Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd (copi wedi ei amgáu) ar gynrychiolaeth Aelodau ar gyrff allanol.

 

 

Roedd copi o adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd wedi’i gylchredeg ymlaen llaw.

 

Roedd yr Aelodau wedi rhoi ystyriaeth flaenorol i adroddiad ynglŷn â Phrotocol i Aelodau ar Gyrff Allanol, a gwnaed cais am wybodaeth bellach ynglŷn â llunio mecanwaith y gallai Aelodau ei ddefnyddio i adrodd yn ôl i’r Cyngor am eu gwaith ac am weithgareddau Cyrff Allanol.   Eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd y gallai'r swyddogaethau y penodir  Aelodau iddynt ar Gyrff Allanol amrywio’n fawr.  Caiff rhai Aelodau eu penodi’n Gyfarwyddwyr neu’n Ymddiriedolwyr, ac mae i’r ddwy swyddogaeth hynny ddyletswyddau a goblygiadau cyfreithiol i'r corff y penodwyd hwy iddynt, a chyfeiriodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd at yr ystod eang o risgiau ariannol sydd ynghyd â risg i enw da’r Awdurdod.   Roedd disgrifiad o’r swyddogaethau amrywiol hyn wedi’i gynnwys mewn Protocol a Chanllawiau ar gyfer Aelodau Etholedig a benodwyd i Gyrff Allanol, Atodiad 1.

 

Mewn cyfarfod ym mis Tachwedd, 2013, gofynnodd yr Aelodau am restr o Gyrff Allanol y mae Aelodau wedi eu penodi iddynt, a hynny yn dilyn y categorïau canlynol:-

 

·                 Cyrff sy’n gosod archebiant y mae’r Cyngor yn ei gasglu.

·                 Cyrff y mae'r Cyngor yn tanysgrifio i fod yn aelod ohonynt.

·                 Cyrff sy’n derbyn grant neu gymorth ariannol arall gan y Cyngor.

·                 Pob Cyrff Allanol arall.

 

Roedd yr adroddiad wedi’i gynnwys yn Atodiad 2.  Byddai angen i’r Pwyllgor ystyried y materion canlynol wrth ystyried sut y dylai’r Aelodau adrodd yn ôl i’r Cyngor: -

 

·                 A oes angen adrodd mor aml ac i’r un manylder gogyfer â phob Corff Allanol.

·                 A ddylai amlder a manylder yr adrodd ddibynnu ar lefel y risg i'r Cyngor e.e. risg ariannol, risg i enw da’r Cyngor.

·                 Bydd gan gyfarwyddwyr ac ymddiriedolwyr ddyletswyddau cyfreithiol i'r corff y maent wedi eu penodi iddo a gall fod ganddynt rwymedigaeth cyfrinachedd i'r corff hwnnw sy'n cyfyngu ar lefel y manylder y gellid ei gynnwys yn unrhyw adroddiad.

·                 Y fforwm y cyflwynir yr adroddiadau iddynt

·                 Mae posibilrwydd o orgyffwrdd a dyblygu gyda system Adroddiadau Blynyddol yr Aelodau ynglŷn â’u gweithgareddau fel Cynghorwyr.

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan Mr P. Whitham, cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd bod y rhestr o Gyrff Allanol, yn Atodiad 2, yn ddogfen weithredol ac y gellid dylanwadu arni gan y broses Rhyddid a Hyblygrwydd.  O ran bod yr Awdurdod yn ffurfio cwmnïau, byddai'n bwysig sicrhau cydbwysedd o ran sut y byddai hynny’n cael ei reoli a'i fonitro.

 

Mae adroddiad templed drafft wedi’i gynnwys er mwyn i Aelodau roi ystyriaeth iddo, Atodiad 3.

 

Roedd y Pwyllgor wedi cael cais i ystyried materion a nodir yn yr adroddiad, a oedd yn cynnwys sut, pryd ac wrth bwy y dylai Aelodau adrodd, ac i nodi'r hyn y maent yn ei ffafrio er mwyn sicrhau bod ymgynghori llawnach yn digwydd gyda phob Aelod.

 

Eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd y gall gwaith cyrff allanol gyfrannu at gyflawni blaenoriaethau'r Cyngor a gallai derbyn gwybodaeth reolaidd am eu gweithgarwch gynorthwyo'r Cyngor wrth gynllunio gweithgarwch i’r dyfodol.  Mae’n bosib y gallai staff dreulio amser ychwanegol yn gweinyddu'r broses adrodd, ond dylid gallu cynnwys hyn o fewn y gyllideb bresennol.  Yr adroddiad hwn yw dechrau’r broses o ymgynghori ag Aelodau.

 

Wrth ystyried yr adroddiad, mynegwyd y canlynol gan yr Aelodau a chafwyd yr ymatebion canlynol i gwestiynau a godwyd:-

 

-                 Dylid cyflwyno adroddiadau rheolaidd gan Aelodau sy’n gynrychiolwyr ar Gyrff Allanol sy'n derbyn cyfraniadau ariannol gan yr Awdurdod.

-                     Dylai Aelodau sy’n gynrychiolwyr ar Gyrff Allanol adrodd wrth y Cabinet, sef y corff penodi.

-                     Mae angen llunio Polisi Corfforaethol i ddiffinio swyddogaeth Aelodau sy’n gynrychiolwyr ar Gyrff Allanol.

-                    Mynegwyd pryderon ynghylch gwrthdaro buddiannau, gan gyfeirio'n benodol at Aelodau a gânt eu penodi yn Gyfarwyddwyr neu Gadeiryddion Cyrff Allanol.   

 

Teimlai'r Cadeirydd ac Aelodau'r Pwyllgor y gallai gwaith archwilio sy'n digwydd ar hyn o bryd mewn perthynas â sefydliadau hyd braich, a'r adolygiad sy’n mynd rhagddo o'r gwaith a wneir i fonitro Hamdden Clwyd, effeithio'n sylweddol ar y mecanwaith a fabwysiadwyd er mwyn i Aelodau ar Gyrff Allanol adrodd yn ôl i'r Cyngor, a chytunwyd y dylid cyflwyno adroddiad pellach ger bron y Pwyllgor yn dilyn cwblhau'r gwaith.

 

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol:-

 

(a)            yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad, ac

(b)            yn gwneud cais bod adroddiad pellach yn cael ei gyflwyno ger bron y Pwyllgor yn dilyn cwblhau'r gwaith archwilio i sefydliadau hyd braich a'r adolygiad i'r gwaith o fonitro Hamdden Clwyd.