Agenda and draft minutes

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu yn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni fu i unrhyw Aelod ddatgan cysylltiad personol na chysylltiad sy’n rhagfarnu ag unrhyw fusnes a oedd i’w ystyried yn y cyfarfod.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Cael cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Partneriaethau a gynhaliwyd ar 17 Medi 2015 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Partneriaethau a gynhaliwyd ddydd Iau, 17 Medi 2015.

Materion yn codi:-

Mewn ymateb i bryderon ei bod yn ymddangos bod swyddogion Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr (BIPBC) o dan bwysau difrifol o ran amser yn y cyfarfod diwethaf wrth drafod y 'Newidiadau Dros Dro i Wasanaethau Menywod a Mamolaeth yng Ngogledd Cymru', esboniodd y Cydlynydd Archwilio bod y Bwrdd Iechyd yn awyddus i gwrdd â'r holl Gynghorau yng Ngogledd Cymru fel rhan o'r ymgynghoriad ar y newidiadau arfaethedig, ac oherwydd bod cyfarfod Arbennig o'r Cyngor Sir eisoes wedi’i drefnu gyda swyddogion BIPBC ar ystod o faterion yn cael ei gynnal deuddydd ar ôl y dyddiad cau ar gyfer yr ymgynghoriad penodol hwn, roedd y Pwyllgor Archwilio Partneriaethau wedi cytuno i drafod yr eitem fusnes yn ei gyfarfod.  Roedd yn anffodus, fel rhan o'r un ymgynghoriad, bod angen i swyddogion BIPBC fod yn Nolgellau ar gyfer digwyddiad ymgynghori yn gynnar yn y prynhawn.

Hysbysodd y Prif Weithredwr yr Aelodau ei fod wedi ysgrifennu at Gyfarwyddwr Ardal BIPBC, yn dilyn cyfarfod y Cyngor Arbennig ar 7 Hydref, yn crynhoi pryderon a godwyd gan yr Aelodau yn y cyfarfod hwnnw ar ystod o faterion iechyd a gofal cymdeithasol.   Cadarnhaodd hefyd y byddai'n gofyn i'r Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Archwilio ystyried a oedd y materion canlynol yn haeddu sylw'r pwyllgor archwilio:-

·                   datblygiad arfaethedig Ysbyty Brenhinol Alexandra ac unrhyw risg posibl i'r datblygiad (hy y sefyllfa bresennol, yr opsiynau arfaethedig a'r amserlen bosibl);

·                   pryderon ynghylch argaeledd gofal sylfaenol yn ardal Prestatyn o Ebrill 2016 ymlaen (gan gynnwys darpariaeth amgen posibl);

·                   Adroddiad y Gwasanaeth Cynghori ar Iechyd a Gofal Cymdeithasol (HASCAS) i'r methiannau gofal a thriniaeth cleifion ar Ward Tawelfan yn Ysbyty Glan Clwyd - ystyried canfyddiadau'r adroddiad o safbwynt trigolion Sir Ddinbych ac unrhyw wersi posibl i'r Cyngor;

Dywedodd y Cydlynydd Archwilio bod y GCIGA i fod i gyfarfod yr wythnos ganlynol a byddai’r cynigion i edrych ar y materion yn cael eu hystyried yn y cyfarfod hwnnw. 

O ran y wybodaeth ychwanegol y gofynnwyd amdani gan gynrychiolwyr BIPBC yng nghyfarfod y Pwyllgor ym mis Medi, dywedodd y Cydlynydd Archwilio bod cais ffurfiol wedi ei wneud am y wybodaeth ond hyd yma nad oedd wedi dod i law.

PENDERFYNWYD – yn amodol ar yr uchod, derbyn a chymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir.

Cael adroddiad gan Reolwr Tîm Cefnogi Pobl (copi ynghlwm), sy’n rhoi manylion am y Cynllun Comisiynu Lleol tair blynedd ar gyfer y Rhaglen Cefnogi Pobl yn Sir Ddinbych.

                                                                                             9.35 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Swyddog Comisiynu a Thendro, oedd yn rhoi manylion y Cynllun Comisiynu tair blynedd ar gyfer y Rhaglen Cefnogi Pobl yn Sir Ddinbych, wedi ei ddosbarthu gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Cyflwynodd y Pennaeth Gwasanaethau Cefnogi Cymunedol yr adroddiad a dywedodd wrth y Pwyllgor fod y Cyngor yn cynllunio tuag at 10% o doriad yn y grant Cefnogi Pobl gan Lywodraeth Cymru (LlC) ar gyfer 2016-17. Gan na fyddai swm gwirioneddol o arian grant yn cael ei gyhoeddi tan ddiwedd mis Tachwedd eleni roedd gan y Cyngor gynlluniau wrth gefn hefyd rhag ofn y byddai’r toriad cyllid gwirioneddol yn uwch na'r 10%.  Cadarnhaodd y Swyddog Comisiynu a Thendro y bydd y Cynllun Comisiynu Lleol yn cael ei gyflwyno i Bwyllgor Cydweithredol Rhanbarthol Cefnogi Pobl Gogledd Cymru ym mis Ionawr 2016, i ategu datblygiad Cynllun Comisiynu Rhanbarthol Gogledd Cymru. 

Roedd yr adroddiad yn amlinellu'r sefyllfa bresennol, cost ac effaith ar wasanaethau eraill, canfyddiadau'r Asesiad o'r Effaith ar Gydraddoldeb a gwblhawyd ar gyfer y Cynllun Comisiynu Lleol yn 2013, manylion yr ymgynghoriadau a gynhaliwyd a     risgiau a'r camau a gyflwynwyd i'w lleihau.

Ystyriodd y Pwyllgor Atodiad 1 i'r adroddiad, a chytunwyd bod y cyfarfod yn symud at RAN II.

RHAN II

GWAHARDD Y WASG A'R CYHOEDD

PENDERFYNWYD - dan ddarpariaethau Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitemau busnes canlynol ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraffau 14 ac 15 Rhan 4 Atodlen 12A o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

Gan ymateb i gwestiynau'r aelodau ar y cynigion sy'n cael eu hystyried ar gyfer torri grantiau Cefnogi Pobl i sefydliadau unigol, a restrir yn Atodiad 1 i'r adroddiad, cadarnhaodd swyddogion:-

·                 bod y meini prawf ar gyfer cyllid grant Cefnogi Pobl yn rhagnodol iawn ac felly roedd gwaith manwl wedi ei wneud i sicrhau bod y cyllid a ddarperir yn cael ei ddefnyddio gan bob sefydliad at ei ddiben, a'i fod yn cydymffurfio â'r meini prawf Cefnogi Pobl;

·                 Fel rhan o'r ad-drefnu prosesau ariannu grant, dyblygu darpariaeth, cydymffurfio ag amodau grant ac a yw'r prosiectau’n gefnogol i'r agenda ymyrraeth gynnar bydd y cyfan yn cael eu harchwilio'n fanwl.  Mae'r prosesau monitro contractau a weinyddir gan CP yn sicrhau nad yw sefydliadau’n derbyn arian ar gyfer yr un prosiect o ffrydiau ariannu gwahanol;

·                 roedd cyrff cyhoeddus eraill, megis y Bwrdd Iechyd hefyd yn edrych ar resymoli eu prosesau a chronni eu ffrydiau ariannu;

·                 rhan o'r broses dendro ar gyfer gwneud cais i gyflwyno gwasanaethau ar ran y Cyngor yn cynnwys archwiliadau ariannol llym ar y sefydliadau a oedd yn gwneud cais;

·                  unwaith y byddai cytundeb yn cael ei ddyfarnu byddai’n cael ei fonitro'n rheolaidd i sicrhau ei fod yn cyflawni'r amcanion yn unol â manyleb y contract, rhan ohono oedd yn cynnwys dadansoddiad gwerth am arian er mwyn sicrhau ei fod yn darparu gwasanaethau sy'n ychwanegu gwerth i fywydau trigolion Sir Ddinbych;

·                 nid oedd y Grant Cefnogi Pobl fel arfer yr unig ffynhonnell ariannu sefydliad, gan fod arian grant Cefnogi Pobl yn cael ei ddyrannu at ddibenion penodol;

·                 roedd swyddogion yn gwasanaethu ar nifer o wahanol grwpiau o fewn y Cyngor a chyda sefydliadau partner h.y. Bwrdd Iechyd ac felly'n gallu ffurfio barn ar y cyd a phenderfyniadau ar geisiadau am gyllid;

·                 system gyfeirio llwybr sengl yn cael ei weithredu a oedd yn helpu’r Cyngor i benderfynu a yw unigolion a wnaeth gais i gael mynediad i’w wasanaethau yn cael cymorth tebyg gan sefydliadau eraill. Roedd cynlluniau yn eu lle i sicrhau bod hyn yn cael ei integreiddio'n llawn  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Cael adroddiad gan Reolwr y Tîm Cynllunio Strategol (copi ynghlwm) sy'n rhoi diweddariad ar ganfyddiadau gwerthusiad o chwe mis cyntaf prosiect 20 Uchaf Sir Ddinbych.

                                                                                                   10.10 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan Reolwr y Tîm Cynllunio Strategol, a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am ganfyddiadau gwerthusiad o chwe mis cyntaf 20 prosiect uchaf Sir Ddinbych a gwybodaeth am y prosiect a gychwynnwyd gan Gynllun Lles Sir Ddinbych a oedd wedi ei gyhoeddi ym mis Rhagfyr, 2014, wedi ei ddosbarthu gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Cyflwynodd y RhTCS yr adroddiad a chyfeiriodd at y broses a ddilynir gan Fwrdd Partneriaeth Strategol y Sir wrth ddatblygu Cynllun Lles Sir Ddinbych, sy’n canolbwyntio ar Annibyniaeth a Gwydnwch:  Dywedodd wrth yr Aelodau ei bod yn rhy gynnar ar hyn o bryd i roi adroddiad cynnydd ar y cynllun cyfan, serch hynny roedd swyddogion yn awyddus i geisio cefnogaeth y pwyllgor archwilio ar gyfer prosiect yr oeddent yn ei dreialu fel rhan o'r Cynllun.  O dan Gynllun Lles Prosiect 20 Uchaf Sir Ddinbych roedd partneriaid yn gweithio gyda'i gilydd i gefnogi unigolion hynod ddiamddiffyn gyda golwg ar eu hatal rhag gorfod gofyn am gymorth diangen gan y gwasanaethau argyfwng/ dwys yn ddiweddarach, yn y mwyafrif o achosion mae'r galw ar y gwasanaethau drud hyn yn amhriodol. 

Fel rhan o'r prosiect byddai’r ugain o unigolion mwyaf diamddiffyn sy’n hysbys i bob sefydliad partner, nad oedd yn ymddangos bod gwasanaethau o ddydd i ddydd partneriaid yn cyflawni'r canlyniadau a ddymunir neu nad oedd yn bodloni'r meini prawf ar gyfer y gwasanaethau sydd ar gael er eu bod angen cefnogaeth yn y Sir, yn cael ei nodi ar y cyd.  Roedd y prosiect hefyd yn anelu at osgoi dyblygu gwasanaethau drwy weithio'n fwy effeithiol gyda'i gilydd.

Cytunodd y Pwyllgor wrth ystyried Atodiad 2 "Gwerthuso Adroddiad Crynodeb 20 Uchaf Sir Ddinbych" bod y cyfarfod yn symud i RAN II.

RHAN II

GWAHARDD Y WASG A'R CYHOEDD

PENDERFYNWYD - dan ddarpariaethau Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitemau busnes canlynol ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraffau 14 ac 15 Rhan 4 Atodlen 12A o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972:

Roedd cymhlethdod y gwaith ymyrryd gyda’r unigolion hyn wedi’i ddangos drwy nifer o astudiaethau achos, yn ogystal â’r ymdrech a'r amser sydd ei angen i adeiladu perthynas gyda rhai o'r unigolion.  Roedd nifer o rwystrau hefyd angen cael eu trafod rhwng partneriaid wrth geisio cefnogi'r unigolion hyn, roedd y rhain yn cynnwys:-

·                 amharodrwydd i rannu data personol, er ei fod er lles yr unigolyn;

·                 y math o wybodaeth a gedwir gan wahanol bartneriaid yn amrywio'n sylweddol, gyda rhai yn cadw gwybodaeth ar yr unigolion tra bod eraill yn cadw gwybodaeth am gyfeiriadau ac nid yr unigolion yn y cyfeiriadau hynny;

Ar ôl ystyried Atodiad 2 aeth y cyfarfod yn ei flaen yn RHAN I.

Pwysleisiodd swyddogion mai nod tymor hir y prosiect oedd arbed adnoddau ariannol gwerthfawr ac adnoddau eraill i bob partner.  I wneud hyn roedd yn rhaid iddynt fod yn arloesol ac yn ymyrryd ar y cyfle cyntaf sydd ar gael.  Wrth wneud hyn roedd yn rhaid i bartneriaid edrych y tu hwnt i'w protocolau a bod yn greadigol, fel arall byddai adnoddau gwerthfawr yn cael eu draenio.

Mewn ymateb i gwestiynau gan yr Aelodau, dywedodd y swyddogion:-

·                 Mae angen cael gwared ar y rhwystrau er mwyn adeiladu’r lefel uchel o gyd-ymddiriedaeth sydd ei angen rhwng yr holl bartneriaid i sicrhau bod gwybodaeth yn cael ei rhannu’n hyderus ac yn briodol i hwyluso ymyrraeth gynnar;

·                 amcan y prosiect hwn oedd i beidio â chreu strwythur arall, ond i hwyluso gweithio ar y cyd ac yn effeithiol ar gyfer y diben o gefnogi unigolion dan  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen waith i’r dyfodol y pwyllgor a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r aelodau ar faterion perthnasol.

                                                                                                   10.45 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio, a oedd yn gofyn i'r Pwyllgor adolygu a chytuno ar ei Raglen Gwaith i'r Dyfodol ac yn rhoi diweddariad ar faterion perthnasol, wedi ei ddosbarthu gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod. 

Roedd copi o ‘ffurflen ar gyfer cynigion Aelodau’ wedi ei chynnwys yn Atodiad 2, roedd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cabinet wedi’i chynnwys yn Atodiad 3 ac roedd tabl yn rhoi crynodeb o benderfyniadau diweddar y Pwyllgor a’r cynnydd a wnaed o ran eu gweithrediad wedi ei gynnwys yn Atodiad 4. 

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i ddrafft o’i Raglen Gwaith i'r Dyfodol ar gyfer cyfarfodydd y dyfodol, Atodiad 1, a chytunwyd ar y newidiadau a’r ychwanegiadau canlynol:-

26 Tachwedd 2015:-

·                 Cytunodd yr Aelodau fod eitem fusnes sy'n ymwneud â'r cynigion ar gyfer datblygu Ysbyty Cymunedol, Royal Alexandra, y Rhyl yn y dyfodol yn cael ei chynnwys yn rhaglen gwaith i’r dyfodol y Pwyllgor ar gyfer y cyfarfod ym mis Tachwedd, a bod cynrychiolwyr BIPBC yn cael eu gwahodd i fod yn bresennol.

·                 Eglurodd y Cydlynydd Archwilio fod cadarnhad wedi ei dderbyn y bydd cynrychiolwyr Gwasanaeth Tân ac Achub Gogledd Cymru, yn mynychu'r cyfarfod.

·                 Cytunodd y Pwyllgor y dylid gwahodd yr Aelodau Arweiniol priodol i fynychu’r cyfarfod ar 26 Tachwedd 2015 i gyflwyno eu hadroddiadau.

14 Ionawr 2016:-

·                 Roedd y Cadeirydd wedi cytuno i gais gan swyddogion fod yr adroddiad ar yr eitem fusnes sy’n ymwneud ag "Un Pwynt Mynediad" yn cael ei ohirio o'r cyfarfod presennol tan cyfarfod y Pwyllgor ar 14 Ionawr 2016. Byddai hyn yn galluogi cynnwys gwybodaeth am gais diweddar oedd yn ymwneud â’r Gweithlu Gofal Sylfaenol.  Cytunodd yr Aelodau hefyd, ar ôl derbyn cais gan yr Aelod Arweiniol y Cynghorydd R L  Feeley, y byddai'n fuddiol i gynnal y cyfarfod yn y Rhyl ac ymweld â staff Un Pwynt Mynediad.

Eglurodd y Cydlynydd Archwilio fod y Cynghorydd W N Tasker wedi ymddiswyddo o'i swydd yn ddiweddar fel cynrychiolydd y Pwyllgor ar y Grŵp Cydraddoldeb Corfforaethol, ac roedd Cylch Gorchwyl y Grŵp wedi’i gynnwys fel Atodiad 5. Cytunodd yr Aelodau y dylid penodi'r Cynghorydd D. Owens i wasanaethu ar y Grŵp Cydraddoldeb Corfforaethol fel cynrychiolydd y Pwyllgor , a bod y Cynghorydd M L Holland yn cael ei benodi fel dirprwy.

Cytunodd y Pwyllgor, yn dilyn ymddiswyddiad y Cynghorydd T M Parry fel aelod o'r Pwyllgor, y dylid oedi cyn ystyried penodi cynrychiolwyr ar y Grwpiau Herio Gwasanaethau Priffyrdd ac Addysg hyd nes penodi Aelodau ar gyfer y ddwy swydd wag ar y Pwyllgor.

Hysbyswyd yr Aelodau fod cyfarfod nesaf y Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion wedi'i drefnu ar gyfer 15 Hydref 2015.

Yn dilyn trafodaeth bellach:-

PENDERFYNWYD - yn amodol ar yr uchod, cymeradwyo’r Rhaglen Waith fel y caiff ei hamlinellu yn Atodiad 1 yr adroddiad.

Cael unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar wahanol Fyrddau a Grwpiau’r Cyngor     

                                                                                                   11.00 a.m.

Ni dderbyniwyd unrhyw adroddiadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor.

Daeth y cyfarfod i ben am 11.10am.