Eitem ar yr agenda
ADOLYGIAD DILYNOL ARCHWILIO MEWNOL - RHEOLI PROSIECT ADEILAD Y FRENHINES
Derbyn adroddiad diweddaru ar y cynnydd o ran gweithredu'r cynllun
gweithredu a oedd yn cyd-fynd â'r adroddiad Archwilio Mewnol ar Reoli Prosiect
Adeilad y Frenhines a gyflwynwyd i'r pwyllgor hwn ym mis Ionawr 2021 (amgaeir
copi).
Cofnodion:
Arweiniodd y Prif Archwilydd Mewnol (PAM)
aelodau drwy adroddiad dilynol yr Archwiliad Mewnol (a ddosbarthwyd yn
flaenorol). Rhoddodd yr adroddiad y wybodaeth ddiweddaraf i'r aelodau am y
cynnydd o ran gweithredu'r cynllun gweithredu a oedd yn cyd-fynd â'r adroddiad
Archwilio Mewnol ar Reoli Prosiectau Adeilad y Frenhines a gyflwynwyd i'r
pwyllgor hwn ym mis Ionawr 2021.
Cyflwynodd y PAM ganfyddiadau'r ail
ddilyniant mewnol i'r aelodau
adolygiad archwilio. Roedd yr archwiliad
gwreiddiol wedi cael sicrwydd isel ac roedd yr aelodau wedi gofyn am
ddilyniant. Pwysleisiwyd bod yr adolygiad archwilio cyntaf wedi dod i'r
casgliad bod cynnydd wedi'i wneud a bod 8 o'r 12 cam gweithredu wedi'u rhoi ar
waith. Roedd y sgôr sicrwydd wedi'i chodi i sicrwydd canolig yn seiliedig ar y
gwaith a gwblhawyd. Tynnwyd sylw at y ffaith nad oedd y prosiect wedi'i
ailystyried gan fod y prosiect yn dal i fod yn fyw ac yn weithgar, adolygodd y
tîm archwilio'r cynllun gweithredu yn unig.
Cynhaliwyd yr ail adolygiad dilynol i
adolygu'r 4 pwynt gweithredu a oedd yn weddill. Cadarnhaodd y PAM yn dilyn yr
ail adolygiad fod y pedwar cam gweithredu a oedd yn weddill yn dal heb eu
bodloni.
Roedd yr adolygiad wedi sefydlu oedi wrth
ad-drefnu'r system rheoli prosiectau oherwydd blaenoriaethau eraill. Roedd y
system rheoli prosiect wreiddiol i fod i ddod â'i chontract i ben felly roedd
yn ofynnol ei rhoi allan i dendr ers hynny roedd yr awdurdod wedi aros gyda'r
un system. Effeithiodd hyn ar dri o'r camau gweithredu yn ymwneud â rheoli
prosiectau. Pwysleisiwyd y camau sy'n gysylltiedig â chamau rheoli prosiect
cyffredinol, nid yn benodol i adeilad y Frenhines.
Roedd cynnydd wedi'i wneud i'r pwyntiau
gweithredu eraill ac roedd y PAM yn obeithiol y byddai'r camau gweithredu'n
cael eu cwblhau erbyn y terfynau amser a ddarparwyd.
Diolchodd yr Aelodau i'r PAM am y
diweddariad a thrafodwyd y meysydd canlynol:
·
Roedd
Llywodraeth Cymru wedi darparu arian ychwanegol ar gyfer y costau ychwanegol
hyd yma. Cynrychiolwyd Llywodraeth Cymru ar y bwrdd prosiectau a lle bo'n
ymwybodol o statws y prosiect.
·
Wrth
ymchwilio i gaffael eiddo yn awr, yn enwedig cyflwr yr eiddo, cynhaliwyd arolwg
strwythurol cyn prynu'r eiddo. Rhoddodd wybodaeth ychwanegol i swyddogion am y
cyflwr strwythurol.
·
Roedd
tendr system rheoli'r prosiect wedi'i gwblhau ac roedd Verto wedi llwyddo i
sicrhau'r contract. Roedd cytundeb wedi'i wneud i wella'r system. Cadarnhaodd y
PAM fod nifer o awdurdodau eraill hefyd yn defnyddio'r system Verto. Verto oedd enw'r cwmni a ddarparodd y
platfform meddalwedd i gwblhau'r gwaith o reoli'r prosiect.
·
Cadarnhawyd
bod cronfa wrth gefn wedi bod ar waith ar gyfer y prosiect ond oherwydd
amgylchiadau nas rhagwelwyd, roedd rhwystrau'n gofyn am ddefnyddio'r arian wrth
gefn. Roedd yn anodd amcangyfrif faint o arian a neilltuwyd ar gyfer cynlluniau
wrth gefn.
·
Roedd
adroddiad i fod i gael ei gyflwyno i'r Cabinet yn ystod y mis nesaf.
·
Cadarnhaodd
y PAM fod y camau a gaewyd o dan 2.1 a 2.2 wedi'u cwblhau gan fod camau wedi'u
cymryd i wella'r trefniadau llywodraethu a'r rheolaethau.
·
Clywodd
yr Aelodau ei fod yn dibynnu ar yr hyn a gynhwyswyd yn y contract, gallai
archwiliad mewnol gael gafael ar wybodaeth yr oedd ei hangen ar gontractwyr. Canolbwyntiodd
yr Archwiliad Mewnol fwy ar reoli contractau prosiectau.
·
Sefyllfa
cyrff mewnol a grëwyd o fewn yr awdurdod i oruchwylio prosiectau oedd eu bod yn
gyfarfodydd preifat a gynhelir o fewn y cyngor. Byddai'n dibynnu ar y wybodaeth
a ddarparwyd yn y cyfarfod pe bai'r wybodaeth yn gyfrinachol cyn datgelu
gwybodaeth i aelodau eraill.
Diolchodd yr Aelodau i'r swyddogion am yr
ymateb manwl i bryderon yr aelodau. Pwysleisiwyd bod yr aelodau'n gofyn am
fonitro datblygiad y prosiect yn ofalus.
PENDERFYNWYD bod yr aelodau'n nodi cynnwys yr adroddiad
dilynol ar Reoli Prosiect Adeilad y Frenhines a dylid cynnwys adroddiad dilynol
pellach ym mlaenraglen waith y pwyllgor fel eitem ar wahân ar yr agenda, yn
dilyn yr adolygiad archwilio mewnol.
Dogfennau ategol:
- Council and Committee Report Template -Internal Audit Follow Up Queen's Building, Eitem 8. PDF 206 KB
- Appendix 1 Internal Audit Follow-up Report - PM of Queens Building Janua..., Eitem 8. PDF 460 KB