Agenda and draft minutes

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiadau personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw faterion a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. 

Ni fu i unrhyw Aelod ddatgan cysylltiad personol na chysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fusnes a oedd i’w ystyried yn y cyfarfod.

Rhybudd o faterion y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

No items were raised which in the opinion of the Chair, should be considered at the meeting as a matter of urgency pursuant to Section 100B(4) of the Local Government Act, 1972.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) sy’n rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am Gynllun Gwella Llywodraethu’r Cyngor sy’n deillio o ‘ddatganiad llywodraethu blynyddol’ y Cyngor ar gyfer 2013/14 – ‘Cyflawni llywodraethu da a gwelliant parhaus’.

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol, a oedd yn rhoi diweddariad ynglŷn â Chynllun Gwella Trefn Lywodraethol y Cyngor, ac a oedd yn deillio o 'ddatganiad llywodraethu blynyddol' y Cyngor yn 2013/14 - 'Darparu llywodraethu da a gwelliant parhaus', wedi cael ei ddosbarthu’n flaenorol.

Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio Mewnol yr adroddiad a oedd yn manylu ar y cynnydd sy'n digwydd o ran rhoi’r gwahanol gamau gweithredu sydd wedi eu cynnwys yng Nghynllun Gwella Trefn Lywodraethol y Cyngor ar waith, er mwyn sicrhau bod gan y Cyngor drefn lywodraethol gadarn ac effeithiol ar waith.

Roedd Datganiad Llywodraethu Blynyddol diweddaraf y Cyngor, 'Darparu llywodraethu da a gwelliant parhaus', yn darparu hunanasesiad tryloyw a chytbwys o drefn lywodraethol y Cyngor, ac yn amlygu unrhyw wendidau llywodraethu arwyddocaol ac unrhyw feysydd eraill y mae angen eu gwella.

Roedd meysydd gwella wedi eu cynnwys yng Nghynllun Gwella’r Drefn Lywodraethol, sydd i’w weld yn Atodiad 1, a oedd yn cynnig camau gweithredu i fynd i'r afael â gwendidau, y swyddogion sy'n gyfrifol am y camau gweithredu hynny ac amserlenni.  Nid oedd y Cynllun yn gwbl gyflawn gan nad yw pob diweddariad cynnydd wedi cael eu darparu.  Pan fo ymatebion wedi dod i law, mae’r camau gweithredu naill ai'n gyflawn neu ar y gweill.  Roedd y Pwyllgor wedi derbyn adroddiadau diweddaru ar wahân a oedd yn cynnwys rhai yr Adran Adnoddau Dynol Strategol, Sefydliadau Hyd-Braich a’r Adran Caffael Strategol.

Er nad yw hunanasesiad y ‘Datganiad Llywodraethu Blynyddol' ei hun yn cyfrannu'n uniongyrchol at Flaenoriaethau Corfforaethol, mae’n darparu asesiad a sicrwydd ynglŷn â chyflawni'r Cynllun Corfforaethol, perfformiad gweithredol ac ariannol y Cyngor, y drefn lywodraethol, ymgysylltu â'r gymuned ac ati, y mae pob un ohonynt yn cyfrannu tuag at gyflawni'r Blaenoriaethau Corfforaethol.

Pe na bai Cynllun Gwella’r Drefn Lywodraethol yn cael ei weithredu, byddai gwendidau yn aros yn nhrefn lywodraethol y Cyngor, a allai arwain at:-

·                 adroddiadau rheoleiddiol niweidiol;

·                 defnydd gwael o arian cyhoeddus;

·                 methiant i wella meysydd corfforaethol a meysydd gwasanaeth allweddol;

·                 colli hyder budd-ddeiliaid; a

·                 effaith andwyol ar enw da'r Cyngor.

Mewn ymateb i gais gan Mr P. Whitham, yn sôn y dylid cyfarch y ffaith nad oes Strategaeth Gaffael erbyn diwedd mis Tachwedd 2014, cytunodd y Pwyllgor y gellid darparu adroddiad cynnydd ar lafar yng nghyfarfod mis Tachwedd y Pwyllgor cyn derbyn adroddiad ysgrifenedig ym mis Rhagfyr 2014. Gofynnodd yr Aelodau hefyd fod adroddiadau cynnydd ysgrifenedig yn cael eu darparu gan y Pennaeth Archwilio Mewnol, yng nghyfarfod mis Tachwedd, mewn perthynas â'r meysydd hynny nad oedd wedi darparu ymatebion o fewn y terfynau amser a roddwyd.  Cytunodd y Cynghorydd B.A. Smith i drafod y pryderon a godwyd gan y Pwyllgor gyda'r Pennaeth Busnes, Gwella a Moderneiddio.

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol:-

(a)            yn derbyn yr adroddiad, ac yn

(b)            gofyn am ddiweddariad cynnydd ar lafar yng nghyfarfod y Pwyllgor ym mis Tachwedd 2014 mewn perthynas â'r Strategaeth Caffael, ac yn

(c)            yn gofyn i'r Pennaeth Archwilio Mewnol yn cyflwyno adroddiadau ysgrifenedig i gyfarfod mis Tachwedd, mewn perthynas â'r meysydd hynny nad oedd wedi darparu ymatebion o fewn yr amserlenni a roddwyd.

         (IB i Weithredu)

Daeth y Cyfarfod i ben am 11.00 a.m.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau (copi ynghlwm) yn cyflwyno Datganiad Cyfrifon 2013/14 i’w gymeradwyo’n ffurfiol.

Roedd copi o adroddiad gan y Prif Gyfrifydd wedi ei ddosbarthu gyda phapurau’r cyfarfod, ynghyd â Datganiad Cyfrifon 2013/14 ac Adroddiad Archwilio’r Datganiadau Ariannol, a gynhyrchwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru.

Cyflwynodd Pennaeth yr Adran Gyllid ac Asedau'r adroddiad a oedd yn cyflwyno’r Datganiad Cyfrifon i’w gymeradwyo’n ffurfiol.  Tynnodd sylw at bwysigrwydd a natur gymhleth y ddogfen ac eglurodd y byddai'r terfynau amser ar gyfer cynhyrchu Datganiadau Cyfrifon yn dynnach yn y dyfodol.  Mae gan y Cyngor ddyletswydd statudol i gynhyrchu Datganiad Cyfrifon sy’n cydymffurfio â safonau cyfrifeg cymeradwy, ac mae’n ofynnol bod Aelodau Etholedig yn cymeradwyo’r cyfrifon archwiliedig yn ffurfiol ar ran y Cyngor.

Roedd Datganiadau Ariannol 2013/14 wedi cael eu cymeradwyo gan y Prif Swyddog Cyllid, yn amodol ar archwiliad, ar 30 Mehefin 2014.  Cafodd fersiwn ddrafft y Datganiad Cyfrifon ei chyflwyno i'r Pwyllgor ar 2 Gorffennaf 2014, pan ddarparwyd trosolwg o fersiwn ddrafft y Datganiad Cyfrifon gan y Prif Gyfrifydd ac eglurhad o'r broses sy'n sail iddo.  Mae’r Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio yn ei gwneud yn ofynnol i’r Cyngor gymeradwyo’r Cyfrifon archwiliedig, sydd i gynnwys barn yr Archwilydd allanol, yn ffurfiol erbyn diwedd mis Medi.

Cafodd y Datganiad Cyfrifon ei gynhyrchu’n unol â'r Safonau Adrodd Ariannol Rhyngwladol, ac roedd manylion ynglŷn â hynny wedi eu cynnwys yn yr adroddiad.   Mae Sefydliad Siartredig Cyllid a Chyfrifeg Cyhoeddus yn cynhyrchu Cod Ymarfer ar Gyfrifeg Awdurdodau Lleol, yn seiliedig ar Safonau Adrodd Ariannol Rhyngwladol ac mae'r Cyngor wedi paratoi cyfrifon 2013/14 yn unol â'r Cod hwnnw.  Mae'r Datganiad Cyfrifon yn cynnwys barn archwilio ddiamod a thystysgrif archwilio, ac mae wedi cael ei ryddhau i'w archwilio ac mae ar gael i'r cyhoedd fwrw golwg drosto ac nid oes unrhyw sylwadau wedi dod i law.  Bu Swyddfa Archwilio Cymru yn archwilio’r cyfrifon a byddant yn cyflwyno trosolwg o’u canfyddiadau ac asesiad o’r broses mewn adroddiad.  Arweiniodd y broses archwilio at rai newidiadau technegol ac at gywiriadau a newidiadau eraill y cyfeiriwyd atynt yn adroddiad yr Archwilydd.

Roedd cyhoeddi'r Datganiad Cyfrifon yn ategu stiwardiaeth ariannol a threfn lywodraethol y Cyngor ac felly yn cefnogi holl wasanaethau a blaenoriaethau'r Cyngor.  Mae Swyddfa Archwilio Cymru wedi gweithio'n agos â’r Tîm Cyllid er mwyn sicrhau fod yr archwiliad yn cael ei gwblhau yn llwyddiannus ac mewn modd amserol.

Roedd y Datganiad Cyfrifon unwaith eto wedi cael barn archwilio ddiamod, a oedd yn gyflawniad sylweddol o ystyried graddfa a chymhlethdod y Cyfrifon.  Bydd y gweithdrefnau mewnol yn cael eu hadolygu’n flynyddol er mwyn sicrhau bod y Cyngor yn parhau i ddarparu adroddiadau ariannol o ansawdd da.

Cafwyd cyflwyniad gan y Prif Gyfrifydd ynglŷn â’r Datganiad Cyfrifon a oedd yn:–

·                 darparu trosolwg o'r cyfrifon a'r prif ddatganiadau ariannol.

·                 darparu amlinelliad o'r prosesau dan sylw gan gynnwys gofynion ac amserlenni deddfwriaethol ynghyd â rôl yr Aelodau yn y broses

·                 dangos sut yr oedd ffigurau a adroddwyd yn y Cyfrif Refeniw wedi cael eu hadlewyrchu yn y datganiadau ariannol.

·                 amlygu’r meysydd allweddol y dylid rhoi sylw iddynt yn cynnwys Symudiad mewn Cronfeydd Wrth Gefn; Datganiad Incwm a Gwariant; y Fantolen a'r Datganiad Llif Arian.

·                 nodi fod gofyniad statudol i gymeradwyo'r Datganiad Cyfrifon erbyn 30 Medi, 2014.

Nododd y Prif Gyfrifydd nad oedd unrhyw faterion sylweddol wedi dod i’r amlwg yn sgil archwiliad Swyddfa Archwilio Cymru a oedd yn rhoi sicrwydd inni o ran prosesau a chydymffurfiaeth.

Cafwyd crynodeb manwl gan gynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru (AV) o Adroddiad Archwilio’r Datganiadau Ariannol a chyfeiriodd at rôl Swyddfa Archwilio Cymru o fewn y broses yn ei chyfanrwydd ac at y cyfrifoldeb sydd ganddynt i adrodd ynglŷn â’r datganiadau ariannol.  Cyflwynodd drosolwg o ganfyddiadau'r adroddiad a chyfeiriodd yn benodol at y canlynol:–  ...  view the full Cofnodion text for item 5.