Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Caffael Strategol Dros Dro (copi ynghlwm) sy'n nodi manylion cynnydd gwaith dilynol diweddaraf Archwilio Mewnol mewn perthynas â Chaffael Gwasanaethau Adeiladu.

Roedd adroddiad gan y Rheolwr Caffael Strategol Dros Dro eisoes wedi'i ddosbarthu.

Mae'r adroddiad hwn yn rhoi manylion o gynnydd yr adran Archwilio Mewnol o waith dilynol diweddaraf o ran Caffael y Gwasanaethau Adeiladu yn dilyn ei adroddiad cychwynnol ym mis Hydref 2013 ac adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) ar gyfer Mawrth 2014. Dyma’r ail adroddiad dilynol, gyda’r un blaenorol ym mis Medi 2014.

Gofynnodd y Pwyllgor am adroddiad dilynol pellach ar gyfer Caffael Gwasanaethau Adeiladu i’w gyflwyno i roi sicrwydd bod gwelliannau wedi'u gwneud ers  adroddiad mis Rhagfyr 2014. 

Wedi’u cynnwys yn yr adroddiad y mae manylion canfyddiadau adroddiad Archwilio Mewnol ar Gaffael Gwasanaethau Adeiladu a wnaed ym mis Hydref 2013, ac adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru, a oedd yn cwmpasu gwaith cynnal a chadw adeiladau ysgolion.  Mae'r cynllun gweithredu dilynol (Atodiad 1) yn cynnwys 21 cam gweithredu y gwasanaeth Archwilio Mewnol a chynlluniau gweithredu Swyddfa Archwilio Cymru.  Er bod rhywfaint o gynnydd wedi’i wneud ers yr adroddiadau dilynol ym mis Medi a mis Rhagfyr 2014, dim ond wyth cam gweithredu sydd wedi eu gweithredu'n llawn.  Mae dau arall bellach wedi'u cwblhau a’r camau sy'n weddill ar y gweill i’w cwblhau.  Yn arbennig, bu cynnydd o ran datblygu strategaeth gaffael ddrafft a bu cynnydd sylweddol yn y swyddogaeth rheoli contractau yn y system e-ffynonellu yn dilyn ymdrech bellach i gasglu data.  Efallai bod trosglwyddo i'r Gwasanaeth Caffael Cydweithredol gan Gyllid ac Asedau i Gyfathrebu, Marchnata a Hamdden yn debygol o effeithio ryw fymryn ar rai amserlenni. 

Darparodd y Rheolwr Caffael Strategol dros dro grynodeb manwl o'r Cynllun Gweithredu (Atodiad 1) ac eglurodd fod y rhan fwyaf o'r oedi a gafwyd wedi ymwneud â staffio a materion Cronfa Cydweithredol Rhanbarthol.  Mae Cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru yn cydnabod y cynnydd a wnaed ac yn cyfeirio at y materion a oedd sy’n dal i fodoli ac awgrymodd bod adroddiad cynnydd pellach yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor ym mis Mai, 2015 pan fydd y pwyntiau gweithredu hyn wedi cael sylw.

Amlygodd Mr P. Whitham bwysigrwydd sicrhau bod pob aelod staff sy'n ymwneud yn uniongyrchol â chaffael yn ymwybodol o'r Rheolau Gweithdrefn Contractau ac wedi derbyn yr hyfforddiant angenrheidiol cyn gynted â phosibl, a bod tystiolaeth ar gael bod yr hyfforddiant wedi’i ddarparu.  Eglurodd yr ASPM bod pecynnau cynefino corfforaethol ar gyfer staff newydd bellach yn cynnwys manylion yn ymwneud â'r Rheolau Gweithdrefn Contractau, a bod adolygiad o ddeunyddiau hyfforddi yn cael ei wneud ar hyn o bryd yn seiliedig ar yr hyfforddiant a ddarperir gan Gyngor Sir y Fflint, ac mae rhestr o gyrsiau hyfforddiant yn cael eu trefnu ar gyfer y 180 o aelodau staff gyda swyddi yn cynnwys gwaith gyda Rheolau Gweithdrefn Contractau. Mae’n rhaid i bob aelod staff ddarparu cadarnhad ysgrifenedig eu bod wedi derbyn yr hyfforddiant. 

Mewn ymateb i gwestiwn gan Mr Whitham, esboniodd yr Rheolwr Caffael Strategol dros dro y byddai darparu hyfforddiant ar Rheolau Gweithdrefn Contractau ar gyfer aelodau staff sy'n gweithio mewn ysgolion yn cael eu trefnu gan y Rheolwr Adnoddau a Chynllunio Addysg, a gellid darparu manylion yn ystod y drafodaeth ar yr eitem fusnes rhif 8 ar yr agenda.  Hefyd, cadarnhaodd yr Rheolwr Caffael Strategol dros dro y byddai'r Rheolau Gweithdrefn Contractau yn cael eu defnyddio i gyflawni Cynllun Corfforaethol y Cyngor, a’r rôl y cyfeiriwyd yn arbennig ati yn y rhaglen ysgolion yr unfed ganrif ar hugain.

Mynegodd y Cynghorydd D.C. Duffy ei bryder ynghylch yr oedi a brofwyd wrth fodloni amserlenni fel yr amlinellir yn y Cynllun Gweithredu.

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol:-

(a)            yn derbyn yr adroddiad  a mynegi ei bryder ynghylch yr oedi a brofwyd wrth fodloni amserlenni fel yr amlinellir yn y Cynllun Gweithredu, a

(b)            gofyn bod adroddiad cynnydd pellach yn cael ei gyflwyno i gyfarfod mis Mai 2015 o’r Pwyllgor.

    (SA i Weithredu)