Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan Reolwr y Tîm Gwelliannau Corfforaethol (copi’n amgaeëdig) ar Raglen Reoleiddio Archwilio Perfformiad 2012/13 ar gyfer Swyddfa Archwilio Cymru.

                                                             

  9.35 a.m. – 10.00 a.m.

 

Roedd adroddiad gan Reolwr y Tîm Gwella Corfforaethol, ar Raglen Rheoleiddio ar gyfer Archwiliad Perfformiad 2012/13 far gyfer Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) wedi ei gylchredeg gyda phapurau’r cyfarfod.

 

Roedd yr adroddiad yn darparu manylion y gwaith archwilio perfformiad a wnaethpwyd yn Sir Ddinbych gan SAC yn ystod 2012-13.  Fe amlinellai’r rhaglen rheoleiddio’r gwaith i’w gyflenwi gan ac ar ran yr Archwilydd Cyffredinol dan Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009 (y Mesur), Deddf Llywodraeth Leol 1999 a rhannau 2 a 3A Deddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004.  Roedd yn crynhoi’r gweithgaredd a gynlluniwyd ar gyfer 2012-13, swyddogaethau a chyfrifoldebau staff perthnasol SAC a ffioedd am waith archwilio perfformiad yr Archwilydd Cyffredinol.

 

Roedd y Rhaglen Rheoleiddio Drafft wedi ei drafod gyda swyddogion perthnasol, yn cynnwys y Pennaeth Cynllunio Busnes a Pherfformiad a Rheolwr y Tîm Gwella Corfforaethol, cyn cymeradwyaeth gan y Prif Weithredwr.    Roedd yr allbynnau o’r gwaith archwilio perfformiad yn cynnwys adroddiadau gan gyrff rheoleiddiol, fel SAC, ac roedd “y risg o adroddiadau negyddol arwyddocaol gan reolyddion allanol” wedi eu nodi fel risg ar Gofrestr Risgiau’r Cyngor.  Gyda Fframwaith Rheoli Perfformiad Corfforaethol yn brif reolaeth wedi ei sefydlu i reoli’r risg, fe nodwyd fod y camau canlynol yn ofynnol i leihau’r risg gweddillol ymhellach:-

 

·        Datblygu fframwaith mwy ffurfiol ar gyfer cydlynu hunanasesiadau i gynnal gweithgareddau rheoleiddiol.

·        Gweithredu dull gweithredu newydd i osod targedau, yn ôl cytundeb yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth, ar gyfer Cynlluniau Gwasanaeth  2012-13.

·        Cyflenwi hyfforddiant rheoli perfformiad ar gyfer Aelodau newydd, yn cynnwys gosod targedau.

 

Cyflwynodd Cynrychiolydd SAC (GB) yr adroddiad a rhoddodd wybodaeth gefndir ar yr Archwiliad Perfformiad ac agweddau ariannol ar y gwaith a ymgymerwyd gan SAC o ran Sir Ddinbych.  Fe amlinellodd y meysydd allweddol i’w nodi a oedd yn cynnwys:-

 

-          Darparu Sicrwydd

-          Awgrymiadau ar gyfer Meysydd i’w Gwella

-          Nodi Arferion Da

-          Gofynion dan Fesurau Llywodraeth Cymru

 

Darparwyd crynodeb manwl o’r Rhaglen Reoleiddiol ar gyfer Archwiliad Perfformiad 2112-13 ac roedd yn cynnwys y prif feysydd canlynol:-

 

-          Gwaith archwilio perfformiad yn Sir Ddinbych, dan Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009.

-          Yr Asesiad Gwella, yn archwilio’r Cynllun Corfforaethol.

-          Gwaith arall y bydd yr Archwilydd Cyffredinol yn ei ddefnyddio i hysbysu ei waith o archwilio perfformiad yn y Cyngor.

-          Gwaith archwilio ariannol yr Archwilydd Penodedig.

-          Gwaith rheolyddion perthnasol.

-          Rhaglen yr Archwilydd Cyffredinol o waith archwilio perfformiad lleol cyrff GIG unigol.

-          Rhaglen yr Archwilydd Cyffredinol o astudiaethau gwerth am arian.

 

Roedd cynigion ar gyfer gwaith lleol eleni wedi eu gosod allan yn Arddangosyn 1 yr adroddiad ac roedd sylw arbennig wedi ei wahodd i faterion sy’n ymwneud á Chydweithredu, Digartrefedd ac Adolygiad trefniadau gan y Cyngor i gyflenwi gwasanaethau a oedd yn effeithlon ac yn cael eu rheoli’n dda.

 

Darparwyd crynodeb o’r Atodiadau canlynol gan Gynrychiolydd SAC (GB)

 

Atodiad 1  -  Gwaith perfformiad Swyddfa Archwilio Cymru a gynlluniwyd ar gyfer 2012/13.

Atodiad 2  -  Swyddogaethau a Chyfrifoldebau.

Atodiad 3  -  Tîm archwilio perfformiad yr Archwilydd Cyffredinol

Atodiad 4  -  Ffioedd.

Atodiad 5  -  Rhaglen yr Archwilydd Cyffredinol o astudiaethau gwerth-am-arian.

 

Codwyd y materion canlynol gan Aelodau’r pwyllgor a darparwyd ymateb:-

 

O ran Atodiad 1, esboniwyd y dylai cyflenwad y rhaglen waith flynyddol fod wedi ei gwblhau, yn ddelfrydol, erbyn Mawrth 31ain.  Ond, roedd agweddau arbennig yn cael eu rheoli gan ddylanwadau allanol lle’r oedd meysydd eraill yn cael eu rheoli’n statudol.

Nid oedd SAC yn ymwybodol yn gyfredol o unrhyw Archwiliadau Estyn cynlluniedig.

- Cyfeiriwyd at gyfrifoldeb SAC i archwilio’r Datganiad Cyfrifon Statudol.  Esboniwyd ei bod yn bwysig fod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn gwbl ymwybodol o’r ddogfen pecyn gwaith cyflawn a gyflwynwyd gan SAC.

-          Gellid cyflwyno adroddiad o ran y gwaith a wnaethpwyd gan SAC ar gyfer yr Archwilydd Cyffredinol i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol i ddibenion gwybodaeth.  Cadarnhawyd y byddai agweddau arbennig ar y gwaith yn rhaglen statudol o waith a fyddai’n ymddangos yn y flaenraglen waith.

-          Esboniwyd bod y gwaith a wnaethpwyd gan SAC yn darparu’r Awdurdod a’r trethdalwyr â sicrwydd o ran perfformiad a threfniadau rheolaeth ariannol.

-          Fe adroddwyd yn Ionawr, 2012 y byddai cynnydd o ran prosiect y Rhyl yn Symud Ymlaen yn cael ei archwilio ym Medi, 2012.

Mewn ymateb i gwestiwn ar Astudiaethau Gwella o ran effeithiolrwydd craffu, esboniwyd y byddai’r fformat sydd i’w ddefnyddio’n cael ei fabwysiadau gan holl Awdurdodau Cymru.

-          Cafodd manylion o ran archwilio gweithio cydweithredol gyda chyrff allanol, gyda chyfeiriad arbennig at Betsi Cadwaladr, eu hamlinellu gan ystyried y gwaith i’w sgopio.

 

Yn dilyn trafodaeth bellach:-

 

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad ac yn nodi’r Rhaglen Reoleiddiol, yn atodol yn Atodiad I.