Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau (copi ynghlwm) yn cyflwyno Datganiad Cyfrifon 2013/14 i’w gymeradwyo’n ffurfiol.

 

 

Roedd copi o adroddiad gan y Prif Gyfrifydd wedi ei ddosbarthu gyda phapurau’r cyfarfod, ynghyd â Datganiad Cyfrifon 2013/14 ac Adroddiad Archwilio’r Datganiadau Ariannol, a gynhyrchwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru.

 

Cyflwynodd Pennaeth yr Adran Gyllid ac Asedau'r adroddiad a oedd yn cyflwyno’r Datganiad Cyfrifon i’w gymeradwyo’n ffurfiol.  Tynnodd sylw at bwysigrwydd a natur gymhleth y ddogfen ac eglurodd y byddai'r terfynau amser ar gyfer cynhyrchu Datganiadau Cyfrifon yn dynnach yn y dyfodol.  Mae gan y Cyngor ddyletswydd statudol i gynhyrchu Datganiad Cyfrifon sy’n cydymffurfio â safonau cyfrifeg cymeradwy, ac mae’n ofynnol bod Aelodau Etholedig yn cymeradwyo’r cyfrifon archwiliedig yn ffurfiol ar ran y Cyngor.

 

Roedd Datganiadau Ariannol 2013/14 wedi cael eu cymeradwyo gan y Prif Swyddog Cyllid, yn amodol ar archwiliad, ar 30 Mehefin 2014.  Cafodd fersiwn ddrafft y Datganiad Cyfrifon ei chyflwyno i'r Pwyllgor ar 2 Gorffennaf 2014, pan ddarparwyd trosolwg o fersiwn ddrafft y Datganiad Cyfrifon gan y Prif Gyfrifydd ac eglurhad o'r broses sy'n sail iddo.  Mae’r Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio yn ei gwneud yn ofynnol i’r Cyngor gymeradwyo’r Cyfrifon archwiliedig, sydd i gynnwys barn yr Archwilydd allanol, yn ffurfiol erbyn diwedd mis Medi.

 

Cafodd y Datganiad Cyfrifon ei gynhyrchu’n unol â'r Safonau Adrodd Ariannol Rhyngwladol, ac roedd manylion ynglŷn â hynny wedi eu cynnwys yn yr adroddiad.   Mae Sefydliad Siartredig Cyllid a Chyfrifeg Cyhoeddus yn cynhyrchu Cod Ymarfer ar Gyfrifeg Awdurdodau Lleol, yn seiliedig ar Safonau Adrodd Ariannol Rhyngwladol ac mae'r Cyngor wedi paratoi cyfrifon 2013/14 yn unol â'r Cod hwnnw.  Mae'r Datganiad Cyfrifon yn cynnwys barn archwilio ddiamod a thystysgrif archwilio, ac mae wedi cael ei ryddhau i'w archwilio ac mae ar gael i'r cyhoedd fwrw golwg drosto ac nid oes unrhyw sylwadau wedi dod i law.  Bu Swyddfa Archwilio Cymru yn archwilio’r cyfrifon a byddant yn cyflwyno trosolwg o’u canfyddiadau ac asesiad o’r broses mewn adroddiad.  Arweiniodd y broses archwilio at rai newidiadau technegol ac at gywiriadau a newidiadau eraill y cyfeiriwyd atynt yn adroddiad yr Archwilydd.

 

Roedd cyhoeddi'r Datganiad Cyfrifon yn ategu stiwardiaeth ariannol a threfn lywodraethol y Cyngor ac felly yn cefnogi holl wasanaethau a blaenoriaethau'r Cyngor.  Mae Swyddfa Archwilio Cymru wedi gweithio'n agos â’r Tîm Cyllid er mwyn sicrhau fod yr archwiliad yn cael ei gwblhau yn llwyddiannus ac mewn modd amserol.

 

Roedd y Datganiad Cyfrifon unwaith eto wedi cael barn archwilio ddiamod, a oedd yn gyflawniad sylweddol o ystyried graddfa a chymhlethdod y Cyfrifon.  Bydd y gweithdrefnau mewnol yn cael eu hadolygu’n flynyddol er mwyn sicrhau bod y Cyngor yn parhau i ddarparu adroddiadau ariannol o ansawdd da.

 

Cafwyd cyflwyniad gan y Prif Gyfrifydd ynglŷn â’r Datganiad Cyfrifon a oedd yn:–

 

·                 darparu trosolwg o'r cyfrifon a'r prif ddatganiadau ariannol.

·                 darparu amlinelliad o'r prosesau dan sylw gan gynnwys gofynion ac amserlenni deddfwriaethol ynghyd â rôl yr Aelodau yn y broses

·                 dangos sut yr oedd ffigurau a adroddwyd yn y Cyfrif Refeniw wedi cael eu hadlewyrchu yn y datganiadau ariannol.

·                 amlygu’r meysydd allweddol y dylid rhoi sylw iddynt yn cynnwys Symudiad mewn Cronfeydd Wrth Gefn; Datganiad Incwm a Gwariant; y Fantolen a'r Datganiad Llif Arian.

·                 nodi fod gofyniad statudol i gymeradwyo'r Datganiad Cyfrifon erbyn 30 Medi, 2014.

 

Nododd y Prif Gyfrifydd nad oedd unrhyw faterion sylweddol wedi dod i’r amlwg yn sgil archwiliad Swyddfa Archwilio Cymru a oedd yn rhoi sicrwydd inni o ran prosesau a chydymffurfiaeth.

 

Cafwyd crynodeb manwl gan gynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru (AV) o Adroddiad Archwilio’r Datganiadau Ariannol a chyfeiriodd at rôl Swyddfa Archwilio Cymru o fewn y broses yn ei chyfanrwydd ac at y cyfrifoldeb sydd ganddynt i adrodd ynglŷn â’r datganiadau ariannol.  Cyflwynodd drosolwg o ganfyddiadau'r adroddiad a chyfeiriodd yn benodol at y canlynol:–

 

·                 Roedd yr Archwilydd a Benodwyd yn bwriadu cyhoeddi adroddiad archwilio diamod unwaith y caiff Llythyr Sylwadau ei ddarparu.

·                 Cafwyd crynodeb o'r cywiriadau a wnaed i fersiwn ddrafft y datganiad ariannol, Rhif 10, Tudalen 16, Atodiad 3. Nid oedd y rhain yn sylweddol ac nid oeddent wedi effeithio ar gasgliadau’r adroddiad.

·                   cyfeiriwyd at ansawdd y papurau ategol a ddarparwyd, a mynegwyd gwerthfawrogiad i'r Tîm Cyllid am eu cefnogaeth a'u cymorth.

·                 nid oedd unrhyw faterion pwysig eraill yn codi o'r archwiliad.

·                 roedd yr adroddiadau ariannol a fersiynau drafft y datganiadau ariannol wedi eu paratoi i safon uchel ac nid oedd unrhyw wendidau perthnasol wedi cael eu nodi yn y rheolyddion mewnol

·                 ni ellir ardystio cau'r archwiliad hyd nes bod Swyddfa Archwilio  Cymru wedi ymateb yn ffurfiol i ohebiaeth a dderbyniwyd gan y cyhoedd mewn perthynas â'r cyfrifon drafft.

·                 cafwyd cadarnhad o annibyniaeth a gwrthrychedd y gwaith a wnaed. 

 

Mewn ymateb i bryderon a godwyd ynghylch materion yn ymwneud â phroses y Gwasanaethau Eiddo o brisio asedau, darparodd Pennaeth yr Adran Cyllid ac Asedau fanylion am y broses ac aeth ati i sicrhau’r Aelodau fod gwaith ar y gweill ar hyn o bryd i fynd i'r afael â'r mater hwn.  Cafwyd cadarnhad gan Swyddfa Archwilio Cymru nad oedd unrhyw broblemau mewn perthynas ag ansawdd yr wybodaeth a ddarparwyd.  Cafwyd cadarnhad hefyd, yn dilyn gwirio samplau, fod y ‘gwiriad ymadael' yn cydymffurfio.

 

Cafwyd yr ymatebion canlynol i gwestiynau gan Aelodau:-

 

-                  Amlinellodd y Prif Gyfrifydd y broses, a'r gwaith sy'n cael ei wneud, mewn perthynas â gwybodaeth am y gronfa bensiwn sy'n ymwneud â gofyniad Safon Cyfrifo Rhyngwladol 19 i gyrff sy’n cynrychioli gweithwyr ddatgelu manylion eu cyfrifon mewn perthynas ag asedau, rhwymedigaethau a thrafodion.  Amlygodd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru bwysigrwydd gwneud yn siŵr bod gwerthusiad cywir o'r diffyg yn cael ei ddarparu.

-                  Eglurodd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru bod a wnelo’r prif ysgogiad dros newid y terfynau amser ar gyfer y broses o gau Datganiadau Cyfrifon â menter gyfrifon y Llywodraethau yn ei chyfanrwydd, a oedd yn wreiddiol yn un o fentrau’r Trysorlys.  Cadarnhawyd y byddai'n rhaid i Lywodraeth Cymru hefyd gadw at y terfynau amser newydd.  Mynegodd Pennaeth yr Adran Cyllid ac Asedau farn na fyddai cwtogi’r terfynau amser yn gwella cywirdeb nac ansawdd y ffigurau a gynhyrchir.

-                   Cyfeiriwyd at y ffigurau adeiladu mewn perthynas â Harbwr y Foryd o ganlyniad i gam-ddosbarthu costau y gellir eu priodoli i'r prosiect. 

-                  Roedd yr addasiad yr oedd angen ei wneud i'r gofrestr asedau sefydlog i adlewyrchu prisiad cywir Safle Ailgylchu Rhyl wedi codi o ganlyniad i ddarparu'r ffigwr ail-werthuso.

-                  Darparwyd manylion am y cronfeydd wrth gefn sy’n cael eu dal gan yr Awdurdod ac am ganlyniadau eu defnyddio, y rhai a glustnodwyd a’r rhai cyffredinol, gan Bennaeth yr Adran Cyllid ac Asedau.     

 

Mynegodd y Pwyllgor foddhad bod lefel uchel o sicrwydd wedi ei ddarparu o ran proses a chydymffurfiaeth cyfrifo ariannol.  Gofynnodd y Cadeirydd ac Aelodau'r Pwyllgor fod Pennaeth yr Adran Cyllid ac Asedau yn cyfleu eu gwerthfawrogiad i'r staff yn y Tîm Cyllid am y gwaith rhagorol a wnaed.

 

PENDERFYNWYD - Bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol:-

 

(a)             yn cymeradwyo Datganiad Cyfrifon 2013/14, sef Atodiad 1 yr adroddiad, ac

(b)             yn gofyn i’r Cadeirydd ac i’r Prif Swyddog Ariannol lofnodi’r Cyfrifon a’r Llythyr Sylwadau.

         [JMc a PM i weithredu]