Agenda and draft minutes

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiadau personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni ddatganodd unrhyw Aelod gysylltiad personol na chysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fusnes i’w ystyried yn y cyfarfod.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Ni chodwyd unrhyw eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, gael eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) o Ddeddf Llywodraeth Leol, 1972.

Nodi ymrwymiadau dinesig a ymgymerwyd gan Gadeirydd y Cyngor (copi ynghlwm).

Roedd rhestr o ddigwyddiadau dinesig a fynychwyd ar ran y Cyngor gan y Cadeirydd a'r Is-Gadeirydd, ar gyfer cyfnod rhwng 7 Medi 2014 a 28 Medi 2014 wedi'u cylchredeg gyda phapurau’r cyfarfod.

PENDERFYNWYD - derbyn y rhestr o ymrwymiadau dinesig a fynychwyd ar ran y Cyngor gan y Cadeirydd a'r Is-gadeirydd.

Cael cofnodion cyfarfod y Cyngor Sir a gynhaliwyd 9 Medi 2014 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Cyngor a gynhaliwyd ar 9 Medi 2014.

Cywirdeb:-

6. Awdurdod Tân ac Achub Gogledd Cymru – eglurodd y Cynghorydd S.A. Davies ei fod wedi mynegi pryderon ynghylch y posibilrwydd o orfod cyfiawnhau toriadau arfaethedig Awdurdod Tân ac Achub Gogledd Cymru.

Materion yn codi:-

9. Diwygio Llywodraeth Leol - Ymatebodd Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd i gais gan y Cynghorydd M.Ll. Davies a chadarnhaodd y gellid cofnodi manylion pleidleisio yn y cofnodion.

12. Cyllideb 2015/16 - 2016/17 - Dywedodd y Cynghorydd H. Hilditch-Roberts bod yr arddull a fabwysiadwyd ar gyfer y cofnodion ddim bob amser yn adlewyrchu cyfraniad Aelodau unigol at y trafodaethau.

PENDERFYNWYD – yn amodol ar yr uchod, derbyn cofnodion cyfarfod y Cyngor a gynhaliwyd ar 9 Medi 2014 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden (copi ynghlwm) sy'n ystyried y cynigion ar gyfer ailddatblygu Canolfan Nova Prestatyn.

Roedd copi o adroddiad y Pennaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden, a oedd yn gofyn i’r Cyngor gymeradwyo argymhelliad y Grŵp Buddsoddi Strategol i fwrw ymlae,n ag ailddatblygu Canolfan Nova Prestatyn, wedi ei gylchredeg cyn y cyfarfod. Croesawodd y Cadeirydd gynrychiolwyr Gwasanaethau Hamdden Alliance i'r cyfarfod.

Gyda chymorth cyflwyniad PowerPoint cyflwynodd y Pennaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden yr adroddiad. Eglurodd fod y Cabinet wedi ystyried canfyddiadau’r adolygiad diwydrwydd dyladwy i Hamdden Clwyd Cyf ym mis Ionawr 2014 gan ddod i'r casgliad ei fod yn ormod o risg i'r Cyngor gymryd y cwmni drosodd. Penderfynwyd rhoi'r gorau i gyllido Hamdden Clwyd o 1 Ebrill 2014 ymlaen oherwydd pryderon ynghylch ansawdd a lefel y gwasanaeth a ddarperir. O ganlyniad i hyn, rhoddodd y cwmni’r gorau i fasnachu ar unwaith.

Ym mis Mawrth 2014 cyflwynwyd adroddiad i’r Cabinet yn amlinellu’r argymhellion a oedd yn codi o arfarniad manwl o gyflwr yr adeiladau a'r dadansoddiad manteision cost mewn perthynas â'r gwahanol opsiynau rheoli dros dro ar gyfer y cyfleusterau; tra bod yr achos busnes ar gyfer cynnig hamdden llawer gwell ar yr arfordir yn cael ei ddatblygu ymhellach. Cytunodd y Cabinet i argymell bod Canolfan Nova yn aros ar gau hyd nes y cytunir ar gynigion ailddatblygu Gwasanaethau Hamdden Alliance ym mis Mai 2014.

Comisiynwyd ymarfer dichonolrwydd ac achos busnes amlinellol ar gyfer ailddatblygu’r ganolfan i gael ei ystyried gan y Grŵp Buddsoddi Strategol, ac mae manylion y broses wedi ei darparu. Cyflwynwyd yr astudiaeth dichonolrwydd a’r achos busnes amlinellol i'r Grŵp Buddsoddi Strategol a'r Cabinet ym mis Mehefin 2014 er mwyn sicrhau cyllid i symud y prosiect yn ei flaen at y cam dylunio manwl. Cymeradwywyd y cynnig i symud ymlaen i’r cam nesaf, gan ddyfarnu £108 mil ar gyfer y cam dylunio manwl i gael sicrwydd cost ar gyfer y prosiect. Mewn partneriaeth â Sir Ddinbych, cwblhaodd Gwasanaethau Hamdden Alliance pob arolwg manwl gan ddarparu costau manwl i'r Grŵp Buddsoddi Strategol yn seiliedig ar gymysgedd o gyfleusterau, fel y cytunwyd yn y briff dichonoldeb gwreiddiol (gweler Atodiad 1). Dywedwyd wrth yr Aelodau y byddai'r cyfleuster yn hunangynhaliol trwy wasanaethu ei gostau ynni ei hun.

Mae'r arolygon manwl wedi nodi nifer o faterion y mae angen eu datrys er mwyn sicrhau cynaliadwyedd hirdymor yr adeilad ar gyfer cyfnod yr achos busnes, yn seiliedig ar yr incwm posibl, ac ymrwymiad ariannol y Cyngor. Mae angen offer mecanyddol a thrydanol newydd ac mae arolwg to wedi amlygu nifer o broblemau. Mae'r cynnydd yn y costau o’r cam amlinellol i’r cam dylunio manwl yn cynrychioli cynnydd o 15% mewn costau datblygu cyffredinol. Byddai modd cynnal y cynnydd o fewn yr amlen fforddiadwyedd gyffredinol dros gyfnod yr achos busnes.

Eglurwyd bod y datblygiad yn elfen bwysig o weledigaeth y Cyngor ar gyfer gwell hamdden a chynnig twristiaeth ar hyd yr arfordir, fel y nodir yn y Strategaeth Uchelgais Economaidd. Mae Cynllun MAWR 2011 - 2014 yn ceisio cyrraedd nifer o ganlyniadau, yn arbennig o ran dymuniad y Cyngor i annog pobl Sir Ddinbych i fyw bywydau iach.

Y costau cyn y cam dylunio manwl oedd oddeutu £3.6 miliwn. Mae’r costau diwygiedig, oherwydd y to a’r gofynion mecanyddol a thrydanol, wedi cynyddu i £4,217,001. Mae swyddogion a thîm prosiect Hamdden Alliance wedi bod trwy 'broses gwerth peirianneg' fanwl i adolygu'r costau a’r fanyleb i leihau'r costau cymaint â phosibl heb beryglu’r datblygiad cyfan. Yn yr achos busnes gwreiddiol nodwyd bod angen cyfanswm o £256,311 i wasanaethu’r benthyca cyffredinol sy'n ofynnol ar gyfer y datblygiad. O ganlyniad i'r cynnydd yn y cyfalaf sydd ei angen ar gyfer y datblygiad, mae'r costau benthyca darbodus wedi cynyddu i  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Rhaglenni Corfforaethol (copi ynghlwm) ynglŷn ag Adolygiad Perfformiad Blynyddol drafft 2013/14.

Roedd copi o adroddiad y Rheolwr Rhaglen Gorfforaethol, ar Adolygiad Perfformiad Blynyddol y Cyngor ar gyfer 2013/14, wedi ei gylchredeg cyn y cyfarfod.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Cynghorydd B.A. Smith a’r Pennaeth Busnes, Gwella a Moderneiddio. Eglurwyd ei bod yn ofynnol i'r Cyngor gyhoeddi adroddiad blynyddol o'i berfformiad erbyn 31 Hydref ac felly bod angen penderfyniad i gymeradwyo'r Adolygiad Perfformiad Blynyddol 2013-14 drafft, Atodiad I.

Roedd Cynllun Corfforaethol 2012/17 y Cyngor yn nodi cyfeiriad strategol y Cyngor a’i flaenoriaethau dros gyfnod o bum mlynedd. Mae manylion bwriad y Cyngor i gyflawni’r blaenoriaethau wedi eu nodi yn y Cynlluniau Gwasanaeth Blynyddol ac yn Nogfen Darparu Blynyddol y Cynllun Corfforaethol, ac mae cyfres o Gytundebau Canlyniad wedi eu cytuno arnynt gyda Llywodraeth Cymru.  

Roedd yr Adolygiad Perfformiad Blynyddol yn darparu gwerthusiad ôl-syllol o lwyddiant y Cyngor wrth gyflawni yn erbyn y cynlluniau yma yn ystod 2013-14, ac yn dangos p’un ai yw’r Cyngor wedi llwyddo i gyflawni ei rwymedigaeth gogyfer â gwneud trefniadau i sicrhau gwelliannau parhaus yn llwyddiannus ai peidio.

Mae’r Tîm Gwella Corfforaethol wedi datblygu’r adroddiad mewn ymgynghoriad â gwasanaethau eraill y Cyngor. Mae’r wybodaeth perfformiad yn y ddogfen wedi ei darparu gan wasanaethau a’i thynnu o system rheoli perfformiad Verto. Ymgynghorwyd â’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth, y Cabinet a’r Pwyllgor Archwilio Perfformiad cyn cyflwyno’r adroddiad ger bron y Cyngor Sir i’w gymeradwyo.

Mae’r risg o gael adroddiadau negyddol sylweddol gan reolyddion allanol wedi ei nodi yn y Gofrestr Risg Corfforaethol. Byddai methu cyhoeddi’r Adolygiad Blynyddol erbyn y dyddiad terfyn o 31 Hydref yn debygol o arwain at argymhellion statudol gan Swyddfa Archwilio Cymru, gyda goblygiadau sylweddol ar gyfer enw da’r Cyngor.

Roedd y Cynllun Corfforaethol a’r Adolygiad Perfformiad Blynyddol yn elfennau allweddol o Raglen Cymru ar gyfer Gwella (2010), a oedd yn cael ei gefnogi gan ofynion statudol Deddf Llywodraeth Leol 1999 a Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009.

Cyfeiriodd y Cynghorydd E.A. Jones at Safle Strategol Allweddol Bodelwyddan a gofynnodd am sicrwydd y byddai dyraniad o 26 hectar o dir cyflogaeth yn cael ei ddefnyddio at ddibenion cyflogaeth, ac nid yn cael ei gadw i’w werthu neu i adeiladu tai arno yn y dyfodol. Eglurodd y Cynghorydd B.A. Smith fod y tir dan sylw wedi ei ddynodi fel tir cyflogaeth yn y Cynllun Datblygu Lleol, a oedd wedi ei fabwysiadu gan y Cyngor, ac y byddai'n rhaid i'r Cyngor gymeradwyo unrhyw newid. 

Cadarnhaodd y Cynghorydd H.H. Evans fod trafodaethau ar y gweill rhwng swyddogion a datblygwyr hyd nes caiff Cais Cynllunio mewn perthynas â'r safle Bodelwyddan ei gyflwyno. Eglurodd fod cyllid gan y Bwrdd Uchelgais, sy’n canolbwyntio ar safleoedd cyflogaeth, wedi ei ddyrannu i ymchwilio i feysydd allweddol ar draws y Sir. Awgrymodd y Cynghorydd E.W. Williams y gallai’r tir cyflogaeth fod yn fater i'w ystyried gan Grŵp Gweithredu’r Cynllun Datblygu Lleol.

Esboniodd y Prif Weithredwr fod y tir cyflogaeth ym Modelwyddan wedi ei nodi'n glir yn y Cynllun Datblygu Lleol, ac y byddai'n cael ei nodi yn y Cais Cynllunio perthnasol. Fodd bynnag, awgrymodd fod y tir cyflogaeth, a'r gwaith priodol sydd i’w wneud, yn fater i'w ystyried o bosibl gan y Pwyllgor Archwilio.

Cyfeiriodd y Prif Weithredwr at Sesiwn Friffio Cyngor, lle awgrymwyd y byddai Sir Ddinbych yn parhau i ymrwymo i gyflawni'r Cynllun Corfforaethol ac y byddai hyn yn cael ei ddatblygu os caiff ei gadarnhau. Esboniodd fod yn rhaid i’r Cyngor dderbyn a chymeradwyo Adolygiad Perfformiad Blynyddol 2013-14, a ystyriwyd yn flaenorol gan y Pwyllgor Archwilio. Dywedwyd wrth yr Aelodau y byddai penderfyniadau ynglŷn â’r gyllideb yn effeithio ar berfformiad ac y byddai'r rhain yn gofyn am ymarfer mapio yn erbyn materion perfformiad.  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cyngor (copi ynghlwm).

Cadarnhaodd y Pwyllgor Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Cynfor Sir yn amodol ar gynnwys yr adroddiadau canlynol:-

Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd fod copi diwygiedig o'r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol wedi ei ddosbarthu i'r Aelodau. Cadarnhaodd y bydd Gweithdai Cyllideb yn cael eu cynnal ar 8, 13 a 20 Hydref 2014 (27 Hydref yn ddyddiad posibl hefyd). Ar 9 Ragfyr 2014 bydd y Cyngor yn ystyried adroddiadau ar y gyllideb, Cytundeb PFI Neuadd y Sir ac adolygiad o Ddosbarthiadau Etholiadol a’r Mannau Pleidleisio. 

Eglurodd y Cynghorydd J. Thompson-Hill fod Adroddiad Pennu Treth y Cyngor, a drefnwyd ar gyfer 3 Chwefror 2015, yn cael ei gyflwyno ar 24 Chwefror 2015.

Mewn ymateb i bryder a godwyd gan y Cynghorydd H. Hilditch-Roberts ynglŷn â'r angen am bolisi cydlynol ynglŷn â chyfathrebu gwybodaeth sy'n ymwneud â'r broses gyllidebol, esboniodd y Prif Weithredwr y gallai'r mater hwn gael ei drafod yn y Gweithdai Cyllideb.

Ymatebodd y Cynghorydd R.L. Feeley i gwestiwn gan y Cynghorydd J.A. Davies ac eglurodd fod cyfarfodydd rheolaidd yn cael eu cynnal rhwng Sir Ddinbych a’r Bwrdd Iechyd. Cadarnhaodd y byddai dyddiad yn cael ei drefnu er mwyn i Brif Weithredwr y Bwrdd Iechyd annerch y Cyngor. Cadarnhaodd y Cynghorydd J. Chamberlain-Jones y byddai’r Bwrdd Iechyd yn mynychu cyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio Partneriaethau i ymateb i faterion a godwyd gan yr Aelodau.

Gofynnodd y Cynghorydd J. Butterfield i gynnwys eitem ar y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol i ddarparu diweddariadau rheolaidd ar uno gwirfoddol arfaethedig Sir Ddinbych a Chyngor Conwy. Eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd fod trefniadau'n cael eu gwneud i alw cyfarfod arbennig o'r Cyngor ym mis Tachwedd 2014 i drafod yr uno arfaethedig, cyn y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno datganiad o ddiddordeb.

Mewn ymateb i’r pryderon a fynegwyd gan y Cynghorydd E.W. Williams ynghylch nad yw nifer y pleidleisiau a gofnodwyd ar y system bleidleisio electronig bob tro yn adlewyrchu nifer y Cynghorwyr sy'n bresennol, cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd fod y system bleidleisio yn cael ei gwirio cyn dechrau pob cyfarfod.

PENDERFYNWYD – yn amodol ar yr uchod, y dylid cymeradwyo a nodi Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Cyngor.

Daeth y Cyfarfod i ben am 12.40pm.