Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol (copi wedi ei amgáu) sy’n rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd yr Archwiliad Mewnol o ran cyflenwi gwasanaeth, darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd o ran gwelliannau.

 

 

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol wedi ei gylchredeg ymlaen llaw a oedd yn cynnig diweddariad ynglŷn â’r cynnydd diweddaraf a wnaed gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran darparu gwasanaeth, darparu sicrwydd, cwblhau adolygiadau ynghyd â’u perfformiad a’u heffeithiolrwydd wrth ysgogi gwelliannau.

 

Roedd yr adroddiad yn cynnig diweddariad ynglŷn â’r canlynol:-

 

·       cyflawni ein Cynllun Sicrwydd ar gyfer 2013/14 (Atodiad 1)

·       adroddiadau Archwilio Mewnol a gyhoeddwyd yn ddiweddar  (Atodiad 2)

·       ymateb rheolwyr i faterion a godwyd gennym (Atodiad 3)

·       Perfformiad Archwiliad Mewnol (Atodiad 4)

 

Roedd manylion yn ymwneud â chyflawni Cynllun Sicrwydd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2013/14 wedi ei gynnwys yn yr adroddiad ac roedd Atodiad 1 yn darparu dadansoddiad o'r gwaith a wnaed yn ystod 2013/14, o'i gymharu â’r Strategaeth Archwilio Mewnol. Roedd yn cynnwys sgoriau sicrwydd ynghyd â nifer o faterion a godwyd ar gyfer yr adolygiadau a gwblhawyd, diffiniadau a ddefnyddiwyd i ffurfio ein sicrwydd archwilio a'r graddfeydd a ddefnyddiwyd wrth asesu'r lefelau risg ar gyfer y materion a godwyd.

 

Yn dilyn symud y gwasanaeth, er mwyn tendro am gontractau allanol, oherwydd problemau TG, ac er mwyn gweithredu System Rheoli Dogfennau a Chofnodion Electronig a gweithio ar ymchwiliadau arbennig, roedd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi blaenoriaethu prosiectau a ystyrid yn 'Sicrwydd Hanfodol' er mwyn sicrhau cyrraedd o leiaf gyfnod fersiwn ddrafft yr adroddiad  erbyn 31 Mawrth 2014.  Bydd rhai prosiectau’n cael eu gohirio tan ar ôl 1 Ebrill 2014 a byddant yn rhan o waith sicrwydd y flwyddyn nesaf.

 

Cafodd adroddiadau terfynol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol a gyhoeddwyd ers mis Ionawr 2014 eu cynnwys yn Atodiad 2.  Roedd adroddiadau yn rhoi crynodeb gweithredol a chynlluniau gweithredu wedi'u darparu, ynghyd â manylion ynglŷn â lliwiau’r graddau sicrwydd.  Roedd ymateb rheolwyr i faterion a godwyd gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi eu crynhoi, ac roedd Atodiad 3 yn manylu ar yr adolygiadau dilynol a gwblhawyd ers yr adroddiad blaenorol, gan gynnwys manylion llawn am yr ymateb i’r gwaith dilynol a wnaed  ynglŷn â Chaffael Gwasanaethau Adeiladu.

 

Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol bod y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn mesur ei berfformiad mewn dau faes allweddol:-

 

·     Darparu 'Sicrwydd Hanfodol'

·     'Safonau Cwsmeriaid'

 

Roedd Atodiad 4 yn manylu ar berfformiad y Gwasanaeth Archwilio Mewnol hyd yma yn 2013/14.  Roedd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar y trywydd iawn i gyflawni 100% o brosiectau 'Sicrwydd Hanfodol' erbyn 31 Mawrth, 2014, ac roedd disgwyl y byddent yn cyflawni 100% mewn perthynas â phob un o’r 'Safonau Cwsmeriaid' gyda dau eithriad:-

·                 roedd un prosiect wedi cael rhybudd cychwyn prosiect o 8 diwrnod gwaith yn hytrach nag o 10 diwrnod gwaith fel sy’n ofynnol.

·                 oherwydd pwysau gwaith, cyhoeddwyd adroddiad drafft ar gyfer un prosiect wedi 14 diwrnod yn hytrach nag wedi 10 diwrnod fel y cytunwyd.  Cymeradwywyd yr oedi yn hytrach na chyfaddawdu ansawdd yr adroddiad drafft.

 

Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol y byddai cynllun pellach, mwy manwl, a fyddai’n seiliedig ar Strwythur Rhyddid a Hyblygrwydd, yn cael ei gyflwyno ger bron cyfarfod y Pwyllgor ym mis Mai, 2014.

 

Mewn ymateb i bryderon a godwyd gan y Cynghorydd P.C. Duffy, eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol fod ymweliadau thematig ag ysgolion mewn perthynas â diogelwch corfforol / iechyd a diogelwch, caffael, diogelu a rheoli Cronfa Ysgol wedi eu gohirio oherwydd gormod o lwyth gwaith.  Fodd bynnag, mae bwriad i’w cynnal fel mater o frys.

 

Rhoddodd yr Aelodau ystyriaeth i’r adroddiadau terfynol canlynol yn ymwneud â’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol, fel y nodir yn Atodiad 2, ac ymateb y rheolwyr i faterion a godwyd gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn Atodiad 3:-

 

Caffael Gwasanaethau Adeiladu:- Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol mai adroddiad dilynol oedd ganddo ar gais y Pwyllgor, ac eglurodd na wnaed cynnydd mor fuan â'r disgwyl ac y byddai’n rhaid mynd i’r afael â hynny.

 

Ategodd Mr P. Whitham y pryderon a fynegwyd gan y Cynghorydd G.M. Kensler nad yw staff sydd wedi eu cyflogi ar sail dros dro neu ar sail weithredol bob amser yn sicrhau bod cynlluniau gweithredu yn cael eu cwblhau a gellid ystyried hynny fel risg.  Cytunodd y Pennaeth Archwilio Mewnol i edrych ar y pryderon a godwyd gan y Cynghorydd G.M. Kensler ynglŷn â’r ffaith nad yw Cyngor Sir Ddinbych yn cynnal cofrestr contractau corfforaethol y gellid ei ddefnyddio i fynd i'r afael neu ddatrys anghydfodau gydag unrhyw un o'i gontractwyr.

 

Mynegwyd pryderon ynglŷn â nifer y dyddiadau cwblhau y methwyd â’u cyrraedd, ac ynglŷn â'r oedi a fu wrth ddiweddaru a diwygio Rheolau Caffael Contractau a Rheoliadau Ariannol. Gallai hynny fod wedi cyfrannu tuag at y methiant a fu wrth roi newidiadau a chamau gweithredu ar waith.  Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd bod y Rheolau Caffael Contractau wedi cael eu hanfon ymlaen i'r gwasanaethau priodol er mwyn derbyn sylwadau a’u bod bellach yn cael eu prosesu gan yr Adran Gyfreithiol cyn cael eu hanfon ymlaen i gael eu cymeradwyo gan y swyddogion a'r Pwyllgorau priodol.

 

Hysbyswyd yr Aelodau gan y Pennaeth Archwilio Mewnol y byddai adroddiad dilynol pellach ynglŷn â Chaffael Gwasanaethau Adeiladu yn cael ei gyflwyno ym mis Gorffennaf, 2014.

 

Ysgol Uwchradd Gatholig y Bendigaid Edward Jones:-

 

Mewn ymateb i bryderon a fynegwyd gan y Cynghorydd B. Blakeley, cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio Mewnol bod gwelliannau sylweddol wedi digwydd o fewn yr ysgol a chyfeiriwyd yn benodol at arwyddocâd gweithredu cynllun adfer ariannol yr ysgol.  Amlygodd y Pwyllgor pa mor bwysig yw stiwardiaeth ariannol yr ysgol a pha mor bwysig yw rôl y Clerc i'r Corff Llywodraethu.

 

Cytunodd yr aelodau y dylai'r Pwyllgor dderbyn adroddiad dilynol ar yr ysgol ym mis Gorffennaf, 2014 ac y dylai’r adroddiad hwnnw gynnwys manylion y Cynllun Gweithredu.

 

Taliadau ariannol i rai sy’n Gadael Gofal:-

 

Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol i bryderon gael eu mynegi gan y Pennaeth Gwasanaeth ynglŷn â nifer y taliadau arian parod sy’n cael eu gwneud, a mynegodd y Cadeirydd bryder bod y gyllideb o fewn y gwasanaeth wedi cael ei gwario cyn pryd.

 

Tynnodd Mr P. Whitham sylw at y ffaith fod cyfeiriad eisoes wedi ei wneud bod y broses bresennol o dalu yn anghynaliadwy a bod angen adolygiad, a bod angen gwneud penderfyniad ynglŷn â gweinyddu taliadau, a holodd os oedd yr enghreifftiau a oedd wedi eu darparu yn ymwneud â'r broses Rhyddid a Hyblygrwydd.  Yn ystod y drafodaeth a ddilynodd, cytunodd y Pennaeth Archwilio Mewnol i gyflwyno adroddiad cynnydd pellach ger bron y Pwyllgor ynglŷn â gwneud Taliadau Ariannol i’r rhai sy’n Gadael Gofal a hynny yn dilyn cwblhau'r rhaglen waith a drefnwyd.

 

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol:-

 

(a)        yn derbyn ac yn nodi cynnydd a pherfformiad y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn 2013/14.

(b)        yn nodi’r adroddiadau a gyhoeddwyd gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ddiweddar a’r gwaith dilynol y maent wedi ei wneud.

(c)        yn cytuno y dylid cyflwyno adroddiad cynnydd pellach mewn perthynas â.-

-      Caffael Gwasanaethau Adeiladu

-      Ysgol Uwchradd Gatholig y Bendigaid Edward Jones

-      Taliadau Ariannol i rai sy’n Gadael Gofal

(d)        yn gofyn bod y Pennaeth Archwilio Mewnol yn archwilio materion a godwyd mewn perthynas â chynnal cofrestr contractau corfforaethol.