Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan Bennaeth yr Adain Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) sy’n darparu manylion am Gynllun Adfer Ariannol Ysgol Mair.

   

 

 

Roedd adroddiad cyfrinachol gan Bennaeth Archwilio Mewnol  a oedd yn darparu manylion am Gynllun Adfer Ariannol (CAA) Ysgol Mair, wedi ei gylchredeg ymlaen llaw.

 

Dywedwyd wrth Aelodau gan fod Estyn ar fin cynnal Arolwg yn Ysgol Mair, nad oedd y Pennaeth yn gallu mynychu’r cyfarfod. Cynrychiolid yr ysgol gan Ms Gill Greenland, Cadeirydd y Corff Llywodraethwyr, a diolchodd Cadeirydd y Pwyllgor i Ms Greenland am fynychu’r cyfarfod.

 

Cyflwynodd Pennaeth Archwilio Mewnol yr adroddiad ac eglurodd fod yr adroddiad Archwilio Mewnol yn Awst wedi tynnu sylw at ddiffyg ariannol yn Ysgol Mair, a bod angen i’r ysgol ddatblygu CAA cadarn. Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio Mewnol, yn amodol ar weithredu CAA, fod Atodiad A, y Cynllun Gweithredu o fewn yr Arddodiad Archwilio wedi ei ddatblygu.  Eglurwyd gan fod y CCA arfaethedig yn golygu lefel o newid sylweddol bod cyfarfodydd wedi eu cynnal gydag Adnoddau Dynol Strategol i drafod prosesau a gyda’r Adran Addysg i’w hysbysu o’r camau arfaethedig.

 

Rhoddodd Ms G. Greenland fanylion cefndirol a oedd yn berthnasol i’r ysgol, sef:-

 

-               Nad oedd yr ysgol ar unrhyw adeg yn y gorffennol wedi bod mewn diffyg.

-               Yn 2015 roedd gan yr ysgol gredyd o £11k.

-               Roedd yn syndod bod diffyg o £42k wedi ei nodi.

-               Roedd problemau wedi codi yn sgil ymddiswyddiad yr Ymgynghorydd Ariannol.

-               Roedd y Dirprwy Bennaeth wedi cael ei symud i helpu ysgol yn Sir y Fflint.

-               Roedd yr Esgobaeth wedi cytuno i hysbysebu swydd Pennaeth.

-               Ni fyddai Dirprwy Bennaeth.

-               Roedd yr ysgol mewn ardal ddifreintiedig, ac roedd gan rai disgyblion ymddygiad heriol.      

-               Roedd yr Undeb wedi ei galw i mewn a chymorth wedi ei roi gan Adnoddau Dynol.

-               Derbyniwyd gwahoddiad i ymweld ag ysgol ym Mochdre a oedd yn gweithredu heb Ddirprwy Bennaeth.

-               Derbyniwyd cymorth a chyngor gan Reolwr Cyllid yr Ysgol.

        

Estynnodd y Cadeirydd ei longyfarchiadau i’r ysgol am fynd i’r afael a meysydd pryder eraill a nodwyd ond pwysleisiodd yr angen i fynd ati i weithredu’r CCA.

 

Holodd y Cynghorydd P.C. Duffy  pam nad oedd y problemau ariannol hyn wedi eu nodi’n gynt, yn arbennig gan Gorff Llywodraethu’r Ysgol. Eglurodd y Cynghorydd Duffy ei fod ar ddeall bod y polisïau a’r gweithdrefnau priodol eisoes wedi eu gweithredu i atal anomaleddau fel hyn. Teimlai Ms Greenland fod y prif broblemau yn deillio o’r ffaith bod Ymgynghorydd Ariannol yr Ysgol wedi gadael ei swydd. Mynegodd y Cadeirydd fod ysgol arall a oedd wedi wynebu anawsterau tebyg heb Ymgynghorydd Ariannol. Teimlai fod hwn yn fater y dylid edrych arno drwy’r Sir a phwysleisiodd yr angen i ddarparu cyngor a chanllawiau ariannol cadarn. Amlinellodd Pennaeth Archwilio Mewnol y newidiadau a oedd bellach wedi eu gweithredu i’r broses a phwysleisiodd bwysigrwydd rôl Rheolwyr Ariannol.

 

Eglurodd y Cynghorydd S.A. Davies nad oedd y gyd-ddarpariaeth feithrin yn yr ysgol yn ofyniad statudol, ac awgrymodd y gellid arbed arian sylweddol drwy beidio â darparu’r cyfleuster yma. Teimlai fod angen gwell a rhagor o wybodaeth am reolaeth ariannol yr ysgol ac y byddai’n fuddiol.

 

Cyfeiriodd Mr P. Whitham at broblemau blaenorol a oedd wedi deillio o ddiffyg rheolaeth ariannol briodol, a phwysleisiodd yr angen i edrych ar themâu a thueddiadau posibl a oedd yn dod i’r amlwg dro ar ôl tro. Pwysleisiodd yr angen am sicrwydd fod trefniadau ariannol a mecanweithiau priodol yn eu lle rhag i hyn ddigwydd eto yn y dyfodol. Amlinellodd y Cynghorydd J. Thompson-Hill rôl Rheolwyr Clwstwr Ariannol a oedd yn gyfrifol am dynnu sylw at broblemau posibl i’r Cyrff Llywodraethu dan sylw. Eglurodd Ms Greenland nad oedd Ysgol Mair yn rhan o Glwstwr Ariannol yn Rhyl ac awgrymwyd efallai bod hyn wedi cyfrannu at yr anomaleddau dan sylw.  

 

Pwysleisiodd y Cadeirydd yr angen i fynd i’r afael â mater Monitro Ysgol Mair. Byddai hynny’n cynnwys trafodaethau gydag Adnoddau Dynol, ynglŷn â materion staffio o ran y CAA, a gosod amserlenni er mwyn adrodd yn ôl ar ddechrau’r flwyddyn ariannol. Atgoffodd Pennaeth Archwilio Mewnol Aelodau fod y CAA yn Gynllun dwy flynedd. Amlinellodd swyddogion yr wybodaeth ar gyfer monitro’r CAA gan y Swyddog 151 a’r Rheolwr Cynllunio Addysg ac Adnoddau. Amlinellodd Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd (HLHRDS) y rolau cylch gorchwyl a monitro a wnaed gan Grŵp Monitro Safonau Ysgol a’r Fforwm Cyllideb Ysgol.

 

Ystyriodd y Pwyllgor y broses fonitro a chytunwyd gofyn i Reolwr Ariannol yr Ysgol, Rheolwr Cynllunio Addysg ac Adnoddau a’r Pennaeth fynychu cyfarfod y Pwyllgor ym Medi 2016 i ddarparu adroddiad cynnydd o safbwynt gweithredu’r CAA. 

 

O ran y mecanweithiau monitro cytunwyd i ail-edrych ar y broses Archwilio Mewnol ar gyfer cyllid yr ysgol, a bod Pennaeth Archwilio Mewnol yn cylchredeg copïau i Aelodau’r Pwyllgor. Cytunwyd y gellid cyflwyno sylwadau Aelodau i gyfarfod y pwyllgor fis Mawrth, 2016 a chyfeirio’r mater i Gadeiryddion Archwilio a’r Grŵp Is-gadeiryddion i’w trafod.

 

Mewn ymateb i bryderon a fynegwyd gan y Pwyllgor ynglŷn â diffyg cefnogaeth a chyfraniad canfyddedig yr Esgobaeth cytunwyd bod Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd (HLHRDS)yn ysgrifennu at yr Esgobaeth i dynnu sylw at y materion a’r pryderon canlynol a godwyd gan Aelodau’r Pwyllgor:-

 

·                     Fod y Pwyllgor wedi derbyn adroddiad am CAA o safbwynt un o’u hysgolion.

·                     Gofyn i ba raddau y mae’r Esgobaeth yn darparu cefnogaeth a chyngor i ysgolion ac yn cynorthwyo gyda materion ariannol.

·                     Gofyn am ddiweddariad ynglŷn â’r hysbyseb am swydd yn yr ysgol.

·                     Darparu manylion unrhyw faterion pryder eraill y maen nhw o bosibl yn ymwybodol ohonynt, o ran Ysgol Mair neu unrhyw ysgol Esgobaeth arall yn y Sir. 

 

Yn dilyn trafodaeth bellach:-

 

PENDERFYNWYD – bod:-

 

(a)          y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn a nodi cynnwys yr adroddiad

(b)          gofyn i Reolwr Ariannol yr Ysgol, Rheolwr Cynllunio Addysg ac Adnoddau a’r Pennaeth fynychu cyfarfod y Pwyllgor ym Medi 2016 i ddarparu adroddiad cynnydd o safbwynt gweithredu’r CAA Pennaeth Archwilio Mewnol Pwyllgor.

(c)          cyflwyno sylwadau Aelodau i gyfarfod y pwyllgor fis Mawrth, 2016, a bod Pennaeth Archwilio Mewnol yn cylchredeg copïau i Aelodau’r Pwyllgor.

(d)          Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd (HLHRDS) yn ysgrifennu at yr Esgobaeth i dynnu sylw at y materion a’r pryderon canlynol a godwyd gan Aelodau’r Pwyllgor.

       (GW, IB, RW i weithredu)

 

Ar y pwynt hwn aeth y cyfarfod yn ôl i RAN I