Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan Bennaeth Busnes, Cynllunio a Pherfformiad (copi ynghlwm) ynglŷn â newid arfaethedig i reolwyr atebol ar gyfer Pennaeth Archwilio Mewnol ac adleoli tîm o Gyllid ac Asedau i Gynllunio Busnes a Pherfformiad.

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Busnes, Cynllunio a Pherfformiad (PBCPh), a fanylai ar newid arfaethedig yn y rheolaeth linell ar gyfer y Pennaeth Archwilio Mewnol (PAM) ac ar symud y tîm o Cyllid ac Asedau (CA) i Busnes, Cynllunio a Pherfformiad (BCPh), wedi’i gylchredeg yn flaenorol.

Cyflwynodd y PBCPh adroddiad a ddarparai wybodaeth am newid arfaethedig yn strwythur gwasanaethau a fyddai’n effeithio ar Archwilio Mewnol (AM). Darparwyd sicrhad na fyddai hyn yn cyfaddawdu effeithiolrwydd y swyddogaeth AM.

Roedd trefniadaeth y gwasanaethau a gyflenwir gan yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth wedi datblygu’n barhaus i gynnal y ffocws ar amcanion y Cyngor, ac i gadw ochr yn ochr â’r galwadau gweithredol. Roedd yr angen i sicrhau arbedion wedi creu sialensiau nas gwelodd y Cyngor eu bath o’r blaen, gyda phwysau penodol yn sicr o gael eu gweld yn y 2 flynedd ariannol nesaf. Roedd yr her i’r gwasanaethau cymorth yn golygu canfod sut i wneud pethau mor effeithlon â phosibl. Byddai’n hanfodol i wasanaethau fod yn rhagweithiol, a bod yn gwbl barod am ostyngiadau mewn adnoddau drwy gysoni a symleiddio prosesau pryd bynnag y bo hynny’n bosibl, chwilio am synergeddau ac elfennau cyffredin a fyddai’n caniatáu cysoni a gogwyddo trefn gwasanaethau’n gadarn o amgylch blaenoriaethau’r Cyngor.

Ar hyn o bryd roedd AM yn rhan o Cyllid ac Asedau (CA) gyda’r PAM yn adrodd wrth y Pennaeth CA. Er hynny, roedd y gwaith yn gorgyffwrdd fwyfwy gyda gwaith BCPh, yn enwedig gan fod AM wedi symud at ‘wella gwasanaethau’ fel ffocws pwysig. Roedd y ffocws ar wella yn gam arloesi defnyddiol i’r Cyngor, ond roedd y gorgyffwrdd gyda’r Tîm Gwella yn BCPh wedi cyrraedd pwynt lle codwyd y mater o ddyblygu posibl. Byddai’n bwysig yn yr hinsawdd ariannol bresennol i’r galwadau ‘corfforaethol’ ar wasanaethau sy’n wynebu’r cwsmeriaid gael sylw a chael eu lleihau i’r eithaf.

Byddai integreiddio gwaith y ddwy swyddogaeth hyn yn agosach yn dileu’r mater hwn, a byddai’n darparu manteision ychwanegol fel y gwelir yn yr adroddiad. Gellid cyflawni hyn drwy fod yr AT yn dod yn rhan o BCPh, gyda’r PAM yn rheolwr llinell ar y PBCPh. Byddai hyn yn sicrhau’r cyfleoedd gorau posibl i gysoni rhaglenni a rhannu gwaith, yn enwedig gwaith ymchwil, ac yn helpu i leihau’r ‘baich’ ar wasanaethau rheng flaen. Byddai’r manteision amlycaf i’w cael ym maes gwella a gwaith cysylltiedig â pherfformiad, ond mae manteision yn deillio o gydlyniant yn debygol ar draws rhaglenni’r ddau dîm. Byddai’r rhan fwyaf o’r trefniadau presennol yn aros fel y maent er hynny, gan gynnwys mesurau diogelu ar weithredu annibynnol:

·                     Byddai un elfen allweddol o’r rhaglen Archwilio Mewnol yn parhau i ganolbwyntio ar reolaeth ariannol a mewnol, dan gyfarwyddyd swyddog Adran 151.

·                     Byddai annibyniaeth y rôl yn parhau i gael ei gwarantu gan y byddai’r PAM yn dal i gadw cyswllt adrodd drwy gyfrwng y Swyddog Adran 151 a’r Prif Weithredwr.

·                     Byddai’r Pwyllgor yn parhau i oruchwylio’r swyddogaeth yn ei chyfangorff, gan gynnwys yr adroddiad AM a chynhyrchu’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

Esboniodd y PBCPh y byddai’r symudiad yn symleiddio gwaith gwella’r Cyngor drwy greu o bosibl gyfleoedd ar gyfer arbedion i’r dyfodol, lleihau’r baich ar wasanaethau rheng flaen a gwella gallu’r Cyngor i gefnogi newid trawsnewidiol gan ddiogelu’r swyddogaethau archwilio craidd ar yr un pryd.

Mewn ymateb i gwestiynau gan Mr P.Whitham ynglŷn â darparu siart strwythur a phroses adrodd, cyfeiriodd y PAM at y Siarter Archwilio Mewnol, a fyddai’n cael ei diwygio a’i chyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol i’w chymeradwyo, ochr yn ochr â’r Cynllun Archwilio Mewnol. Hysbyswyd y Pwyllgor y disgwyliwyd y byddai’r newidiadau’n cael eu gweithredu o 1^af Ionawr 2014 ymlaen, a darparwyd manylion y cynlluniau adleoli. Darparwyd cadarnhad y sicrheir cydymffurfiaeth â’r arferion gorau, megis y Sefydliad Siartredig Archwilwyr Mewnol.

Roedd yr adroddiad yn cynnwys manylion y broses ymgynghori a wnaed a’r camau a gymerwyd i roi sylw i unrhyw risgiau posibl.

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn nodi ac yn cefnogi’r adolygiad arfaethedig o drefniadau rheoli gwasanaeth Archwilio Mewnol.