Agenda and draft minutes

Talodd y Cadeirydd deyrnged i’r diweddar Gynghorydd Raymond Bartley, aelod o'r Pwyllgor a'r grŵp tasg a gorffen, a fu farw’n ddiweddar. Cydymdeimlwyd â’i deulu ac, yn arwydd o barch, fe safodd pawb a oedd yn bresennol mewn tawelwch yn deyrnged iddo.

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr Colin Hughes a Geraint Lloyd-Williams

Y Cynghorydd Julian Thompson-Hill (Aelod Arweiniol Cyllid, Cynllun Corfforaethol a Pherfformiad) ar gyfer eitemau busnes 6 ac 8.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy’n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i’w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganodd y Cynghorydd Bobby Feeley gysylltiad personol ag eitem 5 ar y Rhaglen.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw fater brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 29 Medi 2016 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 29 Medi 2016:-

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 29 Medi 2016 fel cofnod cywir.

I ystyried canlyniadau’r dadansoddiad a gynhaliwyd o safbwynt opsiynau posib ar gyfer darparu’r gwasanaethau yn y dyfodol ar safle Awelon yn Rhuthun.

9.35am – 10.20am

Bu i'r Cynghorydd Win Mullen-James, Cadeirydd y Grŵp Tasg a Gorffen a gafodd y dasg o adolygu darpariaeth gofal cymdeithasol fewnol y Cyngor, wrth gyflwyno canfyddiadau'r Grŵp mewn perthynas â defnyddio Awelon yn y dyfodol, dalu teyrnged i'r diweddar Gynghorydd Raymond Bartley, a fu'n aelod ymroddgar o’r Grŵp Tasg a Gorffen a’r Pwyllgor.  Roedd y Cynghorydd Bartley wedi gweithio’n ddiflino i ddiogelu hawliau a lles yr henoed a'r diamddiffyn yn y Sir trwy gydol ei yrfa, a byddai colled fawr ar ei ôl.

Yn ei chyflwyniad, rhoddodd Cadeirydd y Grŵp Tasg a Gorffen wybod i'r Pwyllgor bod y Grŵp o'r farn y byddai'r argymhelliad a oedd wedi'i gynnwys yn yr adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) yn ateb y galw am ofal a chymorth yn y trefniadau Gofal Ychwanegol a ffefrir, yn ogystal â chefnogi gweithgareddau cymunedol ar gyfer trigolion a’r gymuned ehangach o fewn y cyfleusterau cymunedol newydd. Roedd y Grŵp Tasg a Gorffen hefyd o’r farn y byddai’r prosiect cyfan yn elwa o gael ei reoli gan 3 defnyddiwr presennol y safle – y Cyngor, Grŵp Cynefin a Phwyllgor Canolfan Awelon – gan ddod i gytundeb er lles pawb.  O achos hynny roedd y Grŵp yn argymell y dylent gydweithio i weithredu'r trefniadau gorau ar gyfer y safle ar sail Opsiynau 2a, 2b, a 3a yn yr adroddiad.  Trwy fabwysiadu’r dull hwn, byddai unigolion sy'n byw yn rhan breswyl y safle ar hyn o bryd yn gallu aros yno tra bod eu hanghenion yn cael eu bodloni.

Croesawodd y Cadeirydd Rhys Dafis, Cyfarwyddwr Gwasanaethau Adfywio Grŵp Cynefin, i’r cyfarfod er mwyn trafod y cynigion a’r astudiaeth ddichonoldeb.

Rhoddodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Cymunedau a Phennaeth y Gwasanaethau Cymorth Cymunedol fanylion yr astudiaeth ddichonoldeb a gynhaliwyd gan Grŵp Cynefin, a oedd yn parchu ysbryd penderfyniad y Cabinet ym mis Mai 2016, ac a oedd yn amlinellu’r casgliadau ar ddiwedd yr astudiaeth. 

Gan ymateb i gwestiynau’r Pwyllgor, bu i'r Cyfarwyddwr Corfforaethol: Cymunedau, Pennaeth y Gwasanaethau Cymorth Cymunedol, Aelod Arweiniol Gofal Cymdeithasol (Oedolion a Gwasanaethau i Blant), Cadeirydd y Grŵp Tasg a Gorffen a Chyfarwyddwr Gwasanaethau Adfywio Grŵp Cynefin:

·         gadarnhau bod Opsiwn 3 a gyflwynwyd gan y Cabinet fis Mai 2016, mewn perthynas ag ymgysylltu â Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr (BCUHB) i ymchwilio i ddichonoldeb datblygu gofal nyrsio ychwanegol yn Rhuthun, yn parhau i gael ei ddilyn. Fodd bynnag, ni fyddai safle'r ysgol, sydd gyferbyn â'r ysbyty presennol yn y dref, yn dod yn wag am beth amser. Roedd y cynigion i’w hystyried yn y cyfarfod presennol yn ymwneud â safle Awelon, a oedd yn endid ar wahân. Gallai unrhyw gynigion y gallent gael eu cyflwyno yn y dyfodol, unai ar wahân neu ar y cyd â BIPBC ar gyfer hen safle'r ysgol, o bosibl, wella’r ddarpariaeth iechyd a gofal cymdeithasol yn ardal Rhuthun ymhellach;

·         eglurwyd swyddogaethau’r Cyngor a’r Rheoleiddwyr wrth archwilio a monitro gofal a chymorth mewn lleoliadau gofal ac yng nghartrefi pobl. Roedd hwn yn ddull gweithredu â sawl lefel. Roedd ansawdd y gofal a'r cymorth a ddarparwyd yn cael ei fonitro'n ofalus, fel a oedd yn wir am y trefniadau diogelu. Roedd contractau ar gyfer darparu gofal yn cael eu monitro’n rheolaidd i sicrhau bod holl fanylion y contractau'n cael eu cyflawni. Darparwyd adroddiad chwarterol ar fonitro ansawdd gwasanaethau gofal allanol i Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Archwilio (GCIGA);

·         dywedwyd, â’r bwriad o wella gallu’r Cyngor i fonitro contractau, y byddai ymarfer recriwtio’n cael ei wneud yn y flwyddyn ariannol newydd am swydd rheoli contractau ychwanegol o fewn Tîm Rheoli ac Adolygu Contractau’r Cyngor;

·         cadarnhawyd bod mwyafrif  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

I ystyried adroddiad (copi ynghlwm) ar sut mae’r Strategaeth yn cael ei gweithredu, ei heffaith ar gyllideb yr Awdurdod ac ar yr economi leol, ac asesu os you pob gwasanaeth yn gweithredu ac yn cadw at y Strategaeth a’r Rheolau Gweithrefn Cytundebau yn gyson.

10.20am – 10.50am

Yn absenoldeb Aelod Arweiniol Cyllid, Cynllun Corfforaethol a Pherfformiad, cyflwynodd Rheolwr Cyfleusterau, Asedau a'r Cynllun Tai – Newid Busnes yr adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) a oedd yn amlinellu’r cynnydd hyd yma o ran y Rhaglen Trawsnewid Caffael; yn benodol, effaith gweithredu'r Strategaeth Gaffael a Rheolau diwygiedig y Weithdrefn Gontractau.  Yn ei gyflwyniad, manylodd ar gynnwys yr adroddiad a dywedodd bod effaith wirioneddol y strategaeth ar yr economi leol wedi bod yn fwy araf na’r disgwyl. Er hynny, roedd y Gwasanaeth yn cydweithio'n agos â Thîm Datblygu’r Economi a Busnes gan geisio cydlynu presenoldeb mewn digwyddiadau i hyrwyddo manteision masnachu gyda'r Cyngor i fusnesau, ac i geisio cynorthwyo busnesau bach a chanolig i ystyried tendro am gontractau neu i gyflenwi nwyddau i'r Cyngor, drwy eu helpu i gofrestru â'r Awdurdod fel cyflenwyr posibl ar gyfer mathau penodol o gontractau neu ddarpariaethau. 

Cynghorwyd yr Aelodau bod y ‘Ffurflen Gomisiynu’ wedi bod yn hynod o ddefnyddiol wrth ddod o hyd i broblemau yn fuan yn y broses ar gyfer contractau sydd werth dros £25,000. Roedd copi o'r ffurflen wedi'i atodi i'r adroddiad.  Bellach, roedd gofyn i bob contract sydd werth dros £10,000 gael ei osod ar y system Proactis. Roedd manteision i’r Cyngor wrth ddefnyddio’r system hon i gaffael gan na allai’r prynwr barhau i ddyfarnu contract oni bai fod yr holl gamau a’r gwiriadau gofynnol wedi’u cwblhau.  Roedd hyn yn sicrhau y cydymffurfid â'r Strategaeth a chyda Rheolau'r Weithdrefn Gontractau. 

Un maes penodol o drefniadau caffael a oedd wedi’i nodi i wella arno oedd cofnodi’r ganran a wariwyd â busnesau lleol.  Roedd ffigyrau 2015/16 yn ymddangos yn isel er bod y Sir yn gwario swm sylweddol o’r gwariant cyfalaf ar brosiect newydd Ysgol Uwchradd y Rhyl.  Y rheswm dros hynny oedd bod cyfeiriad anfonebu’r prif gontractwr, Willmott Dixon, y tu allan i’r ardal. Er hynny, roedd y Cyngor yn gwybod bod cyfaint sylweddol o’r gwaith ar y safle wedi cael ei is-gontractio i grefftwyr lleol a bod nwyddau wedi cael eu prynu'n lleol. Roedd gwaith ar hyn o bryd o edrych ar atebion posibl ar gyfer dyrannu gwariant y Cyngor ar gontractau'n benodol yn ddaearyddol. Ymddengys fod gan Gyngor Gwynedd ddull effeithiol o sicrhau gwariant lleol, ond roedd llai o gontractwyr mawr o Ogledd-orllewin Lloegr neu Orllewin Canolbarth Lloegr yn tueddu i dendro am gontractau yng Ngogledd-orllewin Cymru oherwydd y pellter a oedd ynghlwm â'r gwaith.

Gan ymateb i gwestiynau gan yr Aelodau, dywedodd y swyddogion:

·         bod y Tîm Caffael yn cyflogi deg o bobl a oedd yn gwneud gwaith caffael i Gynghorau Sir Ddinbych a Sir y Fflint. Roedd y tîm yn cael ei ailstrwythuro ar hyn o bryd. Fodd bynnag, byddai nifer yr aelodau sydd yn y tîm yn aros fel ag y mae ar hyn o bryd;

·         roedd y Tîm Caffael yn gweithio’n agos gyda Thîm Datblygu'r Economi a Busnes gan geisio sefydlu sail o wybodaeth gadarn ar fusnesau bach sydd yn yr ardal a'u hannog i dendro am gontractau llai, neu gydweithio i gynnig am gontractau mwy;

·         gwnaed pob ymdrech i symleiddio geiriad dogfennau tendro a'u gwneud yn hygyrch ac yn gynt i'w trin i fusnesau bach a chanolig nad oeddent yn cyflogi swyddogion arbennig i geisio am gontractau gan fod y Cyngor yn awyddus i weithio gyda busnesau lleol a'u hannog i wneud cais am gontractau, ac ati, yn rhan o'i flaenoriaeth gorfforaethol;

·         roedd y Tîm Caffael yn cynllunio i ddarparu hyfforddiant i gynghorwyr newydd yn dilyn etholiadau lleol mis Mai ar sut y gallent helpu busnesau lleol i ryngweithio ac i drafod busnes gyda’r Cyngor;

·         nid oedd y Cyngor wedi gosod targed ‘canran gwariant â  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Gan y bu raid i nifer o'r aelodau adael y cyfarfod ar y pwynt hwn, cytunodd yr aelodau a oedd ar ôl i drafod y materion yn anffurfiol am weddill y cyfarfod.

Gyda chydsyniad yr aelodau, fe amrywiwyd y drefn ar y pwynt hwn.

I ystyried gwybodaeth (copi ynghlwm) o ran perfformiad Gwasanaethau yn cydymffurfio â gweithdrefn y Cyngor o ran ymdrin â chwynion.

11.30am – 12pm

Cyflwynodd Aelod Arweiniol Cwsmeriaid a Llyfrgelloedd yr adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) a oedd yn rhoi trosolwg ar berfformiad y Cyngor wrth ymdrin â chwynion, canmoliaeth ac awgrymiadau y mae wedi eu derbyn dan bolisi adborth cwsmeriaid corfforaethol ‘Eich Llais’ yn ystod Chwarter 2 blwyddyn 2016/17. Roedd yr adroddiad yn manylu ar berfformiad o ran cwynion a dderbyniwyd mewn perthynas â gwasanaethau a ddarperir gan y Cyngor a gwasanaethau a gomisiynwyd gan ddarparwyr allanol.

Trafododd Rheolwr Cwsmeriaid ac Ansawdd, a oedd yn dirprwyo ar gyfer y Prif Reolwr Dros Dro (Gwasanaethau Cymorth), fanylion cynnwys yr adroddiad a dywedodd bod y Cyngor yn bwriadu gwneud mwy o waith mewn perthynas â dysgu yn sgil cwynion, gan geisio gwella gwasanaethau, yn ystod y flwyddyn sydd i ddod. Roedd yn braf dweud bod llai o gwynion a mwy o ganmoliaethau yn ystod chwarter 2 nag yn y chwarter cyntaf. Bu ymdrech ar y cyd o fewn gwasanaethau i ymdrin â chwynion ar amser. Bu gwelliant cyson wrth ymdrin â chwynion o fewn yr amserlen ddisgwyliedig fel a nodir yn y graff ar dudalen 223 o bapurau’r pwyllgor.

Gan ymateb i gwestiynau’r aelodau, bu i'r Aelod Arweiniol a Rheolwr Cwsmeriaid ac Ansawdd weithio i sefydlu natur benodol y ‘pwysau llwyth gwaith’ a brofwyd yn y Gwasanaeth Plant a Gwasanaeth Priffyrdd a’r Amgylchedd a oedd wedi golygu nad oedd cwynion yn cael eu hateb o fewn y terfynau amser penodol. Pwysleisiwyd bod Adran y Gwasanaethau Cymdeithasol yn cydnabod derbyn unrhyw gwyn o fewn 48 awr i'w derbyn. Datganodd yr Aelodau eu pryder bod pwysau llwyth gwaith yn cael ei amlygu fel ffactor ac roeddent am gael sicrwydd nad oedd llwythau gwaith yr unigolion yn ormod ac yn effeithio ar ddarparu'r gwasanaeth na lles y staff o ganlyniad i hynny.  Felly:

PENDERFYNWYD – derbyn perfformiad y Cyngor wrth ymdrin ag Adborth Cwsmeriaid, yn amodol ar ddarparu’r wybodaeth y gofynnwyd amdani.

I ystyried adroddiad monitro (copi ynghlwm) ar gynnydd y Cyngor o ran cyflawni Cynllun Corfforaethol 2012-17.

11am – 11:30am

Yn absenoldeb Aelod Arweiniol Cyllid, Cynllun Corfforaethol a Pherfformiad, cyflwynodd Rheolwr y Tîm Cynllunio Strategol yr adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) a oedd yn manylu ar berfformiad y Cyngor wrth gyflawni ei Gynllun Corfforaethol 2012-17 yn chwarter 2 yn ystod blwyddyn 2016-17. Tynnodd sylw’r aelodau tuag at nifer o feysydd yn y Crynodeb Gweithredol (Atodiad 1), sef:

·         effeithiolrwydd y dull newydd o drin ymholiadau buddsoddi a oedd wedi sicrhau buddsoddiad gan Wagg Foods ym Modelwyddan;

·         y diffyg capasiti a ddaeth i'r amlwg ar gyfer busnesau a oedd am ehangu a thyfu yn y Sir;

·         mai unwaith yn unig y byddai angen cynnal gwiriadau asbestos yn stoc dai’r Cyngor; a’r

·         cynnydd yn nifer y gwaharddiadau o ysgolion y Sir ac absenoldeb o'r ysgol.

Roedd yr Aelodau’n gweld y cynnydd yn nifer y gwaharddiadau o’r ysgol ac absenoldeb o’r ysgol yn achos pryder. Dywedodd y Cydlynydd Archwilio wrth y Pwyllgor bod y Pwyllgor Archwilio Cymunedau wedi edrych ar absenoldeb ysgolion mewn cyfarfod yn hydref 2016 a’u bod wedi dosbarthu’r adroddiad a gyflwynwyd i’r Pwyllgor hwnnw a chofnodion cysylltiedig y drafodaeth er mwyn i’r aelodau allu penderfynu a ddylent edrych ar yr ystadegau a'r rhesymau sydd y tu ôl iddyn nhw yn fwy manwl. Felly:

PENDERFYNWYD – derbyn yr adroddiad ar berfformiad cyffredinol y Cyngor wrth wella canlyniadau i drigolion a chyflawni ei Gynllun Corfforaethol, yn amodol ar y sylwadau uchod ac ar ddarparu’r wybodaeth y gofynnwyd amdani.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen waith i’r dyfodol y Pwyllgor a rhoi’r diweddaraf i’r aelodau ar faterion perthnasol.

Roedd copi o adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (CA), a oedd yn gofyn i'r Pwyllgor adolygu a chytuno ar ei raglen gwaith i'r dyfodol ac a oedd yn rhoi diweddariad ar faterion perthnasol, wedi ei ddosbarthu gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Roedd copi o ‘ffurflen gynnig Aelodau’ wedi’i chynnwys yn Atodiad 2. Gofynnodd y CA i unrhyw gynigion gael eu cyflwyno iddi hi. Roedd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cabinet wedi’i chynnwys yn Atodiad 3 ac roedd tabl yn rhoi crynodeb o benderfyniadau diweddar y Pwyllgor ac a oedd yn rhoi gwybod am gynnydd wrth eu rhoi ar waith, wedi’i gynnwys yn Atodiad 4.

Bu i’r Pwyllgor ystyried ei raglen Gwaith i’r Dyfodol ddrafft ar gyfer cyfarfodydd y dyfodol, Atodiad 1, gan drafod a fyddai modd cyfuno’r cyfarfod a oedd wedi'i drefnu ar gyfer 27 Ebrill gyda'r un ar 16 Mawrth, os byddai hynny’n ymarferol, a chanslo’r cyfarfod ar 27 Ebrill wedyn. Awgrymwyd hyn oherwydd bod Etholiadau’r Cyngor Sir, y byddent yn cael eu cynnal ddechrau mis Mai, yn agos at gyfarfod mis Ebrill.

Cytunodd y Cydlynydd Archwilio i holi a fyddai’r eitemau a fwriedid ar gyfer rhaglen cyfarfod 27 Ebrill ar gael ar gyfer cyfarfod mis Mawrth a byddai’n cysylltu â’r Pwyllgor ar ôl ei hymholiadau.

Felly:

PENDERFYNWYD – cadarnhau ei Raglen Gwaith i’r Dyfodol yn amodol ar wneud yr ymholiadau uchod.

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr ar wahanol Fyrddau a Grwpiau’r Cyngor.

Dywedodd y Cynghorydd Gareth Sandilands ei fod wedi bod yng nghyfarfod Grŵp Buddsoddi Strategol y Cyngor yn ddiweddar, lle trafodwyd nifer o gynigion buddsoddi cyllid hirdymor.