Agenda and draft minutes

Ethol Is-Gadeirydd i'r Pwyllgor Safonau.

 

 

Cytunodd y Pwyllgor y dylid gohirio ethol Is-gadeirydd i bwyllgor nesaf y Pwyllgor Safonau a gynhelir ar 4 Rhagfyr 2015.

 

PENDERFYNWYD – bod ethol Is-gadeirydd i'r Pwyllgor Safonau’n cael ei ohirio tan 4 Rhagfyr 2015.

 

 

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

 

Ni fu i unrhyw Aelod ddatgan cysylltiad personol na chysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fusnes a oedd i’w ystyried yn y cyfarfod.

 

 

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

 

Ni chodwyd unrhyw eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

 

 

Cael cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 22 Mai, 2015 (copi ynghlwm).

 

 

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd  ar 22 Mai 2015.

 

Y Cadeirydd Gwnaed sylwadau ynglŷn â safon uchel y cofnodion a gynhyrchwyd.

 

Cywirdeb:-

 

5. Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol – Newid dyddiad y cyfarfod nesaf o’r “16 Medi 2015" i'r "18 Medi 2015”

 

11. Hyfforddiant ar gyfer Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned – newid enw “Julie” i “Julia”.

 

Materion yn codi:- 

 

5. Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol – Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd ynglŷn â chynnydd y canllawiau a thempled fframwaith ar gyfer Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned, eglurodd y Dirprwy Swyddog Monitro bod yr wybodaeth y cyfeiriwyd ati wedi’i chynnwys yn Llyfr Achos Cod Ymddygiad Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a bod y Pwyllgor wedi cytuno y byddai hyn yn ddigonol gan y byddai cynhyrchu canllawiau pellach yn golygu dyblygu gwybodaeth.   Cadarnhaodd y gwnaed gwaith ar y Protocol Hunanreoleiddio, ar gyfer Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned a bod eitem wedi’i chynnwys ar y rhaglen i’w hystyried.     

 

8. Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru – Canllaw Cod Ymddygiad Diwygiedig – Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd ynglŷn â dosbarthu papur briffio i wella cysylltiadau cyfathrebu a negeseuon allweddol gyda Chynghorau Dinas, Tref a Chymuned, cyfeiriodd y Dirprwy Swyddog Monitro at gynhyrchiad Crynodeb Gweithredol neu nodyn briffio byr am y materion allweddol.   Eglurodd y Dirprwy Swyddog Monitro y cynhelir cyfarfodydd clwstwr gyda Chlercod Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned ac y gellir trafod gwella cysylltiadau cyfathrebu ar gyfer dosbarthu gwybodaeth, gan gynnwys mwy o ddefnydd o ddulliau Technoleg Gwybodaeth.

 

Amlygodd y Dirprwy Swyddog Monitro buddion dosbarthu gwybodaeth a ffeithiau pwysig o Lyfr Achos Cod Ymddygiad Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru i’r Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned.   Cytunodd i gysylltu â’r Tîm Cyfathrebu ynglŷn â dulliau o ddosbarthu gwybodaeth i’r Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned, a gyda’r Swyddog Monitro ynglŷn â’r wybodaeth sydd i’w dosbarthu.

 

Cadarnhaodd y Dirprwy Swyddog Monitro bod y Swyddog Monitro wedi cysylltu â’r Ombwdsmon fel y cytunwyd i gadarnhau sut y cofnodir cwynion ac am ba hyd y cânt eu cadw.   Eglurwyd bod copi papur o gwynion yn cael ei gadw gan Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru am gyfnod o ddwy flynedd, a bod copi electronig yn cael ei gadw am ddeng mlynedd.   Hysbyswyd yr aelodau y byddai cwynion blaenorol yn cael eu gwirio a’u hystyried wrth benderfynu a ddylid archwilio cwyn newydd ai peidio.

 

10. Adborth o Hyfforddiant Cod Ymddygiad ar gyfer Clercod Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned- Cadarnhaodd y Dirprwy Swyddog Monitro oherwydd cyfyngiadau amser y byddai’r sesiynau hyfforddi nesaf ar gyfer Clercod Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned yn cael eu cynnal ym mis Ionawr 2016, ac y byddant yn cael eu trefnu fel sesiynau’r prynhawn gan ddechrau tua 3.00pm.

 

Cadarnhaodd y Dirprwy Swyddog Monitro bod y sesiwn hyfforddi a gynhaliwyd ar 29 Mehefin 2015 wedi’i chynnal, ac y byddai hyfforddwr gyda gwell gwybodaeth o ganllawiau, deddfwriaeth a materion Cymru yn cael ei geisio ar gyfer 2016.   

 

Hysbysodd y Cyng. M.Ll.  Davies y pwyllgor bod llenyddiaeth ynglŷn â sgiliau cadeirio ar gael a gellir eu defnyddio.

 

Unrhyw Fater Arall:- Cyfeiriodd yr Aelod Annibynnol Julia Hughes (JH) at y drafodaeth ynglŷn â chyhoeddiad electronig gwybodaeth gan Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned, a chadarnhad gan y Swyddog Monitro ei fod yn ofyniad newydd a oedd yn awr yn ofynnol.   Amlygodd bod angen mynediad hawdd i wybodaeth ac eglurodd ei bod wedi cynnal archwiliad gwirfoddol o ddeg Cyngor mewn perthynas â’r mater hwn.   Cytunodd JH y byddai’n darparu manylion pellach ynglŷn â’r gwaith a wnaed.

 

Cynhadledd Safonau Cymru 2015:- Cyfeiriodd y Dirprwy Swyddog Monitro at Gynhadledd Safonau a drefnwyd i’w chynnal  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau (copi ynghlwm).

 

 

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn cyflwyno’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol ac Adolygiad i'w ystyried a’i fabwysiadu.

 

Darparodd yr Aelod Annibynnol Julia Hughes (JH) fanylion yr archwiliad gwirfoddol a gynhaliwyd ar ddeg Cyngor, sydd i’w gynyddu, i asesu hygyrchedd gwybodaeth sy'n ymwneud â Chynghorau Dinas, Tref a Chymuned.   Cytunodd y byddai’n darparu adroddiad llafar ynglŷn â’r gwaith a wnaed i’r Pwyllgor ym mis Rhagfyr 2015, gydag adroddiad ysgrifenedig yn cael ei gyflwyno i’r cyfarfod ym mis Mawrth 2016. Pwysleisiwyd y byddai’n bwysig nodi’r terfynau amser perthnasol, gan y byddai’r wybodaeth a nodwyd yn yr adroddiad yn destun newid ar ôl ei gynhyrchu.

 

Cytunodd y Dirprwy Swyddog Monitro y byddai’n hysbysu Clercod y Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned, mewn llythyr gan y Swyddog Monitro, bod y gwaith archwilio’n mynd rhagddo, a darparu manylion iddynt ynglŷn â’r canfyddiadau, canlyniadau a’r adborth o ganlyniad i’r ymarfer.

 

Ystyriodd yr Aelodau Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau ar gyfer cyfnod o chwe mis a chytuno ar yr ychwanegiadau canlynol:-

 

4 Rhagfyr, 2015:-

 

(a)            Adroddiad ar Gynhadledd Safonau Cymru Gyfan 2015. 

(b)            Adroddiad llafar gan yr Aelod Annibynnol Julia Hughes, ar hygyrchedd gwybodaeth gan Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned.

 

4 Mawrth, 2016:-

 

(a)            Paratoi Adroddiad Blynyddol Cadeirydd y Pwyllgor Safonau, i’w gyflwyno i’r Cyngor Sir yn y cyfarfod yn dilyn y Cyngor Blynyddol.

(b)            Adroddiad gan yr Aelod Annibynnol Julia Hughes, ar hygyrchedd gwybodaeth gan Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned.

 

PENDERFYNWYD yn amodol ar ychwanegu’r uchod, bod y Pwyllgor yn cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

  (LJ i Weithredu)

 

 

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) yn ymwneud ag ymweliadau blaenorol Aelodau'r Pwyllgor i arsylwi gweithrediadau Cynghorau Tref, Dinas a Chymuned.

 

 

Roedd copi o adroddiad gan y Swyddog Monitro, ynglŷn ag ymweliadau a gynhaliwyd yn flaenorol gan Aelodau’r Pwyllgor i arsylwi gweithrediadau Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned, wedi’i gylchredeg gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

 

Roedd yr adroddiad yn nodi ymweliadau a wnaed gan Aelodau’r Pwyllgor yn flaenorol er mwyn sicrhau bod ymweliadau yn y dyfodol yn cael eu cynllunio mewn modd i osgoi dyblygu’r Cynghorau yr ymwelir â nhw.

 

Roedd yr Aelodau wedi trafod ymweliadau a wnaed ganddynt i Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned yn flaenorol.   Pwrpas yr ymweliadau yw arsylwi gweithrediadau'r Cyngor perthnasol, gwneud y Cynghorau’n ymwybodol o waith y Pwyllgor Safonau, darparu cyngor a nodi meysydd posibl ar gyfer hyfforddiant yn y dyfodol.

 

Cytunodd yr Aelodau y byddai o gymorth wrth gynllunio a chydlynu ymweliadau pe baent yn ymwybodol o ymweliadau a wnaed yn flaenorol er mwyn osgoi ymweliadau eithaf diweddar, a chanolbwyntio ar ymweld â chynghorau nad ydynt wedi derbyn ymweliad yn ddiweddar.   Roedd Atodiad 1 yn nodi’r ymweliadau a adroddwyd ar lafar i’r Pwyllgor gan Aelodau ers mis Chwefror 2013, ynghyd â dyddiadau’r ymweliadau hynny, lle y cofnodwyd hwy.   Roedd Atodiad 2 yn nodi rhestr o Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned Sir Ddinbych wedi’u rhannu fesul grwpiau clwstwr.   Trefnodd Sir Ddinbych gyfarfodydd clwstwr gyda chynrychiolwyr Cynghorau Cymuned i ymgysylltu â hwy a darparu gwybodaeth iddynt, ac roedd y cyfarfodydd hyn yn cael eu trefnu yn seiliedig ar ardal neu glwstwr.   

 

Yn ystod y drafodaeth a ddilynodd cytunwyd y byddai Aelodau’r Pwyllgor yn canolbwyntio ar ymweld â Chynghorau nad oeddent wedi ymweld â nhw yn ddiweddar, oni bai bod mater o bryder penodol neu fod Clerc perthnasol yn gofyn am ymweliad, a chytunodd yr Aelodau Pwyllgor canlynol i gael eu dyrannu i’r ardaloedd clwstwr canlynol:-

 

Clwstwr 1: Y Cynghorydd W.L.  Cowie a’r Aelod Annibynnol Julia Hughes.

Clwstwr 2: - Y Cadeirydd Mr Ian Trigger a’r Cynghorydd D. Jones.

Clwstwr 3: Yr Aelod Annibynnol Anne Mellor.    

 

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Safonau: -

 

(a)    Yn nodi’r wybodaeth a ddarparwyd yn Atodiad 1, ac yn ei defnyddio i gynllunio ymweliadau yn y dyfodol i Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned, a

(b)    Chytuno bod Aelodau’r Pwyllgor yn cael eu dyrannu i’r ardaloedd clwstwr a nodwyd uchod.

 

 

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) am Adroddiad Blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (yr Ombwdsmon) ar gyfer 2014/15.

 

 

Roedd copi o adroddiad gan y Swyddog Monitro, am Adroddiad Blynyddol 2014/15 Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, wedi’i ddosbarthu’n flaenorol.  

 

Eglurodd y Dirprwy Swyddog Monitro bod yr Ombwdsmon yn cyhoeddi adroddiad blynyddol ar weithgareddau ei swyddfa wrth ymdrin â chwynion yn erbyn cyrff cyhoeddus yng Nghymru.  Roedd prif rolau swyddfa’r Ombwdsmon yn cynnwys archwilio i gwynion o gamweinyddu gan gyrff cyhoeddus a chwynion yn ymwneud â honiadau o fynd yn groes i God Ymddygiad gan aelodau etholedig y Cynghorau Unedol, Dinas, Tref a Chymuned.  Roedd Adroddiad Blynyddol yr Ombwdsmon a elwir yn “Gwneud i gwynion wasanaethu Cymru” yn Atodiad 1.

 

Roedd manylion llwythi gwaith ac ystadegau Swyddfa’r Ombwdsmon a'r newidiadau arfaethedig i’r ddeddfwriaeth sy'n llywodraethu’r pwerau, wedi’u nodi yn yr adroddiad.   Roedd yr Ombwdsmon yn categoreiddio cwynion Cod Ymddygiad ac roedd dadansoddiad o’r cwynion fesul categori wedi’i ddarparu.   Roedd nifer yr achosion a atgyfeiriwyd naill ai i Bwyllgor Safonau neu Banel Dyfarnu Cymru wedi cynyddu ychydig yn 2013/14, ond roedd gryn dipyn yn is na’r achosion a atgyfeiriwyd yn 2012/13.   Cyfeiriodd y Dirprwy Swyddog Monitro at Dudalen 43 yr adroddiad, ac amlinellodd y canrannau sy’n ymwneud â Natur Cwynion Cod Ymddygiad yn 2014/15. 

 

O ystyried y lefel isel o gwynion a dderbyniwyd gan Gynghorwyr ynglŷn â’u cydweithwyr, roedd swyddfa’r Ombwdsmon wedi adolygu eu harferion a byddent yn gweithredu’n fwy llym ar faterion yn y dyfodol gan eu hatgyfeirio yn ôl i’r Swyddogion Monitro i gael datrysiad lleol.

 

Roedd Atodiad C adroddiad yr Ombwdsmon yn cynnwys dadansoddiad o’r achosion a ddaeth a gaewyd yn 2014/15 fesul Awdurdod Lleol.   O’r 132 o achosion a gaewyd mewn perthynas ag Awdurdodau unedol roedd 2 yn ymwneud â Chynghorwyr Sir Ddinbych, caewyd y ddau  ar ôl ystyriaeth gychwynnol heb orfod cynnal ymchwiliad.   Roedd hyn yn cynrychioli gostyngiad o’r 4 cwyn a gaewyd  yn y flwyddyn flaenorol ac roedd pob un wedi’u tynnu’n ôl neu eu dirwyn i ben ar ôl ystyriaeth gychwynnol.   Roedd dadansoddiad o’r 105 o achosion a gaewyd mewn perthynas â Chynghorau Dinas, Tref neu Gymuned, yn dangos bod tri chwyn ynglŷn ag aelodau Cynghorau o’r fath yn Sir Ddinbych.   Roedd yr Ombwdsmon wedi adrodd ar berfformiad swyddfa’r ombwdsmon o ran yr amser a gymerwyd i ystyried cwynion Cod Ymddygiad.   Darparwyd manylion y ddau darged a osodwyd gan yr Ombwdsmon mewn perthynas â’r terfynau amser yn yr adroddiad.

 

Roedd yr Ombwdsmon wedi cyhoeddi y byddai llyfr achos Cod Ymddygiad a gyflwynir ddwywaith y flwyddyn yn cael ei gynhyrchu’n chwarterol yn 2015/16, fodd bynnag, oherwydd nifer isel yr achosion sydd ar gael mewn rhifynnau chwarterol, byddai sylwadau ynglŷn â’r gwersi a ddysgwyd yn cael ei gynhyrchu ar ddiwedd y flwyddyn yn unig.   Cyfeiriodd yr Ombwdsmon at y canllawiau diwygiedig a gyhoeddwyd yn ystod y flwyddyn a’r prawf lles y cyhoedd newydd, roedd y ddau ohonynt wedi’u cyflwyno i’r Pwyllgor yn flaenorol.

 

Yn dilyn trafodaeth amlygodd y Cadeirydd y materion canlynol:-

 

·                 Mynegodd ei ddiolch a phriodoli’r gostyngiad yn nifer y cwynion a gofnodwyd, a oedd wedi arwain at archwiliad gan y Pwyllgor Safonau, i waith caled a chadarnhaol y Swyddog Monitro a’r Dirprwy Swyddog Monitro wrth drefnu digwyddiadau hyfforddi.

 

·                 Mynegodd bryder ynglŷn ag adnoddau cyfyngedig a chyfyngiadau ariannol Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, a oedd wedi arwain at benderfyniad ymwybodol i beidio ag ymchwilio i faterion lefel isel.   Cyfeiriwyd at y Prawf Lles y Cyhoedd llym a gymhwyswyd, y dull y datryswyd dadleuon mân a chymhwyso gwybodaeth a ganfyddir o ragesiamplau astudiaethau achos.

 

Yn dilyn trafodaeth bellach:-

         

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Safonau yn derbyn a nodi Adroddiad Blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru 2014/15. 

 

 

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) am ddwy daflen ffeithiau a gynhyrchwyd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, ac i geisio cymeradwyaeth ar gyfer eu dosbarthu i Aelodau Etholedig y Cyngor Sir, a Chynghorau Tref, Dinas a Chymuned yn Sir Ddinbych.

 

 

Roedd copi o adroddiad gan y Swyddog Monitro, am ddwy daflen ffeithiau a gynhyrchwyd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, wedi’u dosbarthu’n flaenorol.  

 

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro’r adroddiad a oedd yn hysbysu’r Pwyllgor o gynhyrchiad y taflenni ffeithiau, a cheisio cymeradwyaeth i ddosbarthu’r taflenni ffeithiau i Aelodau Etholedig y Cyngor Sir, a Chynghorau Dinas, Tref a Chymuned Sir Ddinbych.

 

Roedd Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru wedi penodi archwilydd fel Arweinydd Cwynion Cod Ymddygiad.   Yn ogystal â’r rôl fel archwilydd, fel Arweinydd Cod Ymddygiad, byddent yn goruchwylio’r materion a atgyfeiriwyd i Banel Dyfarnu Cymru a chyfarfodydd Safonau.   Byddai Arweinydd Cwynion Cod Ymddygiad hefyd yn mynychu cyfarfodydd chwarterol Grŵp Swyddog Monitro Cymru Gyfan.

 

Fel rhan o’r rôl newydd, roedd Arweinydd Cwynion Cod Ymddygiad wedi creu dwy daflen ffeithiau newydd, Atodiad 1 a 2, a ysgrifennwyd ar gyfer Aelodau a oedd yn destun archwiliad Cod Ymddygiad, gyda’r bwriad o roi canllawiau ynglŷn â’r prosesau a ddilynir yn ystod ymchwiliad a chyfweliad ffurfiol.

 

Yn ystod y drafodaeth cefnogodd y Pwyllgor yr awgrym bod y taflenni ffeithiau yn cael eu hanfon at holl Aelodau Cyngor Sir Ddinbych, ynghyd â nodyn eglurhaol.   Yn ogystal â hyn, dylid anfon e-bost at Glercod yr holl Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned gan atodi’r taflenni ffeithiau ac awgrymu eu bod yn tynnu sylw eu Haelodau at y taflenni.

 

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Safonau yn nodi’r wybodaeth yn y taflenni gwybodaeth, Atodiadau 1 a 2 yr adroddiad, ac yn cefnogi y dylid dosbarthu’r taflenni gwybodaeth i Aelodau Etholedig y Cyngor Sir, a Chynghorau Dinas, Tref a Chymuned yn Sir Ddinbych.

  (LJ i Weithredu)

 

 

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) am Lyfr Achosion Cod Ymddygiad a gynhyrchwyd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (yr Ombwdsmon).

 

 

Roedd copi o adroddiad gan y Dirprwy Swyddog Monitro, am Lyfr Achos Cod Ymddygiad a gynhyrchwyd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, wedi’i ddosbarthu’n flaenorol.  

 

Roedd yr adroddiad yn hysbysu’r Pwyllgor o rifynnau diweddaraf Llyfr Achos Cod Ymddygiad yr Ombwdsmon a fyddai’n cael ei gynhyrchu bob chwarter o fis Ebrill 2015.   Roedd y Llyfr Achos yn cynnwys crynodebau o’r holl achosion mewn perthynas â’r rhai yr oedd yr Ombwdsmon wedi cyflawni archwiliad arnynt yn ystod y cyfnod dan sylw.   Eglurodd y Dirprwy Swyddog Monitro mai’r prif newid yn null Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru oedd cyflwyno Prawf Budd y Cyhoedd.

 

Roedd y Llyfr Achos wedi’i gynhyrchu i gynorthwyo Aelodau ac eraill i ystyried a yw’r amgylchiadau y maent yn eu profi yn arwain at dorri’r Cod.   Roedd hyn yn ychwanegiad i gyhoeddi esiamplau gwirioneddol yng Nghanllaw Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ynglŷn â’r Cod.   Roedd hefyd yn cynorthwyo Pwyllgorau Safonau Awdurdodau Lleol trwy ddarparu mynediad i wybodaeth ynglŷn â’r modd yr oedd Pwyllgorau Safonau yng Nghymru’n gweithredu.

 

Eglurwyd bod Atodiad 1 yr adroddiad yn cynnwys y Llyfr Achos ar gyfer cyfnod mis Hydref, 2014 hyd at fis Mawrth 2015. Roedd Atodiad 2 yn cynnwys y cyfnod o fis Mawrth 2015 hyd at fis Mehefin 2015.   Roedd manylion y cwynion a archwiliwyd yn ystod y cyfnodau hyn wedi’u hamlinellu yn yr adroddiad a’u crynhoi gan y Dirprwy Swyddog Monitro.   Hysbyswyd y Pwyllgor na fu unrhyw atgyfeiriadau i Banel Dyfarnu Cymru.

 

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Safonau yn nodi’r wybodaeth sydd yn Llyfr Achos y Cod Ymddygiad.

 

 

Ystyried adroddiad gan y Dirprwy Swyddog Monitro (copi ynghlwm) ar y protocol drafft.

 

 

Roedd copi o adroddiad gan y Swyddog Monitro, ar ddrafft protocol tebyg i fersiwn y Cyngor Sir a addaswyd i ystyried maint, cyfansoddiad ac adnoddau Cynghorau Cymuned, wedi'i ddosbarthu gyda phapurau’r cyfarfod.

 

Roedd y Pwyllgor wedi bod yn rhan o ddatblygiad y Protocol Hunanreoleiddio ar lefel y Cyngor Sir.  Roedd Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru wedi argymell bod Protocol Hunanreoleiddio yn cael ei ddatblygu ar lefel gymunedol maes o law.   Ni nodwyd unrhyw derfyn amser penodol a’r opsiwn o fabwysiadu oedd un ar gyfer pob Cyngor Dinas, Tref a Chymuned. 

         

Roedd drafft y protocol wedi’i gynnwys fel Atodiad 1, ynghyd ag egwyddorion amlinellol.   Ni awgrymwyd y dylai’r protocol fod yn llawer mwy manwl na hyn gan y dyluniwyd y broses i fod yn ysgafn o ran papurau, gan bwysleisio trafodaethau wyneb yn wyneb, cyflafareddu a datrys dadleuon neu faterion mewn dull cymodol.   

 

Eglurwyd y gall y Pwyllgor Safonau ystyried y dylai bod eu rôl yn fwy, neu’n llai, a cheisiwyd cyfeiriadaeth ar y mater hwn.   Byddai mewnbwn yr Ombwdsmon yn isel gan mai’r mater oedd datrys y dadleuon lefel isel y dylid gallu eu datrys yn lleol ar lefel gymunedol, neu gyda chymorth dull adolygu cyfoedion gyda chefnogaeth gan Gyngor Cymuned cyfagos; atgyfeirio at y Pwyllgor Safonau llawn yw’r cam olaf.   Cyfeiriodd y Dirprwy Swyddog Monitro at dudalen 131 y rhaglen a darparu crynodeb o Atodiad 1 o ddrafft Protocol Hunanreoleiddio Aelodau.     

 

Eglurodd y Cyng. W.L. Cowie ei fod yn falch gyda’r adroddiad a allai gynorthwyo Clercod ac Aelodau Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned gyda’r broses gyflwyno.   Awgrymodd y Cadeirydd y gall y Pwyllgor Safonau argymell bod proses gyflwyno yn cael ei chyflwyno ar gyfer pob Cynghorydd newydd.   Awgrymodd yr Aelod Annibynnol Anne Mellor (AM) y dylid ystyried bod Cynghorwyr newydd yn ymweld â Chyngorau eraill i weld y gweithrediadau.   

 

Teimla’r Cadeirydd mai’r dewis olaf yw atgyfeirio at Aelodau o'r Pwyllgor Safonau yn unig, gyda’r nod o beidio â gwaethygu materion.   Eglurodd y gallai cyfranogiad o’r fath ragfarnu Aelod, a’u heithrio rhag gwneud penderfyniad ar weithrediadau Pwyllgor Safonau ar gam hwyrach yn y broses.

 

Mewn ymateb i awgrymiadau a wnaed gan Aelodau’r Pwyllgor, cytunwyd ar y diwygiadau canlynol i Egwyddorion Cyffredinol Protocol Hunanreoleiddio Aelodau.

 

·                 Aralleirio Pwynt Bwled 1.

·                 Pwynt Bwled 2, newid “nid ar gyfer cwynion” i “ac nid yw’n berthnasol i gwynion”.

·                 Pwynt Bwled 7, dileu’r gair “bydd”.     

 

Awgrymodd yr Aelod Annibynnol Julia Hughes (JH) y dylid cynnwys eglurhad yn y Siart Llif fod y Cod yn berthnasol i Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned ac nid Cynghorau Cymuned yn unig.   Awgrymodd y Cyng. M.Ll.  Davies bod y gair Cynghorau’n cael ei ddefnyddio wrth gyfeirio at Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned, ac y defnyddir Cyngor Sir wrth gyfeirio at y Cyngor Sir yn unig.

 

Yn ystod y drafodaeth cytunodd y Dirprwy Swyddog Monitro, yn dilyn cynnwys y diwygiadau a awgrymwyd, bod drafft Protocol Hunanreoleiddio Aelodau’n cael ei gyflwyno i gyfarfod Clwstwr Clercod i dderbyn eu safbwyntiau, cyn ei ailgyflwyno i’r Pwyllgor Safonau i’w ystyried.    

 

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Safonau: -

 

(a)            yn derbyn drafft Protocol Hunanreoleiddio Aelodau.

(b)            Yn cytuno bod y diwygiadau uchod yn cael eu cynnwys, cyn cyflwyno drafft Protocol Hunanreoleiddio Aelodau i gyfarfod Clwstwr Clercod, a 

(c)            Gofyn bod adroddiad pellach yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Safonau.

             (LJ i Weithredu)

 

 

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm) gan y Swyddog Monitro am gyfarfod Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru a gynhaliwyd ar 16 Mehefin, 2015.

 

 

Yn absenoldeb y Swyddog Monitro, darparodd y Cadeirydd adroddiad llafar am gyfarfod Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru, a gynhaliwyd ar 16 Mehefin 2015, ac amlygwyd y pwyntiau canlynol o’r cyfarfod:-

 

·                 Ystyriwyd y Canllawiau Diwygiedig ar God Ymddygiad yr Aelodau a gyflwynwyd gan Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

·                 Roedd y Swyddog Monitro wedi darparu manylion ar Raglen Hyfforddiant Aelodau yn Sir Ddinbych, a chyfeiriwyd yn benodol at yr hyfforddiant a ddarparwyd ar gyfer Aelodau’r Pwyllgor Cynllunio, a Chlercod Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned.

·                 Roedd manylion wedi’u darparu ynglŷn â’r cyfarfodydd clwstwr, 

·                 Amlinelliad o’r hyfforddiant a ddarparwyd ar gyfer Cynghorau Cymuned Ynys Môn.

·                 Roedd y Cadeirydd wedi mynegi ei siom nad oedd holl Glercod y Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned wedi mynychu’r sesiynau hyfforddiant a ddarparwyd yn Sir Ddinbych, gan fod ansawdd yr hyfforddiant a ddarparwyd yn rhagorol.

·                 Manteision a geir pe bai o leiaf un Aelod o bob Pwyllgor Safonau yn mynychu’r sesiynau hyfforddi i ddarparu adborth, neu fod Aelodau’n mynychu sesiynau hyfforddi a ddarparwyd gan Awdurdodau eraill i weld arferion gweithio gwahanol.

·                   Problemau a brofwyd yng Ngogledd Cymru, yn enwedig ar lefel Cyngor Cymuned, nad oedd Clercod yn defnyddio’r cyngor a ddarparwyd gan y Swyddogion Monitro i fynd i’r afael â phroblemau pan yr oeddent yn digwydd. 

·                 Roedd y Fforwm wedi mynegi eu bod yn awyddus annog hyfforddiant trawsawdurdod.

·                 Gwnaed cais i ystyried cynhyrchu pecyn e-ddysgu at ddibenion hyfforddiant.   Eglurodd y Dirprwy Swyddog Monitro ei bod yn falch gyda’r awgrym bod modiwl e-ddysgu’n cael ei ddatblygu.

·                 Cyfeiriwyd at y gwahanol brosesau o ran gweithredu Pwyllgorau Safonau, yn enwedig o ran gwrandawiadau a cheisiadau ar gyfer goddefeb.

·                 Trafodaeth ynglŷn â Phwyllgorau Safonau Rhanbarthol arfaethedig. 

·                 Y broses a fabwysiadwyd gan Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru i benderfynu dilysrwydd cwynion, a’r broses archwilio.

·                 Mynegodd  Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ei gefnogaeth ar gyfer y Fforwm i gynhyrchu syniadau ar y cyd.

 

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Safonau yn derbyn a nodi cynnwys adroddiad y Cadeirydd ynglŷn â Chyfarfod Fforwm Pwyllgor Safonau Gogledd Cymru.

 

 

 

Nodi presenoldeb aelodau'r Pwyllgor Safonau yng nghyfarfodydd Cynghorau Sir, Tref a Chymuned a derbyn eu hadroddiadau.

 

Gwahoddwyd aelodau'r Pwyllgor i roi adborth o gyfarfodydd Cyngor Dinas, Tref a Chymuned yr oeddent  wedi’u mynychu yn ddiweddar a chymerodd yr Aelodau'r cyfle i gynnig crynodeb o sut roedd y Cynghorau perthnasol wedi gweithredu.

 

Mynychodd yr Aelod Annibynnol Julia Hughes (JH) y cyfarfodydd canlynol ac amlygwyd y pwyntiau a’r materion canlynol:-

 

Cyngor Cymuned Henllan, 7 Gorffennaf 2015:-

 

-                  Holodd y Clerc pam fod Aelod y Pwyllgor Safonau wedi mynychu cyfarfodydd y Cyngor ar bedwar achlysur gwahanol.   Darparodd JH sicrwydd bod y cyfarfodydd a fynychwyd wedi’u dewis ar hap, ac nad oedd unrhyw bryderon penodol yn ymwneud â’r Cyngor.   Eglurodd hefyd bod y broses ddethol yn cael ei hadolygu.

-                  Gofynnodd Gadeirydd y Cyngor cymuned am adborth gan JH ynglŷn â’r gweithrediadau.   Cadarnhaodd bod y cyfarfod wedi’i drefnu’n dda yn dilyn ffurf rhaglen safonol, roedd y Cadeirydd yn broffesiynol ac yn derbyn cefnogaeth dda gan y Clerc.

-                  Ni cheisiwyd Datganiadau Cysylltiad ar ddechrau’r cyfarfod ond fe’u darparwyd yn ystod y gweithrediadau.     

-                  Cafwyd cyfraniadau da gan aelodau’r Cyngor, ac roeddent wedi gweithio gyda’i gilydd i ddatrys materion.

-                  Rhoddwyd ystyriaeth i adroddiad Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru. 

-                  Dosbarthwyd rhestr o bortffolios Aelodau Arweiniol Cyngor Sir Ddinbych yn y cyfarfod.

-                  Cafwyd cadarnhad y byddai Aelod Cynulliad Llywodraeth Cymru yn ymweld â’r Cyngor ym mis Tachwedd.

-                  Codwyd pryder ynglŷn â diffyg cyfathrebu rhwng meysydd y Cyngor Sir a’r Cyngor Cymuned ynglŷn â rhai materion.

-                  Roedd pob Aelod o’r Cyngor wedi cael cyfle i siarad.

-                  Roedd rhaglen gwaith i’r dyfodol ar waith, a darparwyd pecyn gwybodaeth i’r Aelodau.

 

Hyfforddiant Cod Aelodau:- 

 

-                  Roedd rhai Aelodau dan yr argraff mai dim ond ar gyfer Cynghorau Cymuned yr oedd y Cod yn berthnasol. 

-                  Nid oedd unrhyw un o’r Aelodau a oedd yn bresennol wedi derbyn copi o’r Cod gan eu Clercod.

-                  Roedd yr hyfforddiant a ddarparwyd yn rhyngweithiol, cadarnhaol ac ymgysylltiol.

-                  Gofynnwyd am ragor o gefnogaeth i ddatblygu Fframwaith Protocol Hunanreoleiddio i ddiwallu’r terfynau amser.

-                  Gofynnwyd am ganllawiau mewn perthynas â gweithgareddau cyfryngau cymdeithasol, a defnyddio Ffurflenni Datgan Cysylltiad.

 

Pwyllgor Cynllunio, 16 Medi 2015:-

 

-                  Cynhaliwyd y cyfarfod yn dda ac roedd yr Aelodau’n barchus.   Roedd y cyflwyniadau’n glir a chydymffurfiwyd â’r rheolau a’r rheoliadau. 

 

Mynychodd yr Aelod Annibynnol Anne Mellor (AM) gyfarfod Cyngor Dinas Llanelwy ar 10 Mehefin 2015 ac amlygwyd y pwyntiau canlynol: -   

 

-                  Roedd y Rhaglen wedi’i strwythuro’n dda.

-                  Roedd y Clerc newydd wedi bod yn gwbl gymwys ac wedi cefnogi’r cyfarfod yn dda.

-                  Cyflwynwyd adroddiad gan swyddog Heddlu lleol.

-                  Roedd y cyfarfod wedi’i gynnal mewn dull proffesiynol iawn.

-                  Roedd y Clerc wedi gofyn am ragor o ddarpariaeth hyfforddiant i Aelodau’r Cyngor.

 

Adroddodd AM ynglŷn â’r hyfforddiant a oedd yn rhagorol yn ei barn hi, a derbyniwyd adborth cadarnhaol gan y rhai a oedd yn bresennol.   

 

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Safonau yn derbyn ac yn nodi'r adborth a gyflwynir o gyfarfodydd diweddar a fynychwyd gan Aelodau'r Pwyllgor.

 

 

 

Trefnwyd cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau ar gyfer 4 Rhagfyr, 2015 yn Neuadd y Sir, Rhuthun.

 

Nododd yr Aelodau’r amser, dyddiad a lleoliad cyfarfod nesaf y Pwyllgor safonau a:-

 

PENDERFYNWYD -  bydd cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau yn cael ei gynnal ddydd Gwener 4 Rhagfyr 2015 yn Ystafell Gynadledda 1a, Neuadd y Sir, Rhuthun.

 

GWAHARDD Y WASG A'R CYHOEDD

 

PENDERFYNWYD- dan ddarpariaethau Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972 i wahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitemau a ganlyn, ar y sail ei bod yn debygol y bydd gwybodaeth eithriedig yn cael ei datgelu, fel y'i diffinnir ym mharagraffau 12 a 13, Rhan 4, Atodlen 12a Deddf Llywodraeth Leol 1972.

 

RHAN II

 

 

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) sy’n rhoi trosolwg o gwynion yn erbyn aelodau a gyflwynwyd gydag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

 

Roedd copi o adroddiad cyfrinachol gan y Swyddog Monitro (MO), a oedd yn rhoi trosolwg o gwynion a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, wedi ei ddosbarthu gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod.

 

Roedd y Pwyllgor Safonau eisoes wedi gofyn am gael  gwybod yn rheolaidd am lefel y cwynion a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.  Roedd y tablau yn Atodiad 1 yn rhoi trosolwg o gwynion a gyflwynwyd ers 1 Ebrill 2015.

 

Darparodd y Dirprwy Swyddog Monitro grynodeb byr o’r adroddiad gan ddarparu manylion penodol mewn perthynas ag Achosion 258 a 259.

 

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Safonau yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad.

 

Daeth y Cyfarfod i ben am 13.00pm.