Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Rhaglen Caffael (copi'n amgaeedig) ar y Rhaglen Trawsnewid Caffael.

 

 

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau wedi’i gylchredeg o'r blaen.

 

Cyflwynodd y Cynghorydd J. Thompson-Hill yr adroddiad ac eglurodd fod y Pennaeth Cyllid, Asedau a Thai Dros Dro wedi cyflwyno diweddariad llafar ar gaffael ym mis Mai 2015, ac amlinellodd y bydd angen, er mwyn mynd i’r afael â'r rhain a diffygion eraill a nodwyd yn ein gweithgarwch caffael, rhaglen ehangach o drawsnewid. 

 

Roedd yr adroddiad yn amlinellu strwythur a chynnwys y rhaglen drawsnewid i roi sicrwydd y bydd materion yn cael sylw a bydd strwythurau a phrosesau newydd yn cael eu rhoi ar waith i wella perfformiad mewn perthynas â chaffael.  Eglurodd mai prif ysgogydd y Rhaglen Trawsnewid Caffael fyddai datblygu a chyflawni’r Strategaeth Gaffael ddiwygiedig. 

 

 Gyda chymorth cyflwyniad PowerPoint rhoddodd Rheolwr y Rhaglen Gaffael wybodaeth gefndir i'r Aelodau yn ymwneud â: -

 

-                  phwysigrwydd caffael.

-                  gweld y darlun mawr.

-                  nodi heriau mewnol ac allanol.

-                  rhesymau dros fod angen newid.

-                  trawsnewid Caffael a Thrawsnewid: -

·       Y Strategaeth Gaffael

·       Defnydd effeithiol o Dechnoleg.

·       Datblygu Cyflenwyr Lleol

·       Gweithlu gyda Sgiliau uwch.

·       Penawdau o’r arolwg MMT.

·       Strwythur Sefydliadol.

-                  Blaenoriaethau ar gyfer Gweithredu – tymor canolig.

-                  Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol: Penawdau.

 

Fel y gofynnodd y Pwyllgor ym mis Mai, darparodd y Pennaeth Cyllid ac Asedau wybodaeth ac ystadegau am y Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol a sefydlwyd gan Lywodraeth Cymru, a manylion y contractau a gafodd eu caffael drwy’r Gwasanaeth.

 

Eglurodd y Pennaeth Cyllid ac Asedau fod materion a diffygion a nodwyd yn flaenorol yn cael sylw a’u cywiro drwy gyflawni’r Rhaglen Trawsnewid Caffael.  Roedd trefniadau newydd, mwy cadarn, wedi cael eu cyflwyno i sicrhau bod y Rhaglen Trawsnewid Caffael yn cael ei chyflawni’n effeithiol.  Roedd yn cynnwys penodi Rheolwr Rhaglen ymroddedig i gyfeirio'r trawsnewid sydd ei angen yn y ffordd y mae'r Cyngor yn caffael nwyddau, gwasanaethau a gwaith.  Disgwylir i'r dull hwn gael y canlyniadau allweddol canlynol:-

 

·                 arbed arian drwy gaffael yn fwy effeithiol ac effeithlon;

·                 cyflawni mwy o fudd, a gwell budd i'r gymuned trwy'r broses gaffael;

·                 darparu mwy o gymorth a gwell cymorth i fusnesau lleol wella ansawdd eu cynigion a gwella’u siawns o ennill contractau’r Cyngor.

 

Byddai'r rhaglen yn cael ei threfnu'n 5 prosiect ar wahân a fyddai'n cynnwys Dogfen Strategaeth, Defnyddio Technoleg, Datblygu Cyflenwyr Lleol, Gwella sgiliau'r gweithlu a Strwythur Trefniadol.  Byddai'n cael ei gyfarwyddo gan fwrdd trawsnewid lefel uchel a fyddai'n monitro ac yn cyfeirio cyflawniad y rhaglen, a nodwyd y swyddogaethau allweddol a’r aelodau.  Ymgorfforwyd manylion mwy cynhwysfawr o strwythurau rhaglenni a llywodraethu yn Atodiad 1, ac amlygwyd cerrig milltir allweddol.

 

Rhoddwyd cadarnhad nad oedd y wybodaeth am gaffael o fewn yr Awdurdod wedi cwrdd â disgwyliadau o'r blaen, a mynegodd y Cynghorydd P.C. Duffy y farn y gallai gweithgareddau a pholisïau caffael blaenorol fod wedi arwain at oblygiadau ariannol sylweddol ar yr Awdurdod.

 

Yn ystod y drafodaeth a ddilynodd, codwyd y materion canlynol a chafwyd ymatebion iddynt a darparwyd gwybodaeth:-

 

-                  Darparwyd manylion gan Gynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru mewn perthynas â'r astudiaeth genedlaethol ar gaffael sy'n cael ei chynnal gan Swyddfa Archwilio Cymru.

-                  Pwysigrwydd llinellau adrodd cywir ac agored.

-                  Yr angen i gynnwys Datblygu Economaidd yn y broses ac arwyddocâd hynny.

-                  Amlinelliad o'r angen i gynnwys busnesau bach yn y broses a'r dulliau i'w mabwysiadu er mwyn cyflawni’r gofyniad hwn.  Cyfeiriodd y Pennaeth Cyllid ac Asedau at gofrestru categorïau a ymgorfforwyd yn y system newydd, a fyddai'n cynorthwyo gydag ymgysylltu â busnesau bach yn lleol.

-                  Dyletswydd y Cyngor i gyflawni gwerth gorau, nad oedd o reidrwydd yn cyd-fynd â’r pris gorau.

-                  Cynnydd yn yr angen am ymwybyddiaeth o'r broses gaffael, a darparu hyfforddiant ar gyfer swyddogion mewn perthynas â rheolau’r weithdrefn gontract.

 

Cyfeiriodd Mr P. Whitham at ystadegau ac effaith y terfynau amser sy'n ymwneud â niferoedd staff a darparu hyfforddiant, a gwnaed cyfeiriad penodol at ddarparu hyfforddiant mewn perthynas â'r CPRs diwygiedig.  Awgrymodd hefyd y gellid rhoi ystyriaeth i ddarparu hyfforddiant gwybodus i Aelodau Etholedig i gynnig dealltwriaeth a gwybodaeth am y broses.  Mewn ymateb i gwestiwn gan Mr Whitham, amlinellodd y PMP yr heriau sy'n ymwneud â chyflwyno technoleg, a chadarnhaodd fod ystyriaeth wedi'i rhoi i ddarparu copïau caled o ddogfennau wrth gefn.

 

Yn ystod y drafodaeth a ddilynodd, cadarnhaodd y Cadeirydd ei fod yn aelod o'r Bwrdd Trawsnewid, a chytunodd i gysylltu gyda Phennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democratiaeth ynglŷn â chynnwys adroddiad cynnydd yn y dyfodol ar raglen waith y Pwyllgor.

 

PENDERFYNWYD - yn amodol ar y sylwadau uchod, bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol:

 

(a)            yn derbyn yr adroddiad ac yn ardystio'r argymhellion a wnaed, ac

(b)            yn cytuno bod y Cadeirydd a Phennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd yn cysylltu ynglŷn â chynnwys adroddiad cynnydd ar raglen waith i’r dyfodol y Pwyllgor.

         (JG, TB, a GW i Weithredu)