Eitem ar yr agenda

Derbyn diweddariad ar lafar ar gynnydd y Cynllun Gweithredu a gynhwysir yn yr adroddiad Archwilio Mewnol ar Daliadau Ariannol i’r Rheiny sy’n Gadael Gofal.     (Mae copi o'r adroddiad a gyflwynwyd i'r Pwyllgor ar 5 Tachwedd 2014 ynghlwm).

Derbyniodd y Pwyllgor ddiweddariad ar lafar gan Bennaeth y Gwasanaethau Plant a Theuluoedd ar gynnydd y Cynllun Gweithredu a gynhwysir yn yr adroddiad Archwilio Mewnol ar Daliadau Ariannol i’r Rheiny sy’n Gadael Gofal. Cylchredwyd yr adroddiad a gyflwynwyd i'r Pwyllgor ym mis Tachwedd, 2014 gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at y farn a fynegwyd yn y cyfarfod blaenorol bod y pennawd gweithredu, nad oedd cyfarfod wedi ei gynnal rhwng y Pennaeth Refeniw a Budd-daliadau a'r Rheolwr Gwasanaeth - Plant sy'n Derbyn Gofal, wedi cael effaith andwyol ar rai o'r camau gweithredu eraill a nodwyd. Cytunodd y Pwyllgor y dylid gwahodd Pennaeth Refeniw a Budd-daliadau a Rheolwr Gwasanaeth Plant sy'n Derbyn Gofal i fynychu cyfarfod mis Rhagfyr, 2014 i esbonio'r diffyg cynnydd a rhoi sicrwydd bod y Cynllun Gweithredu yn cael ei ddatblygu.

Eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Plant a Theuluoedd, ar ôl cysylltu ymhellach gydag Archwilio Mewnol, mai’r cyswllt priodol yw’r Gwasanaethau Caffael yn hytrach na Refeniw a Budd-daliadau. Roedd y prif feysydd o bryder yn ymwneud â:-

·                 Pwysigrwydd sicrhau bod system gadarn i fynd i'r afael â'r gwaith o reoli'r symiau mawr o arian parod a drinnir yn Ffordd Brighton, y Rhyl.

·                 Mae'r Gwasanaeth, o ganlyniad i benderfyniadau’r Llywodraeth a'r Llys, yn gweithredu fel asiantaeth fudd-daliadau ac mae angen archwilio sut i gyflawni'r swyddogaeth hon yn effeithiol, a rhoi sylw i faterion a dimensiynau cysylltiedig eraill.

·                 Rôl y Cyngor fel rhiant corfforaethol i ddefnyddwyr gwasanaeth, a'r angen i edrych ar weithredu systemau addas ar gyfer y Cyngor a defnyddwyr gwasanaeth.

Eglurwyd bod y broses archwilio mewnol wedi ei sefydlu i roi cyfeiriad ac arweiniad wrth ddatblygu Cynllun Gweithredu. Cadarnhawyd bod cynnydd wedi ei gyflawni ac amlygwyd y materion canlynol:-

-                  Anawsterau sy'n codi pan nad yw defnyddwyr gwasanaeth yn gallu rheoli eu harian eu hunain.

-                  Yr angen i sicrhau cydbwysedd rhwng rheoli'r broses fel asiantaeth fudd-daliadau a rhiant corfforaethol, i sicrhau bod defnyddwyr gwasanaeth yn defnyddio eu cyllid dros gyfnod penodol o amser.

-                  Na fu fawr ddim effaith andwyol ar ddefnyddwyr gwasanaeth. Mae'r prosesau a ddefnyddiwyd wedi sicrhau bod gofynion ac anghenion defnyddwyr gwasanaethau wedi cael sylw.

-                  Yr angen i sicrhau nad yw materion sy'n ymwneud â rheoli arian parod yn cael effaith andwyol ar ddefnyddwyr gwasanaeth. Crynhowyd y manylion yn ymwneud â rheoli llif arian ac archwilio modelau talu newydd.

Darparodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd yr wybodaeth ganlynol mewn perthynas â Refeniw a Budd-daliadau:-

-                  Cynnydd yn lefel y galw am arian parod a'r mesurau diogelu a ddefnyddir.

-                Cydnabuwyd bod Tîm Gwasanaethau Plant yn sicrhau bod anghenion defnyddwyr gwasanaeth yn cael eu diwallu.

-                Awgrym i leihau taliadau arian parod lle bo'n bosibl, er mwyn lleihau'r posibilrwydd o dwyll a cham-drin.

-                Yr angen i archwilio gweithgarwch caffael, cynnwys darparu tocynnau bws, sefydliadau elusennol ac ymgysylltiad trydydd sector arall.

-                  Pwysigrwydd sicrhau set gadarn o weithdrefnau a phrosesau wedi eu sefydlu ar gyfer dosbarthu arian parod.

-                  Cadarnhawyd nad yw arian parod yn cael ei ddarparu ar gyfer caffael nwyddau gwyn.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd ynglŷn â darparu hyfforddiant rheolaeth ariannol, cyfeiriodd Rheolwr Gwasanaeth Plant sy’n Derbyn Gofal at y rhaglen reoli arian a ddarperir gan Elusen Plant Barnardos. Amlinellodd hefyd y broses i fynd i'r afael â'r camau gweithredu a amlygwyd a oedd yn cynnwys trafodaethau gyda'r Uwch Swyddog Caffael mewn perthynas â nwyddau gwyn, cardiau talu ymlaen llaw a thocynnau teithio.

Darparodd Rheolwr Gwasanaeth Plant sy’n Derbyn Gofal grynodeb manwl o'r cynnydd a wnaed o ran Materion Risg 1, 2 a 3 yn y Cynllun Gweithredu. Eglurodd y Prif Gyfrifydd nad oedd unrhyw ateb perffaith ar gael a bod y camau a gymerwyd yn realistig o ystyried yr hyn sydd ar gael. Cytunodd y Pennaeth Archwilio Mewnol bod adroddiad cynnydd yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor ym mis Mawrth, 2015.

Yn dilyn trafodaeth bellach:-

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol:-

(a)            yn derbyn ac yn nodi’ camau gweithredu yn yr adroddiad, ac yn

(b)            gofyn i’r Pennaeth Archwilio Mewnol gyflwyno adroddiad diweddaru i’r Pwyllgor yng nghyfarfod mis Mawrth, 2015.

     (IB i Weithredu)