Eitem ar yr agenda
DATGAN BUDDIANNAU A LLETYGARWCH
Ystyried
adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm) i'r Pwyllgor
drafod y prosesau a'r canlyniadau sy'n cael eu cyflawni o ran cydymffurfio â
rhwymedigaethau gorfodol ar gyfer datgan buddiannau, lletygarwch a rhoddion a
gynigir i Aelodau a Swyddogion.
Cofnodion:
Cyflwynodd y
Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i
amlinellu gweithdrefnau i Aelodau gwblhau cofrestr o’u cysylltiadau ac i ddatgan
cysylltiad ag eitemau busnes mewn cyfarfodydd maent yn eu mynychu. Mae
hefyd yn edrych ar gofnodi lletygarwch a rhoddion a gynigir i Aelodau a
Swyddogion.
Roedd y Cyngor
wedi bod yn datblygu ei brosesau dros y flwyddyn ddiwethaf ac yn bwriadu adrodd
yn flynyddol i'r Pwyllgor Safonau ar ba mor dda maent yn cefnogi lefelau
cydymffurfiaeth mewn perthynas â datganiadau gorfodol o fewn Sir Ddinbych.
Roedd yn ofynnol
i'r Aelodau ystyried a oes ganddynt gysylltiad personol yn y busnes y maent yn
ymgymryd ag ef yn eu rôl fel Aelodau o'r Cyngor. Roedd
y Cod hefyd yn delio â chofrestru cysylltiadau ariannol ac eraill, ac aelodaeth
a swyddi rheoli gan yr Aelodau y dylid eu datgan.
Roedd
darpariaethau a amlinellir yn y Cod Ymddygiad yn cydymffurfio â Rhan 3 o Ddeddf
Llywodraeth Leol 2000 gyda'r Cyngor yn rhoi cyngor a gweithdrefnau i gynorthwyo
Aelodau i gyflawni eu rhwymedigaethau.
I gychwyn, roedd ffurflen i
gofrestru cysylltiadau wedi ei chynnwys ym mhecynnau sefydlu pob aelod yn dilyn
etholiad Llywodraeth Leol. Roedd y gofrestr cysylltiadau wedi eu
llofnodi wedi eu cynnal ar ffurf papur ac ar gael i'w harchwilio ar gais.
Roedd adran 58 o
Ddeddf Llywodraeth Leol (Democratiaeth) (Cymru) 2013 a ddaeth i rym y mis hwn,
yn ei gwneud yn ofynnol i gofrestrau cysylltiadau Aelodau gael ei gyhoeddi ar
ffurf electronig am y tro cyntaf.
Roedd y Cyngor wedi bod yn
trosglwyddo'r cofrestrau i’r adran "Eich Cyngor" ar y wefan gyhoeddus
a oedd yn cynnwys gwybodaeth ynglŷn â'r Aelodau etholedig. Er
mwyn cefnogi’r gwaith hwn o drosglwyddo i’r wefan, cysylltwyd â’r holl
Gynghorwyr gan ofyn iddynt ddiweddaru neu gadarnhau fod yr wybodaeth a
ddarparwyd ganddynt yn wreiddiol yn dal yn gywir ar y cofrestrau.
Byddai unrhyw
ddatganiadau a wnaed mewn unrhyw gyfarfod yn cael ei gynnwys ar y wefan hefyd.
Mae’r Swyddog
Monitro’n cadw cofrestr sy'n cofnodi datgan rhoddion a lletygarwch, ynghyd â'r
wybodaeth sy'n ymwneud â'r rhoddwr a'r derbynnydd. Byddai
disgrifiad o'r rhodd neu letygarwch a gynigir, ynghyd â'i werth, y dyddiad a'r rheswm
dros y cynnig hefyd yn cael eu cofnodi.
Nid oedd angen cofrestru
rhoddion, lletygarwch neu fuddion eraill ac ati, sy’n werth llai na £25 gyda'r
Swyddog Monitro.
Cynhaliodd Tîm
Archwilio Mewnol Cyngor Sir Ddinbych adolygiad o'r prosesau datgan cysylltiad a
lletygarwch ym mis Awst 2014 fel rhan o'u gwaith ar Fframwaith Sicrwydd Trefn
Lywodraethu Gorfforaethol y Cyngor.
Daethant i'r casgliad eu bod
yn fodlon bod rheolaeth eithaf da ar waith ar gyfer cofnodi datgan cysylltiadau
a derbyn rhoddion a lletygarwch. Fodd bynnag, canfuwyd y gallai’r prosesau
fod yn fwy cadarn ac effeithlon o ran y ffordd y mae'r wybodaeth yn cael ei
chofnodi a’i hadolygu ac y byddai hynny'n helpu i sicrhau y gellid nodi unrhyw
fylchau neu gamgymeriadau yn hawdd.
Arweiniodd yr adolygiad at y
canllawiau a gweithdrefnau newydd yn cael eu cyflwyno o ail hanner y flwyddyn
ddiwethaf.
PENDERFYNWYD adolygu
a nodi’r adroddiad a chytunwyd i adolygu materion datganiadau cysylltiad,
rhoddion a lletygarwch yn flynyddol.
Dogfennau ategol:
- 22.5.15 Standards - Hospitality WELSH, Eitem 9. PDF 91 KB
- Appendix A - Declaration of Interest Form, Eitem 9. PDF 71 KB
- Appendix B - New Personal Interests flowchart - Aug 2014, Eitem 9. PDF 199 KB
- Appendix C - Form for Register of Gifts and Hospitality, Eitem 9. PDF 198 KB