Eitem ar yr agenda

Ystyried copi o adroddiad gan y Swyddog Cwynion Corfforaethol, sy’n darparu trosolwg o’r canmoliaethau, awgrymiadau a’r cwynion y mae Cyngor Sir Ddinbych wedi eu derbyn dan bolisi adborth cwsmeriaid y cyngor, ‘Eich Llais’, yn ystod Chwarter 3 2015/16, wedi’u dosbarthu yn flaenorol.

                                                                                       10.20 a.m. – 10.55 a.m.

Dosbarthwyd copi o adroddiad y Swyddog Cwynion Corfforaethol, a ddarparodd drosolwg o ganmoliaethau, awgrymiadau a chwynion a ddaeth i law Cyngor Sir Ddinbych dan bolisi adborth cwsmeriaid y cyngor ‘Eich Llais’ yn ystod Ch3 2015/16 gyda’r agenda.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol     dros Gwsmeriaid a Llyfrgelloedd yr adroddiad ar berfformiad y Cyngor wrth ddelio ag adborth y cwsmeriaid yn ystod trydydd chwarter 2015/16. Dywedodd fod nifer y cwynion yn ystod y trydydd chwarter i lawr o gymharu â chwarter 2, ac roedd nifer y canmoliaethau wedi codi. Dros y pedair blynedd diwethaf, cafwyd tuedd am i lawr yn nifer y cwynion a ddaeth i law. Er bod y ffordd y caiff cwynion eu cofnodi erbyn hyn i’w cyfrif yn rhannol am y duedd am i lawr, cafwyd llai o gwynion gwirioneddol hefyd. 

Dywedodd y Prif Reolwr: Cymorth Busnes yn ystod y pedair blynedd diwethaf fod nifer gyfartalog y cwynion fesul chwarter wedi bod rhwng 80 a 150. Dywedodd y byddai’n werth ymgymryd â rhywfaint o ddadansoddi ychwanegol petai’r cwynion mewn unrhyw chwarter yn codi i uwchlaw 150, oherwydd gallai ddynodi problem sylfaenol yr oedd angen mynd i’r afael â hi.

Gosododd y Cyngor darged hynod uchelgeisiol i ddelio â 95% o gwynion ymhen 10 niwrnod gwaith o’u derbyn. Roedd y targed hwn yn un heriol i’w fodloni, ond teimlai’r swyddogion fod hyn yn briodol er mwyn codi safonau a disgwyliadau. Dywedodd, yn unol â chais y Pwyllgor, fod paragraff 4.4 yr adroddiad yn cynnwys gwybodaeth am y broses o ddelio â chwynion mewn perthynas â gwasanaethau a gomisiynwyd. 

Disgwyliwyd y byddai adroddiadau perfformiad chwarterol y dyfodol yn cynnwys manylion cwynion a wnaed mewn perthynas â gwasanaethau a gomisiynwyd ar wahân. Wrth ymateb i gwestiynau’r Aelodau, cynghorodd yr Aelod Arweiniol a’r swyddogion:-

·                     Petai unigolyn yn herio dilysrwydd rhybudd o gosb benodol neu’n apelio yn erbyn ei gyhoeddi, ni fyddai’n cael ei gyfrif fel cwyn;

·                     Ychydig werth oedd gan gymharu nifer y cwynion a chanmoliaethau a ddaeth i law yn erbyn y nifer a gofnodwyd gan awdurdodau lleol eraill, gan fod gan bob awdurdod lleol wahanol ddulliau cofnodi. Llawer gwell oedd astudio arfer gorau wrth ddelio â chwynion a sut i’w defnyddio i wella’r dull cyflwyno   gwasanaethau yn y dyfodol;

·                     Dim ond lleiafrif bach iawn o gwynion yr ystyriwyd eu bod yn gwynion annifyr. Fodd bynnag, oherwydd eu natur gymhleth a hynafedd yr unigolion oedd weithiau’n nodi’r cwynion hyn, cymerodd rai cwynion amser hwy i’w hymchwilio ac yn aml, defnyddiant adnoddau sylweddol i ddod â’r mater i gasgliad; ac

·                     Amrywiodd nifer y cwynion a restrwyd yn yr adroddiad yn erbyn pob maes gwasanaeth yn sgil maint a natur pob gwasanaeth h.y. roedd y Gwasanaethau Priffyrdd ac Amgylcheddol yn un gwasanaeth mawr iawn sy’n wynebu’r cyhoedd, ac oherwydd ei faint a’r mathau o wasanaethau mae’n ei ddarparu, roedd disgwyl iddo gael y nifer uchaf o gwynion o gymharu â gwasanaethau eraill mwy mewnol eu ffocws.

Yn dilyn trafodaeth fanwl:-

PENDERFYNWYD – yn amodol ar yr arsylwadau uchod i gael yr adroddiad ar berfformiad y Cyngor yn ystod Chwarter 3 2015/16 wrth ddelio â chwynion a chanmoliaethau yn unol â’i Weithdrefn Gwyno ‘Eich Llais’