Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad ar y cyd gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd a’r Cydlynydd Archwilio (copi ynghlwm) ar y cynnydd hyd yma wrth ddatblygu a gwella swyddogaeth archwilio'r Cyngor.

☻Roedd adroddiad ar y cyd gan Reolwr y Gwasanaethau Democrataidd (RhGD) a Chydlynydd Archwilio (CA), a oedd yn manylu ar y cynnydd a wnaed o ran datblygu swyddogaeth archwilio’r Cyngor i gefnogi'r gwaith o gyflawni ei flaenoriaethau corfforaethol a’i wella yn unol â gweledigaeth rheolyddion er mwyn craffu ar draws Cymru, wedi cael ei ddosbarthu gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Cyflwynodd y RhGD yr adroddiad ac eglurodd fod y Pwyllgor eisoes wedi ystyried adroddiad ar sut i ddatblygu archwilio yn Sir Ddinbych er mwyn sicrhau ei fod yn gweithio’n fwy effeithlon ac effeithiol, oedd yn canolbwyntio ar gefnogi cyflawni'r Cynllun Corfforaethol ac ychwanegu gwerth at y broses o wneud penderfyniadau.  Fe ddarparwyd dolen i'r adroddiad.  Nod y cynigion a gyflwynwyd oedd mynd i’r afael ag argymhellion a wnaed yn adroddiad cenedlaethol Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) ym mis Mai 2014 ar archwilio yng Nghymru, Craffu Da? Cwestiwn da!

Mewn ymateb i adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru fe luniwyd Cynllun Gweithredu, Atodiad 1, i fynd i'r afael ag argymhellion y rheoleiddwyr, ac i symud ymlaen wrth roi’r arferion da a arsylwyd gan Aelodau Archwilio yn ystod ymweliadau cyfoedion a thrafodaethau a ffurfiodd rhan o broses adolygu SAC, ar waith.

Nododd argymhelliad 7 o'r adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru, y dylai swyddogaeth archwilio pob Awdurdod Lleol "ymgymryd â hunan-arfarniad rheolaidd o archwilio gan ddefnyddio'r 'canlyniadau a nodweddion trosolwg a chraffu effeithiol llywodraeth leol' a ddatblygwyd gan Rwydwaith y Swyddogion Craffu Cymru”.  Ym mis Tachwedd 2014, cefnogodd yr Aelodau mabwysiadu'r 'nodweddion'.  Fel rhan o'r broses o baratoi ar gyfer Adroddiad Blynyddol y Pwyllgorau Archwilio y llynedd, cynhaliwyd  hunanwerthusiad ar sail y nodweddion uchod.  Serch hynny, oherwydd y gyfradd ymateb isel i'r holiadur hunan-arfarnu, ni chafodd y canfyddiadau eu cynnwys yn yr Adroddiad Blynyddol, oherwydd teimlwyd nad oedd modd i’r casgliadau fod yn rhai ansoddol.  Roedd Atodiad 2 yn cynnwys canlyniadau'r ymarferiad hunan arfarnu, ac er gwaethaf y gyfradd dychwelyd isel, fe nodwyd rhai themâu cyson ar gyfer gwella yn Atodiad 2.

Yn ystod yr hydref 2016, roedd y Cyngor fod yn destun Asesiad Corfforaethol Swyddfa Archwilio Cymru.  O ganlyniad, gofynnwyd i’r Pwyllgor ystyried y cynnydd a wnaed hyd yn hyn wrth ddatblygu archwilio yn Sir Ddinbych, nodi meysydd i'w gwella ymhellach ac argymell y dylai'r holl Gynghorwyr Sir, Aelodau'r Pwyllgor a'r swyddogion gymryd rhan yn yr ymarferiad hunan-arfarnu archwilio nesaf er mwyn i'r swyddogaeth gael ei gwerthuso'n iawn ac o ganlyniad, ei gryfhau ymhellach.

Eglurodd y Cydlynydd Archwilio fod gan swyddogaeth archwilio aneffeithiol y potensial i achosi i'r Cyngor beidio cyflawni ei Gynllun Corfforaethol, neu bod y Cabinet neu swyddogion ddim yn cael eu herio a ddim yn cael eu dwyn i gyfrif am eu penderfyniadau.  Gallai hyn arwain at adroddiadau rheoleiddio anffafriol ac hyd yn oed ymyrraeth gan Lywodraeth Cymru.  Gallai sicrhau bod gan yr Awdurdod swyddogaeth archwilio effeithiol a allai gael ei ddatblygu i ddiwallu gofynion a heriau newydd liniau’r risg o adroddiadau anffafriol neu ymyrraeth.  Dylai swyddogaeth archwilio gadarn ac effeithiol hefyd arwain at benderfyniadau gwell yn seiliedig ar dystiolaeth.

Eglurodd y RhGD ei fod yn teimlo bod yr Awdurdod mewn sefyllfa i ddangos bod newidiadau wedi cael eu rhoi ar waith yn dilyn cyflwyno'r Cynllun Gweithredu, gan gynnwys:-

-        Mewnbwn ac archwilio’r Cabinet.

-        Aelod Arweiniol yn bresennol ym Mhwyllgorau Archwilio, pan fo angen.

-        Arweinydd yn bresennol yng nghyfarfodydd Grŵp Archwilio Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion pan fo angen.

-        Adolygiad o weithdrefnau dethol ar gyfer eitemau i'w cyflwyno i archwilio.

-        Amlinelliad o waith y Grwpiau Tasg a Gorffen.

-        Cynorthwyo gyda datblygiad y trefniadau ar gyfer GwE

-        Rhoddwyd ystyriaeth i lefel yr adnoddau sydd ar gael i’w harchwilio.

-        Ymgysylltu â'r cyhoedd o ran y broses archwilio, a gwe-ddarlledu cyfarfodydd y Cyngor a defnyddio cyfryngau cymdeithasol.  Darparodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd fanylion am y ddeddfwriaeth sy'n ymwneud â chyflwyno'r ddarpariaeth gwe-ddarlledu, a pharhad a datblygiad y ddarpariaeth.

Roedd y Cynghorwyr B. Mellor a W.L. Cowie yn teimlo fod presenoldeb Aelodau mewn cyfarfodydd wedi cael eu heffeithio gan fod gan rai Cynghorwyr swyddi llawn amser a’r ffaith bod lwfans teithio i Gynghorwyr nad oedd yn Aelodau Pwyllgor, neu oedd heb eu gwahodd i fynychu cyfarfodydd, wedi cael ei dynnu nôl.  Cadarnhaodd y RhGD fod Aelodau wedi gweithredu tynnu taliadau lwfans teithio penodol, gyda'r bwriad o gyflawni arbedion.  Fe eglurodd eu bod wedi cysylltu ag Arweinwyr Grŵp mewn perthynas â'r mater, ac y byddai'r meini prawf ar gyfer talu lwfansau teithio yn cael ei adolygu.

Eglurodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd bod cais wedi dod i law gan yr Aelod Arweiniol ar gyfer hyfforddiant, y Cynghorydd B.A. Smith, er mwyn cynnwys eitem fusnes ar yr agenda ar gyfer cyfarfod nesaf y Pwyllgor ar ddarparu hyfforddiant. Mynegodd y Cadeirydd y farn y dylai darpariaeth hyfforddiant Aelodau gynnwys siarad cyhoeddus a hyfforddiant yn y cyfryngau.

Fe soniodd Cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru am y camau a gymerwyd a'r cynnydd a wnaed i ddatblygu archwilio yn Sir Ddinbych.  Fe eglurodd bod Awdurdodau Lleol eraill wedi profi’r un meysydd o anawsterau a nodwyd yn ystod y drafodaeth.

Yn dilyn trafodaeth bellach:-

PENDERFYNWYD -

(i)            derbyn yr adroddiad a nodi’r safbwynt;

(ii)               bod holl Gynghorwyr Sir yn cael eu hannog i lenwi'r holiadur hunanwerthuso pan fo problemau.