Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan Bennaeth yr Adain Archwilio Mewnol, ar waith dilynol yr Adain Archwilio Mewnol i Gaffael Gwasanaethau Adeiladu yn dilyn yr adroddiad cychwynnol ym mis Hydref 2013 ac adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ym mis Mawrth 2014 (copi ynghlwm).

Roedd copi o adroddiad gan Bennaeth yr Adain Archwilio Mewnol, ynglŷn â gwaith dilynol Caffael Gwasanaethau Adeiladu yn dilyn ei adroddiad cychwynnol ym mis Hydref, 2013 ac Adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru o fis Mawrth 2014, wedi’u cylchredeg gyda phapurau y cyfarfod.

Roedd yr Adain Archwilio Mewnol wedi cyhoeddi adroddiad ar Gaffael y Gwasanaethau Adeiladu ym mis Hydref 2013 a oedd yn rhoi sgôr sicrwydd 'isel', gyda Chynllun Gweithredu a oedd yn cynnwys 11 o feysydd i'w gwella. Daeth yr adolygiad i'r casgliad bod ".. cryn le i wella.  Trwy ddatblygu ymagwedd strategol, roedd potensial i wneud Caffael Gwaith Adeiladu yn llawer mwy effeithlon drwy symleiddio prosesau a'u gwneud yn fwy cyson, gyda'r fantais o ddileu dyblygu."

Soniodd adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru am waith cynnal a chadw adeiladau ysgolion, gan ddod i'r casgliad "bod angen gwneud gwelliannau i'r trefniadau caffael presennol i sicrhau bod y Cyngor yn gallu dangos ei fod yn sicrhau gwerth am arian.  Yn ogystal, nid oedd y Cyngor yn cydymffurfio'n llawn â'i reolau gweithdrefn contract presennol."  Roedd Cynllun Gweithredu Argymhellion Swyddfa Archwilio Cymru yn cynnwys chwe maes i'w gwella.

Roedd y Cynllun Gweithredu dilynol, Atodiad 1, yn cynnwys yr holl gamau gweithredu oddi wrth y gwasanaeth Archwilio Mewnol a Chynlluniau Gweithredu Swyddfa Archwilio Cymru ac yn dangos diffyg cynnydd hyd yma o ran cyflawni'r gwelliannau a nodwyd gan y gwasanaethau perthnasol o fewn yr amserlen.  Dim ond 2 o'r 17 o risgiau oedd wedi cael sylw yn llawn, gydag eraill yn mynd rhagddynt yn eu camau amrywiol.  Yn benodol:

·                 Nid oedd strategaeth caffael wedi’i gosod;

·                 Roedd cytundebau fframwaith wedi eu gohirio am sawl mis o'r dyddiad gweithredu y cytunwyd arno;

·                 Roedd cyflwyno e-ffynonellu wedi ei ohirio am flwyddyn o'r dyddiad gweithredu y cytunwyd arno; a

·                 Ni chytunwyd ar reolau gweithdrefn contractau diwygiedig (CPRs) a byddant yn cael eu gohirio am flwyddyn o'r dyddiad gweithredu y cytunwyd arno. Roedd hyn wedi effeithio ar weithredu nifer o gamau gwella eraill.  Eglurodd yr HIA y byddai adroddiad yn ymwneud â’r Weithdrefn Contractau Diwygiedig yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor ym mis Tachwedd.

Mewn ymateb i bryderon a godwyd gan y Cynghorydd J. Butterfield mewn perthynas â'r angen i gynyddu nifer y contractwyr achrededig ar y rhestr, amlinellodd y Rheolwr Eiddo'r prif swyddogaethau'r fframwaith, a'r holiadur cyn cymhwyso, gan egluro bod ffurflen datgan diddordeb wedi'i dylunio i ganfod rhai sydd â diddordeb ac yn darparu cyfle i asesu cymhwysedd yr ymgeiswyr.   Cyfeiriodd at bwysigrwydd arddangos y gwerth gorau ac ymgysylltu gyda’r contractwyr lleol, a chadarnhaodd y cynhaliwyd gwaith gyda Grŵp Cyswllt y Trydydd Sector a Chymdeithas y Busnesau Bychain i hyrwyddo cyfleoedd ar gyfer busnesau bychain.  

Cyfeiriodd yr HFA at gyfansoddiad y rhestr gymeradwy mewn perthynas ag argaeledd gwaith ac amlygodd bod angen ysgogi cystadleuaeth.   Cadarnhaodd y Rheolwr Eiddo y byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Aelodau ar ôl cwblhau'r Cytundebau Fframwaith.   

Mynegodd Mr P.Whitham bryder ynglŷn ag absenoldeb strategaeth caffael a diffyg cynnydd cyffredinol.   Cytunodd yr HIA y gellir cyflwyno adroddiad cynnydd pellach i’r Pwyllgor yn y cyfarfod ar 17 Rhagfyr 2014. Cyfeiriodd Mr Whitham at adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ynglŷn â chynnal a chadw adeiladau ysgol a phwysigrwydd cydgrynhoad, ac awgrymodd bod cyfeiriad at berthnasau gyda chontractwyr yn cynnwys rhoddion a lletygarwch.            

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd M.L.  Holland, eglurodd y Rheolwr Caffael Strategol Dros Dro bod contractau ar gyfer gwaith priffyrdd yn Sir Ddinbych a Sir y Fflint, cytundeb ar y cyd, yn cael eu datblygu ar hyn o bryd.   Amlinellwyd manylion rheoli a pherfformiad y contractau ac amlygwyd y buddiannau o uno Timau Caffael Sir Ddinbych a Sir y Fflint.

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol:-

(a)            Yn derbyn yr adroddiad ac yn nodi’r pryderon a fynegwyd o ran diffyg cynnydd.

(b)            Yn cytuno bod Pennaeth yr Adain Archwilio Mewnol yn cyflwyno adroddiad cynnydd i gyfarfod mis Rhagfyr y Pwyllgor, ac

(c)            Yn gofyn am adroddiad i’r Aelodau ar ôl cwblhau'r Cytundebau Fframwaith.

           (IB, SA a DL i weithredu)