Eitem ar yr agenda

Derbyn adroddiad diweddaru ar y cynnydd o ran gweithredu'r cynllun gweithredu a oedd yn cyd-fynd â'r adroddiad Archwilio Mewnol ar Reoli Prosiect Adeilad y Frenhines a gyflwynwyd i'r pwyllgor hwn ym mis Ionawr 2021 (amgaeir copi).

Arweiniodd y Prif Archwilydd Mewnol (PAM) aelodau drwy adroddiad dilynol yr Archwiliad Mewnol (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Rhoddodd yr adroddiad y wybodaeth ddiweddaraf i'r aelodau am y cynnydd o ran gweithredu'r cynllun gweithredu a oedd yn cyd-fynd â'r adroddiad Archwilio Mewnol ar Reoli Prosiectau Adeilad y Frenhines a gyflwynwyd i'r pwyllgor hwn ym mis Ionawr 2021.

Cyflwynodd y PAM ganfyddiadau'r ail ddilyniant mewnol i'r aelodau

adolygiad archwilio. Roedd yr archwiliad gwreiddiol wedi cael sicrwydd isel ac roedd yr aelodau wedi gofyn am ddilyniant. Pwysleisiwyd bod yr adolygiad archwilio cyntaf wedi dod i'r casgliad bod cynnydd wedi'i wneud a bod 8 o'r 12 cam gweithredu wedi'u rhoi ar waith. Roedd y sgôr sicrwydd wedi'i chodi i sicrwydd canolig yn seiliedig ar y gwaith a gwblhawyd. Tynnwyd sylw at y ffaith nad oedd y prosiect wedi'i ailystyried gan fod y prosiect yn dal i fod yn fyw ac yn weithgar, adolygodd y tîm archwilio'r cynllun gweithredu yn unig.

Cynhaliwyd yr ail adolygiad dilynol i adolygu'r 4 pwynt gweithredu a oedd yn weddill. Cadarnhaodd y PAM yn dilyn yr ail adolygiad fod y pedwar cam gweithredu a oedd yn weddill yn dal heb eu bodloni.

Roedd yr adolygiad wedi sefydlu oedi wrth ad-drefnu'r system rheoli prosiectau oherwydd blaenoriaethau eraill. Roedd y system rheoli prosiect wreiddiol i fod i ddod â'i chontract i ben felly roedd yn ofynnol ei rhoi allan i dendr ers hynny roedd yr awdurdod wedi aros gyda'r un system. Effeithiodd hyn ar dri o'r camau gweithredu yn ymwneud â rheoli prosiectau. Pwysleisiwyd y camau sy'n gysylltiedig â chamau rheoli prosiect cyffredinol, nid yn benodol i adeilad y Frenhines. 

Roedd cynnydd wedi'i wneud i'r pwyntiau gweithredu eraill ac roedd y PAM yn obeithiol y byddai'r camau gweithredu'n cael eu cwblhau erbyn y terfynau amser a ddarparwyd.

Diolchodd yr Aelodau i'r PAM am y diweddariad a thrafodwyd y meysydd canlynol:

·         Roedd Llywodraeth Cymru wedi darparu arian ychwanegol ar gyfer y costau ychwanegol hyd yma. Cynrychiolwyd Llywodraeth Cymru ar y bwrdd prosiectau a lle bo'n ymwybodol o statws y prosiect.

·         Wrth ymchwilio i gaffael eiddo yn awr, yn enwedig cyflwr yr eiddo, cynhaliwyd arolwg strwythurol cyn prynu'r eiddo. Rhoddodd wybodaeth ychwanegol i swyddogion am y cyflwr strwythurol.

·         Roedd tendr system rheoli'r prosiect wedi'i gwblhau ac roedd Verto wedi llwyddo i sicrhau'r contract. Roedd cytundeb wedi'i wneud i wella'r system. Cadarnhaodd y PAM fod nifer o awdurdodau eraill hefyd yn defnyddio'r system Verto.  Verto oedd enw'r cwmni a ddarparodd y platfform meddalwedd i gwblhau'r gwaith o reoli'r prosiect.

·         Cadarnhawyd bod cronfa wrth gefn wedi bod ar waith ar gyfer y prosiect ond oherwydd amgylchiadau nas rhagwelwyd, roedd rhwystrau'n gofyn am ddefnyddio'r arian wrth gefn. Roedd yn anodd amcangyfrif faint o arian a neilltuwyd ar gyfer cynlluniau wrth gefn.  

·         Roedd adroddiad i fod i gael ei gyflwyno i'r Cabinet yn ystod y mis nesaf.

·         Cadarnhaodd y PAM fod y camau a gaewyd o dan 2.1 a 2.2 wedi'u cwblhau gan fod camau wedi'u cymryd i wella'r trefniadau llywodraethu a'r rheolaethau.

·         Clywodd yr Aelodau ei fod yn dibynnu ar yr hyn a gynhwyswyd yn y contract, gallai archwiliad mewnol gael gafael ar wybodaeth yr oedd ei hangen ar gontractwyr. Canolbwyntiodd yr Archwiliad Mewnol fwy ar reoli contractau prosiectau.

·         Sefyllfa cyrff mewnol a grëwyd o fewn yr awdurdod i oruchwylio prosiectau oedd eu bod yn gyfarfodydd preifat a gynhelir o fewn y cyngor. Byddai'n dibynnu ar y wybodaeth a ddarparwyd yn y cyfarfod pe bai'r wybodaeth yn gyfrinachol cyn datgelu gwybodaeth i aelodau eraill.

Diolchodd yr Aelodau i'r swyddogion am yr ymateb manwl i bryderon yr aelodau. Pwysleisiwyd bod yr aelodau'n gofyn am fonitro datblygiad y prosiect yn ofalus.

PENDERFYNWYD bod yr aelodau'n nodi cynnwys yr adroddiad dilynol ar Reoli Prosiect Adeilad y Frenhines a dylid cynnwys adroddiad dilynol pellach ym mlaenraglen waith y pwyllgor fel eitem ar wahân ar yr agenda, yn dilyn yr adolygiad archwilio mewnol.