Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Cwynion Corfforaethol (copi’n amgaeedig) sy'n darparu trosolwg o'r canmoliaethau, awgrymiadau a chwynion a gafodd Sir Ddinbych o dan Bolisi Adborth Cwsmeriaid y Cyngor 'Eich llais', yn ystod Chwarter 4 2014/15.

                                                                                9.35 a.m. – 10.10 a.m.

 

 

Roedd copi o adroddiad gan y Swyddog Cwynion Corfforaethol, sy’n darparu trosolwg o’r canmoliaethau, awgrymiadau a chwynion y mae Cyngor Sir Ddinbych wedi eu derbyn dan  bolisi adborth cwsmeriaid y cyngor, ‘Eich Llais’, yn ystod Chwarter 4 2014/15 (Atodiad 1)  wedi’u dosbarthu gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod. 

 

Cyflwynodd Bennaeth Cwsmeriaid a Chymorth Addysg yr adroddiad ac egluro y byddai’r Swyddog Cwynion Corfforaethol, Cwsmeriaid a Chymorth Addysg, yn dilyn adolygiad, yn gweithio gyda’r gwasanaethau cymdeithasol yn y dyfodol, disgwylir y byddai hyn yn gwneud y broses yn fwy gwydn.   Cadarnhaodd y byddai Adroddiad nesaf Cwynion Eich Llais yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor fel adroddiad ar y cyd gyda’r Gwasanaethau Cymdeithasol.          

 

Cyfeiriwyd at fylchau ar draws y sefydliad yn yr adroddiadau blaenorol, ac awgrymwyd bod y Pwyllgor yn ystyried cyflwyno dull sy’n fwy systematig a dysgu o’r canmoliaethau, cwynion ac awgrymiadau a dderbyniwyd.     

 

Roedd yr adroddiad yn darparu gwybodaeth am unrhyw faterion perfformiad ac yn gwneud argymhellion i ymdrin â'r rhain yn unol â hynny.

 

Roedd penawdau ar gyfer Chwarter 4 wedi'u hymgorffori yn Atodiad 1.

 

·       Roedd y Cyngor wedi derbyn 78 o gwynion yn Ch4, gan ddod â’r cyfanswm blynyddol i 411, gostyngiad o 19% o gymharu â’r flwyddyn flaenorol.  

·       Roedd y Cwynion yn erbyn y Gwasanaethau Amgylcheddol wedi gostwng o  39%; 14 yn Ch4 o gymharu â 23 yn Ch3. 

·       Bu gostyngiad yn nifer y cwynion yn erbyn yr adran Priffyrdd ac Isadeiledd am y tro cyntaf eleni. Gostyngiad o 48%; 15 yn Ch4 o gymharu â 29 yn Ch3.

·       Roedd cwynion cam 2 ar gyfer Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd wedi cynyddu o 75%; o 4 yn Ch3 i 7 yn Ch4.

·       Derbyniodd y cyngor 103 o ganmoliaethau yn ystod Ch4.

·       Derbyniodd y cyngor 16 o awgrymiadau yn ystod Ch4.

 

Manylion perfformiad – Ch4:-

 

·       Ymatebwyd i 88% (66/75) o gwynion cam 1 o fewn terfynau amser ‘Eich Llais'.  Nid oedd hyn wedi diwallu’r targed corfforaethol o 95%.

·       Ymatebwyd i 67% (6/9) o gwynion cam 2 o fewn terfynau amser ‘Eich Llais'.  Nid oedd hyn wedi diwallu’r targed corfforaethol o 95%.

·       Deliwyd â 92% (69/75) o’r cwynion yn llwyddiannus yn ystod cam 1.

·       Amlygwyd pedwar maes gwasanaeth â statws COCH; Cwsmeriaid a Chefnogaeth Addysg, yr Amgylchedd, Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd (cam 2) a’r Adran Priffyrdd ac Isadeiledd (cam 2).

·       Roedd 3 maes gwasanaeth wedi eu hamlygu’n OREN; Tai a Datblygu Cymunedol, Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd, Priffyrdd ac Isadeiledd.

 

Ymatebodd Pennaeth Cwsmeriaid a Chymorth Addysg i’r cwestiynau gan yr Aelodau mewn perthynas â phroblemau a gafwyd gyda system EMMA.   Eglurwyd bod system EMMA yn ddatrysiad dros dro wrth aros i osod system Rheoli Cyswllt Cwsmer newydd fyddai’n cael ei gosod erbyn diwedd y flwyddyn.   Cadarnhaodd bod llyfryn Eich Llais ar gael yn ddwyieithog ac y dylid dangos a dosbarthu fersiynau'r ddwy iaith yn gyfartal.

 

Cyfeiriodd y Cadeirydd at y ffigyrau canran yn yr adroddiad a holi os oedd y gwasanaethau oedd yn methu â bodloni eu targedau o fewn y terfynau amser penodol yn cael eu monitro.   Cadarnhaodd Bennaeth Cwsmeriaid a Chymorth Addysg bod y toriadau'n cael eu monitro’n rheolaidd a’u codi gyda’r Penaethiaid Gwasanaeth perthnasol a’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth.  Eglurwyd mewn achosion lle y bu methiant parhaus i ddiwallu terfynau amser gellir dwyn yr adran dan sylw gerbron y Pwyllgor i ddarparu eglurhad.   

 

Cyfeiriodd y Prif Weithredwr at yr angen i godi proffil o ran cwynion a chanmoliaethau gan arddangos proses o ddysgu, ac nid dim ond nodi’r nifer a dderbyniwyd.   Cyfeiriodd at yr argymhelliad bod y Pwyllgor yn cynorthwyo gyda'r agenda trwy gwestiynu ymateb darparwyr gwasanaeth i’r sylwadau a dderbyniwyd.   Awgrymwyd y gallai hyn effeithio ar gynllunio darpariaeth gwasanaeth yn y dyfodol, a chynnwys cyflwyno systemau a newidiadau cadarnhaol mewn ymarfer i ddelio a’r cwynion.   Cadarnhaodd Bennaeth Cwsmeriaid a Chymorth Addysg bod adroddiad o’r hyn a ddysgwyd o adborth cwynion wedi’i gyflwyno'n flaenorol i’r Pwyllgor hwn a’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol, ac fe gytunwyd bod yr adroddiad yn cael ei atodi at yr adroddiadau chwarterol yn y dyfodol.

 

Mewn ymateb i bryderon a godwyd gan y Cadeirydd mewn perthynas â’r Gwasanaeth Cyllid ac Asedau, eglurodd Pennaeth Cwsmeriaid a Chymorth Addysg bod y materion yn ymwneud â’r Gwasanaeth Refeniw a Budd-daliadau wedi trosglwyddo i'r Adran Cwsmeriaid a Chymorth Addysg, ac roedd hyn wedi’i amlygu’n goch yn awr.   Eglurodd Pennaeth Cwsmeriaid a Chymorth Addysg bod y mater wedi’i godi yng nghyfarfod Bwrdd CIVICA Refeniw a Budd-daliadau a’u bod wedi'u hysbysu y byddai’r mater yn cael ei adrodd.

 

Yn ystod y trafodaeth a ddilynodd gofynnodd y Cadeirydd bod yr ystadegau a nodwyd yng nghopïau papur y rhaglen yn cynnwys canllawiau dangosyddion lliw i gynorthwyo’r aelodau e.e. ‘G’ ar gyfer Gwyrdd ac ati. 

 

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad yn:-

 

(a)   derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad, a

(b)  chytuno bod copi o adroddiad yr hyn a ddysgwyd o adborth cwynion yn cael ei atodi at yr adroddiadau Chwarterol yn y dyfodol.