Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) yn cyflwyno Protocol Cyfryngau Cymdeithasol drafft ar gyfer Aelodau a gweithwyr y Cyngor.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro (MO) adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol) yn cyflwyno Protocol Cyfryngau Cymdeithasol drafft ar gyfer Aelodau a gweithwyr y Cyngor i’w ystyried.

Trafododd y MO y rhesymeg y tu ôl i gynhyrchu un Polisi Cyfryngau Cymdeithasol sy’n berthnasol i wahanol ddefnyddwyr cyfryngau cymdeithasol yn seiliedig ar waith a wnaed eisoes yn y Cyngor ac yn ystyried canllawiau blaenorol a gyflwynwyd. Roedd y Polisi drafft wedi’i ddatblygu gan y Tîm Cyfathrebu Corfforaethol gyda mewnbwn gan swyddogion sy’n ymwneud â diogelu yn ogystal â materion o ran safonau. Roedd yn cynnwys dogfen Polisi Cyffredinol yn rhoi cyngor penodol ar gyfer defnyddio cyfryngau cymdeithasol mewn gwahanol amgylchiadau ac, yn arbennig, roedd yn cynnwys canllawiau penodol a luniwyd ar gyfer Aelodau etholedig gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC).

O ystyried y canllawiau ardderchog a luniwyd gan CLlLC, penderfynwyd y dylid cynnwys y canllawiau cyflawn fel atodiad i’r ddogfen bolisi. Arweiniodd y MO yr aelodau drwy’r ddogfen bolisi ac ymhelaethodd ynghylch y rhannau o ganllawiau CLlLC ar gyfer cynghorwyr yn nhermau –

·        manteision cyfryngau cymdeithasol a sut i’w defnyddio’n effeithiol

·        rheolau ac arddull cyfathrebu      

·        cefnogaeth gan y Cyngor a chyfrifoldebau cyffredinol

·        y cyfryngau cymdeithasol a chyfarfodydd y Cyngor

·        y rheolau euraidd wrth ddefnyddio’r cyfryngau cymdeithasol

·        peryglon posibl a sut i’w hosgoi        

·        y gyfraith a’r Cod Ymddygiad

Croesawodd yr Aelodau y polisi fel modd o ddarparu cyngor ac arweiniad wrth ddefnyddio’r cyfryngau cymdeithasol ac roeddynt yn awyddus i rannu’r dogfennau â Chynghorau Dinas, Tref a Chymuned. Roedd y Pwyllgor hefyd yn awyddus i bwysleisio’r pwyntiau a ganlyn i gynghorwyr ac y dylid eu cynnwys yn hyfforddiant yr aelodau –

·        gallai posibilrwydd o dorri amodau’r canllawiau cyfryngau cymdeithasol arwain i dorri’r Cod Ymddygiad

·        y rheolau euraidd wrth ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol fel y nodir o fewn y canllawiau

·        y canfyddiad negyddol posibl o ran defnyddio cyfryngau cymdeithasol yng nghyfarfodydd y cyngor.

Teimlodd y Cynghorydd David Jones y byddai’n werth cynnwys cyfeiriad yn y polisi at y ffaith bod Panel Dyfarnu Cymru wedi derbyn achosion oedd yn ymwneud â’r defnydd o gyfryngau cymdeithasol a’i fod wedi gorfodi sancsiynau ar gynghorwyr o ganlyniad i hynny. Yn ogystal, cwestiynodd y cyfeiriad ym mharagraff 5.4 o’r polisi i ddyletswydd Aelodau i hysbysu ynghylch unrhyw achosion o dorri’r cod gan Aelodau eraill. Cytunodd y MO y gellid cyfeirio at Banel Dyfarnu Cymru. Dywedodd hefyd bod yr Ombwdsman wedi cadarnhau na fyddai’n ystyried fod unrhyw aelod wedi torri’r amodau os oeddynt yn defnyddio’r weithdrefn benderfynu leol ac y byddai’n ail-eirio’r paragraff yn unol â hynny. Amlygodd y Dirprwy Swyddog Monitro gyfeiriad o fewn y polisi (Atodiad C, paragraff 11) at gefnogaeth a chamau a gymerir gan y cyflogwr mewn achosion arbennig o ganlyniad i’w gwaith. Yr oedd o blaid mwy o eglurder o fewn y ddogfen yng ngolau’r gwahanol lefelau o gefnogaeth a ddarperir i weithwyr ac Aelodau etholedig. Cytunodd y Pwyllgor y dylid mynd i’r afael â materion o fewn y ddogfen bolisi.

Yn ogystal, trafododd y Pwyllgor fanteision ac anfanteision cyfryngau cymdeithasol gan ddyfalu i ba raddau y byddai aelodau yn eu defnyddio ynghyd ag effaith gweddarlledu ar gyfarfodydd y cyngor. Er rhai pryderon ynghylch peryglon cyfryngau cymdeithasol, cydnabuwyd eu gwerth o ran ymgysylltu â phreswylwyr a chyfathrebu â hwy ar-lein ynghyd â chyrraedd niferoedd mawr o bobl na fyddai modd ymgysylltu â hwy drwy ddulliau mwy traddodiadol. Dywedodd y MO byddai adroddiad ar y polisi yn cael ei gyflwyno ar gyfer cymeradwyaeth y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a’r Cabinet.

PENDERFYNWYD –

(a)       yn amodol ar sylwadau’r Aelodau fel y nodwyd uchod, cymeradwyo’r Polisi Cyfryngau Cymdeithasol drafft;

(b)       gofyn i’r Swyddog Monitro gylchredeg canllawiau CLlLC ar gyfer cynghorwyr ar y cyfryngau cymdeithasol i Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned gan dynnu sylw arbennig at y pwyntiau uchod a godwyd gan y Pwyllgor a’u hysbysu y bydd y Polisi Cyfryngau Cymdeithasol ar gael ar wefan y Cyngor ar ôl ei gymeradwyo, ac

(c)        adrodd yn ôl ar y newidiadau i’r Polisi Cyfryngau Cymdeithasol drafft o ganlyniad i sylwadau’r aelodau yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor.