Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi amgaeedig) sy'n rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r aelodau am gynnydd Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol ynghyd â'r Prif Archwilydd Mewnol (CIA) yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Cafodd yr aelodau eu diweddaru am gynnydd y Tîm Archwilio Mewnol o ran darparu gwasanaethau, darpariaeth sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth ysgogi gwelliant.

Rhoddodd yr adroddiad wybodaeth am waith a wnaed gan Archwilio Mewnol ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor. Roedd yn caniatáu i'r pwyllgor fonitro perfformiad a chynnydd Archwilio Mewnol yn ogystal â darparu crynodebau o adroddiadau Archwilio Mewnol.

Cadarnhad bod 4 Archwiliad wedi'u cwblhau ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor ym mis Gorffennaf 2023, roedd y pedwar archwiliad wedi derbyn sgôr sicrwydd uchel. Roedd nifer yr archwiliadau a gwblhawyd yn is na'r arfer oherwydd bod nifer o ymchwiliadau arbennig yn cael eu cynnal ar yr un pryd. Ers cyhoeddi'r agenda 3 roedd archwiliadau pellach wedi'u cwblhau.

Roedd y Prif Archwilydd Mewnol yn falch o ddweud bod yr adran archwilio bellach mewn capasiti llawn. Roedd y tîm yn dal i fod yn ei fabandod gyda nifer o weithwyr ar lwybrau gyrfa. Roedd y Prif Archwilydd Mewnol yn falch o'r gwaith yr oedd y tîm yn ei gynhyrchu.

Dros y misoedd nesaf pwysleisiwyd y byddai angen i Archwilio Mewnol weithio'n agos gyda Phenaethiaid Gwasanaeth a Phennaeth Cyllid i asesu sut mae archwiliad yn mynd rhagddo a chwblhau archwiliadau. Byddai angen rhoi sicrwydd i sicrhau bod aelodau'n ymwybodol bod unrhyw doriadau yn cael eu cyflawni yn unol â chynigion cyllidebol er mwyn galluogi'r cyfrifon i gydbwyso.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Prif Swyddog Mewnol am y cyflwyniad manwl.

Yn ystod y drafodaeth –

·         Roedd gwaith yn mynd rhagddo i gwblhau gwaith archwilio wedi'i raglennu ar gyfer 2023/24. Bu'n rhaid i'r Prif Archwilydd Mewnol adolygu'r rhestr o waith arfaethedig i flaenoriaethu archwiliadau a oedd yn ofynnol yn ystod y flwyddyn ariannol hon a'r rhai y gellid eu gohirio neu nad oedd eu hangen. Byddai cyfarfodydd gyda Phenaethiaid Gwasanaeth yn cael eu trefnu ar ôl i'r cynllun newydd gael ei gwblhau.

·         Ar hyn o bryd roedd capasiti tîm a llwyth gwaith y tîm ar lefel foddhaol. Yn y flwyddyn ariannol newydd, byddai'r cynllun yn newid o bosibl i sicrhau bod yr holl doriadau yn cael eu hadolygu i roi sicrwydd pwyllgor bod maes y gwasanaeth yn dal i ddarparu angen.  

·         Mae'r broses ymchwiliadau arbennig yn cynnwys nifer o swyddogion gan gynnwys y Swyddog Monitro a'r Prif Archwilydd Mewnol yn adolygu pob achos a phenderfynu ar y camau gorau. Nid yw pob ymchwiliad arbennig yn cael ei adolygu drwy archwiliad mewnol.

·         Byddai darn blaenorol o waith ar drefniadau partneriaeth yn Sir Ddinbych yn cael ei adolygu a'i gynnwys yn y flwyddyn ariannol newydd. Gofynnodd yr Aelodau a oedd y papur yn fwy o ymarfer mapio i ddangos y cyfrifoldebau llywodraethu allweddol a ble maent yn gorwedd.

·         Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai'n cyflwyno canlyniadau'r ymchwiliadau arbennig fel adroddiad cyfrinachol ar ôl cwblhau'r ymchwiliad.

·         Rhannwyd yr holl adroddiadau archwilio a gwblhawyd mewn ysgolion gyda'r Pennaeth Addysg. Mae Archwilio Mewnol yn edrych ar ysgolion fesul clwstwr ac os byddent yn cael gwybod am unrhyw dueddiadau byddai trafodaethau pellach gyda swyddogion perthnasol yn digwydd.  Dywedodd wrth yr Aelodau ei fod i fod i gyfarfod â Chadeiryddion ac Is-gadeiryddion Cyrff Llywodraethol yn y flwyddyn newydd.

·         Dros yr haf, cysylltodd y tîm archwilio mewnol, â phob ysgol a oedd wedi derbyn archwiliad ers mis Ionawr 2020, i adolygu unrhyw gamau gweithredu oedd yn weddill. Sicrhaodd swyddogion gyda gwasanaethau fod Verto wedi cael ei ddiweddaru'n gywir yn erbyn unrhyw gamau gweithredu sy'n weddill neu'n tynnu sylw at unrhyw gamau gweithredu sydd angen eu cwblhau o hyd. Byddai rhagor o ohebiaeth a thrafodaethau gydag ysgolion yn digwydd pe bai'r camau'n parhau i fod yn rhagorol.

·         Gwnaethpwyd yr Aelodau'n ymwybodol bod materion archwilio mewnol yn cael eu cynnig, pob gwasanaeth a gynlluniodd y gweithredoedd.

PENDERFYNWYD bod aelodau'n nodi cynnydd a pherfformiad yr Archwiliad Mewnol.