Eitem ar yr agenda

(i)        Derbyn copi o lythyr Asesu Gwelliant gan Swyddfa Archwilio Cymru (copi ynghlwm)

(ii)       Derbyn Adroddiad gan Brif Reolwr: Cefnogi Busnes ynglŷn â Gwerthusiad ac Adolygiad Arolwg Gwasanaethau Cymdeithasol yr Awdurdod Lleol 2012-13 (copi ynghlwm).

 

 

(i)            Llythyr Asesu Gwelliant Blynyddol

 

Roedd copi o’r llythyr Asesu Gwelliant a gafwyd oddi wrth Swyddfa Archwilio Cymru (SAC), a roddai farn ar a oedd y Cyngor wedi cyflawni ei ddyletswyddau statudol o safbwynt cynllunio gwella, adrodd ar wella ac wedi bodloni gofynion y Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009, wedi’i gylchredeg gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

 

Cyflwynodd y cynrychiolydd o Swyddfa Archwilio Cymru yr adroddiad. Esboniodd fod y farn a fynegir yn y llythyr gan SAC yn dod i’r casgliad bod y Cyngor wedi cyflawni ei ddyletswyddau adrodd ar wella dan y Mesur fel a ganlyn:-

 

·                     roedd y Cyngor wedi cyhoeddi asesiad o’i berfformiad yn ystod 2012-13 yn ei Adroddiad Perfformiad Blynyddol 2012/13 cyn yr 31^ain Hydref, 2013;

·                     mae’r adroddiad yn asesu perfformiad y Cyngor yn y flwyddyn ariannol flaenorol (2012-13) ac yn datgan sut mae’r Cyngor wedi mynd ati i gyflawni ei ddyletswyddau dan y Mesur;

·                     mae’r Adroddiad yn gwerthuso llwyddiant y Cyngor yn cyflawni ei amcanion gwella ac yn mynegi ei farn yn glir;

·                     mae’r Adroddiad yn cynnwys adran fer ar gyfer dinasyddion sydd eisiau darparu adborth neu roi sylwadau ar yr Adolygiad;

·                       mae’r Adroddiad yn cynnwys manylion perfformiad a chymariaethau wedi’u mesur gyda’r dangosyddion perfformiad statudol cenedlaethol; ac

·                       mae’r Adroddiad yn cynnwys adran fer ar sut mae’r Cyngor wedi mynd ati i gydweithredu.

 

Ni awgrymwyd dim cynigion ar gyfer gwella yn y llythyr. Esboniwyd y byddai’r cynnydd a wna’r Cyngor yn gweithredu’r cynigion a gafodd eu datgan mewn llythyrau ac adroddiadau blaenorol yn parhau i gael eu monitro ac i gael adroddiadau arnynt.

 

Cadarnhawyd y byddai gwaith manylach yn cael ei wneud ar y trefniadau a gefnogai prosesau rheoli perfformiad ac adrodd y Cyngor. Byddai crynodeb o’r holl waith a wnaed gan SAC, a’r cyrff rheoleiddio perthnasol yn 2013-14, yn cael ei ddarparu mewn Adroddiad Gwella Blynyddol sydd i’w gyhoeddi ym Mawrth, 2014.

 

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn llythyr Swyddfa Archwilio Cymru ac yn nodi ei gynnwys.

 

 

(ii)            Gwerthusiad ac Adolygiad yr Arolygiaeth  Gwasanaethau Cymdeithasol o’r Awdurdod Lleol 2012-13

 

Roedd copi o’r adroddiad gan y Prif Reolwr: Cymorth Busnes, ar y prif faterion a oedd yn codi o werthusiad Arolygiaeth Gofal a Gwasanaethau Cymdeithasol Cymru (AGGCC) o berfformiad Gwasanaethau Cymdeithasol Sir Ddinbych yn 2012-13, wedi’i gylchredeg gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

 

Cafodd yr adroddiad ei gyflwyno gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Moderneiddio a Lles (CC:MLl) ac roedd yn cynnwys gwerthusiad o berfformiad ar gyfer y Gwasanaethau Cymdeithasol gan gynnwys meysydd cynnydd, meysydd i’w gwella a meysydd risg. Amlygodd y gwerthusiad y rhaglen foderneiddio uchelgeisiol a fyddai’n siapio gwasanaethau a phrofiadau dinasyddion, a chydnabu’r arweinyddiaeth gadarn ac effeithiol ar bob haen gyda thystiolaeth gadarn o gynnydd parhaus er gwaethaf yr heriau a wynebir.

Nodwyd nifer o feysydd penodol i’w gwella yn adroddiad yr AGGCC a byddent yn cael eu trafod yn ystod cyfarfodydd cysylltu rheolaidd rhwng yr Uwch Dîm Rheoli ac AGGCC dros y flwyddyn nesaf. Ymysg y meysydd y byddai AGGCC yn eu holrhain y flwyddyn nesaf yr oedd:-

·                                   Sefydlu canlyniadau mesuradwy clir i gynorthwyo gyda gwerthuso gwasanaethau presennol a gwasanaethau arfaethedig.

·                                   Asesu a chefnogaeth i ofalwyr.

·                                   Perfformiad o safbwynt plant sy’n derbyn gofal.

·                                   Trefniadau Diogelu Rhag Colli Rhyddid.

·                                   Lefelau salwch ymysg y staff.

·                                   Arolygiad thematig cenedlaethol o blant sy’n derbyn gofal.

·                                   Arolygiad thematig cenedlaethol o gomisiynu gofal cymdeithasol i bobl hŷn.

·                                   Gweithio mewn partneriaeth gyda Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr.

 

Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cyngorydd M.L. Holland, darparwyd y rhesymeg ar gyfer arolygiadau thematig cenedlaethol, a gynhelir ledled Cymru gan Lywodraeth Cymru. Esboniwyd bod trefniadau diogelu rhag colli rhyddid yn sicrhau bod trefniadau priodol wedi’u sefydlu i ddiogelu rhyddid pobl hŷn.

 

Darparai Atodiad II drosolwg ar y meysydd y nodir eu bod yn dangos cynnydd a’r meysydd i’w gwella yn y gwerthusiad o berfformiad. Cynhwysai hefyd wybodaeth am sut ymatebodd y Cyngor i’r meysydd i’w gwella.

Roedd y meysydd y nodwyd bod angen eu gwella yn unol â hunan asesiad y Cyfarwyddwr ac roeddent wedi’u cynnwys yng Nghynlluniau Busnes Gwasanaethau ar gyfer 2013-14. Roedd gan bob gwasanaeth Her Perfformiad Gwasanaeth blynyddol a oedd yn archwilio’r cynnydd yn erbyn Cynlluniau Busnes Gwasanaethau. Gwnaed cynnydd sylweddol yn erbyn y meysydd i’w gwella a amlygwyd yn adroddiad gwerthuso perfformiad 2011-12. Er hynny, ni wnaed cynnydd mor sylweddol ac y disgwyliwyd yn y meysydd canlynol:-

·                                   Lefelau absenoldeb oherwydd salwch. Er gwaethaf atebolrwydd cadarnach y rheolwyr, ac adrodd a monitro mwy trylwyr yn y ddau wasanaeth, mae’r lefelau salwch ymysg y staff yn uchel o hyd o’u cymharu â gweddill yr awdurdod. Mae hwn felly’n parhau i fod yn flaenoriaeth i’r ddau wasanaeth.

·                                   Gwell cysondeb o safbwynt darparu cefnogaeth i deuluoedd yn dilyn dadgofrestru oddi ar y gofrestr amddiffyn plant. Fodd bynnag, dylid nodi y gwnaed cynnydd yn y maes hwn gyda threfniadau pontio clir yn y gwasanaethau (Gwasanaeth Integredig Cymorth i Deuluoedd; Tîm o Amgylch y Teulu; Teuluoedd yn Gyntaf) sy’n sicrhau ymateb priodol gan y gwasanaethau i deuluoedd wrth i’w hanghenion wella a/ neu ddirywio.

 

Darparwyd cyflwyniad gan Mr Peter Graham, Cyfarwyddwr Rhanbarthol AGGCC, ar Fframwaith Adrodd Blynyddol Cyngor Sir Ddinbych 2012/2013 a oedd yn cynnwys:-

 

-               Meysydd cynnydd allweddol ar gyfer 2012/13 a meysydd i’w gwella i’r dyfodol.

 

-       crynodeb o’r rhaglen foderneiddio uchelgeisiol, cynnydd parhaus, arweinyddiaeth gadarn, defnyddio dull herio gwasanaethau, darparai adroddiad y Cyfarwyddwr naratif cydlynol, y rhaglen foderneiddio a Swyddfa Archwilio Cymru wedi nodi bod gan y Cyngor gynlluniau uchelgeisiol ond cyflawnadwy gyda chynlluniau tymor canolig effeithiol.

 

-               Gwasanaethau Oedolion.

 

·                     Roedd pwyslais y Cyngor ar ymyrraeth gynnar, atal ac ail-alluogi yn golygu bod llai o bobl yn cael cefnogaeth mewn gofal preswyl.

·                     Cefnogaeth barhaus yn cael ei darparu i ddefnyddwyr gwasanaethau yn eu cymunedau, gyda llawer yn elwa o becynnau cefnogaeth tymor byr i ailsefydlu eu hannibyniaeth.

·                     Cydnabyddiaeth o’r angen i wella darparu cefnogaeth i ofalwyr.

·                     Materion yn ymwneud â sicrhau cyswllt amserol, gwneud penderfyniadau a gweithredu ar lefel strategol gyda’r BILl. Roedd yr ymrwymiad i sicrhau cysylltiad mwy effeithiol o fewn Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr yn amlwg o hyd.

 

-               Gwasanaethau Plant.

 

·                     roedd y perfformiad yn erbyn ystod sylweddol o ddangosyddion cenedlaethol yn uchel o hyd.

·                     darparwyd ymateb effeithiol i atgyfeiriadau a dderbyniwyd. Perfformiodd Sir Ddinbych yn dda i gyflawni’r cyfrifoldebau o safbwynt amddiffyn plant a phlant mewn angen.

·                     cydnabuwyd yr angen i wella gwasanaethau i ofalwyr ifanc a gadawyr gofal a chymerwyd camau i gyflawni hyn.

·                       roedd y Cyngor wedi cynnal a gwella mewn nifer o ddangosyddion perfformiad yn ymwneud â phlant sy’n derbyn gofal. Roedd nifer o berfformiadau mewn dangosyddion allweddol wedi dirywio, roedd angen dadansoddi hyn ymhellach er mwyn deall y rhesymau sy’n sail i’r newid mewn perfformiad a’r camau sy’n ofynnol i sicrhau gwelliant.

 

-               Roedd AGGCC wedi gweld y risgiau posibl canlynol:-

 

·                     Gallu parhaus i ddylanwadu ar gynllunio strategol sy’n canolbwyntio’n lleol gyda Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr.

·                     Sicrhau cyfnod pontio llyfn pan fydd y Cyfarwyddwr presennol yn ymddeol y flwyddyn nesaf.

 

Pwysleisiodd y Cynghorydd M.L. Holland bwysigrwydd gwella’r cysylltiad gyda’r Bwrdd Iechyd ac amlygodd bryderon hirdymor am symud gofal i’r gymuned. 

 

Pwysleisiodd y Cadeirydd y byddai’n hanfodol i’r Cyngor gysylltu â’r Awdurdod Iechyd. Cymeradwyodd y farn a fynegwyd gan Gyfarwyddwr Rhanbarthol AGGCC fod y cysylltiadau lleol yn dda ond bod angen gwella’r lefelau strategol. Cyfeiriodd CC:MLl at sefydlu’r Bwrdd Iechyd a Gofal Cymdeithasol. Er hynny, mynegwyd pryder ynglŷn â’r anghysondeb yng nghynrychiolaeth y Bwrdd Iechyd, mater yr oeddent yn awr wedi cytuno i roi sylw iddo. Roedd Cadeirydd y Bwrdd Iechyd wedi cynnal adolygiad o bartneriaeth i bwyso a mesur eu perthynas gydag ALlau, a byddent yn mynd ar drywydd ffurf ar reolwyr ardal ar ôl penodi’r Prif Weithredwr newydd, a byddai hyn yn cynorthwyo’r ALl i roi trefn ar eu gwasanaethau. Hysbyswyd yr Aelodau y byddai’r Pwyllgor Archwilio Partneriaethau yn cael adroddiad ar Fframwaith ar gyfer Gwasanaethau Integredig i Bobl Hŷn.

 

Gofynnodd Mr P. Whitham a fyddai crynodeb o’r sylwadau manwl ynglŷn â risgiau yn Atodiad 2 yn cael ei nodi fel mesurau lliniaru yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol. Cyfeiriodd CC:MLl at Gofrestri Risg Gwasanaethau Unigol a oedd yn darparu manylion manwl ac eglurhad o’r risgiau a ddynodir.

 

Mewn ymateb i’r pryderon a godwyd gan y Cadeirydd am lefelau salwch, cyfeiriodd CC:MLl at y Broses Herio Gwasanaethau a’r derbyniad cyffredinol bod gan y ddau wasanaeth, ar lefel uwch reolwyr a rheolwyr canol, systemau rheoli priodol wedi’u sefydlu i reoli salwch a chafwyd crynodeb o fanylion y broses. Darparwyd cadarnhad y byddai gweithredu’r Polisi Presenoldeb yn helpu i roi sylw i’r mater, ac roedd hyn yn un o’r amcanion i’r priod Aelod Arweiniol. Mynegodd Cyfarwyddwr Rhanbarthol AGGCC y farn bod y math emosiynol o waith a geir yn y rheng flaen yn cael ei adlewyrchu yn y lefelau salwch a welir. Pwysleisiodd bwysigrwydd bod â Pholisi Presenoldeb clir ynghyd â strategaeth i ddarparu cefnogaeth i staff pan maent i ffwrdd ar absenoldeb salwch. Hysbysodd CC:MLl y Pwyllgor y disgwylid i’r Polisi Presenoldeb gael ei weithredu yn Ebrill, 2014.

 

Hysbysodd CC:MLl y Pwyllgor fod esboniad am y dirywiad yng nghanran y plant a oedd â chynllun gofal iechyd wedi’i sefydlu, ac asesiadau addysgol, wedi cael ei ddarparu gan Bennaeth y Gwasanaethau Plant a Theuluoedd yn Atodiad 2 yr adroddiad.

 

Mewn ymateb i bryderon a fynegwyd am y maes a nodwyd y dylid ei wella, sy’n ymwneud â dadgofrestru plant a oedd ar y ‘gofrestr risg’, cyfeiriodd CC:MLl at bwynt 4.6 o’r adroddiad a nodai’r cynnydd a wnaed gyda threfniadau pontio clir yn y gwasanaethau, Gwasanaeth Integredig Cymorth i Deuluoedd; Tîm o Amgylch y Teulu; Teuluoedd yn Gyntaf, a oedd yn sicrhau ymateb priodol i deuluoedd wrth i’w hanghenion wella neu ddirywio.

 

Yn ystod y drafodaeth a ddilynodd dymunodd y Cadeirydd ac Aelodau’r Pwyllgor y gorau i’r CC:MLl yn ei hymddeoliad maes o law, a diolchasant iddi am ei holl gymorth a’r gwaith a wnaeth gyda’r Pwyllgor.

 

Crynhodd y Cadeirydd y pwyntiau a’r materion amlycaf a godwyd yn y drafodaeth, gan gynnwys:-

 

-              Nodi pwysigrwydd cysylltiad y Cyngor gyda’r Bwrdd Iechyd, yn enwedig ar lefel strategol. Hysbysodd y Cadeirydd yr Aelodau y byddai’n codi’r mater yng Ngrŵp y Cadeiryddion a’r Is-gadeiryddion.

-               Monitro cynnydd y Polisi Presenoldeb.

-      Monitro a sicrhau cyfnod pontio llyfn pan fydd y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Moderneiddio a Lles presennol yn ymddeol, ac archwilio’r broses sefydlu ar gyfer y Cyfarwyddwr Corfforaethol newydd.

 

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol:-

 

(a)          yn derbyn ac yn nodi cynnwys gwerthusiad AGGCC a’r adroddiad cynnydd cysylltiedig gan y gwasanaethau cymdeithasol.

(b)         yn nodi pwysigrwydd cysylltiad y Cyngor gyda’r Bwrdd Iechyd, yn benodol

(c)          ar lefel strategol

(d)          yn monitro cynnydd y Polisi Presenoldeb, ac yn

(e)          monitro ac yn sicrhau cyfnod pontio llyfn pan fydd y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Moderneiddio a Lles presennol yn ymddeol, ac archwilio’r broses sefydlu ar gyfer y Cyfarwyddwr Corfforaethol newydd.