Eitem ar yr agenda

I ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol sy’n rhoi manylion ar yr adroddiad Archwilio Mewnol diweddar ar Reoli Cronfeydd Ysgol a gafodd sgôr sicrwydd 'Isel' (copi'n amgaeedig).

 

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol eisoes wedi'i ddosbarthu, a oedd yn hysbysu’r Pwyllgor am adroddiad Archwiliad Mewnol diweddar ar Reoli Cronfeydd Ysgol a gafodd sgôr sicrwydd 'Isel'.

           

Roedd y Pwyllgor yn derbyn adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol ar gyfer pob cyfarfod a oedd yn cynnwys manylion yr adroddiadau Archwilio Mewnol a gyhoeddwyd, ac roedd y rhain fel arfer yn derbyn adroddiadau sicrwydd ‘Uchel’ neu ‘Canolig’.  Byddai'r Pwyllgor yn cael adroddiad pan fyddai sgôr sicrwydd 'Isel' neu ‘Dim Sicrwydd’ yn cael ei gyhoeddi er mwyn ei alluogi i drafod gwelliannau i gael eu gweithredu gyda'r rheolwr perthnasol.  Roedd yr adroddiad Archwilio Mewnol llawn ar Reoli Cronfeydd Ysgol Gwirfoddol wedi’i gynnwys yn Atodiad 1.

 

Darparodd y Pennaeth Archwilio Mewnol grynodeb manwl o'r adroddiad ac eglurodd fod yr adolygiad wedi cael ei wneud i roi sicrwydd ar reolaethau ariannol o fewn y gwaith o reoli cronfeydd ysgol gwirfoddol ar gyfer Swyddog A151 y Cyngor, ac adroddiad Archwilio Blynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol.  Roedd yr adolygiad wedi nodi gwendidau a allai arwain at golled ariannol, gwallau a / neu dwyll.  Eglurwyd y byddai angen dwyn sylw holl ysgolion Sir Ddinbych at y materion a oedd yn deillio o'r adolygiad.

 

Roedd y cyfrifoldeb am gronfa ysgol gwirfoddol ysgol yn gorffwys yn y pen draw gyda Chorff Llywodraethu yr ysgol, er yn ymarferol y byddai cyfrifoldeb gweithredol yn cael ei ddirprwyo i'r Pennaeth.  Rhaid i Gyrff Llywodraethu sicrhau bod arian yn cael ei ddefnyddio'n briodol mewn modd agored a thryloyw, ac er lles y disgyblion.

 

Nododd yr adolygiad nifer sylweddol o wendidau yn rheolaeth a gweinyddiaeth cronfeydd ysgolion.  Roedd diffyg eglurder hefyd ynglŷn â rolau a chyfrifoldebau rheolwyr cyllid ysgolion, tîm Cymorth Addysg ac Archwilio Mewnol mewn perthynas â chronfeydd ysgolion i wneud y gorau o lywodraethu a chraffu’r cronfeydd hyn. Mae canllawiau wedi'u darparu i'r holl ysgolion yn flaenorol, er bod rhai heb eu cymhwyso neu rai ohonynt nad ydynt yn ymwybodol o’r canllawiau.   Bydd gwaith archwilio yn parhau gyda Chymorth Addysg i ddiweddaru ac ail-gyflwyno’r ddogfen ganllawiau i wella rheolaeth effeithiol yr ysgolion o’u cronfeydd. Mae rhestr lawn o’r gwendidau a ganfuwyd wedi’i chynnwys yn Atodiad 1, a rhestr o'r achosion wedi'i chynnwys yn y Cynllun Gweithredu.

 

Cyfeiriodd y Pennaeth Archwilio Mewnol at y pwyntiau amlwg canlynol:-

 

-               Roedd wyth prif faterion, achosion sylfaenol, wedi eu nodi a'u rhestru yn yr adroddiad.

-               Amlygwyd Achos Sylfaenol Rhif 3 - "Does neb wedi cymryd y cyfrifoldeb am wneud penderfyniad ar sut y byddai ysgolion yn cael eu dwyn i gyfrif am reoli cronfeydd ysgol yn wael a gwneud yn siŵr ei fod wedi'i gynnwys yn y Cynllun Ariannu Ysgolion".

-               Amlygwyd yr angen i nodi cyfrifoldeb ac atebolrwydd, a phwysleisiwyd pwysigrwydd ac arwyddocâd darparu Tystysgrifau Archwilio.  Cadarnhaodd bod gwybodaeth canllaw yn nodi sut y dylai cronfeydd ysgol gael ei rheoli wedi cael ei ddosbarthu i ysgolion yn flaenorol, ac roedd hyn wedi cynnwys taenlenni a chopi o'r Dystysgrif Archwilio i’w chwblhau.  Cadarnhaodd y Cynghorydd M.L. Holland y farn y dylai pob Tystysgrif Archwilio gael eu cwblhau a'u cyflwyno’n briodol.

 

Darparwyd yr ymatebion canlynol i’r a materion a godwyd gan Mr P. Whitham -

 

-               Cytunwyd y gallai manylion y trosiant blynyddol agreg a’r balansau diwedd blwyddyn o'r ysgolion gael eu hadolygu a’u hanfon at Mr Whitham.

-               Mynegwyd pryderon nad oedd yr Uned Archwilio Mewnol wedi derbyn Tystysgrifau Archwiliad terfynol ar gyfer unrhyw un o'r ysgolion a oedd wedi eu cau neu eu cyfuno yn y pum mlynedd diwethaf.  Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol y byddai arian wedi trosglwyddo i'r ysgol newydd.

-              Roedd y Cynllun Gweithredu wedi ei gytuno gan y Pennaeth Archwilio Mewnol a’r Rheolwr Cynllunio Addysg ac Adnoddau.

-               Roedd y ffaith nad oedd neb o’r partïon perthnasol wedi derbyn cyfrifoldeb clir wedi bod yn achos pryder.

 

Pwysleisiodd Cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru (AV) bwysigrwydd yr angen am i Gyrff Llywodraethu Ysgolion dderbyn cyfrifoldeb am reoli a gweinyddu cyllid ysgolion, a phwysleisiodd yr elfen risg o fethu â sicrhau bod trefniadau priodol ar waith i reoli'r cronfeydd hyn.  Teimlai y dylid anfon neges glir yn atgoffa Cyrff Llywodraethu Ysgolion o'u cyfrifoldebau.

 

Amlygodd y Pennaeth Archwilio Mewnol bwysigrwydd sicrhau bod yr wybodaeth a ddosbarthwyd i Reolwyr Cyllid Busnes ysgolion yn cael ei ledaenu i Gyrff Llywodraethu.  Cyfeiriodd y Prif Swyddog Cyllid hefyd at yr angen i roi ffocws newydd ar weithrediad y Fforwm Cyllideb Ysgolion a'i flaenoriaethau.

 

Yn ystod y drafodaeth a ddilynodd, cytunodd y Pennaeth Archwilio Mewnol i gysylltu â'r Rheolwr Cynllunio Addysg ac Adnoddau a chytuno ar y broses fwyaf effeithiol ar gyfer sicrhau bod yr wybodaeth berthnasol yn cael ei dosbarthu i holl Gadeiryddion Cyrff Llywodraethu.

 

Ar gais y Pwyllgor, cytunwyd bod adroddiad cynnydd yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor ym mis Ionawr, 2017, a bod y Rheolwr Cynllunio Addysg ac Adnoddau yn cael gwahoddiad i fod yn bresennol.

 

Yn dilyn trafodaeth bellach:-

 

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol:-

 

(a)          yn derbyn y sicrwydd bod y Cynllun Gweithredu yn yr adroddiad yn cael ei roi ar waith yn effeithiol ac o fewn y terfynau amser y cytunwyd arnynt.

(b)           yn gofyn i’r Pennaeth Archwilio Mewnol i gysylltu â'r Rheolwr Cynllunio Addysg ac Adnoddau a chytuno ar y broses fwyaf effeithiol ar gyfer sicrhau bod yr wybodaeth berthnasol yn cael ei dosbarthu i holl Gadeiryddion Cyrff Llywodraethu.

(c)          yn cytuno y gallai manylion y trosiant blynyddol agreg a’r balansau diwedd blwyddyn o'r ysgolion gael eu hadolygu a’u hanfon at Mr Whitham a

(d)          gofyn bod adroddiad cynnydd pellach yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor ym mis Medi, 2017.

     (IB, IL i Weithredu)