Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Busnes, Gwella a Moderneiddio (copi wedi’i amgáu) oedd yn ceisio ystyriaeth am fersiwn ffurfiol ddiweddaraf y Gofrestr Risg Corfforaethol.

Adroddiad gan y Pennaeth Busnes, Cynllunio a Pherfformio (HBPP), a ofynnodd i ystyried y fersiwn wedi’i ddiweddaru’n ffurfiol o'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol (CRR) y cytunwyd arno ym Mriff y Cabinet, a ddosbarthwyd ynghynt.

Gyda chymorth cyflwyniad PowerPoint, oedd yn rhoi manylion am y system VERTO sydd ar gael i'r holl Aelodau ar Fewnrwyd y Cyngor, darparodd y Swyddog Gwella Corfforaethol (CIO) grynodeb manwl o'r adroddiad.

Galluogodd y CRR i’r cyngor reoli’r tebygolrwydd ac effaith y risgiau roedd yn eu hwynebu drwy werthuso effaith unrhyw weithredoedd cyfredol i liniaru risg, a chofnodi dyddiadau cau a chyfrifoldebau ar gyfer gweithredoedd pellach a ddylai sicrhau rheolaeth well.   Cafodd ei ddatblygu gan CET ac yn eiddo iddynt, ac roedd y broses adolygu wedi cael ei nodi yn yr adroddiad.

Cafodd y Gofrestr ei gwirio’n ffurfiol gan y Cabinet a gan CET ddwywaith y flwyddyn.   Byddai unrhyw risgiau newydd neu gynyddol sylweddol a nodwyd yn cael eu cyflwyno i'r Tîm Rheoli Corfforaethol, drwy’r Tîm Gwella Corfforaethol.  Yna, byddai CET yn penderfynu a ddylid cynnwys y risg yn y CRC.

Yn dilyn pob adolygiad ffurfiol o’r Gofrestr, byddai’r ddogfen ddiwygiedig yn cael ei chyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.   Byddai’r gweithredoedd a nodir er mwyn delio â risgiau corfforaethol yn cael eu cynnwys mewn Cynlluniau Gwasanaethau, lle y bo’n briodol, a fyddai’n galluogi i’r Pwyllgor Archwilio Perfformiad fonitro cynnydd.   Dylid amlygu unrhyw faterion perfformiad mewn perthynas â darparu’r digwyddiadau fel rhan o broses Herio Perfformiad Gwasanaethau.

Roedd Archwiliad Mewnol y Cyngor (IA) yn darparu sicrwydd annibynnol ar effeithiolrwydd dulliau rheoli mewnol a’r dulliau sydd wedi’u gosod er mwyn lliniaru risgiau yn y cyngor.   Roedd hefyd yn cynnig her annibynnol i sicrhau bod egwyddorion a gofynion rheoli risg yn cael eu defnyddio’n gyson ym mhob rhan o’r Cyngor.  Roedd Gwasanaethau Archwilio Mewnol hefyd yn defnyddio gwybodaeth o’r gwasanaethau a’r Gofrestr Risg Corfforaethol er mwyn penderfynu ar eu rhaglen gwaith i’r dyfodol.

Cyfeiriodd y CIO at Atodiad 1 yr adroddiad a oedd yn cynnwys y prif newidiadau a wnaed i'r Gofrestr Risg Gorfforaethol, ynghyd ag unrhyw bwyntiau o bwys.  Darparwyd crynodeb o'r Camau Gweithredu canlynol gan y CIO: -

-                  Diwygiad i DCC007: 'Y risg bod gwybodaeth hanfodol neu gyfrinachol yn cael ei cholli neu ei datgelu'.

-                  Risg newydd, DCC027: 'Ni chaiff y risg bod y penderfyniadau sy'n angenrheidiol i alluogi darpariaeth o gyllideb gytbwys ei gymryd neu ei weithredu yn ddigon cyflym'.

-                  Risg newydd, DCC029: 'Risg o her lwyddiannus ein bod yn amddifadu pobl o'u rhyddid yn anghyfreithlon'.

Ymatebodd y CIO i gwestiynau gan Aelodau, ac amlygwyd y materion canlynol: -

-                  DCC013: ‘Y risg o rwymedigaethau ariannol ac enw da sylweddol yn deillio o reoli sefydliadau o Hyd Braich'. Cwestiynodd y Cynghorydd G.M.  Kensler ddyddiad cyflwyno disgwyliedig o fis Mawrth 2015 ar gyfer y toriadau arfaethedig i’r gyllideb.  Cadarnhaodd y CIO fod y risg a nodwyd yn ymwneud â rheolaeth y sefydliad.    

-                  DCC018: 'Y risg na fydd buddiannau rhaglen a phrosiect yn cael eu gwireddu'n llawn'. Cadarnhaodd y COI fod y cam gweithredu wedi sicrhau bod y prosiectau a weithredir yn gwireddu’r manteision y cytunwyd gan yr Achos Busnes yn wreiddiol.

-     DCC021: 'Y risg nad yw partneriaethau a rhyngwynebau effeithiol rhwng Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr a Chyngor Sir Ddinbych (CSDd) yn datblygu, gan arwain at camleoliad sylweddol rhwng cyfeiriad strategol a gweithredol Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr a Chyngor Sir Ddinbych'.  Cadarnhaodd y CIO y byddai'r risg yn cael ei adolygu ym mis Mawrth neu fis Ebrill, 2015.

-                  DCC028: 'Y risg bod y gwasanaethau rydym yn eu graddio yn ôl yn cael mwy o effaith negyddol na'r disgwyl'. Eglurwyd y byddai'r risgiau lliniarol yn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor yn dilyn cyfnod o chwe mis.  Mewn ymateb i bryderon a fynegwyd y gallai’r tri risg gweddilliol coch a nodwyd fod yn destun adroddiadau rheolaidd, darparodd yr HIA fanylion am y cylch gwaith Archwilio Mewnol wrth fonitro risgiau gweddilliol uchel.  

Darparodd yr HLHDS fanylion yn ymwneud â rôl a chylch gwaith y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol, sef sicrhau bod proses a gweithdrefn Rheoli Risg priodol ar waith, ac y byddai rheoli risgiau unigol yn swyddogaeth craffu ar berfformiad.  Cadarnhaodd y gellid argymell  materion gan y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar gyfer craffu.

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol: -

(a)            nodi’r hyn a ddilëir, ychwanegiadau a newidiadau i’r Gofrestr Risg Gorfforaethol, ac

(b)            yn gofyn bod sylwadau'r Aelodau yn ystod y ddadl yn cael eu nodi’n unol â hynny.

     (GW ac NK i Weithredu)

Hysbysodd y Cadeirydd y Pwyllgor y byddai'r eitemau ar yr agenda sy'n weddill yn cael eu cymryd yn y drefn ganlynol:- 9, 10, 11, 12, 7, 8, 13, 14, 15.