Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan Swyddfa Archwilio Cymru (copi ynghlwm) ynglŷn ag Adolygiad Caffael Gwaith Cynnal a Chadw Adeiladau Ysgolion.

Roedd adroddiad gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC), ar yr adolygiad o gaffael ar gyfer Gwaith Cynnal a Chadw Adeiladau ysgolion wedi’i gylchredeg yn flaenorol.

Cyflwynodd cynrychiolydd SAC (CSAC) yr adroddiad, Atodiad 1, a ofynnai am roi ystyriaeth i’r argymhellion ac am ymatebion gan y Cyngor. Tynnwyd sylw’r Aelodau at y crynodeb o’r adroddiad, tudalen 22, a roddai fanylion pwrpas y gwaith a wnaed ar ôl cael gohebiaeth gan gontractwr ynglŷn â materion penodol o safbwynt y trefniadau caffael ar gyfer gwaith cynnal a chadw adeiladau ysgolion, ac agweddau ehangach ar y drefn gaffael yn benodol o safbwynt contractau adeiladu. Rhoddodd CSAC grynodeb o gasgliadau’r adroddiad i’r Pwyllgor.

Yn ystod y drafodaeth ddilynol, codwyd y cwestiynau a’r ystyriaethau canlynol, a chafodd ymatebion eu darparu:-

-                  Rhoddodd y Rheolwr Eiddo (RhE) fanylion ynglŷn â nifer y Contractwyr sydd ar y Rhestr Gymeradwy, y meini prawf a’r broses ar gyfer cynnwys Contractwyr ar y Rhestr hon, gofynion yr holiadur cyn gymhwyso a’r broses ar gyfer tynnu Contractwyr oddi ar y Rhestr a’u hadfer i’r rhestr.

-                  Cyfeiriwyd at bwysigrwydd yr adborth a geir gan ysgolion am safon y gwaith a wna’r contractwyr, a’r posibilrwydd o wneud archwiliadau dirybudd i archwilio’r gwaith a wnaed.

-                  Rhoddodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd (PGCD) fanylion y goblygiadau cyfreithiol o safbwynt atebolrwydd cyhoeddus, a’r cosbau y gellid eu rhoi, os bydd gweithwyr y Cyngor neu Gontractwyr yn torri neu’n anwybyddu rheolau a rheoliadau statudol wrth wneud gwaith. Pwysleisiwyd yr angen i sefydlu’r drefn a’i rheoli’n ddigonol. Pwysleisiodd y RhE bwysigrwydd adrodd am unrhyw achosion o dorri rheolau a rheoliadau, megis Rheoliadau Iechyd a Diogelwch, er mwyn sicrhau y gellid rhoi’r cosbau priodol a dileu’r risgiau.

-                  Sicrhaodd y RhE y Pwyllgor y byddai’r fframwaith ar gyfer hysbysebu am Gontractwyr i’w cynnwys ar y Rhestr Gymeradwy’n cael ei adolygu ar ôl penderfynu pa feysydd fyddai’n cael eu cynnwys.

-                  Cyfeiriodd CSAC at y sylwadau a wnaed o safbwynt yr angen i wella’r drefn rheoli ansawdd, o safbwynt prisio, a chyfathrebu a hefyd at bennu, dyrannu a monitro gwaith sy’n rhan o’r broses. Pwysleisiodd y Cynghorydd J. Butterfield bwysigrwydd rhoi cefnogaeth i gymunedau lleol yn Sir Ddinbych wrth lunio’r rhestr gymeradwy.

-                  Cododd Mr P. Whitham y ffaith nad oedd dim tystiolaeth o’r defnydd presennol o gydgrynhoi, a chadarnhaodd CSAC y gallai hyn beri risg bosibl i’r Cyngor ond na chafodd ei ystyried fel rhan o’r adolygiad cwmpasu a oedd yn benodol iawn. Teimlai Mr Whitham y byddai rhoi ffrâm amser ar gyfer cyflwyno’r fframwaith yn hanfodol i’r Contractwyr priodol. 

-                  Cyfeiriodd Mr Whitham at baragraff 25 ar dudalen 26 ac awgrymodd y dylai’r cyfeiriad at “drefniadau ar lefel leol i swyddogion ddatgan, rheoli a monitro perthnasoedd rhwng swyddogion y Cyngor a chontractwyr” hefyd gynnwys rhoddion a lletygarwch.

-                  Ymatebodd y RhE i gwestiwn gan Mr Whitham gan gadarnhau “o safbwynt disgwyliadau cleientiaid y byddai’r cyflenwad gwasanaethau’n cael ei adfer cyn gynted â phosib”, tudalen 26, roedd pob cais yn cael ei drin fel gwaith adweithiol ac nid fel argyfwng. 

-                  Cadarnhaodd y RhE y gellid defnyddio’r contractwyr a ffafrir gan ysgolion os oeddent ar y Rhestr Gymeradwy.

-                  Mynegodd y Cynghorydd P.C. Duffy bryderon nad oedd amcanbrisiau na dyfynbrisiau’n ofynnol am waith dan symiau penodol. Esboniodd y RhE fod y symiau wedi’u dynodi yn y rheolau caffael.

-                  Rhoddodd CSAC gadarnhad y byddai Adroddiad yr Adolygiad o Gaffael – Gwaith Cynnal a Chadw Adeiladau Ysgolion ar gael yn Gymraeg.

-                  Esboniwyd y byddai prisio contractau gyda’r nod o sicrhau gwasanaethau contractwyr lleol yn dibynnu’n bennaf ar bris ac ansawdd, gwerth gorau drwy faint gwaith a’r gallu i arddangos gwerth da am arian.

-                  Cytunodd y Pennaeth Archwilio Mewnol (PAM) a CSAC i gysylltu a chyflwyno adroddiad cynnydd dilynol ar y cyd gerbron cyfarfod 3^ydd Medi, 2014 o’r Pwyllgor. Byddai’r adroddiad yn cynnwys ymateb y Cyngor i’r argymhellion a manylion y dyddiadau gweithredu.

Ar ôl trafod ymhellach:-

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol:-

(a)            yn derbyn yr adroddiad ac yn nodi’r argymhellion ynghyd ag ymatebion y Cyngor, ac

(b)            yn cytuno bod y Pennaeth Archwilio Mewnol a Swyddfa Archwilio Cymru yn cyflwyno adroddiad ar y cyd gerbron cyfarfod 3^ydd Medi, 2014 o’r Pwyllgor. Byddai’r adroddiad yn cynnwys ymateb y Cyngor i’r argymhellion a manylion y dyddiadau gweithredu