Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) sy’n darparu’r ymgynghoriad terfynol ar adroddiad hunanasesu trefniadau llywodraethu a gwelliant y Cyngor ar gyfer 2013-14.

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (PAM), a ddarparai’r ymgynghori terfynol gyda’r Pwyllgor ynglŷn â’r adroddiad hunanasesu ar drefniadau gwella a llywodraethu’r Cyngor ar gyfer 2013/14, wedi’i gylchredeg yn flaenorol.

Roedd yr adroddiad yn disodli Datganiad Llywodraethu Blynyddol y Cyngor drwy gyfuno’r hunanasesiad llywodraethu a’r hunanasesiad corfforaethol blaenorol. Roedd yn arfer da ymgynghori’n eang ar yr hunanasesu gyda’r Aelodau a’r uwch reolwyr a llunio ‘datganiad llywodraethu blynyddol’ (DLlB) a oedd yn ffurfio rhan o Ddatganiad Cyfrifon y Cyngor. Er hynny, bu rhyw gymaint o ddyblygu rhwng yr hunanasesu oedd yn angenrheidiol ar gyfer y DLlB a’r hunanasesiad corfforaethol a ganolbwyntiai fwy ar welliant parhaus. Felly, penderfynwyd cyfuno’r dogfennau i ddarparu dull arloesol a oedd yn arbed adnoddau ac yn darparu dull gweithredu cydgysylltiedig o hunanasesu yn y Cyngor.

Esboniodd y PAM fod Atodiad 1 yn darparu Dogfen ddrafft “Cyflwyno Llywodraethu Da a Gwelliant Parhaus” a oedd yn awr yn y camau ymgynghori olaf gyda’r Aelodau a’r uwch reolwyr. Cynhwyswyd mân newidiadau a byddai ffigurau perfformiad y chwarter diwethaf yn cael eu hychwanegu pan gânt eu cwblhau. Byddai gofyn i’r Prif Swyddog Gweithredol a’r Arweinydd lofnodi’r fersiwn derfynol erbyn 30^ain Mehefin, 2014 a byddai’n cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor gyda’r Datganiad Cyfrifon ym Medi, 2014.

Hysbyswyd yr Aelodau y trafodwyd y ddogfen yn y:-

·                 Tîm Gweithredol Corfforaethol ar 17^eg Mawrth, 2014

·                 Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar 15^fed Ebrill, 2014

·                 Briff i’r Cyngor ar 28^ain Ebrill, 2014

·                 Uwch-dîm Arweinyddiaeth ar 1^af Mai, 2014

Fe’i dosbarthwyd hefyd at Aelodau’r Cabinet a SAC i gael sylwadau arno.

Cyfeiriodd y PAM at ddau fater pwysig yn ymwneud â llywodraethu a gynhwyswyd yn yr adroddiad. Roedd y cyntaf yn ymwneud â chaffael gwasanaethau adeiladu a’r llall yn ymwneud â sefydliadau hyd braich, a darparodd grynodeb o’r wybodaeth a geir yn yr adroddiad.

Cyfeiriodd Mr P. Whitham at adroddiad SAC ar gaffael ar gyfer gwaith cynnal a chadw adeiladau ysgolion ac at ganlyniadau’r archwiliad o’r trefniadau caffael ar gyfer adeiladu. Roedd adroddiad SAC wedi nodi ffigur o oddeutu £0.5m ar gyfer caffael dan gyfarwyddyd y Cyngor ar gyfer cynnal a chadw adeiladau ysgolion. Esboniodd fod y Prif Gyfrifydd wedi darparu ffigurau ar gyfer y flwyddyn ariannol bresennol a nodai ffigur o £28.4m o wariant cyfalaf ar gyfer caffael adeiladu a £9.3m ar gyfer refeniw, gan wneud cyfanswm o £37.7m y flwyddyn. Roedd hwn yn llawer mwy nag yr oedd adroddiad SAC wedi’i nodi ac, yn ei farn ef, roedd wedi amlygu mater llywodraethu pwysig o safbwynt y gwaith a wnaed. Cyfeiriodd Mr Whitham hefyd at yr adroddiad anffafriol a ddaeth i law yn flaenorol o safbwynt Adnoddau Dynol Strategol a’r ystyriaethau cyllidebol perthnasol a ddarparai ffigurau tebyg; cyfeiriwyd yn benodol at effaith rheolau gweithdrefnau contractau ar y ffigurau cyllideb a ddarparwyd. Mynegodd y farn y gallai’r Rheolau Gweithdrefnau Contractau a Chaffael ar gyfer Adeiladu gael eu hystyried fel materion llywodraethu ar wahân, a chytunodd y PAM i gysylltu â’r Pennaeth Cyllid ac Asedau (PCA) ynglŷn â’r mater hwn.

Cyfeiriodd y PGCD at y gwaith y mae’r PCA yn ei wneud ar hyn o bryd o safbwynt materion Caffael a rheolau gweithdrefnau contractau a chadarnhaodd y byddai adroddiad ar y mater hwn yn cael ei gyflwyno gerbron y Cabinet ar y 27^ain Mai, 2014. Nododd y PAM sylwadau Aelodau’r Pwyllgor.

Mewn ymateb i bryderon a fynegwyd gan y Cynghorydd J. Butterfield fod yr arolwg diweddaraf o drigolion wedi dangos nad oedd y rhan fwyaf o bobl yn teimlo eu bod yn cael gwybodaeth ddigonol am berfformiad y Cyngor nac am amrywiol bethau eraill y gofynnwyd amdanynt yn yr arolwg, esboniodd y PAM y byddai’r mater hwn yn cael sylw ac yn cael ei gynnwys yn yr adroddiad sydd i’w gyflwyno i’r Pwyllgor ym Medi, 2014.

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad ac yn nodi sylwadau’r Aelodau.