Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan Bennaeth Cyllid ac Asedau (copi ynghlwm) yn cyflwyno Datganiad Cyfrifon 2012/13 ar gyfer eu cymeradwyo'n ffurfiol.  

Cyflwynwyd yr adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol) a oedd yn cyflwyno Datganiad Cyfrifon 2012/13 gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau (PCA) i’w gymeradwyo’n ffurfiol. Roedd Adroddiad Archwilio’r Datganiad Ariannol a gynhyrchwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) hefyd wedi’i roi ynghlwm wrth yr adroddiad.

Amlygodd y PCA bwysigrwydd y ddogfen a’r sicrhad a roddwyd gan SAC yn dilyn eu gwaith archwilio. Fe wnaeth hefyd achub ar y cyfle i fynegi ei werthfawrogiad o’r gwaith ardderchog a wnaeth y tîm cyllid.

Rhoddodd y Prif Gyfrifydd (PG) gyflwyniad ar y Datganiad Cyfrifon a ddarparai –

·        drosolwg ar y cyfrifon a’r prif ddatganiadau ariannol

·        amlinelliad o’r prosesau cysylltiedig gan gynnwys gofynion deddfwriaethol ac amserlenni ynghyd â rôl yr aelodau yn y broses honno

·        dangosai sut yr oedd ffigurau penodol yr adroddwyd arnynt yn y Cyfrif Refeniw wedi’u hadlewyrchu yn y datganiadau ariannol, ac

·        amlygai’r meysydd allweddol i roi sylw iddynt gan gynnwys Symudiad yn y Cronfeydd Wrth Gefn; y Datganiad Incwm a Gwariant; y Fantolen a’r Datganiad Llif Arian.

Wrth gloi dywedodd y PG na ddaeth dim problemau sylweddol i’r amlwg o archwiliad SAC a rhoddai hyn sicrhad ynglŷn â’r prosesau a chydymffurfio.

Cyfeiriodd Mr A. Veale, SAC at rôl SAC yn y broses gyffredinol yn ogystal ag at eu cyfrifoldeb i adrodd ar y datganiadau ariannol. Cyflwynodd drosolwg ar ganfyddiadau’r adroddiad gan gyfeirio’n benodol at y canlynol -

·        roedd yr Archwilydd Penodedig yn bwriadu cyflwyno adroddiad archwilio diamod ar ôl i’r Llythyr Sylwadau gael ei ddarparu

·        crynodeb o’r cywiriadau a wnaed i’r datganiad ariannol drafft

·        nid oedd unrhyw broblemau sylweddol eraill yn codi o’r archwiliad

·        paratowyd y datganiadau ariannol drafft a’r adroddiad ariannol i safon dda iawn ac ni welwyd unrhyw wendidau pwysig yn y rheolaethau mewnol

·        ni allai cloi’r archwiliad gael ei ardystio nes bydd SAC yn ymateb yn ffurfiol i’r ohebiaeth a ddaeth i law gan y cyhoedd am y cyfrifon drafft.

Mewn ymateb i gwestiynau ymhelaethodd Mr Veale ar y camddatganiadau yr oedd y rheolwyr wedi’u cywiro. Nodwyd er y ceid rhai ffigurau mawr a oedd angen eu haddasu, ffigurau cynrychioliadol yn unig oeddent ac ni chaent ddim effaith ariannol ar y cyfrifon. Gan ymateb i’r pryderon am yr oedi cyn ardystio’r cyfrifon, esboniodd Mr Veale sail unrhyw wrthwynebiad cyhoeddus a’r trefnau dilynol i ymchwilio ac ymateb er mwyn sicrhau cloi’r archwiliad cyn gynted â phosibl. O safbwynt adborth, ceid elfennau o gyfrinachedd ac roedd adrodd yn ôl yn ddibynnol ar ganfyddiadau’r gwaith ymchwilio. Nododd yr aelodau fod oedi cyn ardystio yn ddigon cyffredin a bod cynghorau eraill yng Nghymru mewn sefyllfa debyg.

Ymatebodd y PG i gwestiynau cyffredinol am faterion a oedd yn gysylltiedig â’r cyfrifon o safbwynt y diffiniadau a ddefnyddiwyd a llinellau penodol yn y gyllideb gan gynnwys cronfeydd wrth gefn a glustnodwyd. O safbwynt llywodraethu, tynnwyd sylw at ddiffyg cynrychiolaeth ar y Bwrdd o blith Cwmnïau Cysylltiedig a oedd yn cael cymorthdaliadau gan y cyngor, ac awgrymwyd y byddai’n ddefnyddiol ailedrych ar y Fframwaith Partneriaeth o bosibl. Cytunwyd y byddai’r mater yn cael ei roi ar yr agenda ar gyfer cyfarfod nesaf y Grŵp Llywodraethu a drefnwyd cyn cyfarfod nesaf y pwyllgor ym mis Tachwedd 2013. [IB i weithredu]

Roedd y pwyllgor yn fodlon bod sicrhad ar lefel uchel wedi’i roi o safbwynt y broses cyfrifo ariannol a chydymffurfiaeth. Ar ran y pwyllgor, diolchodd y Cadeirydd i’r swyddogion cyllid am eu gwaith caled a’u diwydrwydd ac i swyddogion SAC am eu mewnbwn a’u hadroddiad. Cytunodd y pwyllgor i barhau â’r arfer o gael y cyfrifon drafft yn eu cyfarfod ym mis Mehefin/Gorffennaf i’r dyfodol a chael adroddiad archwilio gan SAC ochr yn ochr â’r cyfrifon ym mis Medi. [PM ac RW i weithredu]

PENDERFYNWYD –

(a)       cymeradwyo Datganiad Cyfrifon 2012/13 fel y’i gwelir yn Atodiad 1 yr adroddiad, a

(b)       bod y Cadeirydd a’r Prif Swyddog Cyllid yn llofnodi’r Cyfrifon a’r Llythyr Sylwadau. [JMc a PM i weithredu]