Eitem ar yr agenda

I ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi'n amgaeedig) ar y diwygiadau i strategaeth y Cyngor ar gyfer atal a chanfod twyll, llygredigaeth a llwgrwobrwyaeth.

Roedd adroddiad gan y Swyddog Monitro a oedd yn manylu ar ddiwygiadau i strategaeth y Cyngor ar gyfer atal a chanfod twyll, llygredigaeth a llwgrwobrwyaeth, eisoes wedi cael ei ddosbarthu.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro yr adroddiad a oedd yn rhoi manylion y strategaeth wedi'i diweddaru.  Eglurodd bod y Cyngor yn cyflogi nifer sylweddol o staff ac yn gwario miliynau o bunnoedd y flwyddyn.  Roedd yn comisiynu ac yn darparu amrywiaeth eang o wasanaethau i unigolion a chartrefi ac mae wedi gweithio gydag ystod eang o sefydliadau yn y sectorau preifat, cyhoeddus a gwirfoddol.

Cyfeiriodd at y perygl parhaus o golled oherwydd twyll a llygredd o ffynonellau mewnol ac allanol.  Hefyd roedd perygl parhaus o lwgrwobrwyo gan fod y Cyngor yn darparu ac yn caffael nwyddau, gwaith a gwasanaethau, ac roedd wedi rhoi systemau cymesur ar waith i leihau'r risg hwn ac roedd y rhain yn cael eu cadw dan arolwg.  Roedd y Cyngor yn cydnabod yn ogystal ag achosi colled ariannol, fod twyll a llygredigaeth hefyd yn niweidiol i ddarparu gwasanaethau a niweidio enw da'r Cyngor a chyrff cyhoeddus yn gyffredinol. 

Roedd Strategaeth ddrafft, Atodiad 1, wedi ei gynnwys gyda'r adroddiad.  Roedd y Polisi wedi bod yn un ddogfen fawr hir, fodd bynnag, roedd y datganiad polisi bellach yn un tudalen o hyd ar ddechrau'r ddogfen strategaeth a oedd yn cynnwys y prif egwyddorion y bydd y Cyngor yn ddefnyddio wrth fynd i'r afael â thwyll, llwgrwobrwyo a llygredigaeth.  Yn y Datganiad Polisi a’r gweithdrefnau sy’n ei gefnogi, darparodd y Cyngor neges glir yn nodi na fydd yn goddef unrhyw anweddustra gan weithwyr, Aelodau Etholedig neu sefydliadau trydydd parti.    Cafodd unrhyw bolisi oedd yn honni i wrthsefyll y bygythiad o dwyll a llygredigaeth ei gadw'n gyfoes a'i adolygu yng ngoleuni datblygiadau deddfwriaethol, technolegol a phroffesiynol newydd. 

Cafodd Polisi Gwrth-dwyll a Llygredd presennol y Cyngor ei gymeradwyo yn 2006, ac roedd y strategaeth ddrafft ddiwygiedig wedi ystyried newidiadau i ddeddfwriaeth a ddaeth yn sgil Deddf Llwgrwobrwyaeth 2010. Roedd y canllawiau yn cynnwys canllawiau arfer gorau, fel y Cod Ymarfer Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth ar gyfer rheoli'r Risg o Dwyll a Llygredd.           

Er nad oedd gan y Cyngor lawer o brofiad o weithgaredd twyllodrus wedi’i ganfod yn y blynyddoedd diweddar, roedd hi’n bwysig iawn i barhau i fod yn wyliadwrus a bod holl weithwyr, aelodau etholedig a phartneriaid yn ymwybodol o’r risg o dwyll a sut i adrodd am bryderon neu ddrwgdybiaethau.    Darparodd y strategaeth gyngor clir ar sut, ac i bwy y dylid adrodd am unrhyw ddrwgdybiaethau.  Hefyd, roedd datganiad clir o ymrwymiad y Cyngor i gymryd camau gorfodi cadarn lle bynnag y datgelwyd gweithgaredd anghyfreithlon neu lwgr.

Roedd Cod Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth yn argymell y dylai sefydliad gydnabod cyfrifoldeb i sicrhau bod risg o dwyll a llygredigaeth yn cael eu rheoli’n effeithiol, adnabod dadleniad penodol at risg, datblygu strategaeth gwrth-dwyll, darparu adnoddau i gefnogi’r strategaeth honno a rhoi polisïau mewn lle i gefnogi’r strategaeth.    Byddai’r Cyngor yn parhau i addasu a mabwysiadu dulliau rhagweithiol i atal gweithgareddau twyllodrus, a byddai Archwilio Mewnol yn cynnal adolygiad blynyddol o effeithiolrwydd y rheolaethau hyn.

Codwyd y materion canlynol gan Mr P. Whitham a chafwyd ymateb iddynt:

-               Roedd y gair "lladrad" wedi ei gynnwys yn rhif 1 o'r Datganiad Polisi, ond nid mewn mannau eraill.

-                Awgrymodd y dylid naill ai ei hepgor neu ei gynnwys yn gyson. Cafwyd cadarnhad bod y gwaith sicrwydd yn ymwneud â'r asesiad risg blynyddol, y cyfeirir ato ar dudalen 15 yr adroddiad, yn cael ei wneud gan Archwilio Mewnol a byddai hyn wedyn yn cyfarwyddo’r Gofrestr Risg. 

-               Darparodd y swyddogion gadarnhad y byddai manylion y Polisi yn cael eu cynnwys ar y fewnrwyd, eu cyflwyno i’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth a'u hymgorffori yn yr hyfforddiant sefydlu a ddarperir ar gyfer aelodau staff.

Yn dilyn trafodaeth bellach:-

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor yn argymell cymeradwyo cynnwys y strategaeth ddrafft, Atodiad 1, i'w cymeradwyo gan y Cabinet.

     (GW, LJ i Weithredu)