Eitem ar yr agenda
HYGYRCHEDD GWYBODAETH GAN GYNGHORAU DINAS, TREF A CHYMUNED.
Derbyn adroddiad
llafar gan Julia Hughes (Aelod Annibynnol) (copi ynghlwm).
Cofnodion:
Cyfeiriodd yr Aelod Annibynnol Julia Hughes (JH) at yr archwiliad
gwirfoddol yr oedd hi wedi ymgymryd ag o i asesu hygyrchedd gwybodaeth o
wefannau pob un o’r 37, Cyngor Dinas, Tref a Chymuned yn Sir Ddinbych o safbwynt
y cyhoedd. Dyma rai o’r meysydd a archwiliwyd a’r wybodaeth a geisiwyd:-
·
darpariaeth gwefan a’i
hygyrchedd
·
argaeledd cofnodion y cyfarfod
blaenorol
·
manylion am ddyddiad, amser a
lleoliad y cyfarfod nesaf a mynediad i raglenni
·
darpariaeth dwyieithog
·
nodiadau cyffredinol gan
gynnwys dolenni i wefannau’r Cyngor a Llywodraeth Cymru
Atgoffwyd yr aelodau fod y canfyddiadau’n darparu clip-olwg ar y pryd a
allai fod wedi newid a dywedodd yr edrychwyd ar y gwefannau mewn tri chyfnod –
15 – 17 Medi, 2015 (10 gwefan); 3 Rhagfyr, 2015 (19 gwefan) a 3 Mawrth, (8
gwefan). Rhoddodd JH adroddiad llafar ar ganfyddiadau’r 8 gwefan terfynol yr
ymwelwyd â hwy a oedd yn cynnwys – Cyngor Cymuned Nantglyn, Cyngor Tref
Prestatyn, Cyngor Tref Rhuddlan, Cyngor Tref y Rhyl, Cyngor Tref Rhuthun,
Cyngor Dinas Llanelwy, Cyngor Cymuned Trefnant, a Chyngor Cymuned Tremeirchion,
Cwm a’r Waen. Byddai copi o
ganfyddiadau’r adroddiad yn cael ei ddosbarthu i aelodau yn dilyn y cyfarfod. [JH / GW i weithredu]
Yna cyflwynodd JH adroddiad trosolwg o‘r gwaith a wnaed ar draws y 37
Cyngor Dinas, Tref a Chymuned yn Sir Ddinbych a dyma’r prif ganfyddiadau –
·
roedd sawl gwefan yn bodoli
ond wedi hen ddyddio
·
ni oedd llawer o’r gwefannau’n
ddwyieithog
·
roedd rhai gwefannau wrthi’n
cael eu datblygu
·
dim ond rhaglenni safonol nad
oedd yn newid o gwbl oedd gan sawl cyngor
·
roedd gwefannau’r Cynghorau
Tref yn fwy datblygedig ar y cyfan
·
roedd rhai safleoedd yn
enghreifftiau ardderchog i ardaloedd eraill eu defnyddio pe baent yn dymuno
·
Nid yw llawer o safleoedd yn
gysylltiedig neu nid oedd ganddynt y manylion diweddaraf ar wefan Sir Ddinbych
– www.moderngov.denbighshire.gov.uk
·
roedd rhai safleoedd wedi’u
cysylltu â www.politicsresources.net/area/uk/wa-councils/wa-council-ac.htm
(safle Llywodraeth Cymru), ond roedd llawer heb eu cysylltu iddo.
·
roedd rhai cynghorau’n
defnyddio Facebook yn hytrach na gwefan
·
nid oedd gan ddau gyngor
bresenoldeb electronig
·
nid oedd gan lawer unrhyw
fanylion am eu cynghorwyr na sut i gysylltu â nhw
·
roedd gan rai cynghorau hen
wefannau a oedd yn ymddangos wrth chwilio amdanynt, felly roeddech chi’n credu
nad oedd unrhyw wybodaeth ddiweddar
O ganlyniad, argymhellodd JH, yn ei barn hi, y canlynol fel gofynion
sylfaenol –
·
cael gwefan
·
enw parth hawdd sy’n ymddangos
yn gymharol hawdd mewn chwiliadau
·
dolen i wefan ‘modern
government’ Sir Dinbych www.moderngov.denbighshire.gov.uk
·
dylid cywiro’r ddolen ar wefan
Cyngor Sir Ddinbych i wefan y Cynghorau Dinas, Tref neu Gymuned ac ni ddylai
fod yn ddolen i hen safle
·
dolen i wefan Llywodraeth
Cymru www.politicsresources.net/area/uk/wa-councils/wa-council-ac.htm
·
roedd angen i unrhyw ddolenni
ar www.politicsresources.net/area/uk/wa-councils/wa-council-dl.htm
fod yn rhai cywir
·
mae gwefan ddwyieithog yn
hanfodol
·
enw’r clerc gyda llun a
manylion cyswllt, gan gynnwys cyfeiriad e-bost a rhif ffôn
·
enwau’r holl gynghorwyr gyda’u
lluniau a manylion cyswllt, gan gynnwys cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn
·
dyddiadau, lleoliadau ac
amseroedd cyfarfodydd
·
rhaglenni
·
cofnodion blaenorol
·
manylion am yr ardaloedd y
mae’r cyngor yn ei gwasanaethu gyda map os oes modd
·
sut y gallai pobl gael eu
cynnwys – bod yn gynghorydd, mynd i gyfarfodydd
Argymhellion ychwanegol dewisol –
·
ffurflen ymholiadau electronig
·
hanes yr ardal
·
digwyddiadau yn yr ardal
·
dolenni i wefannau grwpiau
lleol eraill’
Yn olaf, yn dilyn y trafodaethau roedd y Rheolwr Cynnwys y Gymuned yn eu
cael ar hyn o bryd gyda chlercod cynghorau, awgrymodd JH efallai bod gwerth
ailadrodd yr ymchwil ymhen tua deuddeg mis i ganfod a fu unrhyw welliant o ran
hygyrchedd gwybodaeth am Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned drwy dulliau
electronig i’r cyhoedd.
Manteisiodd y Cadeirydd ar y cyfle i ddiolch i JH am ei gwaith caled a’i
hadroddiad ardderchog ac adleisiodd aelodau eraill y teimladau hynny ac roedd
cefnogaeth i gynnal adolygiad pellach ymhen deuddeg mis. Cadarnhaodd y Swyddog
Monitro y byddai’n trefnu i ddosbarthu’r adroddiad gan roi copi hefyd i’r
Rheolwr Cynnwys y Gymuned i alluogi rhannu arfer da [GW i weithredu]
Codwyd y pwyntiau canlynol yn ystod y drafodaeth a ddilynodd –
·
Fel aelod o Gyngor Tref y Rhyl
(CTRh), adroddodd y Cynghorydd Barry Mellor ar y diffyg cyhoedd sy’n bresennol
mewn cyfarfodydd cyhoeddus ac mae’n credu fod hyn yn rhannol oherwydd nifer yr
eitemau cyfrinachol ar y rhaglen a oedd yn golygu bod yn rhaid i’r cyhoedd
adael a oedd yn arwain at y farn nad oedd yn werth chwli iddynt fod yn
bresennol. Roedd gwefan CTRh yn cael ei thrawsnewid ar hyn o bryd ac yn cael ei
huwchraddio’n sylweddol, ond roedd yn teimlo y dylid gwneud mwy yn gyffredinol
i annog pobl ifanc i cymryd rhan
·
trafododd yr aelodau’r ffordd
orau o gynnwys pobl ifanc yn y broses a mesur rhywfaint o’r diddordeb ac
awgrymodd y Cadeirydd gael cynllun peilot cychwynnol yn cynnwys ymweliad â
chweched dosbarth Ysgol Bryn Hyfryd i amlinellu swyddogaeth, grymoedd a
chyfrifoldeb Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned. Adroddodd y swyddog monitro ar
waith yn y cyfnod hyd at yr etholiadau llywodraeth leol ym mis Mai 2017 gan
gynnwys sioeau teithiol ar gyfer ymgeiswyr posibl ac annog unigolion i gael eu
cofrestru ac i gymryd diddordeb mewn pleidleisio. Roedd yn teimlo y byddai’n
briodol i ystyried awgrym y Cadeirydd a graddau’r ymgysylltu â phobl ifanc ar y
pryd, fel rhan o’r broses honno. Nodwyd bod y Cyngor yn cynnal ymweliadau ag
ysgolion cynradd yn Siambr y Cyngor a theimlai’r Swyddog Monitro y byddai
rhywfaint o werth mewn codi’r mater gyda chydweithwyr addysg i symud ymlaen
ymhellach a’r mater a chysylltiadau posibl gyda’r Fagloriaeth Cymreig [GW i weithredu]
·
Dywedodd y Cynghorydd David
Jones fod canfyddiadau’r adroddiad yn adleisio ei ganfyddiadau wrth fynd i
gyfarfodydd. Teimlai fod llawer yn dibynnu ar y safonau a set sgiliau’r clercod
a bod ddeddfwriaeth fwy diweddar ar
fynediad at wybodaeth, gan gynnwys darparu gwefan, wedi peri problemau i rai.
Cytunodd ag argymhellion yr adroddiad ond nododd y byddai rhai yn cymryd amser
ac arian i’w gweithredu, fel darpariaeth ddwyieithog. Awgrymodd JH y gallai’r
Rheolwr Cynnwys y Gymuned ddarparu rhai termau dwyieithog generig a gwybodaeth
safonol i gynghorau a fyddai’n eu galluogi i ganolbwyntio adnoddau ar
darpariaeth ddwyieithog wedi’i theilwra
·
dywedodd y Dirprwy Swyddog
Monitro y byddai’r adroddiad yn ddefnyddiol iawn wrth gynllunio sesiynau
hyfforddi i glercod er mwyn mynd i’r afael â materion perthnasol. Cyfeiriodd at
y canllawiau statudol ar fynediad i wybodaeth am Gynghorau Cymuned a Thref a
oedd yn amlinellu’r gofynion sylfaenol ond dywedodd bod y cynghorau’n cael eu
hannog yn weithredol i ddarparu gwybodaeth ychwanegol.
Cydnabu’r Pwyllgor, er y byddai rhai o argymhellion yr adroddiad yn cymryd
amser ac y byddai angen arian ychwanegol arnynt. Cydnabuwyd hefyd, er bod y
ffocws wedi bod ar wella mewn rhai meysydd, roedd yr adroddiad wedi datgelu
llawer o bethau cadarnhaol a gwaith rhagorol ac arfer da oedd yn cael ei wneud
mewn cymunedau y gellid eu rhannu ar draws Sir Dinbych. Credai’r Aelodau fod
archwiliad yn ymarfer gwerthfawr a gwerth chweil a oedd hefyd wedi cynyddu
ymwybyddiaeth o gynghorau a chytunwyd i
drefnu un pellach ymhen deuddeg mis.
PENDERFYNWYD
–
a) Derbyn a nodi’r
adroddiadau a gyflwynwyd gan yr Aelod Annibynnol Julia Hughes ar hygyrchedd
gwybodaeth ar wefannau’r wyth Cyngor Dinas, Tref a Chymuned terfynol, a’r
Adroddiad Trosolwg ar Gyfathrebu Electronig y Cynghorau Tref a Chymuned;
b) Yn anfon copïau o’r
adroddiadau ynghyd â chanlyniad y trafodaethau mewn perthynas a’r archwiliad
ymlaen at y Rheolwr Cynhwysiant Cymunedol, a fyddai’n cael cais i ymgysylltu
a’r Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned ynghylch y materion a godwyd [GW i weithredu], a
c) Ychwanegu adolygiad i
ganfod a oes gwelliant wedi bod o ran hygyrchedd gwybodaeth electronig ar
Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned ar gyfer y cyhoedd at raglen waith y pwyllgor
ymhen deuddeg mis.