Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid (copi wedi’i amgáu) ar y Datganiad Cyfrifon Drafft.

Roedd adroddiad gan y Prif Gyfrifydd, a oedd yn rhoi trosolwg o’r Datganiad Cyfrifon drafft 2015/16 a'r broses sy'n sail iddo, eisoes wedi'i ddosbarthu.

Cyflwynodd y Cynghorydd J. Thompson-Hill yr adroddiad.  Mae gan y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol gyfrifoldeb wedi’i ddirprwyo iddo i gymeradwyo'r cyfrifon archwiliedig a fydd yn cael eu cyflwyno ar 28 Medi 2016.  Roedd cyflwyno'r cyfrifon drafft yn rhoi arwydd cynnar o sefyllfa ariannol y Cyngor a gall dynnu sylw at unrhyw broblemau yn y cyfrifon neu'r broses cyn i'r cyfrifon gael eu harchwilio. 

Roedd gan y Cyngor ddyletswydd statudol i baratoi Datganiad Cyfrifon sy’n cydymffurfio â safonau cyfrifo cymeradwy.  Roedd yn rhaid i Aelodau gymeradwyo'r Cyfrifon a archwiliwyd yn ffurfiol ar ran y Cyngor ac roedd y rôl hon wedi ei dirprwyo i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.  Roedd y cyfrifon drafft wedi eu cwblhau a’u llofnodi gan y Pennaeth Cyllid ar 21 Mehefin.   Roedd y cyfrifon drafft ar gael i’w harchwilio yn ôl y gofyn a byddan nhw hefyd ar gael i’r cyhoedd eu harchwilio rhwng 11 Gorffennaf a 5 Awst.

O ystyried rôl y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol o ran cymeradwyo'r cyfrifon terfynol, roedd yn fanteisiol rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf a throsolwg ar y cam drafft i'w ystyried cyn cyflwyno'r cyfrifon terfynol ym mis Medi.  Roedd cyhoeddi’r Datganiad Cyfrifon yn sail i stiwardiaeth a llywodraethu ariannol y Cyngor ac felly roedd yn cefnogi holl wasanaethau a blaenoriaethau’r Cyngor.

Roedd gweithdrefnau a phrosesau’r Cyngor sy’n sail i gynhyrchu'r cyfrifon wedi eu hadolygu'n rheolaidd gan Swyddfa Archwilio Cymru.  Cafwyd barn broffesiynol oddi wrth nifer o ddisgyblaethau eraill tu hwnt i gyllid, megis yr adain gyfreithiol, prisio eiddo, adnoddau dynol a phensiynau.  Roedd y Datganiad Cyfrifon yn elfen allweddol o fframwaith llywodraethu'r Cyngor ac roedd yn bwysig darparu sicrwydd bod y Cyfrifon wedi cael eu llunio yn unol â'r safonau perthnasol, a bod y broses sy'n sail ar gyfer eu cynhyrchu yn gadarn.  Byddai’r Cyngor yn torri ei ddyletswydd statudol pe na byddai'n gallu cymeradwyo'r cyfrifon erbyn 30 Medi 2016. 

Rhoddodd y Prif Gyfrifydd grynodeb manwl o Atodiad 1, Datganiad o gyfrifon 2015/16 ac amlygwyd y meysydd canlynol:-

·                     Darparwyd manylion ar yr Alldro Refeniw Terfynol, gan gyfeirio'n benodol at y tanwariant o £1.1miliwn, Balansau a Glustnodwyd - Gwasanaethau, Trosglwyddiadau i Gronfa Wrth Gefn Lliniaru Cyllideb a Balansau Ysgolion.

·                     Adolygiad o'r flwyddyn - Gwariant Cyfalaf.  Cynllun Busnes Stoc Tai.

·Cytundeb Prosiect Menter Cyllid Preifat.

·                     Datganiad ynglŷn â’r Symudiadau yn y Cronfeydd wrth Gefn.

·                     Partïon cysylltiedig.

Fel cyn aelod o'r Bwrdd, rhoddodd y Cynghorydd M L Holland fanylion am y cefndir yn ymwneud â Clwydfro Cyfyngedig.

Amlygodd y Cynghorydd E.A. Jones yr effaith bosibl a goblygiadau sy'n codi o ganlyniad i Brexit mewn perthynas â ffrydiau ariannu grant.  Cyfeiriodd y Prif Swyddog Cyllid at yr ansicrwydd ar hyn o bryd, ond cadarnhaodd bod y ffrydiau cyllid grant yn cael eu harchwilio a'u monitro.  Cytunodd y Pwyllgor fod y Prif Swyddog Cyllid yn dosbarthu dogfennau sydd ar gael yn ymwneud ag effaith sy'n deillio o Brexit i bob Aelod Etholedig. 

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd M.L Holland, rhoddwyd cadarnhad bod cyfeiriad at y diffyg pensiwn wedi’i gynnwys yn y Cyfrifon.

Gwahoddodd Mr P. Whitham sylw i’r Cynllun Gweithredu Gwella Llywodraethu a'r cyfeiriad a wnaed at yr ymateb gwael i'r Arolwg Trigolion, a gostyngiad sylweddol mewn presenoldeb Aelodau yng nghyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio.  Awgrymodd Mr Whitham y gallai'r materion hyn gael eu cynnwys ar y Gofrestr Risg.  Esboniwyd er gwaethaf y lefel ymateb credir bod yr Arolwg Trigolion wedi cael ei ystyried yn ddilys.  Cadarnhawyd nad oedd yr Arolwg yn ofyniad statudol.  Fodd bynnag, roedd wedi cael ei weld fel rhan o'r strwythur ymgysylltu ehangach i geisio barn trigolion o fewn y Sir, a allai effeithio a dylanwadu ar bolisïau yn y dyfodol, y Cynllun Corfforaethol a chyfeiriad y Cyngor yn y dyfodol.  Cyfeiriodd y Cadeirydd at y Cynllun Gweithredu yn ymwneud â'r Arolwg Trigolion, a chytunodd yr HLHRDS i sicrhau bod ei gynnydd yn cael ei archwilio.

Cyfeiriodd Mr P. Whitham at y Cynllun Gweithredu.  Esboniodd ei fod yn falch o nodi bod y Strategaeth Gaffael a Rheolau’r Weithdrefn Gontractau newydd yn parhau i gael eu cyflwyno a’u cymeradwyo.    Fodd bynnag, gofynnodd a oedd yna feysydd neu eitemau eraill o arwyddocâd cymharol a allai fod angen eu cynnwys yn y Cynllun Gweithredu.  Amlinellodd y swyddogion y broses a gynhaliwyd, ac eglurwyd y byddai cynnwys eitemau wedi eu seilio ar yr asesiad a gynhaliwyd gan y Pennaeth Archwilio Mewnol.  Amlinellodd y Cynrychiolydd SAC gylch gwaith Swyddfa Archwilio Cymru o ran y Datganiad Cyfrifon, a oedd yn cynnwys archwiliad o'r broses a ddefnyddiwyd wrth lunio'r Cyfrifon.    

Yn ystod y drafodaeth a ddilynodd diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion am y gwaith a wnaed i gynhyrchu’r Datganiad Cyfrifon drafft, a:-

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad ac yn nodi'r sefyllfa fel y'i cyflwynir yn y Cyfrifon drafft, Atodiad 1 i'r adroddiad.

    (RW, SG i Weithredu)