Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan Bennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd / Rheolwr Rheoli Datblygu (copi ynghlwm) i ganfod tueddiadau sy'n ymddangos neu bwysau fydd yn effeithio ar allu'r cyngor i ddarparu eu blaenoriaethau corfforaethol o ran sicrhau mynediad at dai o ansawdd da a datblygu’r economi lleol.

11.15 a.m. – 11.45 a.m.

Cyflwynodd Aelod Arweiniol y Parth Cyhoeddus, y Cynghorydd David Smith adroddiad (wedi’i ddosbarthu’n flaenorol) er mwyn adnabod tueddiadau newydd neu bwysau a fyddai’n effeithio’r ffordd y gweithredir blaenoriaethau corfforaethol y Cyngor mewn perthynas â sicrhau mynediad i dai o safon a datblygu’r economi leol.

Gofynnodd yr Aelodau am gopi o’r adroddiad yn dilyn yr Adroddiad Perfformiad Blynyddol yn y Cyfarfod Archwilio Perfformiad ym mis Medi 2013.

Gofynnwyd am ffigurau i gymharu ar gyfer 2011/12, 2012/13 a 2013/14 (hyd yma) gan eu bod o'r farn bod angen eglurhad dros y rheswm pam nad oedd Sir Ddinbych yn perfformio ymysg y chwartel uchaf yng Nghymru mewn perthynas â'r amser a gymerir i benderfynu ar geisiadau perchnogion tai o fewn cyfnod o 8 wythnos.

Fe eglurodd swyddogion fod perfformiad yn amrywio o flwyddyn i flwyddyn, yn dibynnu ar nifer o agweddau fel adnoddau staff, salwch, ceisiadau cymhleth ayb.

Fe gadarnhaodd y Pennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd fod ceisiadau cynllunio wedi eu rhannu’n wahanol gategorïau.  Yn ogystal â'r amser a gymerir i ddelio â’r ceisiadau, roedd safon y penderfyniad dros gymeradwyo neu wrthod y cais hefyd yn bwysig.  Agwedd a fyddai’n dylanwadu ar yr amser a gymerir i ddelio â chais gan berchennog tŷ yw os bydd rhaid cyflwyno’r cais i’r Pwyllgor Cynllunio, neu os oes cais masnachol mawr dan ystyriaeth yna gallai hyn arafu'r broses ar gyfer ceisiadau perchnogion tai am fod yr adnoddau'n cael eu gyrru i rywle arall er mwyn gallu ymdrin â’r cais mawr.

Roedd Swyddogion Cynllunio wedi cydweithio â datblygwyr ac asiantau ac yn rhan o fforwm wedi’i sefydlu â’r nod o wella a symleiddio’r broses ceisiadau cynllunio i’r unigolion perthnasol. 

Roedd y Swyddogion Cynllunio’n edrych trwy'r ceisiadau ac os oes angen h.y. am gynllun diwygiedig yn hytrach na gwrthod y cais. Byddai’r swyddog yn cysylltu â’r ymgeisydd i gael cynllun diwygiedig fel bod modd cymeradwyo’r cais yn hytrach na’i wrthod, yn lle bod yr ymgeisydd yn gorfod gwastraffu amser yn ail gyflwyno cais arall.   Gallai’r broses hon gymryd mwy na’r 8 wythnos wreiddiol ond byddai’n cymryd llai o amser na chyflwyno cais o’r newydd. Gall gyfrannu at y broblem o’r amser a gymerir i gwblhau ceisiadau.  Er hynny, yr ymdeimlad yn gyffredinol oedd bod hyn gyfystyr â gwasanaeth o ansawdd gwell i bawb yn y pendraw.

Roedd y raddfa amser o 8 wythnos yn statudol ar gyfer dibenion meincnodi o’i gymharu ag awdurdodau lleol eraill.

Agwedd arall i’r cynllunio oedd y gwasanaeth cyhoeddus o ofyn am drafodaeth anffurfiol cyn cyflwyno'r cais cynllunio.  Yn hanesyddol roedd trafodaethau anffurfiol i’w cael yn rhad ac am ddim.  Yn y blynyddoedd diwethaf cyflwynwyd cynlluniau codi ffi am gyngor 'cyn cyflwyno’r cais’.  Yn achlysurol, os na fyddai’r unigolyn yn derbyn cyngor 'cyn cyflwyno'r cais' gall olygu llawer o waith ar y cais.  Os cafwyd cyngor ‘cyn cyflwyno’r cais’ yna byddai modd delio â'r cais yn gyflymach. 

Bydd y cymorthfeydd ar gynllunio (sydd am ddim) ac a gynhelir unwaith bob pythefnos yn parhau.

Yn y Fforwm Datblygwyr ac Asiantau, trafodwyd y mecanwaith codi ffi  a chytunwyd fod angen talu am wasanaethau’r cyngor.

Cadarnhawyd bod gan bobl yr hawl i wneud cais am ganiatâd cynllunio ôl-weithredol.  Llywodraeth Cymru oedd wedi penderfynu ar y costau ac nid oedd cosb ariannol  ar gyfer cais cynllunio ôl-weithredol.  Mae Llywodraeth Cymru yn bwriadu adolygu’r costau hyn yn y dyfodol.

Nid oedd gan yr Adran Gynllunio bolisi neu ofyniad i fod yn gost niwtral.  Roedd gan yr Adran gyllideb a ffrwd incwm.  Mae’r Gwasanaeth Cynllunio yn darparu llawer mwy o wasanaethau na cheisiadau cynllunio’n unig, h.y. y Cynllun Datblygu Lleol (CDLl) a’r cyfleuster Rheoli Datblygiad.  Roedd gan yr adran hefyd gyfrifoldeb anhepgor o ddatblygu a gweithredu blaenoriaeth a strategaeth Uchelgais Economaidd y Cyngor.

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod, fod Pwyllgor Archwilio Perfformiad yn nodi’r wybodaeth yn yr adroddiad.