhyw farn a fynegir gan y Pwyllgor i Lywodraeth Cymru.  Cadarnhawyd y byddid yn cyflwyno adroddiad tebyg i Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu ar Ragfyr 13^eg, 2012 er mwyn sylwadau ar y trefniadau Craffu ar y cyd.

Rhoddodd y Mesur rym i ddau neu fwy o Awdurdodau Lleol ffurfio Cydbwyllgorau Craffu i gryfhau trefniadau craffu drwy hyrwyddo cydweithredu a rhannu arbenigedd craffu.  Byddai Cydbwyllgorau’n ei gwneud yn haws craffu gwasanaethau neu faterion a oedd yn torri ar draws ffiniau daearyddol.  Roedd y Canllawiau drafft yn rhoi enghreifftiau o achosion lle gallai Cyd-bwyllgor fod yn briodol ac roedd y rhain wedi eu hamlinellu yn yr adroddiad. 

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd M.L. Holland, rhoddodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd amlinelliad o’r Mesur a oedd yn datgan y gall Awdurdodau Lleol benodi Cydbwyllgorau Craffu Trosolwg ond ni fyddai yna unrhyw rwymedigaeth i wneud hynny.  Cyfeiriodd at ddarpariaeth gwasanaethau rhanbarthol ac isranbarthol, a allai elwa o drefniadau craffu ar y cyd, ac at fater personau dynodedig.  Esboniwyd y byddai yna Orchymyn a fyddai’n nodi cyrff cyhoeddus eraill a allai fod yn destun craffu ar y cyd.  Ni allai Cyd-bwyllgor Craffu ddelio â materion y gellid eu hystyried gan y ‘Pwyllgor Trosedd ac Anhrefn’, (Pwyllgor Craffu Partneriaethau yn Sir Ddinbych), dan Ddeddf Heddlu a Chyfiawnder 2006.  Roedd y rhain yn cynnwys gwaith y Bartneriaeth Diogelwch Cymunedol a gwahanol faterion trosedd ac anhrefn lleol. 

Mynegwyd pryderon gan y Cynghorydd W.L. Cowie ynglŷn ag adnoddau staffio, y posibilrwydd o ddyblygu gwaith a’r cynnydd mewn costau o ganlyniad.  Cyfeiriodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd at y gefnogaeth ddeddfwriaethol a darpariaeth y pwerau priodol i sicrhau effeithiolrwydd y broses graffu ar y cyd.  Esboniodd y Cynghorydd G.M. Kensler bod lefel y gefnogaeth graffu a ddarperir gan rai awdurdodau lleol eraill yng Ngogledd Cymru’n fwy na’r gefnogaeth yn Sir Ddinbych, gan gyfeirio’n arbennig at lefelau staffio.  Cyfeiriodd at sylwadau diweddar gan y Prif Weithredwr ynglŷn â’r angen i gymedroli costau drwy leihau nifer y cyfarfodydd a gynhelir, ac mewn ymateb i awgrym y dylid cyflwyno fideo-gynadledda i isafu costau teithio.  Esboniodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd nad oedd y cyfleuster yma ar gael ar hyn o bryd ar gyfer cyfarfodydd fel  Cyd-bwyllgorau Craffu ond gellid ei ddefnyddio ar gyfer Gweithgorau neu Is-bwyllgorau.  Esboniodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd bod Gwasanaeth Gwella Effeithiolrwydd Ysgolion Rhanbarthol Gogledd Cymru’n cael ei redeg gan Gyd-bwyllgor, a theimlai’r Cynghorydd Kensler y dylai’r Pwyllgor Addysg Rhanbarthol fod yn destun craffu gan Sir Ddinbych a chraffu ar y cyd, o bosib.  Esboniodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd y byddai ffurfiant Pwyllgor felly’n amodol ar ystyriaeth gan y Pwyllgorau Craffu unigol.

Mynegodd y Cynghorydd M.L. Holland bryder ynglŷn â chyfarwyddebau a roddwyd gan Lywodraeth Cymru ynglŷn â chydweithio.  Amlygodd yr angen i archwilio rheolaeth Pwyllgorau mewnol cyn eu craffu gan gyrff a sefydliadau allanol.  Fodd bynnag, teimlai’r Cynghorydd Holland y byddai cyd-graffu materion traws-ffiniol yn fuddiol ac fe allai fod yn effeithiol.  Cyfeiriodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd at y Rheoliadau Drafft a oedd yn amlygu’r angen am gytundeb rhwng yr holl fuddgyfranogwyr, yn enwedig o ran y Telerau Gorchwyl, cyn creu Cyd-bwyllgorau.

Esboniwyd, oherwydd y cymhlethdod ychwanegol wrth sefydlu a rhedeg Cyd-bwyllgor Craffu, bod y Canllawiau’n argymell cwmpasu amlinellol i helpu i bennu a ddylid sefydlu Cyd-bwyllgor ai peidio, ac i bennu a oedd angen pwyllgor ad-hoc neu bwyllgor sefydlog.  Roedd dull rheoli prosiect wedi ei argymell yn gryf i sicrhau cyfarfod ag amcanion.

Byddai oblygiadau adnoddau potensial o sefydlu a chefnogi Cyd-bwyllgorau Craffu’n golygu gwaith ychwanegol i swyddogion cynorthwyol, ac fe’i hystyrid yn rhan o broses asesu’r Cyngor.  Gellid rheoli hyn gan fwyaf drwy gymorth ar gyfer adroddiadau blynyddol sy’n seiliedig ar y broses ond byddai effaith Cyd-bwyllgorau Craffu’n dibynnu ar raddfa a chwmpas y gweithgareddau.  Byddai cefnogi’r broses o adroddiadau blynyddol a chymeradwyo’r cynnwys i’w gyhoeddi’n golygu amser ychwanegol y swyddog, yn enwedig yn y flwyddyn gyntaf.  Dylid cynnwys y costau o fewn adnoddau presennol a’i adolygu wrth i’r broses ddatblygu.  Fodd bynnag, byddai gofynion ychwanegol a allai fod yn ganlyniad i’r gweithgareddau hyn, yn golygu bod llai o adnoddau ar gael mewn mannau eraill, yn enwedig o ran y darpariaethau craffu.

Adroddiadau Blynyddol

Esboniodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd ei bod yn ofynnol yn ôl y Mesur i bob Awdurdod Lleol gael trefniadau i bob Aelod wneud adroddiad blynyddol ar eu gweithgareddau yn eu rôl fel Cynghorydd, ac i gael cyfle cyfartal i gyhoeddi pob un o’r adroddiadau hynny.  Byddid yn addasu gwefan Sir Ddinbych i gynnwys gwybodaeth am yr adroddiadau blynyddol ac ym mhle y gellid eu cyrchu. 

Roedd y Canllawiau Statudol drafft yn caniatáu i Awdurdodau Lleol roi cyfyngiadau ar gynnwys yr adroddiadau a ddylai fod yn ffeithiol ac yn debygol o fod yn  troi o gwmpas cyfarfodydd, digwyddiadau, cynadleddau, hyfforddiant a datblygu.  Dylai cynhyrchu templed i’w ddefnyddio i gwblhau adroddiadau blynyddol gynorthwyo Aelodau i gwblhau eu hadroddiad â’r wybodaeth briodol.  Yn seiliedig ar y Canllawiau mae’r meysydd y gellid eu defnyddio fel prif benawdau templed wedi eu hymgorffori yn yr adroddiad, a gallai’r templed gynnwys gwybodaeth safonol ar flaenoriaethau corfforaethol y Cyngor  ar gyfer adroddiad pob Aelod.  Gan fod yna gyfyngiadau arbennig ynglŷn â’r hyn y gellid ei gynnwys mewn Adroddiad Blynyddol byddai angen adolygiad neu gyfnod golygu cyn cyhoeddi.  Byddai hyn yn sicrhau bod y cynnwys yn cydymffurfio â Chanllawiau Statudol ac unrhyw gyfyngiadau a roddir gan y Cyngor.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd W.L. Cowie ynglŷn â’r gofyniad i Gynghorydd gynhyrchu Adroddiad Blynyddol, rhoddodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd fanylion geiriad y Mesur fel y’i hamlinellir yn 4.5 yr adroddiad.  Mynegodd Aelodau’r Pwyllgor eu cefnogaeth i ddarpariaeth yr Adroddiadau Blynyddol. Yn ateb i gwestiwn gan y Cynghorydd G.M. Kensler ynglŷn â darpariaeth Adnoddau staffio, cyfeiriodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd at Ddatganiad y Prif Swyddog Cyllid a oedd yn dynodi y byddai prosesu a chymeradwyo cynnwys i’w gyhoeddi’n golygu amser ychwanegol swyddog yn ystod y flwyddyn gyntaf. 

Esboniodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd y byddai angen ymateb yr ymgynghoriad erbyn Rhagfyr 21^ain 2012.  Cadarnhaodd fod gan yr Aelod Arweiniol yr awdurdod dirprwyedig i gyflwyno ymateb a gellid ymgorffori barn a phryderon a fynegwyd gan y Pwyllgor yn yr ymateb.  Yn dilyn trafodaeth bellach:-

PENDERFYNWYD – yn amodol ar yr uchod, bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd:-

(a)  Yn nodi’r Canllawiau Statudol ar gyfer Cydbwyllgorau Trosolwg a Chraffu,

(b)        Yn nodi’r Canllawiau Statudol drafft ar gyfer Adroddiadau Blynyddol gan Aelodau Awdurdod Lleol;     

(c)  Y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd i baratoi templed gyda meysydd priodol (e.e. presenoldeb mewn cyfarfodydd) sydd wedi eu poblogi ymlaen llaw ar gyfer eu defnyddio gan Aelodau wrth gwblhau eu Hadroddiadau Blynyddol.