Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd John Roberts.

Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu ragfarnol mewn unrhyw fusnes a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad personol na chysylltiad oedd yn rhagfarnu.

I ethol Cadeirydd y Pwyllgor ar gyfer y blynyddoedd dinesig 2023/24 a 2024/25.

(Noder: Yn unol â Chylch Gorchwyl y Pwyllgor, bydd Cadeiryddiaeth y Pwyllgor yn newid bob dwy flynedd rhwng aelodau etholedig Cynghorau Sir Ddinbych a Chonwy bob yn ail. Felly bydd Cadeirydd y Pwyllgor ar gyfer 2023/24 a 2024/25 yn Aelod o Gyngor Bwrdeistref Sirol Conwy).

Yn unol â Chylch Gorchwyl Cydbwyllgor Trosolwg a Chrafu Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Conwy a Sir Ddinbych, ceisiwyd enwebiad am Gadeirydd ar gyfer blwyddyn y cyngor 2023/24 a 2024/25 o blith cynrychiolwyr Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy ar y Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu.  Enwebodd y Cynghorydd Austin Roberts y Cynghorydd Cheryl Carlisle ar gyfer rôl y Cadeirydd, eiliodd y Cynghorydd Stephen Price yr enwebiad hwnnw.   Ni chafwyd unrhyw enwebiadau eraill.  Yn unfrydol: 

Penderfynwyd: ethol y Cynghorydd Cheryl Carlisle yn Gadeirydd Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Conwy a Sir Ddinbych yn ystod blwyddyn y cyngor 2023/24 a 2024/25.

Diolchodd y Cynghorydd Carlisle i bawb am eu cefnogaeth.

I ethol Îs-Gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer y blynyddoedd dinesig 2023/24 a 2024/25.

(Noder: Yn unol â Chylch Gorchwyl y Pwyllgor, bydd Îs-Gadeiryddiaeth y Pwyllgor yn newid bob dwy flynedd rhwng aelodau etholedig Cynghorau Sir Ddinbych a Chonwy bob yn ail. Felly bydd Îs-Gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer 2023/24 2024/25 yn Aelod o Gyngor Sir Ddinbych).

Ar ben hynny ac yn unol â Chylch Gorchwyl Cydbwyllgor Trosolwg a Chrafu Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Conwy a Sir Ddinbych, ceisiwyd enwebiad am Is-Gadeirydd ar gyfer blwyddyn y cyngor 2023/24 a 2024/25 o blith cynrychiolwyr Cyngor Sir Ddinbych ar y Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu.  Enwebodd y Cynghorydd Joan Butterfield y Cynghorydd Gareth Sandilands ar gyfer rôl yr Is-Gadeirydd, eiliodd y Cynghorydd Arwel Roberts yr enwebiad hwnnw.   Ni chafwyd unrhyw enwebiadau eraill.  Yn unfrydol:

Penderfynwyd: ethol y Cynghorydd Gareth Sandilands yn Is-Gadeirydd Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Conwy a Sir Ddinbych yn ystod blwyddyn y cyngor 2023/24 a 2024/25.

Diolchodd y Cynghorydd Sandilands i bawb am eu cefnogaeth.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) o Ddeddf Llywodraeth Leol, 1972.

Nid oedd y swyddogion yn ymwybodol o faterion brys cyn y cyfarfod.

I dderbyn cofnodion cyfarfod y Cyd-bwyllgor Trosolwg a Chraffu ar gyfer Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Conwy a Sir Ddinbych a gynhaliwyd ar 21 Hydref 2022 (copi’n amgaeëdig).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Conwy a Sir Ddinbych a gynhaliwyd ar 21 Hydref 2022 er cymeradwyaeth. 

Penderfynwyd: cymeradwyo cofnodion cyfarfod Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Conwy a Sir Ddinbych a gynhaliwyd ar 21 Hydref 2022 fel cofnod gwir a chywir o’r gweithrediadau.

Ni chodwyd unrhyw fater mewn perthynas â chynnwys y cofnodion.

Trafod gyda chynrychiolydd o Fwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr (BIPBC) gyfraniad y Bwrdd Iechyd i waith y BGC, ynghyd â’r manteision i’r Bwrdd Iechyd o fod yn bartner ar y BGC.

Croesawodd y Cadeirydd Alyson Constantine, Cyfarwyddwr Gweithrediadau’r Gymuned Iechyd Integredig (Canolog) Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr i’r cyfarfod i drafod cyfraniad y Bwrdd Iechyd i waith y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus (BGC) gyda’r Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu, ynghyd â’r manteision i’r Bwrdd Iechyd o fod yn bartner ar y BGC. 

Cyn dechrau’r drafodaeth, bu i’r Cadeirydd atgoffa aelodau’r Pwyllgor bod pwerau’r Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu mewn perthynas â chraffu ar y Bwrdd Iechyd, fel gyda phartneriaid eraill y BGC, yn ymestyn i’w cyfraniad i waith y BGC yn unig.   Pwysleisiodd nad oedd y Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu yn meddu ar unrhyw bwerau i graffu ar bolisïau neu ddarpariaeth gwasanaeth sefydliadau unigol sy’n allanol i’w rôl ar y BGC.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Gweithrediadau wrth yr aelodau bod y Bwrdd Iechyd wedi derbyn Fframwaith Perfformiad GIG Cymru yn ddiweddar.  Wedi’i gynnwys yn y fframwaith hwnnw oedd gwybodaeth am Gymru Iachach ac roedd 4 nod y Cynllun yn cyd-fynd yn dda ochr yn ochr â Chynllun Lles ar y cyd y BGC.   O safbwynt y Bwrdd Iechyd a’r Gymuned Iechyd Integredig, roedd dogfennau strategol yn cysylltu’r gwaith partneriaeth rhwng y Bwrdd a gwaith y cynllun lles.

Atgoffwyd yr aelodau o amcanion Cynllun Lles Conwy a Sir Ddinbych yn cynnwys mynediad at ofal sylfaenol, adferiad canser, oedi wrth drosglwyddo gofal, cynllun ar gyfer iechyd meddwl a Gwasanaethau Iechyd Meddwl Plant a Phobl Ifanc, gofal, diagnosteg adferiad a gofal mewn argyfwng a brys.  Arddangos y meysydd niferus sydd o fudd i weithio mewn partneriaeth.

Cynigodd y Cyfarwyddwr Gweithrediadau i rannu ei manylion cyswllt gyda’r aelodau pe bai ganddynt unrhyw sylwadau neu gwestiynau i’w codi y tu allan i’r cyfarfod. 

Gofynnodd yr aelodau sut allant gefnogi a mynd ati i graffu ar y bartneriaeth rhwng y BGC a’r Bwrdd Iechyd orau mewn cyfarfodydd yn y dyfodol.   Mewn ymateb, awgrymodd y Cyfarwyddwr Gweithrediadau y dylid cael dealltwriaeth o faint o wybodaeth y mae’r Grŵp BGC ar y Cyd yn ei dderbyn yn nhermau perfformiad o safbwynt iechyd yn erbyn yr amcanion a osodwyd.  Rhoi gwybodaeth i aelodau i graffu a thrafod unrhyw feysydd mewn cyfarfodydd yn y dyfodol. 

Roedd cyfathrebu yn aml yn eithaf heriol.  Yn aml, gall hysbysu preswylwyr o waith y Bwrdd a derbyn gwybodaeth gan breswylwyr fod yn anodd.  Roedd rhannu ac ymgysylltu â chleifion a grwpiau mewn cymdeithas yn fuddiol i bawb ac yn galluogi i drafodaethau a chyfathrebu ddigwydd a ffurfio perthynas gadarnhaol rhwng partneriaid a’r cyhoedd.   Os sefydlwyd canolbwynt neu ganolfan wybodaeth i liniaru’r gwaith o rannu gwybodaeth rhwng preswylwyr, gwasanaethau cyhoeddus a’r sector gwirfoddol, byddai’r Bwrdd Iechyd o bosibl yn hapus i ymgysylltu mewn a rhannu gwybodaeth a chael trafodaethau pellach os byddai hynny’n digwydd. Byddai'r holl sianeli rhannu gwybodaeth a'r platfform y mae angen ei ddefnyddio yn helpu i ddarparu gwasanaethau cyffredinol gwell i drigolion.

Mynegodd aelod bryder ynglŷn â risgiau mewn perthynas â meddygfeydd mewn maes penodol, awgrymodd y Cadeirydd y dylid codi ymholiadau o natur benodol gyda'r Bwrdd Iechyd y tu allan i'r cyfarfod.

Ar ddiwedd y drafodaeth, diolchodd y Pwyllgor i’r cynrychiolydd o’r Bwrdd Iechyd am y wybodaeth a roddwyd ac am ateb cwestiynau’r aelodau. 

Penderfynwyd:  yn amodol ar yr arsylwadau uchod i dderbyn y wybodaeth a roddwyd ar gyfraniad Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr i waith Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Conwy a Sir Ddinbych a’r manteision iddo o fod yn bartner ar y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus. 

Ystyried adroddiad gan Swyddogion Cefnogi y BGC (copi ynghlwm) sy’n hysbysu’r Pwyllgor o’r risgiau sy’n wynebu’r BGC a’r mesurau a gymerwyd i reoli a lliniaru’r risgiau hynny. Mae’r adroddiad hefyd yn gofyn am sylwadau’r aelodau ar y risgiau a nodwyd a’r mesurau lliniaru a weithredwyd.

Tywysodd y Swyddog Perfformiad a Gwelliant Corfforaethol (CBSC) yr aelodau drwy’r Gofrestr Risg ar gyfer adroddiad y Bwrdd Gwasanaeth Cyhoeddus (dosbarthwyd ymlaen llaw).  Roedd y Gofrestr Risg yn canolbwyntio ar allu’r BGC i gyflawni’r rhwymedigaethau statudol a darparu’r Cynllun Lles. 

Roedd y Gofrestr Risg wedi'i hadolygu a'i thrafod ddiwethaf gan y Bwrdd ym mis Tachwedd 2022. Hysbyswyd yr aelodau y byddai'r Bwrdd yn trafod risgiau a materion y Bwrdd a sefydliadau partner yn fanwl yn y cyfarfod nesaf ym mis Gorffennaf 2023. Credwyd hynny. byddai'n gyfle da i ganfod unrhyw risgiau a phroblemau cyffredin.

Roedd yr adolygiad diwethaf a gynhaliwyd ym mis Tachwedd yn adolygiad manwl a gafodd ei drafod yn dda.  Tywyswyd aelodau at adran 4.2 a oedd yn amlinellu’r hyn a gafodd ei ddiweddaru yn nhermau’r Gofrestr Risg.  Penderfynwyd cynnwys colofn ychwanegol i gynnwys pa gamau gweithredu pellach gall y Bwrdd eu cymryd i leihau’r risgiau a nodwyd ymhellach.  Roedd hefyd yn cynnwys amserlenni i wneud yn siŵr y gall y Bwrdd fonitro’r camau gweithredu yn brydlon.  

Risg BGC 2: Y risg nad oedd sefydliadau partner yn ymroddedig i’r Bwrdd. Bu i’r Bwrdd gynnwys tri cham lliniaru ychwanegol:

• Roedd aelodau’r BGC wedi cytuno i drefnu cyfarfodydd anffurfiol i drafod rhaglenni sydd ar ddod, datblygu perthnasoedd a rhwydweithio.
• Sefydlwyd Cydbwyllgor Craffu i werthuso effeithlonrwydd y BGC.  Roedd y BGC yn gweld y Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu fel offer lliniaru risg gwerthfawr.
• Mae cynrychiolwyr oddi ar restr y BGC o gyfranogwyr gwadd yn mynd i gael eu cyfethol i’r Cydbwyllgor Craffu pan fo angen, i drafod eitemau / meysydd gwaith penodol fel ffordd o asesu effeithiolrwydd cynlluniau’r Bwrdd.

Hysbyswyd Aelodau o newid i risg BGC 3: Y risg bod y BGC yn methu sicrhau’r effaith mwyaf posibl y gall ei gyflawni drwy ddull cydweithredol. Roedd y risg yn cynnwys tri cham lliniaru ychwanegol:

·        Cefnogaeth gan y rhwydwaith cydgynhyrchu i sicrhau ei fod yn cydweithio’n llwyddiannus.

·        Sefydlwyd Cydbwyllgor Craffu i werthuso effeithlonrwydd y BGC.   

·        Mae cynrychiolwyr oddi ar restr y BGC o gyfranogwyr gwadd yn mynd i gael eu cyfethol i’r Cydbwyllgor Craffu pan fo angen, i drafod eitemau / meysydd gwaith penodol fel ffordd o asesu effeithiolrwydd cynlluniau’r Bwrdd.

Nododd y Bwrdd risg ychwanegol BGC 6: Y risg bod problemau recriwtio a chadw, sy’n arwain at golli arbenigedd a chapasiti, yn gwaethygu gan arwain at wasanaethau gwael neu annigonol.  Roedd y risg a nodwyd yn codi ymysg yr holl bartneriaid ar draws y BGC ac roedd recriwtio wedi bod yn her ar draws yr holl sefydliadau. 

Roedd copi o’r Gofrestr Risg llawn wedi’i gynnwys ym mhecyn y rhaglen, ac roedd yn cynnwys y sgoriau risg cynhenid a gweddilliol ar gyfer pob un.

Ar ôl cyflwyno’r cyflwyniad, gwahoddwyd aelodau i roi sylwadau a gofyn cwestiynau.  Trafodwyd y pwyntiau canlynol mewn mwy o fanylder:

·         Codwyd pryderon o ran sut oedd cyfarfodydd anffurfiol yn cael eu cynnal, ac felly’n peidio â chynorthwyo tryloywder ac a oedd unrhyw nodiadau neu bwyntiau gweithredu o'r cyfarfodydd hynny'n cael eu cofnodi. Cadarnhawyd bod y cyfarfodydd anffurfiol wedi’u cyfyngu, roedd unrhyw drafodaeth yn y cyfarfodydd hynny yn cael eu cyflwyno’n ffurfiol i gyfarfod y BGC i’w trafod.  Roedd y syniad o gael cyfarfod anffurfiol yn dilyn awgrym o adolygiad gan Archwilio Cymru.  Byddai’r drafodaeth a gafwyd yng nghyfarfod ffurfiol y BGC wedyn yn cael ei chofnodi yng nghofnodion y cyfarfodydd hynny, a gafodd eu rhannu gyda’r Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu. 

·         Codwyd pryderon o ran yr effaith o beidio ag ymgysylltu â budd-ddeiliaid eraill, a chyfraddau ymateb isel i ymgynghoriadau cyhoeddus.  Anogwyd aelodau i gysylltu â’r Swyddog Perfformiad a Gwelliant Corfforaethol gydag awgrymiadau o ffyrdd o  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

I ystyried a derbyn blaenraglen waith arfaethedig y Pwyllgor (copi ynghlwm).

Tywysodd y Swyddog Gwasanaethau Craffu a Phwyllgor yr aelodau trwy’r rhaglen gwaith i’r dyfodol drafft (dosbarthwyd ymlaen llaw).  Trefnwyd bod cyfarfod nesaf y Pwyllgor yn cael ei gynnal ar 20 Hydref 2023. 

Ar gyfer y cyfarfod nesaf cynigiwyd adroddiad diweddaru ar weithrediad y BGC o’r Cynllun Lles. Awgrymwyd estyn gwahoddiad i Gadeirydd y BGC i fynychu’r cyfarfod nesaf i gyflwyno’r adroddiad cynnydd.   

Cytunwyd, yn unol ag awgrym aelod, bod yr eitem sefydlog ar gyfraniad partneriaid y BGC yn cael ei ddiwygio yn y dyfodol i ddarllen ‘Cyfraniad ac Ymrwymiad Partneriaid y BGC i waith y BGC a manteision y BGC i bartneriaid’.    Trafododd yr aelodau pa bartner yr hoffent ei wahodd i’r cyfarfod nesaf a chytuno i estyn gwahoddiad i Gyfoeth Naturiol Cymru i’r cyfarfod ar 20 Hydref i drafod eu cyfraniad a’u hymrwymiad i waith y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus a’r manteision i’r sefydliad o fod yn aelod o’r BGC.

Atgoffwyd yr aelodau bod y BGC wedi creu adroddiad blynyddol, gellir gwahodd Cadeirydd y BGC i gyflwyno’r adroddiad i Gydbwyllgor Trosolwg a Chraffu Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Conwy a Sir Ddinbych pan fo ar gael. 

Awgrymwyd estyn gwahoddiad i bartneriaid eraill ar y BGC i fynychu cyfarfodydd yn y dyfodol, yn cynnwys y Sector Gwirfoddol a Chomisiynydd yr Heddlu a Throsedd sy’n mynychu cyfarfodydd y BGC fel cyfranogwyr a wahoddwyd. 

Yn dilyn ystyried y rhaglen gwaith i’r dyfodol arfaethedig ar gyfer y Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu:

Penderfynwyd:

(i)  cadarnhau ei raglen gwaith i’r dyfodol drafft ar gyfer ei gyfarfod nesaf a gynhelir ar 20 Hydref 2023;

(ii) bod Cadeirydd y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus yn cael gwahoddiad i’r cyfarfod uchod i gyflwyno’r eitem ‘Y wybodaeth ddiweddaraf gan y BGC ar Weithredu ei Gynllun Lles’, a fyddai’n cynnwys trafodaeth ar unrhyw rwystrau neu bwysau a wynebwyd hyd yma o ran ei weithrediad;

(iii)                bod cynrychiolydd o Gyfoeth Naturiol Cymru (CNC) yn cael gwahoddiad i fynychu’r cyfarfod ym mis Hydref 2023 er mwyn trafod cyfraniad ac ymrwymiad CNC i waith y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus a’r manteision i’r sefydliad o fod yn aelod o’r BGC;

(iv)   bod ystyriaeth yn cael ei roi ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol i wahodd cynrychiolwyr o aelodaeth ‘Cyfranogwyr a Wahoddwyd’ y BGC i fynychu cyfarfodydd y Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu i ddarparu cyflwyniad ar eu ‘cyfraniad a’u hymrwymiad i waith y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus a’r manteision i’w sefydliad o fod yn aelod a wahoddwyd o’r BGC’

(v)     nodi’r dyddiadau arfaethedig ar gyfer cynnal cyfarfodydd y Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu yn ystod 2024.

Cofnodion y cyfarfodydd a gynhaliwyd ar:

(i)            26 Medi 2022

(ii)          30 Tachwedd 2022

Nodwyd y ddwy set o gofnodion a gyflwynwyd er gwybodaeth.

Nodwyd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus a ddosbarthwyd er gwybodaeth.