Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Barbara Smith, Aelod Arweiniol dros Foderneiddio a Thai (copi'n amgaeedig) yn ceisio cymeradwyaeth y Cabinet o’r Cynllun Dirprwyo i Swyddogion mewn perthynas ag unrhyw swyddogaethau gweithredol a gynhwysir ynddo.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn nodi cynnwys yr adroddiad a chymeradwyo'r Cynllun Dirprwyo Swyddogion (yn amgaeedig fel Atodiad i’r adroddiad) mewn perthynas ag unrhyw swyddogaethau gweithredol sydd wedi'u cynnwys ynddo.

Cyflwynodd y Cynghorydd Barbara Smith adroddiad yn gofyn i’r Cabinet gymeradwyo’r Cynllun Dirprwyo i Swyddogion mewn perthynas ag unrhyw swyddogaethau gweithredol a gynhwysir ynddo.  (Byddai'r cynllun newydd hefyd yn cael ei gynnwys mewn adroddiad ar y Cyfansoddiad newydd i’r Cyngor llawn ym mis Gorffennaf 2016 er mwyn cymeradwyo’r swyddogaethau anweithredol.)

Mae'r cynllun wedi cael ei ddiweddaru i adlewyrchu newidiadau mewn deddfwriaeth, strwythur uwch reolwyr y Cyngor a'r newydd sydd wedi digwydd mewn cyfrifoldebau o ganlyniad.  Mae’r adrannau cyntaf yn nodi’r ddarpariaeth gyffredinol a’r dirprwyaethau sy’n gymwys i bob uwch swyddog a swyddogaethau penodol swyddogion priodol.  Tynnodd y Cynghorydd Smith sylw hefyd at y darpariaethau ychwanegol canlynol -

·         hyd yn oed pe na bai’r cynllun swyddogion yn cyfeirio’n unswydd at bŵer, os oedd y pŵer hwnnw yn ‘angenrheidiol neu’n atodol’ i’w gwasanaeth yna byddai’n cael ei roi ar waith yn awtomatig

·         wrth wneud penderfyniadau rhaid i swyddogion roi sylw i gynaliadwyedd yn gyffredinol a lles cenedlaethau presennol a chenedlaethau’r dyfodol.

·         mynegi darpariaeth y byddai’n rhaid i swyddogion roi sylw dyledus i’r Iaith Gymraeg a chydymffurfio gyda Safonau’r Gymraeg

·         gall y Swyddog Monitro ddiweddaru’r cynllun er mwyn adlewyrchu newidiadau i ddeddfwriaeth, a rhaid adrodd am newidiadau i’r Cabinet neu’r Cyngor llawn.

Roedd yr Arweinydd o'r farn bod y cynllun yn cynorthwyo i gyflymu’r broses gwneud penderfyniadau ac yn darparu peirianwaith tryloyw ynglŷn ag aelodau o fewn y broses gwneud penderfyniadau fel bo’n addas.  Nodwyd nad oedd y cynllun yn cynnwys unrhyw ddirprwyaethau newydd ond yn adlewyrchu newidiadau mewn deddfwriaeth a'r ffaith bod uwch swyddogion wedi eu hail-strwythuro diweddar.  Roedd y Cabinet yn falch o nodi’r cyfeiriadau at Ddeddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol a safonau’r Iaith Gymraeg o fewn y ddogfen.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Huw Hilditch-Roberts at y penderfyniad dirprwyedig diweddar gan swyddogion i gynyddu ffioedd parcio ceir a chwestiynodd y peirianwaith ar gyfer ymgynghori gydag aelodau a'r darpariaethau galw i mewn yn y broses honno.  Amlygodd swyddogion y peirianwaith sydd yn ei le er mwyn i aelodau ymwneud â’r broses gwneud penderfyniadau, a thynnwyd sylw at Adran 2 y cynllun sy’n gosod rhagdybiaeth o blaid cyfeirio’r mater at aelodau lle'r fo’r penderfyniad yn debygol o gael effaith sylweddol ar broffil y cyngor, yn debygol o atynnu sylw anffafriol yn y cyfryngau newyddion neu o achosi goblygiadau ariannol sylweddol.  Roedd y broses wedi ei dilyn ac roedd barn aelodau wedi ei gasglu cyn penderfynu ar ffioedd parcio ceir.  Roedd proses hefyd i herio penderfyniadau wedi eu dirprwyo ac roedd gwaith yn mynd rhagddo i gyflwyno proses debyg ar gyfer penderfyniadau swyddogion wedi’i dirprwyo yn unol â’r rheiny a wneir gan Aelodau Arweiniol er mwyn rhoi gwybod i aelodau am benderfyniadau pwysig oedd angen eu gwneud o flaen llaw.  Cafwyd trafodaeth wedyn oedd yn canolbwyntio ar y broses ddiweddar a’r deilliannau wrth benderfynu ar ffioedd parcio ceir o safbwynt aelodau a swyddogion a phe gallai meysydd penodol gael eu cryfhau.  Amlygodd aelodau’r ffaith bod rhoi gwybod iddynt mewn da bryd am benderfyniadau lefel uchel a wneir gan swyddogion o dan bwerau a ddirprwywyd yn ystyriaeth bwysig gyda phroses galw i fewn gliriach.  Awgrymwyd hefyd y gellid gwneud mwy er mwyn cynnwys aelodau yn gynt cyn hyrwyddo gwybodaeth ddadleuol/proffil uchel sy’n codi o'r penderfyniadau hynny.

Roedd y Prif Weithredwr yn awyddus i sicrhau bod gan aelodau hyder yn y cynllun dirprwyo swyddogion a nodwyd y byddai’r cynllun yn cael ei gynnwys mewn adroddiad i'r Cyngor llawn ym mis Gorffennaf, ac y byddai hynny’n rhoi cyfle i’r holl aelodau ei adolygu.  Awgrymwyd hefyd bod y cynllun yn cael ei gylchredeg cyn cyfarfod y Cyngor yn llawn i gynghori aelodau o’r peirianwaith os hoffent gynnig unrhyw ddiwygiadau fyddai'n ymwneud ag atgyfeirio i’r Grŵp Adolygu Cyfansoddiad yn y lle cyntaf.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn nodi cynnwys yr adroddiad a chymeradwyo'r Cynllun Dirprwyo Swyddogion (yn amgaeedig fel Atodiad i’r adroddiad) mewn perthynas ag unrhyw swyddogaethau gweithredol sydd wedi'u cynnwys ynddo.