Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid (copi ynghlwm) a oedd yn nodi crynodeb o'r canlyniadau allweddol o waith ardystio Swyddfa Archwilio Cymru ar grantiau a ffurflenni grant 2014/15 y Cyngor.

Roedd adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid wedi cael ei ddosbarthu yn flaenorol.

Cafodd yr aelodau wybod bod adroddiad o'r enw 'Ardystio Grantiau a Ffurflenni 2014 – 15 Cyngor Sir Ddinbych' wedi cael ei baratoi gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) ac mae wedi’i ddosbarthu gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.   Mae'r adroddiad yn nodi crynodeb o'r canlyniadau allweddol o waith ardystio Swyddfa Archwilio Cymru ar grantiau a ffurflenni’r Cyngor yn 2014/15.  Roedd y SAC wedi gofyn i'r adroddiad mewnol gael ei gyflwyno yn flynyddol i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol er gwybodaeth.

Cyflwynodd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru yr adroddiad sy’n nodi crynodeb o'r canlyniadau allweddol o waith ardystio Swyddfa Archwilio Cymru ar grantiau a ffurflenni’r Cyngor 2014/15, ac roedd at ddefnydd mewnol Cyngor Sir Ddinbych. 

Roedd yr adroddiad yn crynhoi prif gasgliadau ac argymhellion o’r gwaith, ac yn nodi bod gan y Cyngor drefniadau digonol ar waith ar gyfer cynhyrchu a chyflwyno ceisiadau grant 2014/15.  Roedd y prif addasiad a nodwyd yn ymwneud â Chymhorthdal y Cyfrif Refeniw Tai.  Nododd y CA bod diwygiad o £78,791 wedi’i nodi gan Lywodraeth Cymru, ar ôl i’r hawliad gael ei gadarnhau i ddechrau gan Swyddfa Archwilio Cymru.  Fel y nodwyd yn yr adroddiad, roedd y ffigur hwn yn ymwneud â'r hawliad yn 2013/14 ac felly, roedd yn fater amseru rhwng blynyddoedd ariannol ac nid arweiniodd at golled o gymhorthdal i'r Cyngor.

Fe eglurwyd bod Cyllid Grant yn hanfodol wrth ariannu'r gwariant mewn meysydd megis addysg ac ysgolion, priffyrdd a'r amgylchedd ac adfywio.  Mae adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru wedi helpu i roi sicrwydd bod trefniadau digonol yn eu lle o fewn y Cyngor i weinyddu'r broses grant. 

Darparodd Gynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru fanylion cefndir i'r argymhellion sy'n codi o'r gwaith a wnaed a oedd yn ymwneud â R1 ar Dudalen 12 o'r adroddiad, Grant Refeniw Dechrau’n Deg (FSRG), a R2 a oedd yn argymell bod yn rhaid i'r Cyngor sicrhau bod yr holl staff sy'n gyfrifol am agor ac arfarnu tendrau ac yna dyfarnu contractau, yn cydymffurfio'n llawn â Rheolau Gweithdrefn Contractau'r Cyngor.  Darparodd y CA fanylion am y newidiadau i'r rheoliadau mewn perthynas â'r FSRG, a chyfeiriodd at yr anawsterau a gafwyd wrth gael cadarnhad ysgrifenedig o gytundebau llafar a gafwyd gan Lywodraeth Cymru.  Cytunwyd y byddai camau a gymerwyd i fynd i'r afael â'r broblem yn cael ei fonitro a byddai’r canlyniad yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor.  Mynegwyd pryderon gan Aelodau'r Pwyllgor ynghylch y methiant i ddod o hyd i'r copi wedi'i lofnodi o'r cytundeb priodol.  Rhoddodd y CA gadarnhad o ran R2, bod set newydd o Reolau Caffael Contract a ffurflenni wedi cael eu cyflwyno, ynghyd â rhaglen hyfforddiant helaeth. 

Mae'r manylion ar gyfer y ffioedd ar gyfer gwaith a wnaed gan Swyddfa Archwilio Cymru mewn perthynas ag ardystio grantiau a ffurflenni ar gyfer 2014-15 wedi cael eu cynnwys yn yr adroddiad, ac roedd yn ymrwymiad cyllideb presennol ar gyfer yr Awdurdod.  Roedd yr Adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ar grantiau a ffurflenni'r Cyngor at ddefnydd mewnol y Cyngor er mwyn helpu iddo ganolbwyntio ar unrhyw feysydd o risg neu wendid.  Daeth yr adroddiad i’r casgliad fod gan y Cyngor drefniadau digonol ar waith, ac roedd argymhellion a sylwadau wedi cael eu hadolygu a’u gweithredu arnynt lle bo hynny'n bosibl.

Yn dilyn trafodaeth bellach mynegodd y Pwyllgor y farn y byddai gweithredu’r Drefn Contractau a Rheolau Caffael newydd, a rhaglen hyfforddi helaeth ar waith, o gymorth wrth fynd i'r afael â'r pryderon a oedd wedi eu nodi a'u nodi gan y Pwyllgor. 

PENDERFYNWYD – yn dibynnu ar yr uchod, fod y Pwyllgor Llywodraethu Chorfforaethol yn derbyn yr adroddiad ac yn nodi’r argymhelliad gan y SAC.

     (RW, SG i Weithredu)