Eitem ar yr agenda

Derbyn adroddiad llafar gan Julia Hughes (Aelod Annibynnol) (copi ynghlwm).

 

Cyfeiriodd yr Aelod Annibynnol Julia Hughes (JH) at yr archwiliad gwirfoddol yr oedd hi wedi ymgymryd ag o i asesu hygyrchedd gwybodaeth o wefannau pob un o’r 37, Cyngor Dinas, Tref a Chymuned yn Sir Ddinbych o safbwynt y cyhoedd. Dyma rai o’r meysydd a archwiliwyd a’r wybodaeth a geisiwyd:-

 

·         darpariaeth gwefan a’i hygyrchedd

·         argaeledd cofnodion y cyfarfod blaenorol

·         manylion am ddyddiad, amser a lleoliad y cyfarfod nesaf a mynediad i raglenni

·         darpariaeth dwyieithog

·         nodiadau cyffredinol gan gynnwys dolenni i wefannau’r Cyngor a Llywodraeth Cymru

Atgoffwyd yr aelodau fod y canfyddiadau’n darparu clip-olwg ar y pryd a allai fod wedi newid a dywedodd yr edrychwyd ar y gwefannau mewn tri chyfnod – 15 – 17 Medi, 2015 (10 gwefan); 3 Rhagfyr, 2015 (19 gwefan) a 3 Mawrth, (8 gwefan). Rhoddodd JH adroddiad llafar ar ganfyddiadau’r 8 gwefan terfynol yr ymwelwyd â hwy a oedd yn cynnwys – Cyngor Cymuned Nantglyn, Cyngor Tref Prestatyn, Cyngor Tref Rhuddlan, Cyngor Tref y Rhyl, Cyngor Tref Rhuthun, Cyngor Dinas Llanelwy, Cyngor Cymuned Trefnant, a Chyngor Cymuned Tremeirchion, Cwm a’r Waen.   Byddai copi o ganfyddiadau’r adroddiad yn cael ei ddosbarthu i aelodau yn dilyn y cyfarfod. [JH / GW i weithredu]

 

Yna cyflwynodd JH adroddiad trosolwg o‘r gwaith a wnaed ar draws y 37 Cyngor Dinas, Tref a Chymuned yn Sir Ddinbych a dyma’r prif ganfyddiadau –

 

·         roedd sawl gwefan yn bodoli ond wedi hen ddyddio

·         ni oedd llawer o’r gwefannau’n ddwyieithog

·         roedd rhai gwefannau wrthi’n cael eu datblygu

·         dim ond rhaglenni safonol nad oedd yn newid o gwbl oedd gan sawl cyngor

·         roedd gwefannau’r Cynghorau Tref yn fwy datblygedig ar y cyfan

·         roedd rhai safleoedd yn enghreifftiau ardderchog i ardaloedd eraill eu defnyddio pe baent yn dymuno

·         Nid yw llawer o safleoedd yn gysylltiedig neu nid oedd ganddynt y manylion diweddaraf ar wefan Sir Ddinbych – www.moderngov.denbighshire.gov.uk

·         roedd rhai safleoedd wedi’u cysylltu â www.politicsresources.net/area/uk/wa-councils/wa-council-ac.htm (safle Llywodraeth Cymru), ond roedd llawer heb eu cysylltu iddo.

·         roedd rhai cynghorau’n defnyddio Facebook yn hytrach na gwefan

·         nid oedd gan ddau gyngor bresenoldeb electronig

·         nid oedd gan lawer unrhyw fanylion am eu cynghorwyr na sut i gysylltu â nhw

·         roedd gan rai cynghorau hen wefannau a oedd yn ymddangos wrth chwilio amdanynt, felly roeddech chi’n credu nad oedd unrhyw wybodaeth ddiweddar

O ganlyniad, argymhellodd JH, yn ei barn hi, y canlynol fel gofynion sylfaenol –

 

·         cael gwefan

·         enw parth hawdd sy’n ymddangos yn gymharol hawdd mewn chwiliadau

·         dolen i wefan ‘modern government’ Sir Dinbych www.moderngov.denbighshire.gov.uk

·         dylid cywiro’r ddolen ar wefan Cyngor Sir Ddinbych i wefan y Cynghorau Dinas, Tref neu Gymuned ac ni ddylai fod yn ddolen i hen safle

·         dolen i wefan Llywodraeth Cymru www.politicsresources.net/area/uk/wa-councils/wa-council-ac.htm 

·         roedd angen i unrhyw ddolenni ar www.politicsresources.net/area/uk/wa-councils/wa-council-dl.htm fod yn rhai cywir

·         mae gwefan ddwyieithog yn hanfodol

·         enw’r clerc gyda llun a manylion cyswllt, gan gynnwys cyfeiriad e-bost a rhif ffôn

·         enwau’r holl gynghorwyr gyda’u lluniau a manylion cyswllt, gan gynnwys cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn

·         dyddiadau, lleoliadau ac amseroedd cyfarfodydd

·         rhaglenni

·         cofnodion blaenorol

·         manylion am yr ardaloedd y mae’r cyngor yn ei gwasanaethu gyda map os oes modd

·         sut y gallai pobl gael eu cynnwys – bod yn gynghorydd, mynd i gyfarfodydd

Argymhellion ychwanegol dewisol –

 

·         ffurflen ymholiadau electronig

·         hanes yr ardal

·         digwyddiadau yn yr ardal

·         dolenni i wefannau grwpiau lleol eraill’

Yn olaf, yn dilyn y trafodaethau roedd y Rheolwr Cynnwys y Gymuned yn eu cael ar hyn o bryd gyda chlercod cynghorau, awgrymodd JH efallai bod gwerth ailadrodd yr ymchwil ymhen tua deuddeg mis i ganfod a fu unrhyw welliant o ran hygyrchedd gwybodaeth am Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned drwy dulliau electronig i’r cyhoedd.

 

Manteisiodd y Cadeirydd ar y cyfle i ddiolch i JH am ei gwaith caled a’i hadroddiad ardderchog ac adleisiodd aelodau eraill y teimladau hynny ac roedd cefnogaeth i gynnal adolygiad pellach ymhen deuddeg mis. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai’n trefnu i ddosbarthu’r adroddiad gan roi copi hefyd i’r Rheolwr Cynnwys y Gymuned i alluogi rhannu arfer da [GW i weithredu]

 

Codwyd y pwyntiau canlynol yn ystod y drafodaeth a ddilynodd –

 

·         Fel aelod o Gyngor Tref y Rhyl (CTRh), adroddodd y Cynghorydd Barry Mellor ar y diffyg cyhoedd sy’n bresennol mewn cyfarfodydd cyhoeddus ac mae’n credu fod hyn yn rhannol oherwydd nifer yr eitemau cyfrinachol ar y rhaglen a oedd yn golygu bod yn rhaid i’r cyhoedd adael a oedd yn arwain at y farn nad oedd yn werth chwli iddynt fod yn bresennol. Roedd gwefan CTRh yn cael ei thrawsnewid ar hyn o bryd ac yn cael ei huwchraddio’n sylweddol, ond roedd yn teimlo y dylid gwneud mwy yn gyffredinol i annog pobl ifanc i cymryd rhan

·         trafododd yr aelodau’r ffordd orau o gynnwys pobl ifanc yn y broses a mesur rhywfaint o’r diddordeb ac awgrymodd y Cadeirydd gael cynllun peilot cychwynnol yn cynnwys ymweliad â chweched dosbarth Ysgol Bryn Hyfryd i amlinellu swyddogaeth, grymoedd a chyfrifoldeb Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned. Adroddodd y swyddog monitro ar waith yn y cyfnod hyd at yr etholiadau llywodraeth leol ym mis Mai 2017 gan gynnwys sioeau teithiol ar gyfer ymgeiswyr posibl ac annog unigolion i gael eu cofrestru ac i gymryd diddordeb mewn pleidleisio. Roedd yn teimlo y byddai’n briodol i ystyried awgrym y Cadeirydd a graddau’r ymgysylltu â phobl ifanc ar y pryd, fel rhan o’r broses honno. Nodwyd bod y Cyngor yn cynnal ymweliadau ag ysgolion cynradd yn Siambr y Cyngor a theimlai’r Swyddog Monitro y byddai rhywfaint o werth mewn codi’r mater gyda chydweithwyr addysg i symud ymlaen ymhellach a’r mater a chysylltiadau posibl gyda’r Fagloriaeth Cymreig [GW i weithredu]

·         Dywedodd y Cynghorydd David Jones fod canfyddiadau’r adroddiad yn adleisio ei ganfyddiadau wrth fynd i gyfarfodydd. Teimlai fod llawer yn dibynnu ar y safonau a set sgiliau’r clercod a bod  ddeddfwriaeth fwy diweddar ar fynediad at wybodaeth, gan gynnwys darparu gwefan, wedi peri problemau i rai. Cytunodd ag argymhellion yr adroddiad ond nododd y byddai rhai yn cymryd amser ac arian i’w gweithredu, fel darpariaeth ddwyieithog. Awgrymodd JH y gallai’r Rheolwr Cynnwys y Gymuned ddarparu rhai termau dwyieithog generig a gwybodaeth safonol i gynghorau a fyddai’n eu galluogi i ganolbwyntio adnoddau ar darpariaeth ddwyieithog wedi’i theilwra

·         dywedodd y Dirprwy Swyddog Monitro y byddai’r adroddiad yn ddefnyddiol iawn wrth gynllunio sesiynau hyfforddi i glercod er mwyn mynd i’r afael â materion perthnasol. Cyfeiriodd at y canllawiau statudol ar fynediad i wybodaeth am Gynghorau Cymuned a Thref a oedd yn amlinellu’r gofynion sylfaenol ond dywedodd bod y cynghorau’n cael eu hannog yn weithredol i ddarparu gwybodaeth ychwanegol.

Cydnabu’r Pwyllgor, er y byddai rhai o argymhellion yr adroddiad yn cymryd amser ac y byddai angen arian ychwanegol arnynt. Cydnabuwyd hefyd, er bod y ffocws wedi bod ar wella mewn rhai meysydd, roedd yr adroddiad wedi datgelu llawer o bethau cadarnhaol a gwaith rhagorol ac arfer da oedd yn cael ei wneud mewn cymunedau y gellid eu rhannu ar draws Sir Dinbych. Credai’r Aelodau fod archwiliad yn ymarfer gwerthfawr a gwerth chweil a oedd hefyd wedi cynyddu ymwybyddiaeth o gynghorau  a chytunwyd i drefnu un pellach ymhen deuddeg mis.

 

PENDERFYNWYD –

 

a)    Derbyn a nodi’r adroddiadau a gyflwynwyd gan yr Aelod Annibynnol Julia Hughes ar hygyrchedd gwybodaeth ar wefannau’r wyth Cyngor Dinas, Tref a Chymuned terfynol, a’r Adroddiad Trosolwg ar Gyfathrebu Electronig y Cynghorau Tref a Chymuned;

 

b)    Yn anfon copïau o’r adroddiadau ynghyd â chanlyniad y trafodaethau mewn perthynas a’r archwiliad ymlaen at y Rheolwr Cynhwysiant Cymunedol, a fyddai’n cael cais i ymgysylltu a’r Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned ynghylch y materion a godwyd [GW i weithredu], a

 

c)    Ychwanegu adolygiad i ganfod a oes gwelliant wedi bod o ran hygyrchedd gwybodaeth electronig ar Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned ar gyfer y cyhoedd at raglen waith y pwyllgor ymhen deuddeg mis.