Eitem ar yr agenda

Archwilio canlyniadau’r Arolwg Preswylwyr mwyaf diweddar a pha mor effeithiol yw methodoleg newydd yr arolwg i fesur barn dinasyddion o’r Cyngor

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Gwsmeriaid a Llyfrgelloedd yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn hysbysu'r Pwyllgor o ganfyddiadau allweddol yr Arolwg Trigolion, a rhoddodd gyfle iddynt roi sylwadau ar y canlyniadau.

Esboniodd yr Aelod Arweiniol fod yr arolwg wedi'i ddarparu’n allanol i ymgynghorwyr yn 2011, ac er bod yr ymateb yn wych, roedd wedi costio £25000 i’r Awdurdod. Yn dilyn hynny yn 2013, roedd yr arolwg wedi'i ddosbarthu gyda Llais y Sir, roedd hyn yn llai costus ond cafwyd llai o ymatebion. Cafodd yr arolwg diweddaraf a gynhaliwyd yn 2015 ei ddosbarthu yn electronig, a arweiniodd at ddim ond 711 o ymatebion - llai na maint y sampl a fwriadwyd o 1000. Er bod gwasanaethau wedi bod yn defnyddio'r wybodaeth a gynhwysir yn yr arolwg, roedd rhywfaint gyda pheth amheuaeth.

Yn absenoldeb awdur yr adroddiad, bu i’r Rheolwr – Swyddfa'r Rhaglen Gorfforaethol, roi manylion dadansoddiad canlyniadau'r arolwg.  Dywedodd y swyddogion:

·         bu cyfradd ymateb i'r arolwg yn siomedig o isel.  Yn ôl pob tebyg, roedd hyn oherwydd bod yr ymarfer wedi ei gynnal yn electronig (ar wahân i'r rhai a gwblhawyd gan ysgolion) gyda’r bwriad o leihau costau;

·         roedd yn bwysig cofio bod canlyniadau'r arolwg yn mesur canfyddiadau pobl o'r Cyngor, a all ar adegau wrth-ddweud data a ddilyswyd ar berfformiad y Cyngor; ac

·         nid oedd yr holl ymatebwyr wedi ateb pob cwestiwn, roedd unigolion yn tueddu i ateb cwestiynau mewn perthynas â meysydd a oedd fwyaf perthnasol i'w hamgylchiadau personol.

Wrth ymateb i gwestiynau ac arsylwadau'r swyddogion, bu i swyddogion wneud y canlynol:

·         cydnabod nad oedd cyfyngu'r arolwg i holiadur electronig wedi cyflawni’r canlyniad a ddymunir.  Serch hynny, mae'r wybodaeth a gafwyd o'r ymatebion wedi darparu gwybodaeth werthfawr i'r Cyngor a fyddai'n helpu i gynllunio a gwella'r gwasanaethau a ddarperir;

·         dweud na fyddai’r arolwg nesaf, sydd i fod i’w gynnal yn ystod 2017, yn cael ei wneud drwy ddulliau electronig yn unig, ac y byddai dulliau eraill hefyd yn cael eu defnyddio er mwyn ei wneud yn hawdd i'r holl drigolion;

·         cytuno mai cynnwys ac ansawdd y cwestiynau a ofynnwyd oedd o'r pwys mwyaf;

·         amlygu pwysigrwydd cydnabod bod y canlyniadau’n mesur canfyddiadau pobl a allai ymddangos yn groes i ddangosyddion perfformiad yr Awdurdod

·         dweud bod y Pennaeth Cwsmeriaid, Cyfathrebu a Marchnata yn edrych ar ddewisiadau ar gyfer System newydd Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid ar hyn o bryd, a fyddai'n diwallu y rhan fwyaf o anghenion y Cyngor;

·         trafod gyda'r swyddogion perthnasol pam na fyddai’r ymarfer 'Sgwrs y Sir’ sydd ar y gweill ar hyn o bryd yn cynnal digwyddiad cyhoeddus yn y Rhyl, ac archwilio a ellid trefnu un ar gyfer y dref; ac

·         amlinellu'r broses a fyddai'n dilyn ymlaen o ymarfer 'Sgwrs y Sir’ at ddiben penderfynu ar flaenoriaethau corfforaethol a Chynllun Corfforaethol 'newydd' y Cyngor.

Pwysleisiodd yr Aelodau bwysigrwydd y Cyngor yn defnyddio'r holl offer sydd ar gael ar ei gyfer, er mwyn ceisio barn trigolion ar faterion, e.e. cynghorwyr sir, grwpiau trigolion ac ati, gan ei bod yn bosibl iddynt estyn allan at wahanol sectorau o'r gymuned a gofyn am eu barn.  Gall caniatáu i breswylwyr alw i mewn i swyddfeydd dinesig ac ati i lenwi holiaduron ac ati hefyd helpu i wella rhyngweithio cyhoeddus gydag arolygon yn y dyfodol.  

Cytunodd y Pwyllgor fod cynllunio gofalus yn gwella ymarferion megis arolygon trigolion yn fawr - er mwyn iddynt fod yn effeithiol, roedd yn bwysig i'r trefnydd bennu beth mae'r sefydliad angen ei wybod, pam oedd angen iddynt ei wybod ac i ba bwrpas y byddai’r wybodaeth a dderbyniwyd yn cael ei defnyddio.

Awgrymodd yr Arweinydd, gan y byddai tymor y Cyngor presennol yn dod i ben ym mis Mai 2017, efallai y byddai’n ddefnyddiol i bob cynghorydd gael eu cyfweld cyn yr etholiad (proses debyg i gyfweliadau 'ymadael' a gynigir i staff) i geisio eu barn ar ba feysydd y maent yn teimlo sy’n gweithio'n dda, pa feysydd sydd angen eu gwella, a cheisio unrhyw syniadau sydd ganddynt ar gyfer gwella yn y dyfodol.  Ar ddiwedd y drafodaeth:

Penderfynwyd: - yn amodol ar y sylwadau uchod -

 (i)        bod adroddiad yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor yn gynnar yn 2017 yn amlinellu cynnwys a chwestiynau y bwriedir eu cynnwys yn Arolwg Preswylwyr 2017, ynghyd â'r fethodoleg(au) dan ystyriaeth ar gyfer ymgymryd â'r arolwg; a’r

 (ii)       Arweinydd i gynnal trafodaeth gydag Arweinwyr grŵp i drafod ymarferoldeb cynnal cyfweliadau 'arddull ymadael' gyda chynghorwyr sir cyn etholiadau awdurdodau lleol y flwyddyn nesaf, er mwyn gofyn am eu barn ar yr hyn y mae'r Cyngor yn ei wneud yn dda a pha feysydd sydd angen eu gwella