Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan  y Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu / Cydgysylltydd Craffu (copi’n amgaeëdig) i’r Cyngor ystyried Adroddiad Blynyddol y Pwyllgorau Craffu ar gyfer 2011/12.

Roedd copi o’r cyd-adroddiad gan y Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu a’r Cydgysylltydd Craffu, a oedd wedi ei gyflwyno i’r Cyngor yn unol â Chyfansoddion Sir Ddinbych, sef adroddiad blynyddol ar eu gweithgareddau yn ystod 2011/12, wedi ei gyflwyno gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Esboniodd y Cydgysylltydd Craffu y byddai’r Adroddiad Blynyddol yn cynorthwyo gyda chyflwyno gwaith y Pwyllgorau Craffu a’r rôl i’r holl Aelodau etholedig. Roedd yr adroddiad yn cynnwys canlyniadau’r ymarfer hunanwerthuso a ymgymerwyd i fesur effeithiolrwydd y swyddogaeth graffu. Y llynedd, roedd yr hunanwerthusiad wedi nodi rhai meysydd lle’r oedd angen gwaith pellach er mwyn eu cryfhau. Roedd y meysydd hyn wedi eu gwerthuso eto mewn perthynas â darganfyddiadau ymarfer eleni ac roedd y casgliad wedi ei gynnwys ar dudalennau 6 a 7 yr Adroddiad Blynyddol.

Roedd y Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu wedi mynegi pryderon ynglŷn â phroblem cael cworwm yng nghyfarfodydd Pwyllgorau Craffu. Tra nad oedd tystiolaeth bod hyn wedi amharu ar effeithiolrwydd craffu, teimlwyd bod posibilirwydd y byddai gwaith craffu a’r broses ddemocrataidd yn cael eu tanseilio yn y pen draw. O ganlyniad, roedd y Grŵp wedi argymell bod cofnod presenoldeb pob Aelod unigol Pwyllgorau Craffu’r Cyngor, ar ddiwedd blwyddyn ddinesig 2012/13, yn cael ei gofnodi yn yr Adroddiad Blynyddol. Byddai cofnodion cyfarfod yn nodi ymddiheuriadau a gyflwynwyd, os byddant wedi eu cyflwyno cyn cynnal y cyfarfod.

Roedd strwythur newydd y Pwyllgorau Craffu wedi ei gyflwyno yn 2011/12 gyda phedwar Pwyllgor Craffu gweithredol yn cael eu disodli gan dri Phwyllgor thematig. Roedd manylion adolygiad o’r strwythur newydd wedi ei werthuso a’i gynnwys yn yr Adroddiad. Y casgliad cyffredinol, yn amodol ar ychydig o fân addasiadau, oedd bod y strwythur newydd yn addas i’w bwrpas. 

Roedd manylion y pwerau a’r dyletswyddau newydd i’w rhoi i Bwyllgorau Craffu Awdurdod Lleol, ar ôl gweithredu darpariaethau Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011, wedi eu hamlinellu yn yr adroddiad. Byddai gwybodaeth bellach ar y darpariaethau, a’r opsiynau a gynigir ganddynt, yn cael ei chyflwyno i’r Aelodau ar ôl cyhoeddi’r canllaw statudol terfynol.           

Cyfeiriodd y Cynghorydd H Ll Jones at benodi Aelodau newydd i’r Cyngor a phwysigrwydd nodi’r newidiadau a’r gwaith a wnaed gan y swyddogaeth graffu yn ystod flwyddyn ddiwethaf. Amlygwyd yr angen i sicrhau bod cworwm yng nghyfarfodydd y Pwyllgorau Craffu a chadarnhawyd y bydd cofnodion presenoldeb yn cael eu cynnwys yn yr Adroddiad Blynyddol 2012/13. Roedd pamffled ar waith craffu wedi ei gyhoeddi i ysgogi diddordeb trigolion yn y gwaith craffu a byddai hyn yn cael ei wneud eto i grynhoi gwaith craffu 2012/13. Cyfeiriodd y Cynghorydd Jones at baragraff 4.8 yr adroddiad a oedd yn amlinellu’r pwerau a’r dyletswyddau newydd a ddaeth i ran Pwyllgorau Craffu dan ddarpariaeth Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011, ac Atodiad 7, y Siart Cyfeirio a Rhyngwneb Craffu, a oedd yn amlinellu rôl a statws craffu o fewn y Cyngor.

Esboniodd y Cynghorydd D I Smith bod bod yn Aelod o’r Pwyllgor Craffu yn rhoi cipolwg gwerthfawr ar agweddau gweithredol y Cyngor Cyfeiriodd at nifer o faterion a ystyriwyd gan y Pwyllgor Craffu Cymunedau, ac esboniodd ei fod yn falch o’r gwaith a wnaed gan y Pwyllgor a’r canlyniadau a ddeilliodd.

Cyfeiriodd y Cynghorydd R L Feeley at effeithiolrwydd gwaith craffu a oedd wedi ei gymeradwyo gan Adroddiad Archwilio Estyn, fel y nodwyd ar dudalen 39 yr Adroddiad Blynyddol. Esboniodd bod y Pwyllgor Craffu Perfformiad wedi cysylltu Aelodau’n llwyddiannus â heriau effeithlonrwydd gwasanaeth a oedd wedi cynorthwyo o ran dosbarthu baich gwaith a chyfrifoldebau.

Diolchodd y Prif Weithredwr i’r aelodau a’r swyddogion am yr adroddiad cynhwysfawr a’r hunanwerthusiad mewn perthynas â’r broses graffu a phwysleisiodd y materion canlynol a oedd angen gwaith a thrafodaeth bellach yn ystod y flwyddyn i ddod yn ei farn ef:-

·        Pwysigrwydd presenoldeb Aelodau yng nghyfarfodydd y Pwyllgorau Craffu a’r angen i sicrhau pennu amcan bod cworwm i bob cyfarfod bob amser.

·        Ystyried barn Aelodau ar amser a lleoliad cyfarfodydd, gyda chyfeiriad penodol at y posibilrwydd o gynnal cyfarfodydd gyda’r nos.

·        Cyfathrebu rhwng y  Cabinet a Chraffu a dosbarthu gwybodaeth yn hanfodol i agweddau gweithredol y Cyngor, Y Cabinet yn cael eitem benodol ar y rhaglen ar gyfer materion a gyfeirir gan Bwyllgorau Craffu, effeithiolrwydd y broses galw i mewn a chynnwys Arweinwyr Grwpiau ar y Cabinet i wella atebolrwydd a chyfathrebu.

·        Pwysigrwydd mater craffu personau dynodedig a rhoi’r cyfle i alw i gyfrif a chraffu’r sectorau cyhoeddus a phreifat.

·        Rôl y Byrddau Rhaglen o ran darparu Aelodau craffu gyda’r cyfle i gymryd rhan yng ngweithrediadau mewnol yr Awdurdod.

·         Rôl Hyrwyddwyr a’r angen am ganllawiau pellach a chymorth wrth sicrhau eu bod yn effeithiol. Awgrymodd y Cynghorydd J. Butterfield bod adroddiadau’n cael eu cyflwyno yn y dyfodol gan Hyrwyddwyr yn amlinellu'r gwaith a wnaed yn eu rolau unigol.

Mewn ymateb i gyfeiriad y Cynghorydd C Hughes at y pŵer i gyfethol aelodau nad oeddynt yn aelodau’r Cyngor fel aelodau Pwyllgorau Craffu Awdurdod Lleol esboniodd y Cynghorwyr R.L. Feeley a G.M. Kensler y buasent yn croesawu penodi personau gyda gwybodaeth arbenigol mewn meysydd penodol. Serch hynny, teimlent y dylai’r Awdurdod fod yn ofalus o ran penodi aelodau cyfetholedig fel aelodau llawn y Pwyllgor a chyfeiriodd y Cynghorydd Feeley at y broses ddemocrataidd o benodi Aelodau’r Cyngor. Cyfeiriodd y Cynghorydd H. Hilditch Roberts at bwysigrwydd adrodd am y gwaith a wnaed gan y Cyngor a'r angen am well cyfathrebu gyda’r cyhoedd.

Cyfeiriodd nifer o’r Aelodau at y gwaith canmoladwy a wnaed gan Hyrwyddwyr a rhoddodd nifer o’r Hyrwyddwyr fanylion y gwaith a wnânt yn eu rolau penodol. Esboniodd y Cadeirydd y dylai’r gwaith a wnaed gan Hyrwyddwyr gael mwy o gyhoeddusrwydd o fewn y Siambr ac yn allanol.

Mewn ymateb i bryderon a fynegwyd gan yr Aelodau mewn perthynas â phresenoldeb aelodau mewn cyfarfodydd, cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd y byddai manylion cofnodion presenoldeb Aelodau yn cael eu cyhoeddi ar y wefan ac yn cael eu monitro gan y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol. Fodd bynnag, roedd y gyfraith yn pennu'r nifer lleiaf o gyfarfodydd yr oedd angen eu mynychu.

Cefnogodd yr Aelodau y farn a fynegwyd gan y Cynghorydd E W Williams y dylid cyflwyno Adroddiad Blynyddol y Pwyllgorau Craffu i’r Cyngor ar ddiwedd y flwyddyn ariannol yr oedd yr adroddiad yn ymwneud â hi.

Yn ystod y drafodaeth a ddilynodd, eiliwyd cynnig gan y Cynghorydd M Ll Davies i dderbyn yr Adroddiad Blynyddol gan y Cynghorydd S A Davies, ac o roddi’r mater i bleidlais, derbyniwyd y cynnig.

PENDERFYNWYD – bod y Cyngor yn derbyn Adroddiad Blynyddol y Pwyllgorau Craffu ar gyfer 2012/13 ac yn cydnabod sylwadau'r Aelodau.