Eitem ar yr agenda

I ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi'n amgaeedig) yn ceisio sylwadau ac arsylwadau ar y Cyfansoddiad drafft.

 

Roedd adroddiad gan y Swyddog Monitro eisoes wedi ei ddosbarthu, a oedd yn darparu’r Aelodau â chopi o’r Cyfansoddiad drafft i gael sylwadau ac arsylwadau cyn cyflwyno hwn i'r Cyngor Llawn yn ei gyfarfod ym mis Gorffennaf.

 

Darparodd y Swyddog Monitro grynodeb manwl o’r adroddiad ac eglurodd bod Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol angen i unrhyw newidiadau a fwriedir i Gyfansoddiad y Cyngor gael eu hystyried yn gyntaf cyn cael eu mabwysiadu'n ffurfiol gan y Cyngor Llawn.

 

Roedd adroddiadau blaenorol wedi ystyried y newidiadau arfaethedig i Erthyglau’r Cyfansoddiad, cynigion mewn perthynas â dirprwyo i aelodau’r Cabinet wneud penderfyniadau, mewn perthynas â phenderfyniadau anallweddol, a newidiadau i Reolau Cyflogaeth Swyddog a Thâl yr Aelodau: y Cynllun Dirprwyo Swyddog wedi’i ddiweddaru a oedd yn adlewyrchu ailstrwythuro newydd o’r uwch swyddogion a’r Protocol ar Gysylltiadau Aelodau/ Swyddogion.

 

Yn ystod y deuddeg mis diwethaf, roedd y Gweithgor Cyfansoddiad wedi cyfarfod i ystyried y newidiadau arfaethedig; cyn i’r Swyddog Monitro adrodd ar bob cam o gynnydd i’r Pwyllgor hwn.    Cafodd nifer o feysydd eu trafod gan gynnwys mwy o dryloywder a hysbysiad ymlaen llaw i wneud penderfyniad gan naill ai Aelod neu Uwch Swyddog, mewn perthynas â phenderfyniadau penodol yr oeddynt ar fin eu gwneud dan bwerau dirprwyedig; a ddylai aelodau o’r cyhoedd allu cyflwyno cwestiynau i’r Cabinet neu’r Cyngor Llawn; cyfyngiadau ar amser ar gyfer cyfarfod: Cadeirydd yn llofnodi pob dogfen gyfreithiol dan sêl; dirprwyon ar Bwyllgorau a newid y protocol ar gysylltiadau Swyddogion/ Aelodau.

 

Cynhaliwyd gweithdy Aelodau ar 1 Mawrth 2016 er mwyn cyflwyno aelodaeth ehangach i’r Cyfansoddiad newydd arfaethedig.  Roedd y ddogfen wedi'i hatodi fel Atodiad 1 a darparodd y Swyddog Monitro grynodeb manwl o'r newidiadau canlynol: -

 

·                     Adran Diffiniad Estynedig

·                     Adran 3 yn nodi sut y gall aelodau o’r cyhoedd gael gwybodaeth a bod yn gysylltiedig

·                     Adran 4 Fframwaith Polisi wedi’i ddiweddaru

·                     Adran 9 - Rhestru pob pwyllgor rheoleiddio a phwyllgorau eraill, gan gynnwys Cydbwyllgorau.

·                     Adran 11 – yn nodi pwy yw’r Swyddogion statudol ‘Priodol’ y Cyngor a’u swyddogaethau a meysydd cyfrifoldeb.

·                     Adran 12 – Cyllid, Cytundebau a Materion Cyfreithiol a chael gwared â gofyniad y Cadeirydd y Cyngor i lofnodi pob cytundeb yn unigol neu drafodion eiddo a wneir dan sêl. 

·                     Adran 13 yn nodi Cynllun Dirprwyo Aelodau Cabinet diwygiedig a Chynllun Dirprwyo Swyddogion diwygiedig.

 

Roedd y Cyfansoddiad newydd yn cynnwys y Codau a Phrotocolau heb eu newid gan fod y broses ymgynghori wedi cadarnhau eu bod yn addas i’r diben ac yn gweithio'n barod:

 

·                     Gweithdrefnau gwrandawiadau’r Pwyllgor Safonau

·                      Cod Ymddygiad Gweithwyr

·                     Disgrifiadau Rôl i Aelodau

·                     Protocol Hunanreoleiddio’r Aelodau

·                     Protocol Cyswllt ag Aelodau

·                     Protocol ar Fynediad at Wybodaeth i Aelodau

·                     Cod Arferion Gorau i Gynghorwyr a Swyddogion sy'n delio â Materion Cynllunio

·                     Protocol ar Swyddogaeth Cadeirydd ac Arweinydd wrth Gynrychioli’r Cyngor

·                     Protocol ac Arweiniad i Aelodau Etholedig a Benodwyd i Gyrff Allanol

 

Mae’r Cyfansoddiad newydd yn cynnwys y canlynol a oedd wedi cael eu diweddaru a’u cymeradwyo yn ddiweddar gan y Cyngor Llawn:

 

·                     Polisi Rhannu Pryderon

·                      Rheolau’r Weithdrefn Gontractau

·                     Cod Ymddygiad diwygiedig i Aelodau

 

Amlygwyd pwysigrwydd a pherthnasedd cyfansoddiad modern addas at y diben yn yr adroddiad.  Roedd Gweithgor Cyfansoddiad y Cyngor, y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol, yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth ac aelodaeth ehangach trwy weithdy, wedi bod yn rhan o’r drafodaeth ar y cynigion allweddol yn y cyfansoddiad newydd. 

 

Cyfeiriodd y Cynghorydd S.A. Davies at dudalen 9 o'r adroddiad "cymryd rhan - aelodau o'r cyhoedd" a phwysleisiodd y pwysigrwydd i Aelodau Lleol gael gwybod ar unwaith am unrhyw faterion neu gwynion yn ymwneud â'u wardiau.  Darparodd y Swyddog Monitro fanylion y protocol a fabwysiadwyd ar gyfer cysylltu ag Aelodau, a oedd yn nodi y dylai Aelod gael ei hysbysu am unrhyw beth o bwys yn ymwneud â'u Ward penodol.

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan Mr P. Whitham mewn perthynas ag Adran 9 ar dudalen 47 yr adroddiad, 9.2 Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol, eglurodd y Swyddog Monitro nad oedd rhestr swyddogaethau’r Pwyllgor na'r Cylch Gorchwyl wedi newid ac y byddai'n cael ei ymgorffori.  Cadarnhaodd hefyd fod ystyriaeth yn cael ei rhoi i ddarparu cysylltiadau Rhyngrwyd ar gyfer y polisïau a'r dogfennau perthnasol y cytunwyd arnynt ac y cyfeirir atynt yn y Cyfansoddiad, i ddarparu cysondeb ac eglurhad mewn perthynas â'r cylch gorchwyl a fframwaith y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn y Cyngor yn gyffredinol.

 

Ymatebodd y Swyddog Monitro i bryderon a fynegwyd gan y Cynghorydd M.L. Holland a darparodd gadarnhad na fyddai mwyach yn ofynnol i Is-gadeirydd y Cyngor fod yn aelod o'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.  Eglurodd ei fod yn rhagweld y byddai'r diwygiad yn darparu hyblygrwydd ac yn helpu i fynd i'r afael â materion sy'n ymwneud â phresenoldeb Aelodau mewn cyfarfodydd.

 

Yn ystod y drafodaeth a ddilynodd, diolchodd y Cadeirydd i'r Swyddog Monitro a’r Dirprwy Swyddog Monitro am y gwaith a wnaed mewn perthynas ag adolygu Cyfansoddiad y Cyngor.

 

PENDERFYNWYD - yn amodol ar y sylwadau uchod, bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn argymell i’r Cyngor Llawn fabwysiadu’r Cyfansoddiad drafft, Atodiad 1.

     (GW, LJ i Weithredu)