Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) sy’n rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd diweddaraf y Gwasanaeth Archwilio Mewnol, o ran darparu’r gwasanaeth, darpariaeth sicrwydd, adolygiadau sydd wedi eu cwblhau, perfformiad ac effeithiolrwydd o ran gwelliannau.  

 

 

Roedd copi o adroddiad gan Bennaeth Archwilio Mewnol wedi ei ddosbarthu’n flaenorol.

 

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio’r adroddiad ar gynnydd diweddaraf y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran darparu gwasanaeth, rhoi sicrwydd, cwblhau adolygiadau, perfformiad ac effeithiolrwydd o ran hybu gwelliannau.

 

Roedd yr adroddiad yn cyflwyno’r wybodaeth ddiweddaraf ynglŷn â

 

·                         darparu’r Cynllun Sicrwydd ar gyfer 2013/14

·                         adroddiadau Archwilio Mewnol diweddar a gyflwynwyd

·                         ymateb rheolwyr i’r materion a godwyd

·                         perfformiad Archwilio Mewnol

 

Eglurodd y Rheolwr Archwilio fod Atodiad 1 yn cynnwys dadansoddiad o waith a wnaed gan Archwilio Mewnol yn ystod 2013/14, o’i gymharu â’r Strategaeth Archwilio Mewnol. Roedd yn cynnwys sgorau sicrwydd a nifer y materion a godwyd ar gyfer yr adolygiadau a gwblhawyd, y diffiniadau a ddefnyddiwyd i roi sicrwydd ar gyfer ein harchwiliad a’r sgorau a ddefnyddiwyd i asesu’r lefelau risg ar gyfer y materion a godwyd.

 

Roedd yr adroddiadau canlynol a gyflwynwyd ers Medi 2013 wedi eu dosbarthu:-

 

-               Cytundebau Setliad

-               Dirprwy Cyllid (Llys Gwarchod))

-               Ysgol Brynhyfryd, Rhuthun

 

Roedd Crynodebau Gweithredol a Chynlluniau Gweithredu wedi eu hatodi i’r adroddiad er gwybodaeth bellach.

 

Roedd ymateb rheolwyr i faterion a godwyd gan Archwilio Mewnol wedi eu crynhoi ac roedd y rhan fwyaf o adroddiadau Archwilio Mewnol yn nodi risgiau a gwendidau o ran rheoli. Roedd y rhain wedi eu sgorio fel risgiau critigol, mawr neu gymedrol ac roedd rheolwyr wedi cytuno ar gamau i fynd i’r afael â’r risgiau, yn cynnwys cyfrifoldebau ac amserlenni. Adroddwyd ynghylch pob achos lle’r oedd rheolwyr wedi methu ag ymateb i waith dilynol, neu os oeddent yn mynd dros y dyddiad gweithredu y cytunwyd arno o fwy na thri mis. Byddai’r Pwyllgor yn penderfynu a oedd angen gweithredu pellach.

 

Roedd gwybodaeth ynglŷn ag adroddiadau y rhoddwyd sylw dilynol iddynt wedi ei chynnwys yn yr adroddiad. Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio fod dadansoddiad pellach o’r holl faterion y rhoddwyd sylw dilynol iddynt wedi ei gynnwys yn yr adroddiad, yn unol â’r cais mewn cyfarfod blaenorol. Ni ddaeth unrhyw ymateb i law i’r gwaith dilynol ar dri Chynllun Gweithredu y gofynnwyd amdano ar 1 Hydref 2013. Anfonwyd neges atgoffa ar 23 Hydref, ond ni chafwyd unrhyw ymatebion mewn pryd ar gyfer yr adroddiad cynnydd. Fodd bynnag, dywedodd y Rheolwr Archwilio fod cadarnhad o gynnydd hyd yma wedi ei dderbyn ym mhob achos yn dilyn terfyn amser yr adroddiad. Roedd manylion am Berfformiad Archwilio Mewnol wedi ei gynnwys yn yr adroddiad gyda manylion ychwanegol am ganran y gwaith sicrwydd hanfodol, fel y gofynnwyd yn flaenorol.

 

Rhoddodd y Rheolwr Archwilio grynodeb o bob adroddiad a ddosbarthwyd:-

 

(i)            Cytundeb Setliad:- 

 

Wrth ddadansoddi taliadau cyflog ar gyfer 2012/13, fel rhan o brofi’r sicrwydd ariannol, dywedwyd wrth Aelodau fod chwe thaliad wedi eu nodi fel cytundebau setliad. Roedd y gwaith a wnaed wedi cynnwys dadansoddi ffeiliau achos ac ystyried y broses gyffredinol i sicrhau bod:-

 

·                     gan y Cyngor bolisi / cod ymarfer a gweithdrefnau ffurfiol i ddelio â ‘chytundebau setliad’;

·                     bod cytundebau o’r fath yn cael eu hystyried a’u cymeradwyo’n ffurfiol, yn seiliedig ar achos busnes cadarn;

·                     gofyn am gyngor perthnasol ym mhob achos; a

·                     bod pob setliad a wnaed yn ystod 2012/13 yn rhesymol a dilys.

 

Cyfeiriodd Cyfarwyddwr Corfforaethol: Uchelgais Economaidd a Chymunedol (CD:ECA) at God ACAS a phwysleisiodd fod ‘cytundebau setliad’ yn ddull cydnabyddedig o ddelio â materion cyflogaeth, yn y sector preifat a chyhoeddus, ac nad oeddent yn cael eu hystyried fel rhywbeth i ddisodli arfer rheoli da. Eglurwyd bod y cytundebau wedi eu defnyddio’n briodol a’u defnyddio ar y cyfan fel y dewis olaf. Hefyd dywedwyd wrth Aelodau fod yr Adolygiad Archwilio Mewnol wedi bod o fudd mawr ac wedi nodi’r angen i ffurfioli’r trefniadau ar gyfer dechrau a chymeradwyo cytundebau setliad. Byddai ffigyrau a ddyfynnwyd yn y wasg wedi cynnwys taliadau cytundebol y byddai gan weithwyr hawl iddynt waeth beth fyddai’r cytundeb setliad, ac eglurwyd y byddai’n gamarweiniol cyfeirio at “gytundeb setliad” fel “gorchmynion cau ceg””. 

 

Roedd y Farn Archwilio wedi nodi’r angen i’r Cyngor ffurfioli ei drefniadau ar gyfer delio â ‘chytundebau setliad.’ Ar hyn o bryd nid oedd polisi ffurfiol ar gyfer delio ag achosion nac unrhyw weithdrefnau ffurfiol i’w dilyn i sicrhau cysondeb, tegwch a natur agored a darparu achos busnes cymeradwy ar gyfer pob cytundeb. Codwyd tri phrif fater yn y Cynllun Gweithredu yr oedd angen eu trafod a chytuno arnynt cyn i’r Cyngor negodi ymhellach unrhyw ‘gytundebau setliad’. Roedd copi o’r Cynllun Gweithredu wedi ei gynnwys a chrynodeb o’r materion, a’r farn a luniwyd cyn cytuno ar setliad, gan y CD:ECA, a groesawodd yr argymhellion yn yr adroddiad. Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio fod gwaith i baratoi’r adroddiad wedi dechrau cyn cyhoeddi erthygl ar gytundebau setliad yn y wasg.

 

Cadarnhawyd nad oedd unrhyw reswm penodol am y cynnydd mewn setliadau yn ystod 2012/13, ar wahân i gymhlethdodau yn y berthynas rhwng y cyflogwr a’r gweithwyr. Eglurodd CD:ECA nad oedd unrhyw dueddiadau’n ymwneud ag Adrannau penodol, a bod nifer y setliadau’n ymwneud â staff mewn ysgolion yn cyd-fynd â chanran y staff a gyflogid yn y Gwasanaeth Addysg. Cyfeiriodd hefyd at ddimensiwn ychwanegol rôl y Cyrff Llywodraethu Ysgolion o safbwynt rheoli ysgolion. Dywedwyd wrth Aelodau fod Swyddog Cefnogi wedi ei benodi i roi cymorth i Gyrff Llywodraethu Ysgolion, ynghyd â darparu hyfforddiant ychwanegol, a bod swyddogion Cyllid ac Adnoddau Dynol wedi eu penodi i glystyrau ysgolion i ddarparu cyngor a helpu gyda’r broses reoli. Gofynnodd y Cadeirydd am wybodaeth ynglŷn â’r gwaith a wneir ar hyn o bryd o safbwynt hyfforddiant ar faterion cyflogaeth. 

 

Pwysleisiodd y CD:ECA bwysigrwydd rheolaeth dda o ran arfer Adnoddau Dynol, ac awgrymodd fod adolygiad yn cael ei gynnal o ddarpariaeth hyfforddiant ar gyfer Cyrff Llywodraethu. Cyfeiriodd y Cynghorydd M.L.Holland, er ei fod yn derbyn bod anawsterau, at y posibilrwydd o ddefnyddio arfarniadau perfformiad yn y Gwasanaeth Addysg.

 

Cyfeiriodd Mr P. Whitham at y risg i enw da’r Cyngor ac awgrymodd y dylid ystyried cyhoeddi gwelliannau, yn y parth cyhoeddus, yn yr adroddiad archwilio. Eglurodd Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd fod yr adroddiad archwilio’n cynnig mabwysiadu polisi a gweithdrefn ffurfiol, i’w defnyddio ar draws y Cyngor, a allai gael ei chyflwyno i’r Pwyllgor ar ôl ei ffurfio.

 

Yn ystod y drafodaeth ddilynol, cytunodd Aelodau fod y Pwyllgor yn derbyn adroddiad pellach, yn cynnwys copi o’r polisi a’r gweithdrefnau drafft, yn Ionawr 2014. Hefyd gofynnodd y Cadeirydd fod adroddiad ar faterion cyflogaeth, gweithredu’r strategaeth Adnoddau Dynol mewn clystyrau ysgolion a darparu hyfforddiant i Gyrff Llywodraethu Ysgolion yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor yn Ionawr, 2014.

 

(ii)          Dirprwy Gyllid (Llys Gwarchod), ac

(iii)      Ysgol Brynhyfryd, Ruthun:-

 

Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio fod y ddau adroddiad wedi bod yn gadarnhaol iawn a bod y Pwyllgor wedi derbyn a nodi cynnwys y ddau.

 

Roedd Aelodau’r Pwyllgor wedi gofyn yn flaenorol am gyfle i drafod unrhyw adroddiadau archwilio gan roi sgôr sicrwydd oren neu goch, sicrwydd isel neu ddim sicrwydd, a gyflwynwyd ar ôl y dyddiad cau ar gyfer adroddiadau’r Pwyllgor. Dosbarthwyd yr adroddiad ar Gaffael Gwasanaethau Adeiladu, a gyflwynwyd ar 29 Hydref, 2013, yn y cyfarfod.

 

(iv)  Caffael Gwasanaethau Adeiladu:-

 

Cyflwynodd Pennaeth Cyllid ac Asedau'r adroddiad ac eglurodd fod adolygiad o Gaffael Gwasanaethau Adeiladu wedi ei gynnal ar gais y Pennaeth Cyllid ac Asedau er mwyn asesu’r prosesau presennol ar gyfer gwariant ar waith adeiladu a nodi cyfleoedd i sicrhau effeithlonrwydd. Yn sgil newidiadau sylweddol, a oedd yn cynnwys ymwneud cynyddol gan gyrff allanol fel Llywodraeth Cymru, roedd angen diweddaru’r Strategaeth Gaffael bresennol i integreiddio â datblygiad y Strategaeth Datblygu Economaidd. Amlinellodd yr amserlenni ar gyfer y gwaith sy’n cael ei wneud a chadarnhaodd fod cwmpas yr adolygiad wedi cynnwys y strategaeth gaffael, rolau a chyfrifoldebau, polisïau a gweithdrefnau, rhestrau cymeradwy a thendro a dewis contractwyr. Pwysleisiwyd pwysigrwydd cysylltu â’r Cyfarwyddiaethau perthynol i sicrhau cysondeb ar draws y Cyngor wrth gydlynu gwahanol gontractau.

 

Mewn ymateb i bryderon a leisiwyd gan y Cynghorydd  P.C. Duffy, eglurodd y Rheolwr Eiddo nad oedd mecanwaith yn ei le i atal ysgolion rhan cael contractwyr o’u dewis i wneud gwaith ar eu safleoedd. Cadarnhaodd Pennaeth Cyllid ac Asedau fod ysgolion yn gyfrifol am reoli eu cyllidebau eu hunain ac amlinellodd yr anawsterau yn eu hwynebu o ran dirprwyo ac ysgolion. Roedd Rheolwr Caffael Strategol Dros Dro a’r Cydlynydd Cynllunio a Rheoli Adeiladu wedi mynychu cyfarfod rheolwyr cyllid ysgolion i amlinellu atebolrwydd a gweithdrefnau caffael o safbwynt ysgolion yn ymgymryd â gwasanaethau contractwyr. Paratowyd crynodeb o fanylion rolau a chylch gorchwyl rheolwyr cyllid a busnes ysgolion, mewn perthynas â chlystyrau ysgolion, ar gyfer Mr P. Whitham.

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd, cadarnhaodd yr Uwch Archwilydd y byddai adroddiad dilynol ar Gaffael Gwasanaethau Adeiladu yn cael ei baratoi yn Chwefror, 2014, a gallai adroddiad cynnydd gael ei gyflwyno i gyfarfod o’r Pwyllgor ym Mawrth, 2014.

 

Yn dilyn trafodaeth bellach:-

 

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn:-

 

(a)          nodi cynnydd a pherfformiad Archwilio hyd yma yn 2013/14.

(b)          derbyn ac yn nodi’r adroddiadau Archwilio Mewnol diweddar a gyflwynwyd a’r gwaith dilynol a wnaed.

(c)          gofyn am adroddiad cynnydd ar Gytundebau Setliad, yn cynnwys copi o’r polisi a’r gweithdrefnau drafft, i’w cyflwyno i’r Pwyllgor yn Ionawr, 2014, ynghyd â chynnwys gwybodaeth am faterion cyflogaeth, gweithredu’r strategaeth Adnoddau Dynol mewn clystyrau ysgolion a manylion am ddarparu hyfforddiant i Ysgolion a’u Cyrff Llywodraethu, a

(d)          chytuno bod adroddiad cynnydd yn cael ei gyflwyno yng nghyfarfod y Pwyllgor fis Mawrth, 2014 o safbwynt Caffael Gwasanaethau Adeiladu.

     (PM, IB, BS a LL i weithredu)