Agenda and draft minutes

Y Cynghorwyr Meirick Davies ac Allan Pennington

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys dan Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw fuddiannau personol neu fuddiannau sy’n rhagfarnu unrhyw fusnes i’w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganodd y Cynghorydd Ian Armstrong fuddiant personol yn Natblygiad Harbwr Foryd (a gynhwyswyd yn y Cynllun Cyfalaf, eitem 9 ar y rhaglen) gan ei fod yn Gadeirydd Fforwm yr Harbwr.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 28 Mehefin 2012 (copi’n amgaeëdig).

Cyflwynwyd cofnodion y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 28 Mehefin 2012.

Cywirdeb – cytunwyd y newidiadau canlynol –

• Cynnwys y Cynghorydd Meirick Davies yn yr adran aelodau’n bresennol
• Cywiro camgymeriadau teipio yn disodli ‘Sandilandsands’ gyda ‘Sandilands’ yn yr adran aelodau’n bresennol a disodli ‘Y Cynghorydd C.L. Hughes gyda’r ‘Cynghorydd C. Hughes’ fel cynrychiolydd y pwyllgor ar y Grŵp Herio Gwasanaeth Tai a Datblygu Cymunedol (tudalen 13, eitem rhif 10)

Materion yn Codi – tynnodd y Cadeirydd sylw’r aelodau at restr wedi ei diweddaru o gynrychiolwyr pwyllgor craffu ar y Grwpiau Herio Gwasanaeth a fanylwyd yn y papurau briffio (a ddosbarthwyd ymlaen llaw). Nodwyd y byddai’r Gwasanaeth Adfywio (a gynrychiolwyd gan y Cynghorydd Gareth Sandilands) yn ffurfio rhan o’r Gwasanaeth Tai a Datblygu Cymunedol yn y dyfodol. Gofynnodd y Cynghorydd Sandilands ei fod yn cael ei wahodd i gyfarfodydd Herio Gwasanaeth y Gwasanaeth Tai a Datblygu Cymunedol oherwydd ei ddiddordeb brwd yn yr agwedd adfywio. Esboniodd y Cydgysylltydd Craffu y newid yn y gynrychiolaeth craffu ar gyfer y Gwasanaeth Priffyrdd a Seilwaith ac ailadroddodd y Cynghorydd Peter Owen ei ddiddordeb mewn materion priffyrdd. Cytunwyd y byddai’r Cynghorydd Owen yn parhau i fynychu’r her gwasanaeth honno yn ychwanegol at fod yn gynrychiolydd craffu ar gyfer y Gwasanaethau Plant a Theuluoedd. Dywedodd Rheolwr y Tîm Gwelliannau Corfforaethol y byddai’r cylch nesaf o heriau gwasanaeth mae’n debyg yn digwydd ym mis Hydref/Tachwedd a chytunodd ddosbarthu dyddiadau’r cyfarfod cyn gynted ag y byddent ar gael.

Tynnodd y Cydgysylltydd Craffu sylw’r aelodau at y diweddariad ar benderfyniadau yn codi o’r cofnodion a oedd wedi eu cynnwys fel atodiad i adroddiad y Rhaglen Waith Craffu i’w hystyried yn nes ymlaen ar y rhaglen.

PENDERFYNWYD yn amodol ar y newidiadau uchod, derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 28 Mehefin 2012 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad ar y cyd gan yr Aelod Arweiniol Cyllid ac Asedau a’r Pennaeth Cyllid ac Asedau (copi’n amgaeëdig) yn galluogi i’r Pwyllgor adolygu perfformiad y Cyngor mewn perthynas â’i strategaeth gyllidebol ar gyfer 2012/13 fel y diffinnir yn y Cynllun Ariannol Tymor Canol.

Cyflwynodd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol Cyllid ac Asedau, adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) yn manylu perfformiad y Cyngor mewn perthynas â’i strategaeth gyllidebol ar gyfer 2012/13.  Roedd y manylion yn yr adroddiad cyllid a gyflwynwyd i’r Cabinet at 17 Gorffennaf a oedd wedi ei gynnwys fel atodiad ac yn dangos y sefyllfa gyllidebol ar ddiwedd Mehefin 2012 a’r arbedion a gyflawnwyd.

Rhoddodd yr Aelod Arweiniol Cyllid ac Asedau grynodeb o sefyllfa ariannol y Cyngor fel a ganlyn:

·        Roedd amcanestyniad cyllidebol refeniw diweddaraf yn dangos sefyllfa gytbwys ar draws yr holl wasanaethau, gan gynnwys ysgolion a chyllidebau corfforaethol

·        Cyflawnwyd £1.312m (38%) o’r arbedion a gytunwyd gyda £2.131m (62%) ar y gweill ar hyn o bryd

·        Tanlinellu amrywiadau allweddol o’r cyllidebau a’r targedau arbed mewn perthynas â gwasanaethau unigol

·        Diweddariad cyffredinol ar y Cynllun Cyfalaf a’r Cyfrif Refeniw Tai, a

·        Cadarnhau cymeradwyaeth y Cabinet o argymhelliad y Grŵp Buddsoddi Strategol, sef y cynllun i adleoli Llyfrgell Prestatyn.

Yn ystod adolygiad o wybodaeth ariannol, trafododd y pwyllgor nifer o faterion gyda’r Aelod Arweiniol Cyllid ac Asedau, a oedd yn canolbwyntio ar y materion canlynol -

·        Pryderon ynglŷn â’r goblygiadau ariannol i’r awdurdod ar ôl cwblhau’r arolwg cyflwr stoc dai a fyddai, mae’n debygg, yn adna­bod rhaglen waith arwyddocaol. Dywedodd yr Aelod Arweiniol Cyllid ac Asedau bod y cyngor ar y llwybr iawn i gyflawni Safonau Ansawdd Tai Cymru erbyn diwedd y flwyddyn ariannol. Unwaith y byddai canlyniad yr arolwg cyflwr yn hysbys, gellid ystyried goblygiadau ariannol buddsoddiad cyfalaf yn y dyfodol

·        Amlygwyd y gwasanaeth gwerthfawr a oedd yn cael ei ddarparu gan y Canolfannau Integredig Plant, ynghyd â cholli cyllid Cymorth a mynegwyd pryderon ynglŷn â’r pwysau o £40k ar y gyllideb a nodwyd ar gyfer Canolfan y Dderwen y Rhyl, a ddisgrifiwyd fel un hanfodol ar gyfer ymyrraeth gynnar i deuluoedd yn yr ardal. Pwysleisiodd yr Aelodau bwysigrwydd sicrhau cyllid hirdymor y ddwy ganolfan yn y Rhyl a Dinbych. Soniwyd am bosibilrwydd bid consortia newydd gyda Home Start ar gyfer cyllid grant a gofynnodd y Cadeirydd am ddiweddariad ar gynnydd yng nghyfarfod nesaf y pwyllgor. Hysbyswyd yr aelodau bod trafodaeth faith wedi bod ar y Canolfannau Integredig mewn cyfarfod herio gwasanaeth gyda nifer o fodelau ariannu yn cael eu hystyried

·        Cyfeiriodd y Cynghorydd Joan Butterfield at Brosiect Adfywio Canol y Dref y Rhyl a gofynnodd am esboniad ar fanyleb y prosiect, amserlen a chostau. Cytunwyd bod y Cydgysylltydd Craffu yn ystyried y mater ac yn adrodd yn ôl. Nododd yr aelodau bwysigrwydd monitro cynlluniau o’r fath i sicrhau eu bod yn cael eu hymgymryd yn unol â’r fanyleb ofynnol, mewn amserlen briodol ac o fewn y gyllideb

·        Ystyriwyd y cynnydd ar gyn-Ysbyty Gogledd Cymru, Dinbych, a hysbyswyd yr aelodau o’r sefyllfa ddiweddaraf. Amlygodd y Cynghorydd Huw Hilditch-Roberts ddiffyg cyfathrebu ar y mater hwn a ysgogodd drafodaeth yn ystod yr hon y disgrifiodd yr aelodau gyfathrebu fel problem ledled yr awdurdod, gyda chynghorwyr ddim bob amser yn ymwybodol o’r materion a oedd yn effeithio eu wardiau hwy a’r gymuned ehangach. Cytunwyd cyfeirio’r mater at y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol i ystyried sut gellid gwella dulliau cyfathrebu gyda chynghorwyr

·        Gofynnwyd am esboniad ar y rhesymeg  tu ôl i’r penderfyniad i adleoli Llyfrgell Prestatyn ac effaith y penderfyniad hwnnw ar ddefnyddwyr gwasanaeth a gwasanaethau llyfrgell eraill yn y sir. Dywedodd y Cynghorydd Gareth Sandilands bod Cyngor Tref Prestatyn wedi mynegi pryderon ynglŷn â pharcio ceir ac iechyd a diogelwch ac wedi awgrymu y dylid lleoli croesfan i gerddwyr ar y safle newydd, Rhoddodd yr Aelod Arweiniol Cyllid ac Asedau fwy o wybodaeth gefndir ar y cynllun, a oedd wedi ei  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan y Cydgysylltydd Craffu (copi’n amgaeëdig) yn gofyn am adolygiad o flaenraglen y Pwyllgor a diweddaru’r Aelodau ar faterion perthnasol.

Cyflwynwyd adroddiad gan y Cydgysylltydd Craffu (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) yn gofyn i’r aelodau adolygu rhaglen waith y pwyllgor i’r dyfodol ac yn rhoi diweddariad ar faterion perthnasol. Roedd amrywiol atodiadau ynghlwm wrth yr adroddiad a oedd angen sylw’r aelodau.

Adroddodd y Cydgysylltydd Craffu ar ddatblygu’r rhaglen waith ddrafft a thrafododd yr aelodau y newidiadau posibl iddi yn wyneb y materion i’w hystyried, er mwyn sicrhau baich gwaith y gellir ei reoli mewn cyfarfodydd yn y dyfodol. Ystyriwyd hefyd enwebiadau ar gyfer cynrychiolwyr craffu i wasanaethu ar y Grŵp Monitro Safonau Ysgolion a’r Grŵp Cydraddoldeb Corfforaethol.

Ar ôl ystyried, cytunodd yr aelodau –

• Cadarnhau’r materion a restrwyd ar gyfer cyfarfod Medi
• Gohirio adroddiad Adolygu Materion Trwyddedu tan fis Tachwedd (gofynnodd yr Aelodau hefyd am esboniad ar y trefniadau cydweithredol gyda Chyngor Bwrdeistref Sir Conwy ar gyfer y gwasanaeth erbyn y cyfarfod nesaf)
• Cyfuno’r adroddiadau ar y Polisi Cwynion Corfforaethol a Pherfformiad Cwynion Eich Llais (Ch1) a drefnwyd ar gyfer mis Hydref
• Cyfeirio’r Cytundeb a’r Llyfryn Tenantiaeth Drafft a drefnwyd ar gyfer Tachwedd naill ai i’r Pwyllgor Craffu Cymunedau neu Bartneriaethau yn dibynnu ar a oes unrhyw gysylltiad gyda chymdeithasau tai eraill (cytunodd y Cydgysylltydd Craffu adrodd yn ôl ar lefel y cydweithrediad, os oedd, gyda Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig ar y gwaith hwn)
• Cadarnhau'r dyddiadau a awgrymwyd ar gyfer derbyn adroddiadau monitro ar y Cynllun Corfforaethol a Chwynion Eich Llais, a
• Cefnogi cyflwyniad adroddiadau monitro ariannol yn y dyfodol at y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol fel y penderfynwyd gan y Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu.

Cyfeiriodd y pwyllgor at yr Adolygiad o Ddarpariaeth Addysg Seiliedig ar Ffydd a oedd yn destun adroddiad i’r Cabinet yn y dyfodol a lleisio pryderon ynglŷn â’r straeon a oedd yn mynd o gwmpas ynglŷn â’r adolygiad. Teimlai’r aelodau bod angen hysbysu’r holl gynghorwyr o’r sefyllfa bresennol a gofynnwyd am gael dosbarthu datganiad sefyllfa.

Yn olaf, cyfeiriwyd at yr adroddiad gwybodaeth a gynhwyswyd ym mhapurau briffio’r pwyllgor ar Archwiliad Gwasanaethau Cymdeithasol Oedolion gan AGGCC a gofynnodd y Cadeirydd i’r aelodau gyfeirio unrhyw gwestiynau neu sylwadau ato ef y tu allan i’r cyfarfod. Byddai unrhyw faterion a oedd angen sylw yn cael eu hychwanegu at raglen waith y pwyllgor.

PENDERFYNWYD –

(a)       yn amodol ar y newidiadau a’r cytundebau a grybwyllwyd uchod, cymeradwyo blaenraglen waith y pwyllgor fel y manylwyd yn Atodiad 1 i’r adroddiad;

(b)       rhoi esboniad ar y trefniadau cydweithredol ar gyfer Trwyddedu a gwasanaethau o fewn y Gwasanaethau Cynllunio a Rheoleiddio erbyn cyfarfod nesaf y pwyllgor;

(c)        bod y Cydgysylltydd Craffu yn adrodd yn ôl i’r pwyllgor ar lefel cydweithrediad, os oedd, gyda Landordiaid Cymdeithasol Cofrestredig wrth lunio’r Cytundeb a’r Llawlyfr Tenantiaeth drafft;

(d)       gofyn am ddatganiad sefyllfa ynglŷn â’r Adolygiad o Ddarpariaeth Addysg Seiliedig ar Ffydd (pwnc adroddiad Cabinet yn y dyfodol) i’w ddosbarthu i holl gynghorwyr ac aelodau cyfetholedig addysg ar bwyllgorau craffu;

(e)       penodi’r Cynghorydd Arwel Roberts yn gynrychiolydd y pwyllgor ar Grŵp Monitro Safonau Ysgolion a’r Cynghorydd Richard Davies fel dirprwy, a

(f)         phenodi’r Cadeirydd, y Cynghorydd Colin Hughes yn gynrychiolydd y pwyllgor ar y Grŵp Cydraddoldeb Corfforaethol a’r Cynghorydd Geraint Lloyd-Williams fel dirprwy.

Derbyn unrhyw ddiweddariad gan gynrychiolwyr y Pwyllgr ar amrywiol Fyrddau a Grwpiau’r Cyngor.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at ei bresenoldeb mewn cyfarfodydd Herio Gwasanaeth yn ddiweddar a mynegodd ei siom nad oedd arbedion wedi eu canfod yn ystod y cylch cyfarfodydd cyntaf. Pwysleisiodd bwysigrwydd cynrychiolwyr craffu yn mynychu yn ystod y cylch herio gwasanaeth nesaf ym mis Hydref/Tachwedd pan fyddai arbedion yn cael eu trafod ynghyd â sut y byddai gwasanaethau yn cael eu cyflwyno. Cadarnhaodd y Rheolwr Tîm Gwelliannau Corfforaethol y byddai gwahoddiadau i gyfarfodydd Herio Gwasanaeth ond yn cael eu hanfon at y cynghorwyr hynny yr oedd angen iddynt fod yn bresennol.

PENDERFYNWYD cydnabod yr adroddiad llafar gan y Cadeirydd ar ei bresenoldeb mewn cyfarfodydd Herio Gwasanaeth yn ddiweddar.

PENDERFYNWYD dan Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, y dylid gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitemau busnes canlynol oherwydd ei bod yn debygol y byddai gwybodaeth eithriedig, fel y diffinnir ym Mharagraff 14 o Ran 4 o Atodlen 12A i Ddeddf Llywodraeth Leol 1972 yn cael ei datgelu.

Ystyried adroddiad cyfrinachol ar y cyd gan yr Aelod Arweiniol Cyllid ac Asedau a’r Pennaeth Cyllid ac Asedau (copi’n amgaeëdig), yn rhoi diweddariad ar sefyllfa alldro’r cynllun cyfalaf ar gyfer 2011/12 a’r sefyllfa ddiweddaraf ar gyfer 2012/14 a 2014/15 a gofyn am farn y Pwyllgor ar hyn.

[Datganodd y Cynghorydd Ian Armstrong fuddiant personol yn Natblygiad Harbwr Foryd gan ei fod yn Gadeirydd Fforwm yr Harbwr.]

Cyflwynodd y Cynghorydd  Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol Cyllid ac Asedau adroddiad cyfrinachol (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) yn rhoi diweddariad ar sefyllfa alldro’r Cynllun Cyfalaf ar gyfer 2011/12 a’r sefyllfa ddiweddaraf ar gyfer 2013/14 a 2014/15.  Roedd y prosiectau hynny a gymeradwywyd gan y Cyngor ar 28 Chwefror 2012 hefyd wedi eu cynnwys yn yr adroddiad.

Hysbysodd yr Aelod Arweiniol Cyllid ac Asedau y cyfarfod o’r sefyllfa ddiweddaraf mewn perthynas â phrosiectau mawrion, prynu/dymchwel eiddo a’r rhaglen gwaith priffyrdd a gynhwyswyd yn y cynllun cyfalaf, gan esbonio materion mewn ymateb i gwestiynau ar brosiectau ac amserlenni penodol, gan gynnwys y ddarpariaeth yn y dyfodol ar gyfer datblygiad Canolfan Hamdden Rhuthun.

Codwyd y materion canlynol gan yr aelodau hefyd –

·        Pryderon o ddifrif ynglŷn â’r oedi wrth ddymchwel yr Honey Club yn y Rhyl yn wyneb cyflwr yr adeilad ac ofnau ynglŷn â diogelwch, a’r angen i symud ymlaen gydag ailddabtlygiad y safle cyn gynted ag y bo modd

·        Esbonio agweddau penodol Prosiect Tai Gorllewin y Rhyl ynghyd â sicrhad o ran cyflawni’r prosiect o fewn amserlen resymol

·        Yr angen i gynnwys amserlen ar gyfer prosiectau mawrion i gynorthwyo gyda monitro cynnydd a chyflawniad prosiectau unigol.

Ymatebodd yr Aelod Arweiniol Cyllid ac Asedau i faterion a godwyd gan yr aelodau fel a ganlyn -

·        Cadarnhaodd, unwaith y byddai caniatâd wedi ei roddi, y byddai gwaith dymchwel yr Honey Club yn cychwyn. Os oedd angen hynny am resymau iechyd a diogelwch byddai’r adeilad yn cael ei ddymchwel cyn hynny. Roedd y cyngor a’r datblygwr yn awdyddus i symud ymlaen gyda’r ailddatblygiad cyn gynted ag y bo modd

·        Ymhelaethodd ar y cynigion ar gyfer Prosiect Tai Gorllewin y Rhyl gan ddweud y byddai adroddiad manwl yn cael ei gyflwyno i’r Cyngor Sir yn yr hydref. Ychwanegodd y Cydgysylltydd Craffu y byddai gwahoddiad agored i’r holl aelodau craffu i fynychu cyfarfod nesaf y Pwyllgor Craffu Cymunedau, wedi ei drefnu ar gyfer 13 Medi yn y Rhyl i drafod Rhaglen y Rhyl yn Symud Ymlaen, a fyddai’n cynnwys taith o amgylch safleoedd strategol allweddol

·        Cyfeiriodd at anhawster cael amserlenni ystyrlon ar gyfer rhai prosiectau lle’r oedd elfennau amrywiol yn dibynnu ar ddylanwadau allanol ac nid o fewn rheolaeth y Cyngor.

Trafododd yr aelodau hefyd brosiect gwaith hyblyg WORKsmart a goblygiadau blaengareddau penodol gan gynnwys diffyg lle parcio, a oedd wedi achosi llawer o ddadl a phryder. Tanlinellwyd hefyd yr angen i sicrhau bod yr awdurdod yn dangos gwerth am arian trwy flaengareddau WORKsmart. Adroddodd y Cynghorydd Joan Butterfield ar fanteision gwaith SMART a gyflwynwyd yng Nghyngor Tref y Rhyl ac a oedd yn gweithio’n dda.

PENDERFYNWYD –

(a)       cydnabod y sefyllfa alldro ar y Cynllun Cyfalaf ar gyfer 2011/12 a’r sefyllfa ddiweddaraf ar gyfer cyfnod 2012/13 i 2014/15, a

(b)       gofyn i’r Aelod Arweiniol Cyllid ac Asedau gyflwyno pryderon yr aelodau mewn perthynas â diogelwch adeilad yr Honey Club a'r angen i ddatrys y mater cyn gynted ag y bo modd.

Daeth y cyfarfod i ben am 1.30 p.m.